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Técnica Asistencia Administrativa COLFEM
Tema: Sistema Alfabético Nominativo Grado: Décimo
Realice los siguientes ejercicios teniendo en cuenta las reglas.
1. La Editorial Centroamericana S.A. desea organizar las hojas de vida de su personal, entre
los que se encuentran vinculados:
Ana Elvira Cantillo Restrepo C.C. 20.580.788
Arq. Raimundo Sojo Mira C.C. 6.431.976
Ana María Cantillo Restrepo C.C. 37.210.800
Genaro Díaz-Granados Jiménez C.C. 3.569.000
Dr. Jaime Posada Rovira C.C. 7.456.980
Rosmira Mc Allister de Pérez C.C. 32.980.710
Roberto Ricardo Alfonso C.C. 3.790.210
Ana María Cantillo Restrepo C.C. 22.258.980
Juan Víctor Mata Ballesteros C.C. 5.700.917
Aleyda Velásquez Rincón C.C. 40.327.950
Recuerde las siguientes reglas:
 Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento
de identidad, la dirección o cualquier otro dato de que se disponga para
diferenciarlos.
 Apellidos con prefijos y apellidos compuestos: Las preposiciones, contracciones,
artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos , no se consideran
elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada
elemento. Ejemplo:
Amanda Del Real López…………………………Del Real López, Amanda
Orlando Díaz-Granados Peralta…………….Díaz-Granados Peralta, Orlando
Arthur L`Engle……………………………………….L`Engle, Arthur
Robert Mc Deerey…………………………………Mc Deerey, Robert
 Nombres desconocidos y nombres usados indistintamente como nombres o como
apellidos: Cuando no existe seguridad o certeza sobre cuál es el nombre y cuál el
apellido, pueden clasificarse tal como aparecen. Ejemplo:
Idinael Alfonso
Lee Chang
 Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios, entre otros: Cuando están
acompañados del nombre completo, porque así son solicitados, este dato se coloca
al final, entre paréntesis. Se puede considerar como elemento de clasificación si hay
homónimos. Ejemplo:
Álvarez, Ignacio (capitán)
Bello, Jairo (Arquitecto)
Bello, Jairo (Ingeniero)
 Nombre de mujeres casadas: Existen dos criterios.
Técnica Asistencia Administrativa COLFEM
Tema: Sistema Alfabético Nominativo Grado: Décimo
Primero: En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para
efectos legales o comerciales. Basados en esta norma, las entidades privadas y
oficiales, toman como primer apellido el paterno. Ejemplo
María Victoria Rueda de Pérez……………..Rueda de Pérez, María Victoria
Emilia Posada viuda de Escobar…………….Posada viuda de Escobar, Emilia
Segundo: Tiene su origen en la costumbre norteamericana, de tomar como primer
apellido el del esposo.
María Victoria Rueda de Pérez…………..Pérez, María Victoria Rueda de
Emilia Posada viuda de Escobar…………Escobar, Emilia Posada viuda de
2. La empresa Distribuidora Americana S.A. desea organizar su archivo de clientes, entre los
que se encuentran los que se citan a continuación:
Urbanización El Estoril
Comité de Arroceros del Huila
Asociación de Juventudes Católicas
Instituto Nacional de Recreación y deporte
Almacén El Labriego & Cía.
Restaurante los 3 Amigos
Hospital La Misericordia
Boutique 5ª. Avenida
Notaría 8ª.
Notaria 32
Notaría 11
Banco Nacional de Cafeteros
Floristería de Andrés Cuervo
Textiles A. B. C.
Recuerde las siguientes reglas:
 En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que puede inducir
a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitar el abuso de
siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede colocar al
final, entre paréntesis, como un dato aclaratorio. Ejemplo:
Nombre Primer
unidad
Segunda
unidad
Tercera
unidad
Cuarta
unidad
Quinta
unidad
Emisora H. J. C. K Emisora H J C K
J. V. Mogollón & Cía. J V Mogollón & Cía.
Asociación Protectora
de Animales (APA)
Asociación Protectora
de
Animales
 Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si
estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando el nombre de una razón social
existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías, juzgados,
Técnica Asistencia Administrativa COLFEM
Tema: Sistema Alfabético Nominativo Grado: Décimo
almacenes de cadena, entre otros, este conserva el orden y la escritura numéricos.
Ejemplos:
Emisora 1100…………………………Emisora mil cien
Almacén avenida 39……………….Almacén avenida treinta nueve
Notaría 13………………………………Notaría 13
Juzgado 25 civil municipal………Juzgado 25 civil municipal
 Los nombres completos de personas naturales, en algunas ocasiones, forman parte
de la razón social. El criterio más común para organizarlos es la regla general: tal
como aparecen; pero existe también otra norma que se aplica con bastante
frecuencia; organizarlos como se organizan los nombres de las personas naturales:
por el primer apellido. Ejemplo:
Juan Iguazú e Hijos Limitada………………………………Iguazú e Hijos Limitada, Juan
 Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales como compañía, sociedad,
empresa, instituto, almacén, entre otras; cuando es un archivo existen más de cinco
razones sociales con palabras comunes, estás constituyen un grupo genérico y para
efectos de archivo no son palabra de orden, sino la subguía. Así, en la clasificación
se organizan a partir de la segunda unidad. Ejemplo:
Empresa Colombiana de Gas S.A.
Empresa Industrial Colombo-Venezolana S.A.
Empresa Nacional de Electricidad S.A.
Empresa Mexicana de Módulos S.A.
La organización correcta será:
Colombiana de Gas S.A. (Empresa)
Industrial Colombo-Venezolana S.A. (Empresa)
Mexicana de Módulos S.A. (Empresa)
Nacional de Electricidad S.A. (Empresa)
Estas son algunas abreviaturas más comunes en el comercio:
 Cía.=Compañía
 Ltda.=Limitada
 S.A.=Sociedad Anónima
 C.A.=Compañía Anónima
 S.R.L.=Sociedad de Responsabilidad Limitada
 S.A.S.=Sociedad por acciones simplificada

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Ejercicio ordenamiento

  • 1. Técnica Asistencia Administrativa COLFEM Tema: Sistema Alfabético Nominativo Grado: Décimo Realice los siguientes ejercicios teniendo en cuenta las reglas. 1. La Editorial Centroamericana S.A. desea organizar las hojas de vida de su personal, entre los que se encuentran vinculados: Ana Elvira Cantillo Restrepo C.C. 20.580.788 Arq. Raimundo Sojo Mira C.C. 6.431.976 Ana María Cantillo Restrepo C.C. 37.210.800 Genaro Díaz-Granados Jiménez C.C. 3.569.000 Dr. Jaime Posada Rovira C.C. 7.456.980 Rosmira Mc Allister de Pérez C.C. 32.980.710 Roberto Ricardo Alfonso C.C. 3.790.210 Ana María Cantillo Restrepo C.C. 22.258.980 Juan Víctor Mata Ballesteros C.C. 5.700.917 Aleyda Velásquez Rincón C.C. 40.327.950 Recuerde las siguientes reglas:  Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad, la dirección o cualquier otro dato de que se disponga para diferenciarlos.  Apellidos con prefijos y apellidos compuestos: Las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos , no se consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento. Ejemplo: Amanda Del Real López…………………………Del Real López, Amanda Orlando Díaz-Granados Peralta…………….Díaz-Granados Peralta, Orlando Arthur L`Engle……………………………………….L`Engle, Arthur Robert Mc Deerey…………………………………Mc Deerey, Robert  Nombres desconocidos y nombres usados indistintamente como nombres o como apellidos: Cuando no existe seguridad o certeza sobre cuál es el nombre y cuál el apellido, pueden clasificarse tal como aparecen. Ejemplo: Idinael Alfonso Lee Chang  Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios, entre otros: Cuando están acompañados del nombre completo, porque así son solicitados, este dato se coloca al final, entre paréntesis. Se puede considerar como elemento de clasificación si hay homónimos. Ejemplo: Álvarez, Ignacio (capitán) Bello, Jairo (Arquitecto) Bello, Jairo (Ingeniero)  Nombre de mujeres casadas: Existen dos criterios.
  • 2. Técnica Asistencia Administrativa COLFEM Tema: Sistema Alfabético Nominativo Grado: Décimo Primero: En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales o comerciales. Basados en esta norma, las entidades privadas y oficiales, toman como primer apellido el paterno. Ejemplo María Victoria Rueda de Pérez……………..Rueda de Pérez, María Victoria Emilia Posada viuda de Escobar…………….Posada viuda de Escobar, Emilia Segundo: Tiene su origen en la costumbre norteamericana, de tomar como primer apellido el del esposo. María Victoria Rueda de Pérez…………..Pérez, María Victoria Rueda de Emilia Posada viuda de Escobar…………Escobar, Emilia Posada viuda de 2. La empresa Distribuidora Americana S.A. desea organizar su archivo de clientes, entre los que se encuentran los que se citan a continuación: Urbanización El Estoril Comité de Arroceros del Huila Asociación de Juventudes Católicas Instituto Nacional de Recreación y deporte Almacén El Labriego & Cía. Restaurante los 3 Amigos Hospital La Misericordia Boutique 5ª. Avenida Notaría 8ª. Notaria 32 Notaría 11 Banco Nacional de Cafeteros Floristería de Andrés Cuervo Textiles A. B. C. Recuerde las siguientes reglas:  En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que puede inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitar el abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede colocar al final, entre paréntesis, como un dato aclaratorio. Ejemplo: Nombre Primer unidad Segunda unidad Tercera unidad Cuarta unidad Quinta unidad Emisora H. J. C. K Emisora H J C K J. V. Mogollón & Cía. J V Mogollón & Cía. Asociación Protectora de Animales (APA) Asociación Protectora de Animales  Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías, juzgados,
  • 3. Técnica Asistencia Administrativa COLFEM Tema: Sistema Alfabético Nominativo Grado: Décimo almacenes de cadena, entre otros, este conserva el orden y la escritura numéricos. Ejemplos: Emisora 1100…………………………Emisora mil cien Almacén avenida 39……………….Almacén avenida treinta nueve Notaría 13………………………………Notaría 13 Juzgado 25 civil municipal………Juzgado 25 civil municipal  Los nombres completos de personas naturales, en algunas ocasiones, forman parte de la razón social. El criterio más común para organizarlos es la regla general: tal como aparecen; pero existe también otra norma que se aplica con bastante frecuencia; organizarlos como se organizan los nombres de las personas naturales: por el primer apellido. Ejemplo: Juan Iguazú e Hijos Limitada………………………………Iguazú e Hijos Limitada, Juan  Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén, entre otras; cuando es un archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, estás constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabra de orden, sino la subguía. Así, en la clasificación se organizan a partir de la segunda unidad. Ejemplo: Empresa Colombiana de Gas S.A. Empresa Industrial Colombo-Venezolana S.A. Empresa Nacional de Electricidad S.A. Empresa Mexicana de Módulos S.A. La organización correcta será: Colombiana de Gas S.A. (Empresa) Industrial Colombo-Venezolana S.A. (Empresa) Mexicana de Módulos S.A. (Empresa) Nacional de Electricidad S.A. (Empresa) Estas son algunas abreviaturas más comunes en el comercio:  Cía.=Compañía  Ltda.=Limitada  S.A.=Sociedad Anónima  C.A.=Compañía Anónima  S.R.L.=Sociedad de Responsabilidad Limitada  S.A.S.=Sociedad por acciones simplificada