El Mtro. Javier Solis Noyola diseña y desarrola documento de apoyo visual que trata el tema de la Administración del Tiempo con un Enfoque Sistémico. Esta información utilizada en un curso llevado a cabo en CANACINTRA (Camara de la Industria y la Transformación), Delegación Gómez Palacio, Dgo. (octubre 2010).

1. Presenta:
Mtro. Javier Solis Noyola
Camara Nacional de la Industria y la Transformación
Delegación Gómez Palacio

2. OBJETIVO GENERAL DE APRENDIZAJE
(INFORMATIVO)
El alumno conocerá y comprenderá los conceptos básicos
de la administración del tiempo con un enfoque de teoría
de sistemas (enfoque sistémico).
OBJETIVOS FORMATIVOS:
 Reflexionará sobre la importancia de transformar sus
paradigmas que no favorecen la productividad en el
tiempo.
 Desarrollará sus actividades de aprendizaje con espíritu
de colaboración, participación y responsabilidad
(individual y grupal).
 Compartirá experiencias o vivencias de su trayectoria

3. PROGRAMA DE CONTENIDOS
 Diagnóstico Personal sobre el del Uso del
Tiempo.
 Conceptos básicos relacionados con la
Administración del Tiempo.
 Matriz del Tiempo.
 Factores que no favorecen el uso adecuado del
tiempo.
 El Enfoque Sistémico como estrategia integral
para Administrar el Tiempo.

4. CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES
16:00 a 16:15 Hrs.
Bienvenida y presentación participantes.
16:15 a 17:25 Hrs.
Presentación de los temas del Programa de Contenidos mediante la técnica de la
Conferencia.
17:25 a 17:45 Hrs.
Análisis del Video “Paradigmas”
17:45 a 18:00 Hrs.
Receso
18:00 a 18:35 Hrs.
Técnica de Aprendizaje Colaborativo (equipos).
18:35 a 18:45 Hrs.
Plenario de Conclusiones
18:45 a 19:00 Hrs.
Entrega de Constancias y Agradecimientos.

5. Cómo manejo mi tiempo
Cuestionario tomado de:
Administración del tiempo del autor Mauro Rodríguez Estrada
Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas?
A continuación hay diez afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la
que corresponda a cada punto.
1.- Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
a) Casi nunca b) A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre
2.- Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre
3.- Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato
de manejarlos en ese orden.
 a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre
4.- Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o
improductivas.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

6. Cómo manejo mi tiempo
(Cuestionario tomado de: Administración del tiempo del Autor Mauro Rodríguez
Estrada.)
5.- Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como
algo inesperado.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre
6.- Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre
7.-Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y
decidiendo sobre ella.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre
8.- Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre
9.-Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi
tiempo destinado a asuntos pendientes.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre
10.- En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

7. Cómo manejo mi tiempo
(Cuestionario tomado de: Administración del tiempo del Autor Mauro Rodríguez
Estrada.)
Calificar como sigue:
* 4 puntos por cada “Casi Siempre”
* 3 puntos por cada “Frecuentemente”
* 2 puntos por cada “A veces”
* 1 punto por cada “Casi nunca”
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y
tu resultado será el siguiente:
Entre 10 y 25: Mal, debes preocuparte.
Entre 25 y 30: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 30 y 35: Muy bien.
Entre 35 y 40: Excelente, sigue así.

8. ¿Qué es el Tiempo?
 Duración de fenómenos.
 Aspecto mensurable de duración.
 Duración de cosas sujetas a
cambio.
 El tiempo es la dimensión del
cambio.
Mauro Rodríguez Estrada

9. Características del tiempo
9
• El más importante de los recursos.
• El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.
• Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que hagamos
se nos acaba.
• Recurso inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni
prestarse.
• El más indispensable de los recursos: ninguna acción
humana puede realizarse sin tiempo.
• Recurso insustituible.
• Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo más que
podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va
llegando.
• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo
del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero

10. ¿Qué es la Administración del
Tiempo?
 Es el conjunto de técnicas y métodos que
contribuyen a aprovechar de la mejor manera el
tiempo.
Pasado presente
futuro
Lo que
sucedió
Lo que esta por suceder
Sólo puedo describirlo Puedo Administrarlo

11. CUATRO GENERACIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Cada generación toma como base la anterior y permite un
mayor control de la vida.
La primera se caracterizó por las notas y listas de tareas
que tendían a proporcionar cierto reconocimiento de los
múltiples requerimientos planteados.
La segunda consideró el uso de agendas. Reflejó el intento
de mirar hacia adelante y programar los acontecimientos y
actividades del futuro
La tercera sumó la idea esencial de priorizar, clarificar
valores y comparar la importancia relativa de las actividades
sobre la base de su relación con esos valores. Se centró en
el establecimiento de metas, objetivos a largo, mediano y
corto plazo hacia los cuales orientaban el tiempo y la
planificación diaria del plan específico para alcanzar las
metas y actividades a las que se atribuía mayor valía

12. CUATRO GENERACIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
 La cuarta no consiste en
administrar el tiempo, sino en
administrarnos a nosotros
mismos. La satisfacción
depende tanto de la
expectativa como de la
realización.
En lugar de encontrarse con
las cosas y el tiempo, las
expectativas de la cuarta
generación se centran en
preservar y realizar las
relaciones de la persona y

13. Conocimiento
Tierra
Trabajo
Capital
Agrícola
Industrial
Conocimiento
Fuentes de creación de riqueza
(Paradigmas en el tiempo)
Fuente: Savage Ch. 1991.

14. Tiempo
C
a
m
b
i
o
Tiempo
C
a
m
b
i
o
Tiempo
C
a
m
b
i
o
Percepción del tiempo
Soc. Agrícola Soc. Industrial Soc. del
Conocimiento

15. Matriz de la Administración del Tiempo
(Stephen Covey)
I II
III IV
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE

16. IMPORTANTE Y URGENTE
 ¿Qué es lo importante?
Son las actividades que nos llevan a lograr
nuestros objetivos.
 ¿Qué es lo urgente?
Son las actividades importantes que no se
atendieron en su momento.

17. I II
Actividades: Actividades:
Crisis Prevención
Problemas apremiantes Construir relaciones
productivas
Proyectos cuya fecha vencen Reconocer nuevas
oportunidades
Planificación, recreación
Aprendizaje
III IV
Actividades: Actividades:
Interrupciones, algunas llamadas Trivialidades, ajetreo inútil
Correo, algunos informes Actividades no provechosas
Algunas reuniones improductivas Perdida de tiempo, llamadas
ImportanteNoimportante MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO
(Actividades)
Urgente No urgente

18. I II
Resultados: Resultados:
Estrés Visión, productividad
Agotamiento Equilibrio, pocas crisis
Administración de crisis Disciplina, control
Siempre apagando incendios Adaptación al cambio,
transformación
Caos organizacional Aprendizaje continuo (C-H-A)
III IV
Resultados: Resultados:
Relaciones frágiles o rotas Total irresponsabilidad
Impotencia, excluido del control Despidos
Concentración en plazos cortos Dependiendo de otros
Administración de crisis Desequilibrar o colapsar la
ImportanteNoimportante MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO
(Resultados)
Urgente No urgente

19. I II
Resultados:
Visión, productividad
Equilibrio
Disciplina, control
Adaptación al cambio, transformación
Aprendizaje continuo (C-H-A)
Matriz de la Administración del Tiempo
(Cuadrante de la Administración de Personal
Efectiva )

20. Actitud proactiva-preventiva
Primer Cuadrante
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!
Segundo Cuadrante
Accionar Proactivo-Preventivo
tiempo
tiempome quejo... me quejo... me quejo... me quejo...
me cuestiono... analizo... planifico... hago... disfruto...
me quejo...
2001 2013

21. FACTORES QUE NO FAVORECEN
EL USO ADECUADO DEL TIEMPO
EXTERNOS
• Interrupciones del teléfono
• Interrupciones por visitas inesperadas
• Urgencias
• Incapacidad de los subalternos
• Falta de información adecuada
• Exceso de reuniones
• Liderazgo deficiente
• Trámites excesivos (burocracia)
• Falta de motivación, indiferencia
• Sistemas de comunicación deficientes
• Desinterés por el aprendizaje continuo
• Percibir las cosas como aisladas y no
como un sistema.
• Paradigmas Organizacionales muy
arraigados y estáticos.
INTERNOS
• No saber decir “no”
• No saber delegar actividades
• Indecisión
• Aplazar, dejar las cosas para después
• Indisciplina en el cumplimiento de los
propios planes
• Desorganización: confusión y desorden
• Ruidos y distracciones visuales
• Intentar demasiadas cosas a la vez
• Tensión y preocupaciones
• Obsesión por lo trivial
• Inconstancia, hábito de dejar líneas
inconclusas
• Desinterés por el aprendizaje continuo
• Percibir las cosas como aisladas y no
como un sistema.
• Paradigmas personales muy arraigados y
estáticos.

22. ENFOQUE SISTÉMICO
COMO ESTRATEGIA INTEGRAL
PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO

23. TEORÍA DE SISTEMAS
 SISTEMA:
Es un conjunto organizado, formando un todo, en
el que cada una de sus partes está conjuntada a
través de una ordenación lógica, que encadena
sus actos a un fin común (objetivo).

24. CARACTERÍSTICAS DE LOS
SISTEMAS
SISTEMA
Estabilidad
Adaptabilidad Eficiencia
Sinergia

25. ESTABILIDAD
 La estabilidad es la cualidad por la cual el
sistema permanece en funcionamiento eficaz,
frente a las acciones de los factores externos e
internos del mismo.

26. ADAPTABILIDAD
 La adaptabilidad es la cualidad que debe poseer el sistema,
mediante el cual es capaz de evolucionar dinámicamente con
arreglo a su entorno, de manera que atraviese diferentes
estados en los que conserve su eficacia y su orientación al
objetivo que constituye su finalidad.

27. EFICIENCIA
 Podemos señalar la eficiencia como la cualidad por la
cual el sistema atiende a su objetivo con economía
de medios (recursos), poniendo en juego procesos
que le permitan ser adaptable y equilibrado.

28. SINERGIA
 La sinergia es la cualidad por la cual la capacidad
de actuación del sistema es superior a las de sus
componentes sumados individualmente.

29. Productividad = Resultados =
Eficacia
Entradas
Eficiencia
Economía
de
Recursos
E SProceso de
Transformación
Medio Ambiente externo
P R O DU C T I V I D A
D

30. Pensamiento Sistémico
1234
5678
Izquierdo Derecho
Pensamiento
Lógico
(Convergente)
Pensamiento
Creativo
(Divergente)
Mano derecha Mano Izquierda

31. CREATIVIDAD E INVENTIVA

32. •El filósofo y científico Thomas Kuhn dio al paradigma su
significado contemporáneo cuando lo adoptó para referirse
al conjunto de prácticas que definen una disciplina científica
durante un período específico de tiempo.
•Es un modelo o esquema fundamental que organiza
nuestras opiniones con respecto a algún tema en particular.
•Una forma de general de interpretar al mundo.
•Es la forma básica de percibir, pensar, evaluar y hacer,
asociado con una particular visión de la realidad.
Paradigma
s

33. ¿Qué ves?

34. Mira bien el dibujo...¿que ves?
Lee la explicacion que estan a la derecha.
Las investigaciones han
demostrado que los niños
pequeños no pueden diferenciar
esta pareja, ya que ellos en su
memoria aun no tienen esta
informacion asociada a nada.
¡¡¡Los niños pequeños solo ven 9
delfines!!
Moraleja
Si en el transcurso de 3 segundos
no encuentras los delfines, te
daras cuenta que clase
asociaciones tiene tu cerebro...

35. Elementos de un paradigma
personal
Paradigma
Valores
Emociones
Costumbres
Creencia
s
Hábitos
Conocimientos
Habilidades

36. EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS
ORGANIZACIONALES
MISIÓN VISIÓNFILOSOFÍA
(paradigmas)

37. MISIÓN
 La misión es un elemento del proceso de
evolución de un sistema, esta es la actividad que
realiza el conjunto de personas que integran al
sistema empresarial. (Que hacer)

38. FILOSOFÍA
 Es un conjunto de principios, herramientas,
valores humanos que promueven la
competitividad de una organización con eficacia y
eficiencia.

39. VISIÓN
 La visión es la proyección del crecimiento y
desarrollo de la organización (como me quiero
ver en el futuro).

40. ESTRATEGIAS CON ENFOQUE SISTÉMICO QUE
FAVORECEN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
 Capacitación Continua e Integral (conocimientos, habilidades y
actitudes).
 Trabajo en equipo
 Comunicación efectiva (escrita y oral).
 Planeación de actividades (laborales, personales, familiares,
recreativas, descanso, etc.)
 Pensamiento Sistémico (Pensamiento: lógico y creativo).
 Mejora Continua (Evaluación-control)
 Delegación por responsabilidades (Empoderamiento).
 Establecimiento de relaciones productivas.
 Uso responsable de las tecnologías de la Información y la
comunicación (búsqueda de información útil, tele-trabajo, comercio
electrónico, educación en línea, etc.)
Todo lo anterior promoverá el uso eficaz y eficiente de nuestros recursos,
entre ellos el tiempo, y favorecerá la productividad organizacional; pero
sobre todo, favorecerá la administración personal del tiempo.

41. EL DESAFIO DEL CAMBIO
 Solamente cambiaré mi vida si cambio mis
percepciones (paradigmas).
 Soy producto de cómo pienso (paradigmas).
 La práctica produce hábito, por eso , practique bien.

42. CONCLUSIONES
 El tiempo es un recurso o insumo en las
empresas.
 La Administración efectiva del tiempo exige
administrarse a uno mismo.
 Los modelos mentales o paradigmas favorecen o
desfavorecen el uso adecuado del tiempo.
 El Enfoque de sistemas favorece la
administración efectiva del tiempo, ya que se
centra entre el orden e interacción de las cosas
para el cumplimiento de objetivos con eficacia y
eficiencia.
 Cada quien en lo individual debe establecer su
propio plan de mejora continua para incrementar
su productividad.

43. REFERENCIAS INFORMÁTICAS DE ESTE CURSO:
O’Connor, Joseph y McDermott Ian. Introducción al Pensamiento
Sistémico. Editorial Urano. 1998.
Rodríguez Estrada Mauro. Administración del Tiempo. Editorial Manual
Moderno, segunda edición. 1999.
R. Covey Stephen. Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva.
Editorial Paidós. 2003.

44. ¡Gracias!
Mtro. Javier Solis Noyola
Correo electrónico del Instructor: jsnoyola@hotmail.com