EKOSISTEM
KONDUSIF
SEKTOR AWAM
(EKSA)
1

2
SETIAP HARI………
Jam seminggu berada di
pejabat
12 jam di pejabat vs
12 jam di rumah
5/7 hari di pejabat
2 jam kesesakan lalu
lintas (pergi & balik)
Pejabat = rumah kedua
2/7 hari di rumah

3
ADAKAH PILIHAN ANDA INI ………

4
ATAU INI ………

5
ATAU INI ………

6

7
ATAU PILIHAN ANDA INI ………

8
DAN INI ………

9

SKOP TAKLIMAT
10

11
PENJENAMAAN EKSA
TUJUAN
Memenuhi
keperluan
semasa
Meningkatkan
persaingan antara
agensi
Identiti sendiri
Kekal Relevan
Imej Baharu

Imej Korporat
12
OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA
Kreativiti & Inovasi Go Green
Persekitaran kerja
kondusif
Kepelbagaian Agensi
1 2 3
4 5

13
CONTOH IMEJ KORPORAT1

14
CONTOH IMEJ KORPORAT…..samb1

15
CONTOH PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF
Parking OKU disediakan
2

16
CONTOH PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF2

17
KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR AWAM
Pelbagai
Agensi
Badan Berkanun Persekutuan (BBP)
Badan Berkanun Negeri (BBN)
Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP)
Perkhidmatan Awam Negeri (PAN)
Keselamatan & Infrastruktur
Pentadbiran
Sosial
Ekonomi
KlusterJenis Agensi
3

18
CONTOH KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR
AWAM…samb
3
KESELAMATAN
Polis
Imigresen
Tentera
Kastam
Mahkamah
Pusat
Latihan
PBT
Masjid
APMM Pejabat
Kadi
Hospital
Klinik
Sekolah
IPTA
PENTADBIRAN SOSIAL

19
CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI4
PENGKELASAN JENIS UBAT
MENGIKUT WARNA
TANDA PERGERAKAN
PEGAWAI YANG KREATIF

20
CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI
…samb
TANDA ARAS BORANG
Mencukupi
Buat pesanan
Perlu Tambah
SISTEM PERGERAKAN
PEGAWAI YANG SISTEMATIK
DAN KREATIF
4

21
TEMPAT LETAK KASUT
MENGGUNAKAN KOTAK
LAMA
ETIKA DI PANTRY
MENGGUNAKAN KALENDAR
LAMA
TEMPAT LETAK PAYUNG
MENGGUNAKAN KOTAK
LAMA
4 CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI
…samb

22
CONTOH GO GREEN
Daun pandan
5

23
FAEDAH EKSA
Mewujudkan persekitaran tempat kerja
berkualiti (bersih, kemas dan rapi)
Meningkatkan kecekapan & keberkesanan
pengurusan organisasi
Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan
pembaziran
Meningkatkan imej agensi sektor awam
Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi

24
FAEDAH EKSA….samb
Meningkatkan semangat esprit de corp
Meningkatkan disiplin warga jabatan
Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

25
LATAR BELAKANG
EKSA

Kaedah pengurusan yang dipelopori oleh industri
di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat
kerja yang bersih, kemas, tersusun dan selamat
memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti
Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO
9000, BAGI klausa Pengurusan Sumber berkaitan
Persekitaran Kerja
meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan
kos dan memudahkan proses kerja selain
memberi nilai tambah kepada imej organisasi

27
PELAKSANAAN AMALAN 5S OLEH MAMPU
KERAJAAN MALAYSIA
SURAT PEKELILING
KEMAJUAN
PERKHIDMATAN AWAM
BIL. TAHUN 2014
EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM (EKSA)
Pensijilan & Pengauditan MAMPU
Pelaksanaan EKSA-2014
EKOSISTEM
KONDUSIF
SEKTOR
AWAM

28
PANDUAN AMALAN 5S (19 MEI 2010)

29
SISIH
Mengasing/ membuang
barang-barang
yang tidak diperlukan.
SUSUN
Menyusun barang-barang yang
diperlukan dengan teratur supaya
mudah diambil.
SENTIASA AMAL
Mengamalkan aktiviti sisih,
susun, sapu dan seragam
secara istiqamah.
SAPU
Menyapu/ membersih ruang pejabat/bilik
dan peralatan kerja.
SERAGAM
Menyeragamkan susunan fail/
meja kerja/peralatan pejabat
Amalan 5S: |Dilaksanakan sejak 80an | Konsep asal diadaptasi dari Jepun|
IMBASAN KONSEP 5S

SISIH – Menyisih dan membuang
barang yang tidak perlu di tempat kerja
SISIH secara berkesan
Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan
dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan
kaedah Tag Kuning

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod
yang hendak dilupuskan
Melekat/melabel Tag Merah ke atas
barang /peralatan/rekod yang telah
dikenalpasti
Mewujudkan kawasan Tag Merah -
kawasan pengumpulan barang/
peralatan/rekod yang tidak diperlukan
untuk pelupusan
Mencatatkan barang/peralatan/rekod
yang telah dilabelkan dengan Tag
Merah

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod
yang hendak dinilai
Melekat/melabel Tag Kuning ke atas
barang /peralatan/rekod yang telah
dikenalpasti
Membuat penilaian terhadap barang yang
dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan
perlu ditetapkan untuk pelupusan atau
penyimpanan
Mencatatkan barang/peralatan/rekod
yang telah dilabelkan dengan Tag
Kuning

SISIH secara berkesan
Tentukan tempat penyimpanan bagi barang/
peralatan yang masih diperlukan
Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan,
rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan
Kerajaan yang sedang berkuatkuasa

SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang
dengan kemas, mudah diambil dan disimpan
semula di tempatnya
SUSUN secara berkesan:
Guna Falsafah 5S
Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat ada Barangnya
Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO)
Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada
barang/peralatan/rekod
Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori
Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah
dicapai

SUSUN FIFO
LIFO Pengambilan Rambang

A A A A A A
B B B B B B
D D D D D D
C C C C C C
E E E E E E
SUSUN
• FIFO – Pengambilan
• Simpan ikut jenis barang
• Pergerakan secara gelonsor
• SEBELUM 5S

C4C3C2C1 C7C6C5
B4B1 B2 B3 B5 B6 B7
A4 A5 A6 A7A1 A2 A3
A4 A5 A6 A7A1 A2 A3
B4B1 B2 B3 B5 B6 B7
C4C3C2C1 C7C6C5
• Sediakan tempat
• Padankan nama
SUSUN

• Telus / tiada penutup
• Petunjuk paras Stok SUSUN
B10 - 100 B12 - 100
B10 - 150 B12 - 150

1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112
• Sisih pembaziran
• Susunan menegak
• Tiada ruang di atas lantai
SUSUN

B20S H B25S H B30S H
B35S H B40S H B50S H
• Mudah dicari
• Tidak mendatar
• Susun menegak
SUSUN

SUSUN

SUSUN
• Sesuaikan label
• Pengesanan warna

Kesan Kejayaan SUSUN boleh
diukur melalui:
Pencarian/ capaian
barang/peralatan/dokumen
dalam tempoh 30 saat

SAPU - Membersih tempat kerja dengan
rapi supaya tiada habuk, kotoran
dilantai, mesin dan peralatan
SAPU secara berkesan
Mengagihkan Tugasan Pembersihan
Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan bagi
setiap ahli
Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan
Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja
pembersihan
Melaksanakan kerja pembersihan

Kesan Kejayaan SAPU boleh diukur
melalui:
Produk dan hasil kerja yang berkualiti
Persekitaran kerja yang selesa dan
selamat
Keadaan persekitaran lebih bersih
Kos penyelenggaraan lebih rendah

SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama
ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya dengan
mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan
piawai
SERAGAM secara berkesan
Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H
Mewujudkan senarai semak peraturan inventori
Mengadakan prosedur kerja pembersihan
Mengadakan jadual penyelenggaraan
Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM

Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur
melalui:
Mempunyai piawaian ruang tempat kerja
yang lebih baik
Mempunyai impak visual yang positif
Mempunyai peraturan dan piawaian
prosedur kerja (SOP)

SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan 4 Amalan
5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu
di samping melaksanakan penambahbaikan
berterusan di premis Jabatan/Agensi
Panduan Mengekalkan Amalan 5S
Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S
dengan mengadakan latihan yang berterusan
Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala
Memastikan aktiviti promosi berterusan
Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha
yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi
Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik

Kesan Kejayaan SENTIASA AMAL boleh
diukur melalui:
Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit
dalaman Amalan 5S Jabatan/Agensi
Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan
bersemangat melaksana Amalan 5S di samping
mematuhi peraturan di tempat kerja
Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di
kalangan warga Jabatan/Agensi

Kesan Kejayaan SENTIASA AMAL boleh
diukur melalui:
Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa
mengamal dan menambahbaik Amalan 5S di
tempat kerja
Peningkatan kecekapan dan keberkesanan
proses kerja
Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen,
pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan 5S

62
PELAKSANAAN
EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM(EKSA)

1 • Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana
2 • Mewujudkan sektor/zon EKSA
3 • Latihan
4 • Pelancaran
5 • Pembudayaan EKSA
6 • AUDIT dan Pemantauan Berterusan
7 • Pengiktirafan

1 • Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana
Struktur Pelaksanaan Amalan 5S: Tanggungjawab
Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S hendaklah
menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan
ahli hendaklah menjalankan peranan masing-
masing
Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana 5S
bertanggungjawab untuk memastikan
pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya

Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab
kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan
pengawasan
Pembahagian hendaklah dijelaskan melalui
pewujudan pelan lokasi sektor/zon bagi
memudahkan rujukan
Susun atur keseluruhan sektor/zon dan
pembahagian kepada sektor/zon kecil
hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan
saiz organisasi
2
• Mewujudkan sektor/zon EKSA

Menentukan nama kumpulan untuk setiap
sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi
setiap sektor/zon
Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan
struktur kumpulan dan sektor/zon masing-masing
dengan mengambil kira hala tuju EKSA di
Jabatan/Agensi
2
• Mewujudkan sektor/zon

Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara
berikut:
Polisi/Objektif/Matlamat EKSA
Carta Organisasi EKSA
Carta Perbatuan/Gantt Chart
Peta lokasi/Pelan lantai sektor/zon EKSA
Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas
pelaksanaan EKSA

Slogan EKSA
Buletin berkaitan EKSA(jika berkenaan)
Maklumat bagi tujuan promosi EKSA di
Jabatan/Agensi
Nama kumpulan mengikut sektor/zon
Penjelasan perancangan, pelaksanaan,
pemantauan dan penarafan (Jadual 4P) EKSA
Jadual tugas dan pelaksanaan aktiviti
Jadual mesyuarat/perjumpaan kumpulan

Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan
EKSA di samping untuk membudayakan EKSA
kepada warga Jabatan/ Agensi
Di antara latihan/program yang perlu diikuti :
Program Kesedaran EKSA
Kaedah Amalan dan Pelaksanaan
EKSA
Lawatan Penanda aras
3
• Latihan EKSA

Pelancaran dan perasmian boleh diadakan
sebagai tanda mula di samping untuk
menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan
bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/Agensi
Antara perkara yang perlu diberikan penekanan
adalah seperti berikut:
Dasar Amalan EKSA
Zon-zon EKSA
Objektif EKSA
Pelan tindakan pelaksanaan EKSA
Buku Panduan Pelaksanaan EKSA
4
• Pelancaran EKSA

Melaksanakan konsep 5S secara
berperingkat
Gotong royong perdana
Gotong royong Zon
Mematuhi Carta Perbatuan EKSA
Promosi dan Latihan berterusan
5 • PEMBUDAYAAN EKSA

Pemantauan dilakukan oleh:
Ketua Zon EKSA
Ketua Unit/ Bahagian/ Jabatan
Pengurusan Tertinggi
Audit:
Audit Dalam berkala
Audit luar
6 • Pemantauan & Audit

Dalaman:
Pertandingan melalui Keputusan
Penilaian Audit Dalam
Luaran:
MAMPU
Ditanda aras dan diiktiraf oleh Jabatan
lain
7 • PENGIKTIRAFAN

75
PENGAUDITAN &
PENSIJILAN EKSA
OLEH
MAMPU

76
PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:
Permohonan oleh Agensi
Permohonan
Pengauditan
Pelaporan
Pensijilan
Satu @ 2 hari
bergantung
kepada
lokasi/bil.zon
Surat rasmi kepada
KP MAMPU dengan
mengemukakan
laporan Audit
Dalam
1 hari selepas
pengauditan
3 hari
selepas
laporan
pengauditan

77
PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:
Agensi Dikenalpasti
*Agensi
dikenalpasti
Pengauditan
Pelaporan
Pensijilan
Satu @ 2 hari
bergantung
kepada
lokasi/bil.zon
MAMPU
mengeluarkan surat
jemputan dan
mendapatkan
laporan audit dalam
1 hari selepas
pengauditan
3 hari
selepas
laporan
pengauditan
*1.Agensi tamat tempoh
pensijilan
2. Agensi berpotensi

78
PROSES PENSIJILAN SEMULA EKSA:
Peringatan
Pengauditan
Pelaporan
Pensijilan
Agensi
mengemukakan
laporan audit
dalam
MAMPU mengeluarkan
surat peringatan 3
bulan sebelum tamat
tempoh pensijilan
1 hari selepas
pengauditan
3 hari selepas
laporan
pengauditan
Persediaan
Satu @ 2 hari
bergantung
kepada
lokasi/bil.zon

79
MODEL A
Generik
Komponen
A hingga E
MODEL B
Generik +
Khusus*
Komponen
A hingga F
* Bergantung pada jenis agensi
PELAKSANAAN PENGAUDITAN

80
PENGAUDITAN MODEL A
Bangunan dan Kawasan Sendiri= Komp A hingga E1
Contoh:
Stesen Penguatkuasaan JPJ, PDT Marang, PPD Batang Padang
Bangunan Sendiri dan Berkongsi Kawasan= Komp A hingga E2
Contoh:
Jabatan Kehakiman Syariah Selangor, MAMPU
Agensi Berkongsi Bangunan dan Kawasan=Komp A hingga D
Contoh:
Wisma Persekutuan

SKALA
PERMARKAHAN
Kategori Layak
dipersijilkan :
80% - 89.9%: BAIK
90% dan ke atas:
CEMERLANG
SKALA SEDIA
ADA
SKALA
BAHARU
81
Melebihi 80%:
Layak dipersijilkan
Pemarkahan menggunakan skala likert 1
hingga 5
SKALA PEMARKAHAN

82
PENSIJILAN EKSA

83
KRITERIA
EKSA

A. Perancangan dan
Penubuhan
Jawatankuasa
B. Ruang Tempat Kerja
dan Peralatan
C. Persekitaran Tempat
Kerja & Kemudahan
KOMPONEN
PENILAIAN
A. Keperluan Utama
Pelaksanaan
B. Ruang Tempat Kerja/
Pejabat
C. Tempat Umum
D. Keselamatan
Persekitaran
E. Kawasan Persekitaran
Pejabat
F. Tempat Khusus
ASPEK SEDIA
ADA
ASPEK
BAHARU
84
KOMPONEN PENILAIAN AUDITAN EKSA
Dari 3
komponen
kepada 6
komponen

A1. Dasar 5S
A2. Carta Agensi 5S
(JK Latihan, Promosi
Audit, Pelaksana)
A3. Peta Kawasan Kerja
A4. Rekod Aktiviti 5S
A5. Minit Mesyuarat/
Rekod Perbincangan.
A6. Garis Panduan 5S di
Agensi.
dan lain lain.
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN
A1. Dasar/ Polisi 5S
A2. JK Pelaksana
A3. Penglibatan
Pengurusan Atasan
A4. Penilaian Kendiri
A5. Pengiktirafan
A6. Pembudayaan Kreativiti
dan Inovasi
A7. Tindakan Penjimatan/
Go Green
ASPEK SEDIA
ADA
ASPEK
BAHARU
85
BAHARU
BAHARU
BAHARU
KOMPONEN A
BAHARU

RUANG TEMPAT
KERJA/ PEJABAT
FIZIKAL
B1. Lantai
B2. Dinding & Siling
B3. Lampu & Soket
KEPERLUAN UMUM
B4. Susun Atur Peralatan
B5. Keadaan Peralatan
B6. Pelabelan & Papan Tanda/
Tanda Arah
B7. Perhiasan
B8. Keperluan Utama
RUANG KERJA
B9. Meja Kerja Warga/ Work
Station/Kubikel Kerja
B10. Bilik Pegawai
B11. Stor Peralatan Pejabat
B12. Bilik Fail
B13. Sudut/Bilik Cetak/ Bilik
Dokumentasi
B14. Bilik Pemandu
B15. Bilik Server/Terperingkat
ASPEK SEDIA
ADA
ASPEK
BAHARU
86
B1. Kumpulan Pelaksana
5S
B2. Sudut 5S
B3. Lantai
B4. Susun Atur Peralatan
B5. Keadaan Peralatan
B6. Pendawaian
B7. Lampu
B8. Susunan Fail
B9. Perhiasan.
dan lain-lain.
KOMPONEN B

TEMPAT UMUMKRITERIA
SEDIA ADA
KRITERIA
BAHARU
87
C1. Lobi Utama/ Ruang
Hadapan
C2. Kaunter Utama
C3. Ruang Menunggu
C4. Laluan Utama/
Koridor
C5. Bilik Mesyuarat
C6. Perpustakaan/
Pusat Sumber
C7. Surau/ Bilik Solat
C8. Lif
C9. Pantri/ Tempat
Minum
C10. Tandas
Tidak dikategorikan
secara khusus tetapi
dinyatakan di bawah
Komponen B iaitu
Ruang Tempat Kerja
dan Peralatan
KOMPONEN C

KESELAMATAN
PERSEKITARAN
D1. Pelan Tindakan
Kecemasan
D2. Pendawaian/ kabel
D3. Peralatan
Pencegahan
Kebakaran
D4. Laluan/ Tangga
Kecemasan
D5. Kunci
KRITERIA
SEDIA ADA
KRITERIA
BAHARU
88
Tiada
KOMPONEN D

89
Meningkatkan ciri keselamatan
ASPEK KESELAMATAN
Penyimpanan kunci mengikut tatacara
keselamatan yang ditetapkan.

90
Meningkatkan ciri keselamatan
SEBELUM SELEPAS
ASPEK KESELAMATAN
Tidak perlu pelabelan bilik kebal.

91
ASPEK KESELAMATAN
Memastikan alat
pemadam menepati
kriteria berikut:
i. Penyelengaraan
secara berkala
ii. Mempunyai
Tatacara Penggunaan
iii.Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di
tempat yang sesuai
dan mudah dicapai

KAWASAN
PERSEKITARAN
JABATAN
E1. Agensi Mempunyai
Bangunan dan Kawasan
Sendiri
E2. Agensi Mempunyai
Bangunan dan Berkongsi
Kawasan
KRITERIA
SEDIA ADA
KRITERIA
BAHARU
92
Tidak dikategorikan
secara khusus tetapi
dinyatakan di bawah
Komponen C iaitu
Persekitaran Tempat
Kerja dan
Kemudahan.
KOMPONEN E

TEMPAT KHUSUS
Tempat-tempat khusus di
agensi mengikut Kluster:
F1.Keselamatan
F2.Pentadbiran
F3.Sosial
KRITERIA
SEDIA ADA
KRITERIA
BAHARU
93
Tiada
KOMPONEN F

94
CONTOH AMALAN BAIK
AGENSI CEMERLANG

Penemuan: Pengurusan stor yang teratur dan sistematik.

Penemuan: Promosi Amalan 5S yang kreatif dan menarik.

97
Penemuan: Notis penjimatan tenaga yang kreatif.

98
Penemuan: Penggunaan bahan kitar semula yang kreatif.

99
Penemuan: Tempat simpan kunci mengikut tatacara
keselamatan yang betul

100
Penemuan: Pelabelan dan sistem fail yang sistematik.

101
Penemuan: Laci alat tulis disusun dengan kemas.

102
Penemuan: Etika penggunaan bilik/peralatan gunasama yang
seragam dan menyeluruh.

103
Penemuan: Sistem bilik fail yang sistematik.

104
Penemuan: Tatacara penggunaan mesin fotostat yang kreatif.

105
Penemuan: Carta pergerakan pegawai yang kreatif dan
mengamalkan konsep Go Green.

106
Penemuan: Sudut kitar semula yang kreatif dan diletakkan di
tempat terbuka.

107
Penemuan: Pelabelan cap yang kreatif dan menyokong usaha
Go Green (menggunakan bahan kitar semula).

108

109
SEKIAN, TERIMA KASIH