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Digitaliza tus Aprobaciones con Approvals en Microsoft Teams

  • 2. Digitaliza tus Aprobaciones con Approvals en Teams Juan Carlos González | Office Apps & Services MVP | M365 SME & Delivery Manager
  • 3. Juan Carlos Gonzalez Tell us about yourself: @jcgm1978 jcgonzalezmartin1978@hotmail.com https://nl.linkedin.com/in/juagon https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/ https://www.youtube.com/channel/UCTTOig92qM _d0kLbSODCATw
  • 6. Agenda • Introducción a Approvals en Microsoft Teams • Escenarios de Aprobación típicos • Como empezar con Approvals en Teams • Principales características de Approvals en Teams • Soporte de Firma en Aprobaciones con Approvals en Teams • Opciones de extensibilidad de Approvals en Teams • Roadmap de Approvals en Teams
  • 7. ¿Por qué Approvals en Teams? • Llevar la productividad al siguiente nivel a través de automatizar procesos de negocio repetitivos • Las Aprobaciones son uno de los procesos más básicos para cualquier equipo u organización • Proporcionar información de trazabilidad de los procesos de aprobación + integración nativa con las herramientas del día a día (Outlook, Windows 10-11)
  • 8. ¿Por qué Approvals en Teams? • Necesidad habitual de aprobaciones no estructuradas y que tienen lugar en un chat, en un e-mail, cara a cara, etc • Es habitual que en una organización haya varios sistemas de aprobaciones: E-Mail, ServiceNow, SAP, etc • Los tiempos de respuesta de una petición a veces se dilatan (Por ejemplo, porque se ha quedado sepultada en un buzón) • Falta de claridad en el estado de una aprobación y de poder solicitar una delegación:  El estado de una aprobación no está claro y los usuarios no saben a quien preguntar y como realizar un seguimiento • Generación de notificaciones durante los procesos de aprobación
  • 9. ¿Por qué Approvals en Teams? • Lorem
  • 10. ¿Qué es la App de Approvals? Compartir Crear Administrar Actuar Approvals Hub
  • 11. Escenarios de Aprobación con Approvals Aprobaciones Estándar Aprobación de documentos Plantillas de Aprobación Aprobaciones dirigidas por WF Aprobaciones conectadas con 3 Party / Aplicaciones LOB Aprobaciones con Firma Digital Adobe Sign DocuSign
  • 12. Escenarios de Aprobación con Approvals
  • 13. Prerrequisitos para utilizar la App de Approvals • Para desplegar la App de Approvals se requiere:  Permisos para crear una BD en el Microsoft Dataverse  Rol de administrador en el entorno de PowerApps objetivo (un Team concreto)  Licencia de Power Automate, Office 365 o Dynamics 365  Licencia de Microsoft Forms para poder usar las plantillas de Approvals • Para usar la App de Approvals se requiere:  Licencia de Power Automate asignada, lo que añade al usuario al rol de Approvals User
  • 14. Configuración de la App de Approvals • La App de Approvals se gestiona desde el Teams Admin Center, estando habilitada por defecto para todos los usuarios • Podemos realizar ajustes finos en la App como deshabilitar el uso de eSignatures • Vía Setup Policies podemos configurar que usuarios pueden utilizar la App y podemos anclarla en la barra de Apps
  • 15. Límites en la App de Approvals • Las Aprobaciones creadas se guardan en el entorno por defecto de Microsoft Dataverse • Las Aprobaciones y sus datos se guardan en el entorno por defecto del Microsoft Dataverse  Por defecto no hay soporte de backups • Los datos recogidos en los formularios de Aprobación (Plantillas de Aprobaciones) se guardan de forma indefinida en Forms hasta que los Teams owners decidan borrarlos • Un Team puede contener un máximo de 400 plantillas de aprobación y puede almacenar hasta 50.000 peticiones (Límites de Forms)
  • 16. Demo #1 Administrando la App de Approvals en el Teams Admin Center
  • 17. Características principales de la App de Approvals • Approvals Hub: Gestión y visualización de las aprobaciones enviadas o recibidas • Approvals desde chat/mensaje: Lanzar una aprobación desde una conversación de chat / Mensaje en un canal • Tarjeta de Aprobación: Visualización en tiempo real del estado de una aprobación • Aprobación básica: Aquella que se inicia desde el Hub, un chat o un mensaje • Flujos de Aprobación: Los procesos de Aprobación creados en Power Automate aparecen en el Hub
  • 18. Demo #2 Un primer vistazo a la App de Approvals en Teams
  • 19. Características principales de la App de Approvals • Disponible en Teams no solo a través de la App de Approvals, sino también de acciones contextuales • Se puede crear una aprobación desde la App de Approvals o desde cualquier conversación o mensaje • Todas las aprobaciones (enviadas y recibidas) independientemente de su origen se gestionan desde la App de Approvals en Teams • Aprobaciones básicas vs. basadas en plantillas vs. introducción de firma digital
  • 20. Características principales de la App de Approvals • Aprobaciones Básicas: No incluyen campos personalizados para recoger información • Aprobaciones Avanzadas: Basadas en plantillas proporcionadas / creadas desde cero • Aprobaciones con Firma electrónica: Se incluye en el proceso la posibilidad de firmar documentos • Aprobaciones de Equipo: Pueden ser básicas o avanzadas y se crean en el contexto de un Team
  • 21. Características principales de la App de Approvals • Configuración por usuario de las notificaciones • Añadir archivos para proporcionar más información y contexto a la aprobación • Requerir que todos los Aprobadores participen en la aprobación vs. con una sola Aprobación es suficiente • Personalización de las respuestas a una petición de aprobación • Plantillas de Aprobaciones
  • 22. Características principales de la App de Approvals Acceso a la configuración de notificaciones Notificaciones que se pueden configurar
  • 23. Características principales de la App de Approvals Seguridad Solo los Aprobadores, Solicitantes y Global Admins pueden acceder a los datos Almacenamiento Todas las Aprobaciones se almacenan en el Dataverse donde los administradores tienen acceso completo y puede configurar directivas diversas (Almacenamiento, Retención, etc) Retención Las Aprobaciones pueden durar para siempre o hasta el límite que pueda establecer un Administrador Conectores Las Aprobaciones se pueden desencadenar desde cualquiera de los + de 350 conectores de Power Automate
  • 24. Demo #3 Modelando procesos de Aprobación básicos con Approvals en Teams
  • 25. Plantillas de Aprobación en la App de Approvals • 1 Plantilla de Aprobación se compone del Flujo de Aprobación y del Formulario de Aprobación (Basado en Forms) • 22 plantillas disponibles • Permiten modelar escenarios de aprobación estándar • Tres ámbitos de aplicación: Global, Personas específicas, 1 Team específico • Posibilidad de crear nuestra propias plantillas a partir de las plantillas por defecto o desde cero • Los datos capturados en Forms se quedan indefinidamente almacenados
  • 26. Plantillas de Aprobación en la App de Approvals • Team que se crea de forma automática la primera vez que se añade una plantilla de Aprobación de tipo organizativo • Los administradores globales y administradores de Teams se añaden automáticamente como propietarios del Team y pueden administrar el catálogo de plantillas que se vaya creando
  • 27. Plantillas de Aprobación en la App de Approvals
  • 28. Plantillas de Aprobación en la App de Approvals
  • 29. Demo #4 Plantillas de Aprobación para el modelado de Escenarios de Aprobación
  • 30. Procesos de Aprobación con firma electrónica • Para introducir firma electrónica en Approvals, se tienen que habilitar los proveedores de firma en la App de Approvals en el Teams Admin center • 2 Proveedores de firma soportados de momento: Adobe Sign, DocuSign (Rolling out) • Para poder introducir firma electrónica, es necesario disponer de cuenta(s) / usuario(s) en el proveedor de firma correspondiente
  • 31. Demo #5 Firma electrónica en Aprobaciones en la App de Approvals en Teams
  • 32. Personalización de Aprobaciones en Approvals • Para cualquier aprobación, es posible personalizar la respuesta a peticiones de aprobación para reflejar un estado de aprobación personalizado • Las aprobaciones creadas en base a plantillas abren la puerta a crear nuevas plantillas desde plantillas existentes o desde cero • En Power Automate podemos crear procesos de Aprobación personalizados y más complejos, y las aprobaciones se gestionarán desde la App de Approvals
  • 34. FAQs de Approvals en Teams • Los datos básicos de una Aprobación (Titulo, Detalles, Plantilla) se guardan en el Microsoft Teams Dataverse • Si se elimina un Form de un plantilla de Approvals creada, “se romperá” la plantilla que no podrá ser usada • Los formularios de Forms de plantillas de Approvals no se pueden personalizar mediante Forms • Los documentos que se adjuntan en Aprobaciones se guardan en OneDrive for Business • Las Aprobaciones de Approvals permiten que puedan participar usuarios invitados, aunque nos podemos encontrar con situaciones no esperadas
  • 35. Roadmap de Approvals en Teams Very spacious for very cool ideas
  • 36. Conclusiones • Con Approvals en Teams podemos digitalizar procesos de aprobación sencillos, basados en escenarios e introducir firma electrónica • Approvals en Teams se integra como una App nativa y como acciones contextuales que nos permite realizar peticiones de aprobación de forma flexible y desde cualquier ubicación de Teams • Las plantillas de aprobación recogen 22 casos de uso habituales en el uso de aprobaciones y que pueden ser extendidos con nuevas plantillas basadas en las plantillas de Teams o creadas desde cero • La firma electrónica de documentos en una aprobación se puede gestionar desde el proveedor de firma seleccionado • Podemos personalizar las aprobaciones de Approvals en 2 ámbitos: Respuesta a las peticiones y creando plantillas personalizadas
  • 37. Bonus: Referencias rápidas • Overview de la App de Approvals:  https://docs.microsoft.com/en-us/power-automate/teams/native- approvals-in-teams • Administración de la App de Approvals:  Approvals application availability in Teams - Microsoft Teams | Microsoft Docs • Formación sobre Approvals:  https://support.microsoft.com/en-us/office/what-is-approvals-a9a01c95- e0bf-4d20-9ada-f7be3fc283d3
  • 38. • $10 discount: • https://o365itpros.gumroad.com/l/O36 5IT/Offiice365isgreat Office 365 for IT Pros
  • 39. • 20 % discount:  Discount code: 4q8kso9  https://gumroad.com/l/DgSSr  https://guitaca.com Office 365: The best recipes for Developers

Notas del editor

  1. Enable organizations to be more productive by automating repetitive business processes. Approvals is amongst the most basic processes that any Team or organization follows Each organization has 4-6 approval systems in place. These can be email, ServiceNow, SAP, etc. Large unmet need for “unstructured” approvals. Examples of unstructured approvals are requests that happen in chat, email, face to face. Slow turn around time to respond to a request. Approvals typically take a long time to get resolution due to being lost somewhere in their inbox. Lack of clarity on the status of an Approval and ability to request delegation. State of approval is unclear + users don’t know how to ask and when to follow up.
  2. Enable organizations to be more productive by automating repetitive business processes. Approvals is amongst the most basic processes that any Team or organization follows Each organization has 4-6 approval systems in place. These can be email, ServiceNow, SAP, etc. Large unmet need for “unstructured” approvals. Examples of unstructured approvals are requests that happen in chat, email, face to face. Slow turn around time to respond to a request. Approvals typically take a long time to get resolution due to being lost somewhere in their inbox. Lack of clarity on the status of an Approval and ability to request delegation. State of approval is unclear + users don’t know how to ask and when to follow up.
  3. 3P / Custom LOB Connected Approvals
  4. Captura de Pantalla de las plantillas de Aprobación
  5. Permissions to create a Microsoft CDS database. An account on flow.microsoft.com Administrator Role in the target environment. License for Power Automate, Office 365, or Dynamics 365. License for Microsoft Forms is required for users to set up new approval templates.
  6. Approvals built right into Teams Easily trigger from any conversation Manage and approve right within Teams
  7. Approvals hub - This is where you'll see all of your approvals that you've sent or received, including the ones that are already complete. Approvals show up across all of your systems, including Power Automate, SharePoint, and Microsoft Dynamics 365. Approvals from chat - Send an approval right from your Teams conversation. Set it up from the compose box, then see the approvals card in your chat. Note that only people in the conversation can be added as approvers. Approvals card - The card gives a real-time summary of the approval's status. See who's responded, and who still needs a little more time. Basic approval - A basic approval is what you'll typically use when you start from the hub or a chat. All approvals are stored in the Common Data Service, where only people on the approval and a tenant admin can access them. Workflow approval - When you create an approval through Power Automate, it'll appear in your list of approvals in the app. This is considered a workflow approval, as you can create a new flow and select a trigger such as a system driven event from one of the 350+ connectors provided, or your own LOB connector. Notifications - Customize your notification settings in the Notifications page within Teams. Endless options - Whether you need an approval to file an expense report, give a discount to a customer, or request time off, use Approvals to get it all done within Teams.
  8. Approvals built right into Teams Easily trigger from any conversation Manage and approve right within Teams
  9. Connectors Within Power Automate you can create a new approval flow via a trigger from a system driven event from one of the 350+ connectors or add your own LOB connector Storage All Approvals are stored in Dataverse (CDS) where the admins have full access, and can configure policies and manage Approval's storage, rollover, and policy in Dataverse Retention Approvals last forever or whatever policy the Admin has set Security Only the requestor, approver, and the Global Tenant Admin can access the data.
  10. Approvals built right into Teams Easily trigger from any conversation Manage and approve right within Teams
  11. Approvals built right into Teams Easily trigger from any conversation Manage and approve right within Teams
  12. Captura de Pantalla de las plantillas de Aprobación
  13. Captura de Pantalla de las plantillas de Aprobación