UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO – CIDBA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA VIRTUAL CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
GRUPO 4
ELABORADO POR:
JAQUELINE GUERRERO CAVIEDES
jgcaviedes@hotmail.com
TUTOR:
LUZ MARINA ARIAS GONZALES
BOGOTÁ, COLOMBIA
2015

OBJETIVOS
• OBJETIVO GENERAL
Obtener los conocimientos necesarios para Implantar un sistema
de gestión documental en cualquier organización.
Reconocer los aspectos necesarios para la implantación del SGD.
Adquirir eficiencia en el manejo documental; brindar
confiabilidad, oportunidad y disponibilidad de los documentos.

que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.
Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado,
un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar
documentos electrónicos y/o imágenes de documentos soportados
en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como
sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente
visto como un sistema de administración de contenido corporativo
y relacionado con el término Digital.

REQUISITOS FUNDAMENTALES O BÁSICOS
- La escalabilidad: Capacidad de crecimiento sin perder
calidad.
- Tolerancia a fallos: Fortaleza frente a inconsistencias
(SOLUCION).
- Disponibilidad y seguridad: frente sistemas operativos;
permitiendo su administración local y remota.
- Herramientas de desarrollo: preferentemente en
estándares abiertos y que se tenga un excelente soporte
técnico.

REQUISITOS DE ENTRADA DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA.
- Permitir distintos dispositivos de entrada
- Soporte en distintos formatos de entrada (incluso multimedia)
- Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de
errores.
REQUISITOS DE INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA.
Permite indexación manual o automática.
Capacidad para realizar resúmenes automáticos.
Nivel de efectividad.
Criterios de indexación (pesos, frecuencias de aparición, lingüísticas,
estadísticas, tesauros, entre otros).

REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.
Capacidad de almacenamiento (volumen, el sistema de ficheros , la base de datos,
técnicas de comprensión avanzadas).
Estructura jerarquizada de almacenamiento (ajuste a la estructura de la entidad)
Backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos.
Sistema de almacenamiento de históricos, en base a criterios de expurgo.
REQUISITOS DE BUSQUEDA DE DOCUMENTOS
Motor de búsqueda eficiente: que permita todo tipo de búsquedas y en cualquier
nivel.
Todas las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en
Internet, completando la información de la entidad con la información en red.
El sistema debe soportar gran número de búsquedas simultáneas

explique cada una de las generalidades del sistema de gestión documental de
acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
CAPÍTULO III
El Sistema de Gestión Documenta
Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental.
Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que
permita.
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a
través de cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y
tablas de valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series
y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.

elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe
reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN
a) Conformidad El sistema debe tener en cuenta los
procedimientos de la organización, ya que estos
establecen las actividades su gestión
b) Interoperabilidad El gestor documental se puede enlazar a
programas o software de gestión para que de esta
forma poder recuperar o almacenar los
documentos en el gestor documental..
c) Seguridad Los sistemas de gestión documental incluyen
módulos para la gestión de los permisos y el
acceso a los documentos. Documentos sólo
accesibles para determinados grupos de usuarios,
versiones de sólo lectura o documentos PDF sin
posibilidad de ser editados, son algunas de las
protecciones que ofrece un buen gestor de
documento

CARACTERISTICAS EXPLICACION
d) Metadescripción Los metadatos almacenan información
identificativa del documento que se ha
guardado. Por ejemplo, la fecha en el que fue
creado, la fecha de su almacenaje, el usuario
que lo creó o la fecha de su última
modificación o revisión.
e) Adición de contenidos El sistema permita la adición de más
información a los documentos sin alterar la
autenticidad e integridad de los
documentos.
f) Diseño y funcionamiento El sistema debe ser sencillo y amigable para
que facilite su manejo
g) Gestión Distribuida El sistema debe permitir importar y exportar
la información y documentos, a otros
sistemas de gestión documental.

CARACTERISTICAS EXPLICACION
h) Disponibilidad y acceso Los documentos que se almacenen
en un sistema de gestión
documental debe ser autentico,
integro, inalterable y de fácil acceso.
i) Neutralidad tecnológica Las entidad podrán adoptar las
tecnologías de acuerdo a sus
necesidades y recursos disponibles
teniendo en cuenta los requisitos
normativos establecidos por los
entres competentes y que estén
acordes con el desarrollo ambiental
sostenible “ cero Papel”.

Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos
importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
Entidad: UNIDAD NACIONAL DE PROTECCION
Persona que atendió la visita: NOHORA GUTIEREZ
Software: SIGOB
S I G O B SISTEMA DE GESTIÓN
PARA LA GOBERNABILIDAD

Lenguaje para la modelización de los datos del SIGOB
En el diseño y administración de las estructuras en la Base de Datos y
para su documentación se utiliza ERwin, que es una poderosa
herramienta con soporte para el establecimiento de estándares de
diseño y reutilización, garantizando la posible integración de nuevas
necesidades dentro de los mismos sin poner en riesgo la funcionalidad
actual. Además, propiedades meta expandibles y modelado
dimensional para el diseño de data warehouse y otras aplicaciones
basadas en bases de datos relacionales en las cuales se requiere un
diseño iterativo e inteligente entre su nivel físico y lógico, hacen que
esta herramienta sea la ideal para mantener un estándar de desarrollo
en los Sistemas de Información y Gestión.

Programación del Servidor
Los procedimientos para las siguientes tareas de administración:
• Creación de Tablas,
• Claves Primarias,
• Índices secundarios y
• Procedimientos Almacenados
• Logins, usuarios y permisos
en la Base de Datos
Se realizan a través de un programa (INSTALL.EXE) el cual de manera fácil y
amigable para el usuario, se encarga de la creación de tablas, claves primarias,
índices secundarios, procedimientos almacenados y logins y usuarios
predeterminados con los correspondientes permisos y atributos de seguridad

Características del sistema
• Manejo y administración de correspondencia integral externa (llegadas, e-
mail, web y salidas) e interna (entre dependencias: memorandos, informes
técnicos, autos y resoluciones)..
• Digitalización de Documentos y generación de documentos digitales,
permitiendo un ahorro en tiempo, costos y recursos(papel, fotocopias, borradores
de documentos, etc.)
• Generación de documentos digitales (memorandos, circulares, oficios, auto,
informes técnicos y resoluciones).
• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la organización. •
Reportes y estadísticas
• .Roles y administración.

• Consulta de documentos del Archivo Central Histórico de la entidad.
• Conexión con la pagina WEB de la entidad para que el usuario pueda
consultar sus tramites radicados.
• Recibo de correos electrónicos los cuales se da radicación
inmediatamente recibidos.
• Servicio de envío de correspondencia por correo electrónico certificado.

criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema
de Gestión de documentos?
tener en cuenta es el programa que se va a utilizar, los costos, la
viabilidad, las falencias que puedan presentar, el tope de consultas
y el numero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo o de
manera simultanea.
Que pueda garantizar el acceso a la información y que sea el
adecuado para cada uno de los usuarios del sistema, con el fin de
lograr optimizar el desarrollo de las actividades y velar por el
control de la información requerida en cada uno de los
departamentos.

De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
Para tener acceso a la información se realiza por medio de usuarios
autorizados con sus respectivas contraseñas, y estos a su ves han pasado por
un análisis de consideración si realmente necesitan dichos accesos, y hasta
donde pueden llegar con estos accesos.

CONCLUSIONES
Para el diseño e implementación de un sistema de Gestión Documental es
necesario conocer muy bien la organización, su estructura, funciones,
procedimientos, necesidades de los sumarios externos, internos así como
su capacidad para poder atender y desarrollar el sistema.
El desarrollo e implementación del SGD es necesario del compromiso de
la alta dirección como de todo el personal involucrado para lograr
mejores resultado.
El montaje de un sistema de Gestión documental ayudara a la
organización, en la reducción del consumo de papel, facilita la consulta
más rápida de la información, se tiene trazabilidad y seguimiento de los
trámites que adelante en el sistema, se mejora el servicios a los usuarios
internos como externos, mayor capacidad para la toma de decisiones, se
mejora el control de los procesos

http://www.monografias.com/trabajos-pdf/sistema-gestion-
documental/sistema-gestion-documental.shtml#ixzz3VXfS6HOM
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf
http://www.sigob.org/
BIBLIOGRAFIA