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Sistema de Gestión Documental por José Ortiz V.

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  1. 1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Presentado por José Alfredo Ortiz Vanegas Presentado a Luz Marina Arias González CIDBA GESTIÓN DOCUMENTAL II GRUPO 4 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO BOGOTÁ 2015
  2. 2. OBJETIVOS General  Conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de Gestión Documental Específicos  Conceptualizar que es un sistema de gestión documental  Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un Sistema de Gestión Documental, a la luz del Decreto 2609 de 2012.  Identificar la metodología para implantar un Sistema de Gestión Documental.
  3. 3. INTRODUCCIÓN Ante el advenimiento de las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación NTIC las organizaciones se ven ante el escenario de adaptarse a la cantidad exponencial de documentos que se producen con su diario funcionar. Así pues, los Sistemas de Gestión Documental surgen como una herramienta útil para la administración, gestión, almacenamiento, organización, localización y preservación de los documentos de archivo en concordancia con la normativa nacional vigente, los estándares internacionales y el Plan de Gestión Documental de cada entidad. A continuación, nos acercaremos al SGD teniendo en cuenta su constitución teórica, sus requisitos de implementación, sus características y un caso en el que apreciaremos su funcionamiento en un contexto real nacional: la cancillería colombiana. Espero que el siguiente trabajo de investigación sea una fuente de referencia útil y eficaz para aquellos que deseen una visión clara sobre el tema.
  4. 4. 1. Investigue y defina que es un Sistema de Gestión Documental y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación. Haciendo un barrido básico de definiciones de un SGD tenemos:  Electronic systems that manage documents [Sistemas electrónicos para la administración de documentos] (Adam, 2008)  Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos (Codina, 1993)
  5. 5.  Se refiere a un repositorio de documentos de una entidad, este repositorio cuenta con índices e información que permite el uso, localización y almacenamiento de los documentos (Colombia. MINTIC, 2015)  En las TIC las aplicaciones que se comercializan o se desarrollan para gestionar los documentos electrónicos también son llamados muchas veces sistemas de gestión documental (Bustelo Ruesta, 2011)
  6. 6.  Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos. Es un sistema de información que permite incorporar, gestionar y facilitar el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. En sentido amplio, engloba tanto a las personas y procesos encargados de la gestión, como a las herramientas y la tecnología necesarias para llevarla a cabo (Red de Transparencia y Acceso a la Información, 2014). De allí, podríamos deducir que:  Un sistema de gestión documental SGD es un conjunto de programas (software y hardware) que permite que una organización administre documentos científicos, técnicos y culturales de manera eficiente logrando su adecuado almacenamiento, tratamiento, localización y disposición para un usuario o cliente, ya sea interno o externo.
  7. 7. REQUERIMIENTOS Los requisitos que debe cumplir cualquier un sistema de Gestión Documental están normalizados por el Moreq y por el ISO 14721:2003 y son (Colombia. Archivo General de la Nación):
  8. 8. REQUISITOS MÍNIMOS
  9. 9. REQUISITOS OPCIONALES
  10. 10. REQUISITOS DE PRESERVACIÓN
  11. 11. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
  12. 12. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
  13. 13. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
  14. 14. Entidad Visitada: Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia Persona que atendió: Martha Lucía Jiménez Medina Cra. 5 No. 9 - 03 Oficina: Of. 403 Teléfono: 3814000 EXT: 1130 Fax: 3814747 E-mail: martha.jimenez@cancilleria.gov.co
  15. 15. La Cancillería ha desarrollado su Sistema de Gestión documental a partir de la integración entre Microsoft Sharepoint 2010 y Webvisor para crear una Oficina Postal Electrónica y lograr que, en general los clientes internos y externos puedan hacer uso de los documentos gestionados eficientemente gracias a esta integración de nuevas tecnologías.
  16. 16. Aspectos importantes en la implementación del SGD 2010:  Actualización de las TRD y pruebas pilotos de para los procesos de correspondencia y archivo. 2011:  Revisión del PGD, a la luz de incorporar documentos electrónicos de acuerdo a lo establecido en la directiva presidencial 04 de 2011 (cero papel)  Realizar el desarrollo e implementación del Modelo del Sistema de Gestión Documental, de los flujos documentales de los procesos definidos sobre la plataforma Microsoft SharePoint
  17. 17.  Desarrollo de una plataforma de gestión documental para apoyar los procesos de correspondencia, archivo y gestión de tratados internacionales en una primera fase, como se estableció en el programa de gestión documental institucional, sobre la plataforma de administración de contenidos de SharePoint 2010.  Adquisición de solución para almacenamiento y backup
  18. 18. 2012:  Adquisición de licencias para la implementación de la oficina postal electrónica (OPE) basado en el software de firmado digital actual 2013:  Adquisición e instalación del Software de Archivo electrónico  Montaje de la línea de digitalización de archivos físicos  Digitalización de 333.643 folios de historias laborales  Actualización de licencias de WebVisor.
  19. 19. 2014:  Digitalización certificada e indexación de historias laborales, cartas de naturaleza, resolución de inscripción, actas de renuncia de nacionalidad y actas de recuperación de nacionalidad  Desarrollo de los componentes para la gestión documental del sistema de Relaciones Internacionales  Actualización y soporte del licenciamiento WEBVISOR.  Implementación de las versiones propias de Cancillería de los productos: WEBVISOR y OPE (Oficina Postal Electrónica).  Proceso de automatización de la gestión documental que se adelanta tanto en las sedes nacionales como en las embajadas y consulados de Colombia en el exterior.
  20. 20. 2015:  La ejecución del proyecto se viene desarrollando anualmente por fases y está definido y estructurado hasta diciembre de 2017 y los recursos se ejecutan en la ciudad de Bogotá.
  21. 21. 5. Indague en la misma entidad lo siguiente: ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?
  22. 22.  Cumplimiento de la normativa vigente en cuanto a la gestión de documentos electrónicos  Necesidad de optimizar la gestión de documentos dentro de la organización  La relación costo-beneficio en la adopción de una determinada tecnología  La posibilidad de uso de firmas digitales de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 527 de 1999  Contar con un conjunto de programas que fueran interoperativos entre sí  Tener un sistema con un interfaz multifuncional y amigable con el usuario  Facilitar el seguimiento del documento a través de todo su ciclo vital  Seguridad en el almacenamiento documental
  23. 23. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?  Uso de más de un servidor para el almacenamiento y conservación de documentos  Administración de permisos para la edición o cambio en los metadatos de los documentos  Hay un procedimiento que se fundamenta en la necesidad de salvaguardar la información electrónica: Gestión y Administración del Centro de Cómputo, el cual contiene los siguientes procesos: -Administración de respaldos o backups de información - Preparar cinta para envío a entidad que almacena los medios -Restauración de backups
  24. 24.  Acceso a versiones anteriores de los documentos, guardando un control de cambios  Revisión permanente de los roles responsables de la administración del Sistema de Gestión Documental  Capacitación continua de los funcionarios con miras a no causar reprocesos en la gestión documental.
  25. 25. CONCLUSIONES Como pudimos apreciar, los Sistemas de Gestión Documental son la herramienta adecuada para que un Plan de Gestión Documental no se rezague en cuanto a tratamiento de documentos electrónicos y pueda optimizar todos los procesos implicados en el ciclo de vida de los mismos. El caso del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o Cancillería de Colombia, nos demuestra que el camino para la implementación de un SGD no es corto y requiere un compromiso constante no sólo del personal encargado del área de Gestión Documental de la organización sino también de los altos directivos quienes tienen la potestad para decidir las partidas presupuestales. Del mismo modo, es patente la relación directa entre la correcta implementación del SGD, teniendo en cuenta sus requisitos funcionales y no funcionales, y la mejora en los servicios de información para el cliente interno y externo.
  26. 26. BIBLIOGRAFÍA Adam, A. (2008). Implementing Electronic Document and Record Managent Systems. Boca Ratón, Florida: Auerbach Publications. Archivo General de la Nación. (14 de Diciembre de 2012). Decreto 2609 de 2012. Recuperado el 29 de Octubre de 2014, de http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles- 3528_documento.pdf Bustelo Ruesta, C. (Octubre de 2011). Serie ISO 30300: Sistema de Gestión para los Documentos. Recuperado el 2015 de Marzo de 20, de Asociación Española de Documentación e Información: http://www.sedic.es/DT-n2- SEDIC-ISO30300.pdf
  27. 27. Codina, L. (Mayo de 1993). Qué es un sistema de gestión documental. Recuperado el 20 de Marzo de 2015, de El Profesional de la Información: Revista Internacional Científica y Profesional: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/q u_es_un_sistema_de_gestin_documental.html Colombia. Archivo General de la Nación. (s.f.). Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos. Recuperado el 20 de Marzo de 2015, de Gobierno en Línea: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa- files/da4567033d075590cd3050598756222c/guia-6-sistemas-de-gestin- de-documentos.pdf Colombia. MINTIC. (31 de Enero de 2015). Sistema de Gestión Documental. Recuperado el 20 de Marzo de 2015, de MINTIC: http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-5790.html Red de Transparencia y Acceso a la Información. (2014). Directrices – Requisitos para un Sistema de Gestión de Documentos. Recuperado el 20 de Marzo de 2015, de http://mgd.redrta.org/directrices-requisitos- para-un-sistema-de-gestion-de-documentos/mgd/2015-01- 20/095959.html
  28. 28. MUCHAS GRACIAS

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