GESTIÓN
DOCUMENTAL II

GESTIÓN DOCUMENTAL II
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
JENNY CONSUELO VILLAMIL GALEANO
GRUPO 4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
BOGOTA
MARZO 2015
2

GESTIÓN DOCUMENTAL II
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
JENNY CONSUELO VILLAMIL GALEANO
PROFESORA:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
GRUPO 4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
BOGOTA
MARZO 2015
3

INTRODUCCIÓN
En el desarrollo de esta unidad temática, vamos a estudiar los
materiales suministrados por la docente con respecto a todo lo que
tiene que ver con los Sistemas de Gestión Documental.
Definiendo desde el aprendizaje obtenido con el estudio y análisis del
material los siguientes términos: Gestión Documental, Programa de
Gestión documental y Sistema de Gestión Documental. Identificando
sus fases, generalidades y características.
Tomando el aprendizaje obtenido se propone una visita a una entidad
la cual tenga implementado un Sistema de Gestión Documental, en
donde vamos a investigar todo lo relacionado con el sistema e
identificaremos unos aspectos importantes en concreto.
4

OBJETIVO
OBJETIVO GENERAL
Conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de Gestión
Documental y Sistema Gestor de Archivos, dentro de las
organizaciones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de
un Sistema de Gestión Documental.
2. Identificar las fases para la implantación de un sistema Gestor
de Archivos dentro de una organización.
5

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONCEPTO
Cuando hablamos de Gestión documental, nos referimos al
conjunto de técnicas y prácticas que son utilizadas para
administrar el volumen documental que generan las
organizaciones, con estas técnicas podemos recuperar la
información, establecer el tiempo de permanencia de los
documentos en los diferentes archivos (Gestión, Central o
Histórico), se eliminan los que ya no tiene valor documental y se
conservan de manera indefinida los que son valiosos para la
organización.
A medida que han pasado los años la Gestión Documental ha ido
evolucionando, estando a la vanguardia de las nuevas tecnologías
de la información e incorporándolas para ofrecer un servicio con
excelencia a los usuarios de las organizaciones.
7

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
8

CONCEPTO
Como Instrumento Archivístico:
Es un documento estratégico del área de Gestión Documental, en donde se
establecen estrategias e instrucciones en donde se detallan todas las operaciones
para el desarrollo de los procesos en la gestión documental dentro de una entidad.
Con la aplicación de un PGD se proyecta alcanzar los siguientes objetivos:
Reducir.
Administrar la información.
Apoyar la gestión.
Brindar lineamientos.
Mayor aprovechamiento de tecnologías.
Cumplir los requisitos.
Prestar servicios.
Salvaguardar la memoria de la entidad.
9

SISTEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

CONCEPTO
Hoy día es de gran importancia que la empresas cuenten con un sistema de
gestión documental, ya que con el se puede almacenar, recuperar, gestionar,
actualizar, localizar, realizar seguimiento a los documentos de la organización y
compartir la información de una manera eficaz y oportuna.
Es por esta razón que se define un Sistema de gestión Documental como:
Todas las operaciones técnicas, que son integradas a la gestión administrativa
en donde se realiza un análisis de la producción, tramites y valoración de los
documentos, los cuales de se destinan a la planificación, control, uso,
conservación y eliminación o transferencia documental a un archivo, todo esto
con el propósito de racionalizar y unificar su tratamiento y administrar la
documentación de una forma eficaz y rentable para los usuarios y la
organización.
11

REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN
12

Para implementar un Sistema de
Gestión Documental, es de vital
importancia que un profesional de
Ciencias de la información y la
Documentación este a cargo,
mínimo en las primeras fases de la
implantación del proyecto, con el fin
de que defina y analice los
requisitos que el sistema puede y
debe satisfacer, identificando las
necesidades que tiene la
organización proyectado al
implantar sistema de gestión
documental.
13

1. Requisitos Fundamentales o Básicos
Escalabilidad: es la capacidad que debe tener el sistema para crecer en el
tiempo sin perder la calidad en los servicios ofrecidos.
Tolerancia: en esta parte se refiere que aunque hayan fallos o averías en
algunos componentes, el sistema debe seguir funcionando.
Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos
sistemas operativos: se permite la administración local y remota a través
de navegadores web. Se debe evaluar la seguridad para evitar que otras
personas puedan acceder y operar el sistema.
Herramientas de desarrollo: se debe contar con estas herramientas
preferiblemente en estándares abiertos y que se tenga un excelente soporte
técnico.
14

2. Requisitos de Entrada de
documentos en el sistema.
Permitir distintos dispositivos de entrada como: disco
duro, CD-ROM, DVD, escáner con OCR por zonas, fax-
módem, entre otros.
Que soporte distintos formatos de entrada (incluso
multimedia), de esta manera se previene para que el
sistema soporte nuevos formatos.
Contar con un procedimiento automático de entrada
masiva y control de errores.
15

3. Requisitos de indexación
de documentos en el sistema.
Investigar si el sistema que se va a implantar permite la
indexación manual o automática y si cuenta con la
capacidad de realizar resúmenes automáticos y su nivel de
efectividad.
Conocer los distintos criterios de indexación (pesos,
frecuencias de aparición, lingüísticas, estadísticas, tesauros,
entre otros).
16

4. Requisitos de Almacenamiento de
documentos.
Comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de almacenar
documentos digitales.
Que permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento (carpetas,
etc), y que pueda configurarse par ser ajustada a la estructura de la
organización.
Que permita almacenar un gran volumen de datos y que se dimensione el
sistema de ficheros y la base de datos que se utiliza.
Realizar backup o copias de seguridad periódicos de la base de datos.
Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a los
criterios de expurgo.
17

5. Requisito de Búsqueda de
documentos.
Debe contar con un motor de búsqueda eficiente y
completo, en donde se puedan buscar los documentos
dependiendo de los criterios que se establezcan o sean de
gran importancia para la organización y que se ajuste a la
necesidad de los usuarios para acceder a la información.
La búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la
búsqueda en internet, completando la información de la
entidad con la información en red.
Debe soportar gran número de búsquedas en simultaneo.
18

6. Requisitos de visualización de
documentos
El sistema debe contar con una buena visualización de los documentos, la
cual permite realizar a través de un navegador web, en formato original, de
forma simultánea en gran número de usuarios. Permite visualizar el
resumen del documento y convertirlo si es necesario en otros formatos.
19
7. Requisitos de Modificación de
documentos
El sistema debe permitir el control de las versiones del
documento, las modificaciones que se realicen en él y
quienes lo realicen.

8. Requisitos de difusión de
documentos
El sistema debe permitir la impresión de los documentos que se consultan, el
descargar los documentos para el envío en distintos soportes y formas (E-
mail, fax-módem), de igual manera la distribución a través de conexiones a
redes.
20
9. Requisitos de la integración con los demás
medios tecnológicos de la entidad.
El sistema de gestión documental debe ser compatible con
otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores
y sistemas operativos.

FASES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

22

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
23

24
En el Artículo 16 del Decreto 2609 de 2012, establece las siguientes
generalidades para el Sistema de Gestión Documental:
1. Se deben organizar los documentos tanto físicos como
electrónicos de la entidad, incluyendo sus metadatos por medio
de los cuadros de clasificación documental.
2. En las TRD y TVD, se deben establecer los tiempos de
conservación y eliminación de la información y documentos
electrónicos de archivo.
3. Se deben ejecutar y cumplir los tiempos que se establecieron en
las TRD y TVD, para la eliminación parcial o completa de la
información.

4. Se debe garantizar que los documentos y la información cumpla con su
autenticidad a lo largo del ciclo vital del documento.
5. Mantener la integridad de los documentos por medio de agrupaciones
documentales, series y subseries.
6. Se debe garantizar el acceso a la información y la disponibilidad de la
documentación por parte de la ciudadanía y de la misma entidad, cuando
la documentación sea requerida.
7. Preservar los documentales y sus agrupaciones documentales en series
y subseries a lo largo de su ciclo, independientemente de los
procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
25

CARACTERISTICAS DEL SITEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL

CARACTERÍSTICAS DEFINICIÓN
CONFORMIDAD
Se entiende por conformidad el respaldo a la gestión de
información a partir de los procesos administrativos de
entidades.
INTEROPERABILIDAD
El sistema debe operar con los otros sistemas de información
lo largo del tiempo, tomando como base el principio
neutralidad tecnológica, uso de formatos, estándares, etc.
SEGURIDAD
La información administrativa de la entidad dentro d
sistema, tiene que estar en un entorno completamen
seguro.
METADESCRIPCIÓN
Generar metadatos normalizados ya sean manuales
automatizados, desde el mismo sistema y aplicativo.
ADICIÓN DE
CONTENIDOS
Debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a
documentos sin que se altere la autenticidad, valor
integridad de los documentos.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
Debe ser de fácil manejo para los usuarios la creación
captura de los documentos en el sistema, haciendo de es
manera lo mas simple posible.
GESTIÓN DISTRIBUIDA
Se debe ofrecer capacidades para importar y expor
masivamente la documentación (series, subseri
expedientes y metadatos) desde y hacia otros sistemas.
27

ENTIDAD:
Visión Mundial Colombia
Entrevistado:
Mauricio Rincón Hernández
CARGO:
Coordinador Gestión Documental
VISITA ENTIDAD
28

DESARROLLO
Se realizo la visita a la empresa Visión Mundial Colombia, en
donde se entrevisto a la persona que se encuentra encargada
del área de Gestión documental la cual tiene el cargo de
Coordinador de Gestión Documental.
Actualmente el área maneja los archivos de gestión de
Finanzas, Gente y Cultura, Dirección Nacional, Jurídica y el
archivo Central e Histórico de la organización.
Cada archivo de gestión esta dentro de las responsabilidades
de los auxiliares quienes se encargan de la recepción de la
documentación, aplicar los procesos archivísticos, junto con la
atención a los requerimiento de dichas áreas.
29

Dentro del equipo de trabajo se encuentran las personas encargadas de los
archivos de gestión que son 3 personas, también están los auxiliares que
están encargados del proceso de digitalización de los documentos de la
organización los cuales están desempeñando las siguientes funciones:
Dos Digitalizadores.
Una persona encargada de verificación y control de calidad.
Tres personas en el proceso de alistamiento.
El Proceso de digitalización es nuevo en la organización con un excelente
resultado, la persona encargada me comento algunos aspectos importantes
sobre el sistema que se esta implementando. Comparto a continuación sus
respuestas:
30

1. Aspectos Generales del Sistema.
La implementación del sistema de gestión documental, se ha ido
incluyendo en la organización a medida que se van identificando cada uno
de los procesos de las unidades, ya que no se tenia elaborado en su
totalidad los procesos. De acuerdo al levantamiento de algunos procesos,
se ha generado un mapa mas general de las series documentales que son
producidas en pro de las responsabilidades.
En estos momentos se tiene identificado un 70% del flujo documental
integrando los diferentes pasos que conlleva programa de gestión
documental. El sistema nos a permitido conocer la trazabilidad,
autenticidad e integridad que tienen los documentos por sus diferentes
etapas, a la vez se tiene establecido el tiempo de retención y su
disposición final de cada serie documental, permitiendo conservar la
documentación que tiene valor primario.
31

2. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la
preservación de documentos en ambientes
electrónicos
Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos electrónicos,
se ha ido identificando que documento electrónico se genera por cada proceso
y a su vez se realiza la valoración documental para determinar la importancia
de la información para la organización y a su vez, que cumpla con la
normatividad colombiana. Adicionalmente se garantiza que el documento es
auténtico, la fiabilidad y que conserva las características en que fue creado el
documento.
Todos los documentos electrónicos se conservan en un repositorio documental
(servidor) y a la vez se generan copias de seguridad, con el fin de conservar
un respaldo si se llega a presentar algún inconveniente y así poder restaurar la
información. Como política de la organización los documentos deben estar en
formato PDF, debido a que es un formato universal y puede ser leído por
cualquier equipo tecnológico
32

3. Cuales son los criterios que han
tenido en cuenta para la
selección del SGD.
En estos momentos se esta
evaluando la opción de
adquirir una herramienta
que nos permita
administrar la
documentación física y
electrónica generada por la
organización, los
requerimientos funcionales
y no funcionales se
encuentra en las siguientes
especificaciones:
33

Requerimientos Funcionales
 Modulo de Radicación.
 Modulo de digitalización en
Radicación.
 Modulo de Gestión Documental.
 Modulo de Transferencia Documental.
 Modulo de Archivo Físico y
Prestamos.
 Modulo de Consultas.
 Modulo de Estadísticas y Reportes.
 Modulo de Expedientes Virtuales.
 Modulo de Work Flow.
 Modulo de TRD.
 Modulo de Administrador.
Requerimientos No Funcionales
 Disponibilidad.
 Cuantas conexiones
simultaneas soporta la
herramienta.
 Seguridad.
 Autenticidad.
 Perfiles.
 Encriptamiento.
 Integración.
 Portabilidad.
 Desempeño.
 Cumplimiento de estándares
referente a la normatividad
archivística, estándares de
integración.
34

35

4.¿De qué manera logran
garantizar la integridad de la
información en el sistema?
36

CONCLUSIONES
Con la realización del trabajo se lograron obtener aprendizajes
significativos, frente a lo que es y lo que implica en una organización
la implementación y adopción de un Sistema de Gestión
Documental.
Se identificaron los aspectos importantes que se deben de tener en
cuenta a la hora de implantar un SGD, analizando cada uno de los
documentos suministrados por la docente y la información
consultada por cuenta propia.
La visita a la entidad fue de gran ayuda, ya que se pudo ver mas de
cerca todo lo que implica el adoptar el sistema y como funciona en
realidad, junto con los grandes beneficios que le trae a una entidad
y a sus usuarios el adoptarlo.
37

38