予防接種受付予約システム ちゅうしゃうっ太郎
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小児科、内科、産婦人科、プライマリケアを標榜する医療機関様向け クラウドシステム予防接種受付予約システムちゅうしゃうっ太郎と、接種履歴管理 うっ太郎GENKI手帳の紹介。予防接種マネジメントとかかりつけ世帯との情報共有とネット予約に。医療機関様へ無料お試しモニターを募集しています！ 2014/6/22東京、2014/8/31大阪にて説明会を予定しています。是非ご来場ください。 http://www.e-chusya.com
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予防接種受付予約システム ちゅうしゃうっ太郎
- 6. 複数の医療機関で接種しても接種履歴を一元管理 ネット予約は医療機関窓口でのやりとりを再現 かかりつけ世帯もいつの間にかワクチン通 予約は、 PC 、スマホ、ガラケーに対応！ かかりつけ世帯と医療機関が情報共有 接種履歴を積み上げ、窓口での予約相談と同じフロー かかりつけ世帯が利用する うっ太郎 GENKI 手帳かかりつけ世帯が利用する うっ太郎 GENKI 手帳
- 8. STEP1. 家族、子どもの生年月日を登録 STEP2. 過去の接種履歴、子どもの出生児情報を転記 SREP3. 時間があれば、ワクチン豆知識で予習 空メールから新規ユーザー登録 登録完了後、詳細情報入力登録完了後、詳細情報入力
- 9. STEP1. かかりつけ医療機関として登録・情報共 有 次回からは、ログインすれば簡単にリン ク STEP2. 医療機関からの説明、お知らせを確認 SREP3. 予約を開始 かかりつけ医療機関の予約受付サイトへ ポスターなど 配布物を院内に設 置
- 11. 予約時に接種当日の 年齢を表示し注意喚 起 指定の年齢以外接種を受 付られないものは、期限 の日程を表示して予約制 限 例） 2014 年２月 24 日までの 日程を選択してください 接種当日の年齢の確認
- 17. 制度変更や医療機関の方針を柔軟に設定するワクチン マスタ 余裕をもった患者情報の共有で誤接種のリスクを削減 帳票作成、集計事務作業の単純作業時間削減 ネット予約と窓口での手動予約は併用 OK 第一線で活躍する 実際の小児科のノウハウを自動化したシステム 医療機関の予防接種マネジメン ト ちゅうしゃうっ太郎 医療機関の予防接種マネジメン ト ちゅうしゃうっ太郎
- 18. 狂犬病・腸チフス 破傷風 渡航ワクチンも追 加 狂犬病・腸チフス 破傷風 渡航ワクチンも追 加 全 25 種全 25 種 取り扱いいただける ワクチンは ワクチンマスタで取り扱いワクチンを自由に選択
- 28. 告知資料は、成約後、テンプレートをセットでご提供！ ① 診療所掲示用 A3 ポスター５枚 ② スマホ・ PC ・ガラケー用 かかりつけ世帯操作マニュアル PDF データ 印刷して配布していただけます！ ③ ホームページ掲載用 告知ページ HTML テンプレート 設定さえ完了していれば、すぐに、 告知と運用が開始できます！ 設定さえ完了していれば、すぐに、 告知と運用が開始できます！
- 30. クラウドなので低コスト ① 必要なのは、インターネットにつながる PC とプリンタのみ！ 特殊な機器を導入いただく必要はありません。 ② ２４時間予約が可能で経費は１日換算約 600 円！ アルバイトの１時間の時給より低コスト
- 34. 開発元：ビープラスシステムズ株式会社会社概 要 所在地 大阪府大阪市鶴見区緑１丁目１５番１８号 設立 １９９８年 7 月 28 日 代表取締役 社長 服部 祥三 代表取締役 石井 桂子 資本金 ９００万円 認証・資格・受賞歴 ・ 一般第二種電気通信事業者 ・ 特許出願番号：特願 2011-152516 ・ ちゅうしゃうっ太郎 商標登録 5525681 号
Editor's Notes
- 実際、診察予約システムや、インフルエンザの予約システムは、ルールが簡単で、ターゲットも広いことから、すでに活用している医療機関は多数ありますが、 予防接種の制度は、ここ数年、毎年のように改訂が行われていることからも、システム化するのが非常に難しいと言われています。 では、こどもをメインにした予防接種の受付業務はどのように行われているのでしょうか。
- 手作業の予約業務では、熟練のスタッフでなければ、みづらい手書きの母子手帳を元に、窓口で瞬時の判断と、電話での情報伝達は、非常に難しくリスクが高いです。 また、かかりつけ世帯側も、予約をとるのを待つだけでひと苦労。 医療機関にとっても、かかりつけ世帯にとっても、時間の余裕をもった事前の情報共有と２４時間予約を受付け、変更できるという環境は、感染症の蔓延を食い止めるための接種率を上げる上でも、社会的意義が非常に高いのです。
- そこで、これらの課題を解消するために開発したのが、かかりつけ世帯用のうっ太郎シリーズです。 かかりつけ世帯が利用する うっ太郎GENKI手帳の特徴は、次の４つです
- こちらが、うっ太郎のシステム構成です。 ちゅうしゃうっ太郎の特徴は、１つの医療機関の中で、診察券番号をIDとしてアカウントを取得するという方法ではなく、うっ太郎GENKI手帳に登録すれば、対応する医療機関であればどこでもこのユーザーアカウントで時系列の情報共有とネット予約ができるのです。
- それでは、うっ太郎GENKI手帳から対応医療機関で予約をとる方法をご覧ください。 かかりつけ世帯の代表者が「うっ太郎GENKI手帳」にユーザ登録をし、子どもをはじめとする家族の情報を登録します。 登録は簡単。空メールを送信して確認メールを受信して個人情報を入力。登録完了まで３分程度です。 小学校入学前のお子様がいる場合は、過去の接種履歴、出生児情報を入力しておきます。小学校以上のお子様や成人のご家族の場合は、すべての過去履歴を入力しなくても、最近接種した予防接種の履歴をわかる範囲で登録していただくだけでも、予約に進んでいただくことは可能です。
- ユーザは、「ちゅうしゃうっ太郎」を導入している医療機関の予約受付サイトにアクセスし「かかりつけに登録する」ボタンをクリックすれば、かかりつけ医療機関との情報共有が開始されます。 「かかりつけ」医療機関は、複数登録していただくことができます。 うっ太郎が今後、地域で、そして全国に広がれば、いつも通っている医療機関で予約がいっぱいでも、引っ越しをしても、いつもと同じ方法で簡単に医療機関と情報を共有しながらネット予約を行うことができるようになります。
- 予約を開始するとワクチンが予約できる日時一覧の中から、日程を選択します。 このとき、日程一覧の中で、直近の接種履歴や予約の日程の中で絶対に予約ができないので選んではいけない日程のヒントを表示します。 ヒントを参考に日程を選びます。
- 予約患者の接種当日の年齢を確認し、定期接種期間かどうかを確認。 接種を受け付けている年齢をすぎている場合は、接種できる日程の下限と上限を表示し、日程選択の目安を表示します。 定期接種期間でなければ、お金がかかるという旨の注意喚起のアラートを表示します。
- うっ太郎に登録されている最後の接種履歴を表示。この履歴が、直近のものでなければ、ここで修正を行うことができます。
- 複数回セットの予防接種であれば、今回何回目の接種を希望しているのか。もし前回の履歴がなければ、前回の履歴の登録を行います。 履歴が正しいかどうかの確認と、接種間隔の確認、年齢の確認をクリアして、予約完了となります。
- さらに、同日同時接種したい予防接種を選択して、接種履歴から予約が可能かどうかを判断して予約を受け付けていきます。 同時接種の候補は、接種が受け付けられている年齢を実施日当日にすぎてしまっている予防接種は非表示となり、誤った組み合わせの予約を排除します。
- 予約が完了するとうっ太郎GENKI手帳のマイページに予約の一覧が表示され、予約確認のメールが来ます。 予約当日の前日の朝には、もう一度、予約お知らせメールが到着し、うっかり通院しわすれることを防ぎます。 予約日の都合が悪くなれば、「キャンセル」か「変更」で日程の変更もネットから行えます。
- この予約の流れは、医療機関側の管理画面から医療機関の方針にそってカスタマイズすることができます。 では、このガイダンス機能を適切に設定できる医療機関側 ちゅうしゃうっ太郎の設定をご覧いただきたいと思います。 主な特徴はこの４つ
- まず設定いただくのは、こちらのワクチンマスタです。 このワクチンマスタのルール設定に応じて、医療機関ごとの予約受付サイトのガイダンスの質問項目や、制限設定を変更することができます。 取り扱いワクチンは、商品の品出しのように扱っているものだけをアクティブにして、取り扱いのないものは予約項目から非表示にしたり、予約受付期間をこんトールすることができます。取り扱えるワクチンは現在２２種です。
- ワクチンマスタは、初期設定時に各ワクチンとも、全国統一の基本的なルール設定がそのまま反映されています。医療機関は、独自の方針があったり、急な制度の変更があった場合は、このワクチンマスタから、設定を変更していただくことができます。 設定できる項目は、10項目、今年春に予定している改変では、年齢だけでなく学年での設定や、推薦する同時接種の組み合わせまで指定して、患者の年齢と医療機関の方針にそった予防接種の予約を促すことができます。 医療機関側で設定できる項目は10項目。今年春に予定している改変では、年齢だけでなく学年での設定や、推薦する同時接種の組み合わせまで指定して、患者の年齢と医療機関の方針にそった予防接種の予約を促すことができます。
- 次に予約枠の作成を行います。
- 予約枠は定員制で、細かく設定することができます。どんなワクチンを受け付けるか、何分間隔で、何人受け付けるか、ネット予約を受け付けるか、受け受けない枠なのか。 曜日によって、時間によって、次期によって、医療機関の方針に合わせて手書きの台帳のように受付内容を柔軟に扱うことができます。
- 実際に予約が入ると、このように患者情報が一覧になって表示されます。 接種当日の満年齢や予約ワクチンの組み合わせが一目でわかります。 接種年齢が定期接種期間をはずれている予約、分割接種の上限の期間をすぎているものがあるときは、予約枠に色をつけて、注意を促します。
- 患者のいままでの接種履歴も確認ができ、不適切な予約でないかどうかや、在庫が足りるかどうかを接種当日までに、事前に確認することができます
- どうしてもネットからの予約が難しい方、接種当日に次回の予約をとって帰られる方のために、窓口で予約を受け付けることもできます。 予約確定前には、受付担当スタッフが、計算間違えをしないよう、前回の履歴からの日付の間隔と、患者の当日年齢、予約しようとしている日程より先の日程で適切な間隔が空いていない他の予約がないかどうかなど、チェックしながら確定できるようにし、計算の手間と計算ミスの確率を減らします。
- こうして、窓口で予約した予約には、赤い「割込」の文字が表示され、患者側か、もしくは医療機関側が予約を確定したかが、はっきりわかるようになっています。
- 予約が埋まっていくと、当日に必要なワクチンの容量、ワクチンごとの接種人数、予約者のリストなど、今まで手で管理しておられた帳票が、エクセルでダウンロードできます。前日までの発注業務、当日の受付業務に必要な帳票作成の手間がはぶけます。 当日、実際に予防接種が完了すると、実施済のフラグを、そして、予約はあったが、当日接種を見送った方には「未」のフラグをたてます。 実施済のフラグで、患者の接種履歴は、かかりつけ世帯も医療機関側の情報も更新され、転記の必要がなくなります。
- 医療機関で、地方自治体への定期接種の請求や、経営分析に必要な、接種実施人数の計算も、集計分析からダウンロードして、集計の手間を省きます。 日々の在庫一覧票もロット番号別、メーカー別の帳票出力します。
- 医療機関で、地方自治体への定期接種の請求や、経営分析に必要な、接種実施人数の計算も、集計分析からダウンロードして、集計の手間を省きます。 日々の在庫一覧票もロット番号別、メーカー別の帳票出力します。
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- このシステムを導入していただければ、医療機関にとっては熟練の予防接種担当者に受付事務を２４時間任せて、ドクターとスタッフは、確認業務とより高度な医療相談と接遇、かかりつけ世帯とのコミュニケーション向上に注力できるようになります。 うっ太郎は、予防接種業務マネジメントの心強いアシスタントとして、予防接種の取り扱いに高いハードルを感じる医療機関でも、予防接種事業の運営をサポートします。 かかりつけ世帯も、予防接種を接種と健康相談ができる医療機関が、より一層身近になります。