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EDUCAFEM SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTIÓN EDUCATIVA
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La institución educativa Colegio Nacionalizado Femenino de Villavicencio, posee
actualmente una población de 2.583 estudiantes, representadas en 2.231 familias a lo
largo de la ciudad de Villavicencio, la cual carece de un sistema de información que
integre a toda la población educativa (administrativos, docentes, directivos, estudiantes,
padres de familia o acudientes) con los procesos administrativos y de formación
académica de una forma confiable y oportuna.
Asimismo de acuerdo a la reciente Ley del Ministerio de Educación Nacional
(Ley No. 1620 de Marzo de 2013) que dice que en las instituciones educativas de
carácter oficial, los docentes y directivos en el marco de las funciones asignadas a su
respectivo cargo, serán responsables por hacer efectiva la implementación del Sistema
Nacional de Convivencia Escolar al interior de las mismas, por ende se hace necesario
implementar el sistema de información para que ayude al buen desarrollo y
cumplimiento de la norma en la institución.
2. JUSTIFICACIÓN
Debido a la necesidad de un sistema de información que cubra las insuficiencias
de la institución referentes al cumplimiento de sus compromisos administrativos,
académicos y de convivencia, se propone crear EDUCAFEM el cual favorecerá el
mejoramiento de la calidad de la educación, ofreciendo los mecanismos requeridos para
entregar una información oportuna, ordenada y eficaz. Además podrá cumplir con la Ley
No. 1620 de Marzo de 2013 pues incluye un módulo registro de observaciones de
convivencia donde se puede hacer el registro del observador del alumno que incluso el
padre lo puede consultar, el objetivo es compartir información con padres y estudiantes,
para esto a través de la opción de correo interno, la institución puede compartir
estrategias, mecanismos de prevención, programas y actividades inherentes, manual de
convivencia y demás información pertinente. El sistema además te permite el ingreso de
notas, acceso a estudiantes y acudientes, generación de reportes, entre otras opciones.
Es más que un buen Software Tradicional de calificaciones para colegio, la
plataforma es una herramienta que Integra en un solo sitio a Estudiantes, Padres de
Familia, Docentes y Directivos, quienes pueden ingresar desde cualquier lugar del mundo
con conexión a internet y acceder a información valiosa como: Calificaciones, Tareas,
Informes, Logros pendientes, Comportamientos, Estadísticas, Desempeño Académico,
Recursos Educativos, Material didáctico y muchos más de acuerdo al perfil de cada
persona.
3. REQUISITOS DEL SISTEMA
3.1 Tecnológicos
Al tratarse de un sistema de información Web, es decir que todo la información se
guarda en la nube es necesario contar con acceso a Internet, preferiblemente banda ancha,
esto facilita el acceso a los diferentes usuarios del sistema.
Los equipos de cómputo deben contar con un Sistema Operativo
Windows/Linux/MAC/etc, con un navegador de Internet: Explorer, Firefox, Opera,
Chrome (recomendado) y con una resolución de pantalla de 1024 x 768 píxeles.
3.2 Informativos
El colegio Nacionalizado Femenino contará con su propia página Web y podrá
acceder desde allí a su propia plataforma virtual de acuerdo a las necesidades
establecidas para cada usuario, además prestará un completo servicio en la presentación
de informes, entrega de resultados y solicitud de documentación requerida por los padres
de familia.
Por otro lado gozará de un servicio gratuito de información al usuario referente a
los procesos que adelanta la institución en materia de eventos, calendarios académicos,
procesos de inscripción y matriculas de estudiantes.
3.3 Humanos
Se ofrece un sistema de información alimentado por un servidor en una página
Web habilitando a todos los usuarios que la componen simultáneamente al igual que
establece una conexión directa con la secretaria de educación municipal y el ministerio de
educación nacional.
Tipos de Usuarios
 Directivos de la institución, los cuales podrán acceder de forma directa a las
programaciones acordadas en las fechas establecidas.
 Personal docente, los cuales serán los responsables de alimentar la plataforma en las
áreas académicas y de convivencia con la digitación de planillas de notas, registros y
novedades de las estudiantes.
 Padres de familia, quienes podrán hacer los respectivos seguimientos a los registros
de sus hijas en tiempo real y en línea, al igual de tener la posibilidad de justificar las
ausencias de sus hijas en caso de fallas a clase.
 Estudiantes, estos podrán ingresar al portal como integrantes interactivos dentro de
los programas educativos virtuales desarrollados para ellos como mecanismo de
refuerzo a las clases asistenciales tradicionales.
 Administrativos, la secretaria o WEB master tiene control sobre toda la aplicación y
le permite crear, modificar o borrar estudiantes profesores, salones, materias,
asignaturas, observador y biblioteca. También configura el aplicativo de acuerdo a las
normatividad de la institución como: Número de periodos, escala numérica, rango de
desempeños, porcentajes de periodos, competencias, nombre de la institución, slogan,
código Dane, resolución, dirección, teléfono y correo electrónico.
4. ESTIMACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN
4.1 Costos, Tiempo y Capital Humano
El proyecto para su realización tiene un tiempo estimado de seis meses y contará con
1 Diseñador Web, 1 Analista de sistemas y 2 Desarrolladores Web.
Item Valor Unidad en Pesos COP Valor Total
Hosting y Dominio (Anual) 300.000 300.000
2 Licencias Design & Web
Premium: [Photoshop Extended,
Illustrator, InDesign, Acrobat X
Pro, Flash Professional,
Dreamweaver, Fireworks, Bridge,
Media Encoder]
4.000.000 8.000.000
Licencia PHP, MySQL y HTML5 0 0
3 Equipos de Computo 2.300.000 6.900.000
Servicio Internet Anual 1.800.000 1.800.000
Diseñador Web (3 meses) 1.800.000 5.400.000
Analista (3 meses) 2.400.000 7.200.000
2 Desarrolladores (6 meses) 1.600.000 19.200.000
TOTAL 48.800.000
5. ESTIMACION DE MANTENIMIENTO
EDUCAFEM tiene todo un sistema de ayudas con documentos y videos, además
tienes el soporte por correo electrónico, skype, teléfono móvil y fijo para atender las
solicitudes del colegio.
Se contará con una persona de soporte técnico la cual atenderá las llamadas en
horario de oficina.
Valor Pesos COP
Soporte Técnico (mensual) 1.200.000
Diseño y elaboración de ayudas
multimediales
6.000.000

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Jenifer garzon actividad1

  • 1. EDUCAFEM SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTIÓN EDUCATIVA 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La institución educativa Colegio Nacionalizado Femenino de Villavicencio, posee actualmente una población de 2.583 estudiantes, representadas en 2.231 familias a lo largo de la ciudad de Villavicencio, la cual carece de un sistema de información que integre a toda la población educativa (administrativos, docentes, directivos, estudiantes, padres de familia o acudientes) con los procesos administrativos y de formación académica de una forma confiable y oportuna. Asimismo de acuerdo a la reciente Ley del Ministerio de Educación Nacional (Ley No. 1620 de Marzo de 2013) que dice que en las instituciones educativas de carácter oficial, los docentes y directivos en el marco de las funciones asignadas a su respectivo cargo, serán responsables por hacer efectiva la implementación del Sistema Nacional de Convivencia Escolar al interior de las mismas, por ende se hace necesario implementar el sistema de información para que ayude al buen desarrollo y cumplimiento de la norma en la institución. 2. JUSTIFICACIÓN Debido a la necesidad de un sistema de información que cubra las insuficiencias de la institución referentes al cumplimiento de sus compromisos administrativos, académicos y de convivencia, se propone crear EDUCAFEM el cual favorecerá el mejoramiento de la calidad de la educación, ofreciendo los mecanismos requeridos para entregar una información oportuna, ordenada y eficaz. Además podrá cumplir con la Ley No. 1620 de Marzo de 2013 pues incluye un módulo registro de observaciones de convivencia donde se puede hacer el registro del observador del alumno que incluso el padre lo puede consultar, el objetivo es compartir información con padres y estudiantes, para esto a través de la opción de correo interno, la institución puede compartir estrategias, mecanismos de prevención, programas y actividades inherentes, manual de convivencia y demás información pertinente. El sistema además te permite el ingreso de notas, acceso a estudiantes y acudientes, generación de reportes, entre otras opciones. Es más que un buen Software Tradicional de calificaciones para colegio, la plataforma es una herramienta que Integra en un solo sitio a Estudiantes, Padres de Familia, Docentes y Directivos, quienes pueden ingresar desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet y acceder a información valiosa como: Calificaciones, Tareas, Informes, Logros pendientes, Comportamientos, Estadísticas, Desempeño Académico, Recursos Educativos, Material didáctico y muchos más de acuerdo al perfil de cada persona.
  • 2. 3. REQUISITOS DEL SISTEMA 3.1 Tecnológicos Al tratarse de un sistema de información Web, es decir que todo la información se guarda en la nube es necesario contar con acceso a Internet, preferiblemente banda ancha, esto facilita el acceso a los diferentes usuarios del sistema. Los equipos de cómputo deben contar con un Sistema Operativo Windows/Linux/MAC/etc, con un navegador de Internet: Explorer, Firefox, Opera, Chrome (recomendado) y con una resolución de pantalla de 1024 x 768 píxeles. 3.2 Informativos El colegio Nacionalizado Femenino contará con su propia página Web y podrá acceder desde allí a su propia plataforma virtual de acuerdo a las necesidades establecidas para cada usuario, además prestará un completo servicio en la presentación de informes, entrega de resultados y solicitud de documentación requerida por los padres de familia. Por otro lado gozará de un servicio gratuito de información al usuario referente a los procesos que adelanta la institución en materia de eventos, calendarios académicos, procesos de inscripción y matriculas de estudiantes. 3.3 Humanos Se ofrece un sistema de información alimentado por un servidor en una página Web habilitando a todos los usuarios que la componen simultáneamente al igual que establece una conexión directa con la secretaria de educación municipal y el ministerio de educación nacional. Tipos de Usuarios  Directivos de la institución, los cuales podrán acceder de forma directa a las programaciones acordadas en las fechas establecidas.  Personal docente, los cuales serán los responsables de alimentar la plataforma en las áreas académicas y de convivencia con la digitación de planillas de notas, registros y novedades de las estudiantes.  Padres de familia, quienes podrán hacer los respectivos seguimientos a los registros de sus hijas en tiempo real y en línea, al igual de tener la posibilidad de justificar las ausencias de sus hijas en caso de fallas a clase.  Estudiantes, estos podrán ingresar al portal como integrantes interactivos dentro de los programas educativos virtuales desarrollados para ellos como mecanismo de refuerzo a las clases asistenciales tradicionales.
  • 3.  Administrativos, la secretaria o WEB master tiene control sobre toda la aplicación y le permite crear, modificar o borrar estudiantes profesores, salones, materias, asignaturas, observador y biblioteca. También configura el aplicativo de acuerdo a las normatividad de la institución como: Número de periodos, escala numérica, rango de desempeños, porcentajes de periodos, competencias, nombre de la institución, slogan, código Dane, resolución, dirección, teléfono y correo electrónico. 4. ESTIMACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN 4.1 Costos, Tiempo y Capital Humano El proyecto para su realización tiene un tiempo estimado de seis meses y contará con 1 Diseñador Web, 1 Analista de sistemas y 2 Desarrolladores Web. Item Valor Unidad en Pesos COP Valor Total Hosting y Dominio (Anual) 300.000 300.000 2 Licencias Design & Web Premium: [Photoshop Extended, Illustrator, InDesign, Acrobat X Pro, Flash Professional, Dreamweaver, Fireworks, Bridge, Media Encoder] 4.000.000 8.000.000 Licencia PHP, MySQL y HTML5 0 0 3 Equipos de Computo 2.300.000 6.900.000 Servicio Internet Anual 1.800.000 1.800.000 Diseñador Web (3 meses) 1.800.000 5.400.000 Analista (3 meses) 2.400.000 7.200.000 2 Desarrolladores (6 meses) 1.600.000 19.200.000 TOTAL 48.800.000 5. ESTIMACION DE MANTENIMIENTO EDUCAFEM tiene todo un sistema de ayudas con documentos y videos, además tienes el soporte por correo electrónico, skype, teléfono móvil y fijo para atender las solicitudes del colegio. Se contará con una persona de soporte técnico la cual atenderá las llamadas en horario de oficina. Valor Pesos COP Soporte Técnico (mensual) 1.200.000 Diseño y elaboración de ayudas multimediales 6.000.000