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SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD IV
YEIMI CONSTANZA PARRA CARRILLO
Estudiante
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
Docente
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
GESTIÓN DOCUMENTAL II G4
BOGOTÁ
2015
Gestión Documental II 3
El presente trabajo se hace con el fin de conocer y reconocer el verdadero funcionamiento de un
Sistema de Gestión Documental, y al mismo tiempo como al ser profesionales de la información
debemos implementarlo dependiendo de las necesidades y recursos de cada entidad, para
adquirir una óptima gestión documental logrando así un acceso y disponibilidad de la
información eficiente y eficaz.
Gestión Documental II 4
 Conceptualizar y analizar un Sistema de Gestión Documental
 Conocer la importancia y beneficios de implementar un buen SGD
 Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un Sistema de
Gestión Documental, a la luz del Decreto 2609 de 2012.
Gestión Documental II 5
Investigación individual
Gestión Documental II 6
1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que
requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.
S
G
D
Requisitos
•Es un sistema creado que permite la administración de la
información en las entidades, logrando que sus dependencias
interactúen entre sí, para alcanzar los objetivos o metas trazadas, a
través de la homogeneización y sistematización de los
procedimientos y tratamientos de la documentación, obteniendo
así el correcto funcionamiento de las mismas con agilidad y
transparencia en el flujo de la información.
•Que permita cumplir con la normatividad (Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado y la inherente a la entidad).
•Tener un recurso humano capacitado.
•Análisis y enfoque de las necesidades y objetivos de la Entidad.
•La estructura orgánico-funcional de la entidad plasmada en los CCD y
TRD.
•Aprobación y publicación del manual de funciones, procesos y los
procedimientos de la gestión de documentos.
•La capacidad financiera y tecnológica para su implementación y
mantenimiento.
Gestión Documental II 7
Gestión Documental II 8
Cuadro de
Clasificación
Documental-CCD
•Soporta el CCD
•CCD jerárquico
•Enunciar
•Creación previa del CCD
•Creación de elementos
•Interfaz gráfica
•Reubicar
•Soportar metadatos
•Editar identificados y título
Referenciación
•Auditoría
•Inventario
Gestión Documental II 9
Conservación,
eliminación o
transferencia
•TRD
•Comprobar y ejecutar la TRD
•Actas de eliminación
•Modificar TRD
•Transferencia
•Traza transferencia
•Formatos
•Expedientes híbridos
•Varias transferencias
•Eliminar
Captura y registro
•Captura en CCD
•Captura en metadatos
•Captura de documento
•Formatos de captura
Gestión Documental II 10
Búsqueda,
recuperación y
presentación
•Búsquedas
•Búsquedas combinadas
•Búsquedas comodines
•Interfaz gráfica
•Recuperación de datos
•Revelar información
•Recuperar al usuario público
Administración
•Parámetros del sistema
•Copias de seguridad
•Administración CCD
•Gestión de usuarios
•Informes de Administración
•Auditoría
•Nivel de seguridad
•Eliminación
Gestión Documental II 11
Otros
•Gestión total de
expedientes
•Vinculación con Sistemas
de Gestión de Documentos
Electrónicos – SGDE
•Interactuar
•Copiado
•Firma electrónica
Como podemos apreciar se requiere de varios
componentes para la implementación de un
SGDE, debido a que no se trata solo de
guardar la información o apoyar la iniciativa
de Cero Papel, sino que debe garantizar el
cuidado del mayor valor que tiene la
entidad…la información, por lo cual es
necesario encontrar un sistema que nos
permita garantizar la normalización, la buena
gestión y preservación de los documentos
electrónicos de archivo.
Gestión Documental II 12
Cuadro de
clasificación
•CCD jerárquico multinivel
•Creación y gestión de varios
CCD
•CCD distribuido
Referenciación
•Vocabularios controlados
•Referencias cruzadas
•Entradas múltiples
•Informes
Gestión Documental II 13
Conservación,
eliminación y
transferencia
•Actualizar las TRD
Búsquedas,
recuperación y
presentación
•Búsquedas homogéneas
•Ordenación de los
resultados
otros
•Interactuar con otros
SGDEA
Gestión Documental II 14
Infografía tomada de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites
/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Producto
s%20SINAE%202012/SGDEA.pdf
Infografía tomada de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/ne
via/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/infoEx
pedienteV04curvas%20(1).pdf
Gestión Documental II 15
2. Indague y explique cada una de las generalidades del Sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
Gestión Documental II 16
a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo
sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
•Se debe hacer uso de los CCD, como la herramienta con la cual se clasifican,
agrupan y describen las Secciones, Subsecciones, series y subseries de la
entidad, permitiendo mantener un orden jerárquico, coherente y por ende
una mejor administración en la documentación independientemente de su
soporte.
b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y
los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención
documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
•Se debe respetar el ciclo vital del documento por lo cual conviene
estipular los términos en las TRD y TVD, ya que gracias a esto se
logra crear un verdadero control que permitirá una adecuada
disposición final.
Gestión Documental II 17
c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de
acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
•Cumplir con la disposición final de los documentos, ya que esto evita una
acumulación innecesaria de los mismos, sin olvidar dejar un registro o acta
de eliminación.
d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento.
•Se debe establecer procedimientos idóneos que permitan llevar un
control riguroso de todo el ciclo de vida del documento, para evitar
la alteración de la información.
Gestión Documental II 18
e. Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries.
•A través de los CCD unificar los documentos en las series y subseries
descritas en él, para que se evidencie su gestión o trámite y estado real.
f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos.
•Lograr que los documentos que no tengan ninguna restricción en su
privacidad puedan estar disponibles para cualquier usuario en el
menor tiempo posible, lo que garantiza una agilidad en los trámites.
Gestión Documental II 19
g. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales,
en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los
procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
•Se debe velar por la conservación de la información independientemente de
su soporte.
Gestión Documental II 20
3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es
llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema.
Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema
y explique en qué consiste cada una de ellas.
Gestión Documental II 21
Se debe tener en
cuenta los
procesos,
procedimientos y
manuales de
funciones para
lograr reflejar los
verdaderos
tramites de la
entidad.
Explicación
Los sistemas de
información,
incluyendo los
sistemas de
gestión de
documentos
electrónicos
(SGDE), deben
respaldar la
gestión de la
información a
partir de los
procesos
administrativos
de las entidades.
a. Conformidad
Se deben manejar
procesos ,
procedimientos o
interfaces que se
complementen,
funcionen y no alteren
el buen funcionamiento
de los diferentes
sistemas constituidos en
la entidad , para
garantizar el flujo
interno y externo de la
información sin
restricción de acceso o
implementación.
Explicación
Los sistemas de
gestión documental
deben permitir la
interoperabilidad con
los otros sistemas de
información, a lo
largo del tiempo,
basado en el principio
de neutralidad
tecnológica, el uso de
formatos abiertos y
estándares nacionales
o internacionales
adoptados por las
autoridades o
instancias
competentes.
b. Interoperabilidad
Gestión Documental II 22
Se debe llevar una
homogeneidad en
la descripción de
los metadatos
para lograr una
uniformidad en
los captura de los
mismos y por
ende una mejor
recuperación de la
información.
Explicación
Se debe procurar
la generación de
metadatos
normalizados,
sean manuales o
automatizados,
desde los mismos
sistemas y
aplicativos.
d. Metadescripción.
Se deben regular los
permisos para el
acceso de la
información o
documentación, para
respetar la
preservación de la
confidencialidad, la
integridad, la
autenticidad, la
trazabilidad y la
fiabilidad,
garantizando así la
transparencia en la
entidad.
Explicación
Los sistemas de
gestión
documental
deben mantener
la información
administrativa
en un entorno
seguro.
c. Seguridad.
Gestión Documental II 23
Se debe manejar
una interfaz
amigable que
permita un fácil
acceso a la
información y que
a demás permita
una buena
interacción con los
usuarios.
Explicación
La creación y
captura de
documentos en el
sistema debe ser
de fácil manejo
para los usuarios,
haciéndola tan
simple como sea
posible.
f. Diseño y
funcionamiento.
Se les puede dar
un valor agregado
a los documentos
a través de los
metadatos, sin
alterar su
originalidad.
Explicación
El sistema de
gestión
documental debe
permitir que sean
agregados nuevos
contenidos a los
documentos, en
forma de
metadatos, sin
que se altere la
autenticidad,
valor evidencial e
integridad de los
documentos.
e. Adición de
contenidos
Gestión Documental II 24
Se debe cuidar de las
características
principales del
documento, por
medio de
restricciones o
autorizaciones para la
utilización o edición
de los documentos,
para los tramites que
se requieran y que son
hechos por los
funcionarios.
Explicación
Un sistema de gestión de
documentos electrónicos
(SGDE) debe asegurar la
autenticidad, integridad,
inalterabilidad,
accesibilidad,
interpretación y
comprensión de los
documentos electrónicos
en su contexto original,
así como su capacidad de
ser procesados y
reutilizados en cualquier
momento.
h. Disponibilidad y
acceso.
Se debe manejar
programas que
permitan conectar
la información
entre sí , para
obtener un mejor
control sobre los
datos y a la vez
una mejor
accesibilidad a
dicha
información.
Explicación
Los sistemas de
gestión
documental deben
ofrecer
capacidades para
importar y
exportar
masivamente los
documentos
(series, subseries y
expedientes y
metadatos
asociados desde y
hacia otros
sistemas de gestión
documental.
g. Gestión
Distribuida.
Gestión Documental II 25
Independientemente de
la tecnología que se
utilice se debe asegurar
la preservación ,
conservación y
distribución de la
información a corto,
mediano y largo plazo.
Explicación
El Estado garantizará la libre
adopción de tecnologías, teniendo
en cuenta recomendaciones,
conceptos y normativas de los
organismos internacionales
competentes e idóneos en la
materia, que permitan fomentar la
eficiente prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones que
usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones
y garantizar la libre y leal
competencia, y que su adopción
sea armónica con el desarrollo
ambiental sostenible.
i. Neutralidad tecnológica.
Gestión Documental II 26
4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos
importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
SGD
Entidad: Agencia
Colombiana para la
reintegración
Viviana Figueroa
Gestión Documental II 27
 Primero se realizó una Investigación preliminar donde se examinó la misión, la
visión, la estructura organizacional de la entidad para mejorar las TRD
existentes y a la vez para demostrar como la gestión eficiente de documentos
puede garantizar un buen funcionamiento y la preservación de la memoria
institucional.
 Segundo se practicó un análisis a las dependencias para reconocer los tipos
documentales que producen y utilizan, que tipos de formatos y soportes se
requieren para el buen funcionamiento de sus actividades, permitiendo
consolidar los CCD, crear diagramas de flujos, reconociendo la trazabilidad de
los procesos como también designar responsabilidades dentro de la entidad.
Gestión Documental II 28
 Tercero se efectuó un estudio de los sistemas ya creados para encontrar las fallas
y planear las mejoras para lograr la transparencia, la simplificación de trámites y
la eficiencia de la administración
 Cuarto se generó un informe donde se establecen las políticas, normas, procesos
y procedimientos, tecnología aplicable para una buena gestión documental,
complementando así las mejoras para el sistema de gestión documental tanto
en su diseño , implementación y administración.
 Quinto se empieza a implementar con las herramientas creadas las TRD, los
CCD, software que cumple con los requerimientos para los procesos y se
realizo una capacitación para el personal.
Gestión Documental II 29
5. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?
 La normatividad existente dada por Archivo General de la Nación y la
aplicable a la entidad.
 Que sirva como herramienta para el cumplimiento de los objetivos
institucionales definidos en la Misión y Visión de la entidad.
 Que ofrezca servicios eficaces para toda la entidad, respetando el concepto de
archivo total y acogiendo el uso adecuado de las TRD.
 Funcionalidad con todos los procesos , permitiendo la calidad y satisfacción
en la prestación de los servicios.
 Estudios para verificar el mejor SGD de acuerdo a los recursos financieros y
tecnológicos de la entidad y que a su vez se acople a la necesidades y
requerimientos de la misma.
 Que se pueda manejar un protocolo de seguridad eficiente, garantizando la
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
Gestión Documental II 30
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
 Se lleva un control del ciclo vital del documentos con la ayuda de las TRD, lo que
permite el cumplimiento de la Ley General de Archivos, además de preservar la
memoria institucional.
 Se tiene un personal calificado para los procesos normativos y técnicos que se
requieren.
 Se maneja normas como que la consulta, préstamo y reproducción de documentos
ya tiene un procedimiento establecido, el cual se debe respetar, cuidando de la
reserva legal de los documentos.
 Los funcionarios deben tener permisos para el acceso a la información.
Gestión Documental II 31
Al realizar este trabajo se ve la importancia de un buen SGD en una
entidad, debido a que sirve para normalizar, regular la producción, definir
los procesos, elaborar los instrumentos de gestión de documentos,
mejorando la administración, la custodia y la conservación de los
documentos en la misma, ayudando a un mejor flujo, trazabilidad y
disposición de la información, para cada una de las gestiones que la
entidad requiera.
Gestión Documental II 32
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. DECRETO 2609
DE2012. 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades
del Estado". Bogotá D.C, 14 de diciembre de 2012.

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Sistemas de Gestión Documental: Conceptos y Requisitos BásicosEl documento presenta conceptos básicos sobre los Sistemas de Gestión Documental (SGD), incluyendo su definición, objetivos, componentes y requisitos para su implementación de acuerdo con la normatividad colombiana. Aborda temas como la clasificación documental, tablas de retención documental, procesos de eliminación, acceso a la información y preservación a largo plazo. Presenta también una tabla con las características mínimas que debe reunir un

  • 1.
  • 2. SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNIDAD IV YEIMI CONSTANZA PARRA CARRILLO Estudiante LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Docente UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES GESTIÓN DOCUMENTAL II G4 BOGOTÁ 2015
  • 3. Gestión Documental II 3 El presente trabajo se hace con el fin de conocer y reconocer el verdadero funcionamiento de un Sistema de Gestión Documental, y al mismo tiempo como al ser profesionales de la información debemos implementarlo dependiendo de las necesidades y recursos de cada entidad, para adquirir una óptima gestión documental logrando así un acceso y disponibilidad de la información eficiente y eficaz.
  • 4. Gestión Documental II 4  Conceptualizar y analizar un Sistema de Gestión Documental  Conocer la importancia y beneficios de implementar un buen SGD  Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un Sistema de Gestión Documental, a la luz del Decreto 2609 de 2012.
  • 5. Gestión Documental II 5 Investigación individual
  • 6. Gestión Documental II 6 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación. S G D Requisitos •Es un sistema creado que permite la administración de la información en las entidades, logrando que sus dependencias interactúen entre sí, para alcanzar los objetivos o metas trazadas, a través de la homogeneización y sistematización de los procedimientos y tratamientos de la documentación, obteniendo así el correcto funcionamiento de las mismas con agilidad y transparencia en el flujo de la información. •Que permita cumplir con la normatividad (Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y la inherente a la entidad). •Tener un recurso humano capacitado. •Análisis y enfoque de las necesidades y objetivos de la Entidad. •La estructura orgánico-funcional de la entidad plasmada en los CCD y TRD. •Aprobación y publicación del manual de funciones, procesos y los procedimientos de la gestión de documentos. •La capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.
  • 8. Gestión Documental II 8 Cuadro de Clasificación Documental-CCD •Soporta el CCD •CCD jerárquico •Enunciar •Creación previa del CCD •Creación de elementos •Interfaz gráfica •Reubicar •Soportar metadatos •Editar identificados y título Referenciación •Auditoría •Inventario
  • 9. Gestión Documental II 9 Conservación, eliminación o transferencia •TRD •Comprobar y ejecutar la TRD •Actas de eliminación •Modificar TRD •Transferencia •Traza transferencia •Formatos •Expedientes híbridos •Varias transferencias •Eliminar Captura y registro •Captura en CCD •Captura en metadatos •Captura de documento •Formatos de captura
  • 10. Gestión Documental II 10 Búsqueda, recuperación y presentación •Búsquedas •Búsquedas combinadas •Búsquedas comodines •Interfaz gráfica •Recuperación de datos •Revelar información •Recuperar al usuario público Administración •Parámetros del sistema •Copias de seguridad •Administración CCD •Gestión de usuarios •Informes de Administración •Auditoría •Nivel de seguridad •Eliminación
  • 11. Gestión Documental II 11 Otros •Gestión total de expedientes •Vinculación con Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos – SGDE •Interactuar •Copiado •Firma electrónica Como podemos apreciar se requiere de varios componentes para la implementación de un SGDE, debido a que no se trata solo de guardar la información o apoyar la iniciativa de Cero Papel, sino que debe garantizar el cuidado del mayor valor que tiene la entidad…la información, por lo cual es necesario encontrar un sistema que nos permita garantizar la normalización, la buena gestión y preservación de los documentos electrónicos de archivo.
  • 12. Gestión Documental II 12 Cuadro de clasificación •CCD jerárquico multinivel •Creación y gestión de varios CCD •CCD distribuido Referenciación •Vocabularios controlados •Referencias cruzadas •Entradas múltiples •Informes
  • 13. Gestión Documental II 13 Conservación, eliminación y transferencia •Actualizar las TRD Búsquedas, recuperación y presentación •Búsquedas homogéneas •Ordenación de los resultados otros •Interactuar con otros SGDEA
  • 14. Gestión Documental II 14 Infografía tomada de http://www.archivogeneral.gov.co/sites /all/themes/nevia/PDF/SINAE/Producto s%20SINAE%202012/SGDEA.pdf Infografía tomada de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/ne via/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/infoEx pedienteV04curvas%20(1).pdf
  • 15. Gestión Documental II 15 2. Indague y explique cada una de las generalidades del Sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
  • 16. Gestión Documental II 16 a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. •Se debe hacer uso de los CCD, como la herramienta con la cual se clasifican, agrupan y describen las Secciones, Subsecciones, series y subseries de la entidad, permitiendo mantener un orden jerárquico, coherente y por ende una mejor administración en la documentación independientemente de su soporte. b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). •Se debe respetar el ciclo vital del documento por lo cual conviene estipular los términos en las TRD y TVD, ya que gracias a esto se logra crear un verdadero control que permitirá una adecuada disposición final.
  • 17. Gestión Documental II 17 c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. •Cumplir con la disposición final de los documentos, ya que esto evita una acumulación innecesaria de los mismos, sin olvidar dejar un registro o acta de eliminación. d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. •Se debe establecer procedimientos idóneos que permitan llevar un control riguroso de todo el ciclo de vida del documento, para evitar la alteración de la información.
  • 18. Gestión Documental II 18 e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. •A través de los CCD unificar los documentos en las series y subseries descritas en él, para que se evidencie su gestión o trámite y estado real. f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. •Lograr que los documentos que no tengan ninguna restricción en su privacidad puedan estar disponibles para cualquier usuario en el menor tiempo posible, lo que garantiza una agilidad en los trámites.
  • 19. Gestión Documental II 19 g. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. •Se debe velar por la conservación de la información independientemente de su soporte.
  • 20. Gestión Documental II 20 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
  • 21. Gestión Documental II 21 Se debe tener en cuenta los procesos, procedimientos y manuales de funciones para lograr reflejar los verdaderos tramites de la entidad. Explicación Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades. a. Conformidad Se deben manejar procesos , procedimientos o interfaces que se complementen, funcionen y no alteren el buen funcionamiento de los diferentes sistemas constituidos en la entidad , para garantizar el flujo interno y externo de la información sin restricción de acceso o implementación. Explicación Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes. b. Interoperabilidad
  • 22. Gestión Documental II 22 Se debe llevar una homogeneidad en la descripción de los metadatos para lograr una uniformidad en los captura de los mismos y por ende una mejor recuperación de la información. Explicación Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos. d. Metadescripción. Se deben regular los permisos para el acceso de la información o documentación, para respetar la preservación de la confidencialidad, la integridad, la autenticidad, la trazabilidad y la fiabilidad, garantizando así la transparencia en la entidad. Explicación Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro. c. Seguridad.
  • 23. Gestión Documental II 23 Se debe manejar una interfaz amigable que permita un fácil acceso a la información y que a demás permita una buena interacción con los usuarios. Explicación La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible. f. Diseño y funcionamiento. Se les puede dar un valor agregado a los documentos a través de los metadatos, sin alterar su originalidad. Explicación El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos. e. Adición de contenidos
  • 24. Gestión Documental II 24 Se debe cuidar de las características principales del documento, por medio de restricciones o autorizaciones para la utilización o edición de los documentos, para los tramites que se requieran y que son hechos por los funcionarios. Explicación Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento. h. Disponibilidad y acceso. Se debe manejar programas que permitan conectar la información entre sí , para obtener un mejor control sobre los datos y a la vez una mejor accesibilidad a dicha información. Explicación Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental. g. Gestión Distribuida.
  • 25. Gestión Documental II 25 Independientemente de la tecnología que se utilice se debe asegurar la preservación , conservación y distribución de la información a corto, mediano y largo plazo. Explicación El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. i. Neutralidad tecnológica.
  • 26. Gestión Documental II 26 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo. SGD Entidad: Agencia Colombiana para la reintegración Viviana Figueroa
  • 27. Gestión Documental II 27  Primero se realizó una Investigación preliminar donde se examinó la misión, la visión, la estructura organizacional de la entidad para mejorar las TRD existentes y a la vez para demostrar como la gestión eficiente de documentos puede garantizar un buen funcionamiento y la preservación de la memoria institucional.  Segundo se practicó un análisis a las dependencias para reconocer los tipos documentales que producen y utilizan, que tipos de formatos y soportes se requieren para el buen funcionamiento de sus actividades, permitiendo consolidar los CCD, crear diagramas de flujos, reconociendo la trazabilidad de los procesos como también designar responsabilidades dentro de la entidad.
  • 28. Gestión Documental II 28  Tercero se efectuó un estudio de los sistemas ya creados para encontrar las fallas y planear las mejoras para lograr la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración  Cuarto se generó un informe donde se establecen las políticas, normas, procesos y procedimientos, tecnología aplicable para una buena gestión documental, complementando así las mejoras para el sistema de gestión documental tanto en su diseño , implementación y administración.  Quinto se empieza a implementar con las herramientas creadas las TRD, los CCD, software que cumple con los requerimientos para los procesos y se realizo una capacitación para el personal.
  • 29. Gestión Documental II 29 5. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?  La normatividad existente dada por Archivo General de la Nación y la aplicable a la entidad.  Que sirva como herramienta para el cumplimiento de los objetivos institucionales definidos en la Misión y Visión de la entidad.  Que ofrezca servicios eficaces para toda la entidad, respetando el concepto de archivo total y acogiendo el uso adecuado de las TRD.  Funcionalidad con todos los procesos , permitiendo la calidad y satisfacción en la prestación de los servicios.  Estudios para verificar el mejor SGD de acuerdo a los recursos financieros y tecnológicos de la entidad y que a su vez se acople a la necesidades y requerimientos de la misma.  Que se pueda manejar un protocolo de seguridad eficiente, garantizando la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
  • 30. Gestión Documental II 30 ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?  Se lleva un control del ciclo vital del documentos con la ayuda de las TRD, lo que permite el cumplimiento de la Ley General de Archivos, además de preservar la memoria institucional.  Se tiene un personal calificado para los procesos normativos y técnicos que se requieren.  Se maneja normas como que la consulta, préstamo y reproducción de documentos ya tiene un procedimiento establecido, el cual se debe respetar, cuidando de la reserva legal de los documentos.  Los funcionarios deben tener permisos para el acceso a la información.
  • 31. Gestión Documental II 31 Al realizar este trabajo se ve la importancia de un buen SGD en una entidad, debido a que sirve para normalizar, regular la producción, definir los procesos, elaborar los instrumentos de gestión de documentos, mejorando la administración, la custodia y la conservación de los documentos en la misma, ayudando a un mejor flujo, trazabilidad y disposición de la información, para cada una de las gestiones que la entidad requiera.
  • 32. Gestión Documental II 32 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. DECRETO 2609 DE2012. 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". Bogotá D.C, 14 de diciembre de 2012.