Instructivo movilización de los grupos

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Instructivo movilización de los grupos

  1. 1. IV FERIA NACIONAL, II INTERNACIONAL INFANTIL Y JUVENIL DE CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACIÓN Y II VERSIÓN DEL PREMIO ECOPETROL A LA INNOVACIÓN PROGRAMA ONDAS-COLCIENCIAS FUNDACIÓN FENCYT FECHA DE LA FERIA NACIONAL Y AUXILIOS PARA MOVILIZACIÓN DE LOS GRUPOS DE INVESTIGACIÓN A BOGOTÁ El Comité General de la Feria informa a los grupos de investigación, las coordinaciones departamentales del Programa Ondas y todos aquellos interesados en este evento que: 1. Teniendo en cuenta la logística general de la feria, se modifica la fecha del evento para los días 23, 24 y 25 de abril de 2014. 2. Confirmamos el lugar del evento: Maloka, Carrera 68D #24A-71. Barrio, Ciudad Salitre Occidental 3. Se definen como delegación departamental aquella constituida por un (1) niño, niña o joven de cada grupo de investigación y un (1) adulto por departamento que han sido inscritos en el cierre el pasado lunes 17 de febrero y aceptados según el listado anexo. 4. Los auxilios para el transporte de los grupos de investigación, según las inscripciones recibidas se realizará de la siguiente manera: Las modalidades propuestas son las siguientes: Modalidad 1: transporte aéreo para los departamentos más distantes El desplazamiento aéreo a Bogotá, las condiciones son las siguientes: a. La organización cubre el pasaje aéreo de un (1) niño, niña o joven por cada grupo de investigación y un (1) adulto acompañante por delegación del departamento, seleccionado para este tipo de transporte. Estas personas deben corresponder al listado de los inscritos a cierre el día lunes 17 de febrero de 2014.
  2. 2. b. Los desplazamientos terrestres del lugar de residencia del grupo al sitio en donde se encuentra el aeropuerto de su respectivo departamento serán reembolsados en Bogotá, contra entrega de los respectivos recibos de las empresas de transporte terrestre. Se entregará un valor igual para el regreso a su sitio de residencia. El adulto de cada delegación será el responsable de realizar ante el funcionario de Fencyt la legalización de este auxilio. c. Fencyt comprará los tiquetes aéreos y los remitirá a los correos electrónicos de la coordinación departamental y el grupo de investigación. d. Los grupos harán uso de los tiquetes en las fechas y horas establecidos en los mismos e. Fencyt no cubrirá multas o sanciones por modificaciones en los tiquetes expedidos. g. Las delegaciones deberán llegar al lugar de la feria en Maloka en horas de la mañana del primer día de feria (23 de abril) para realizar el respectivo registro, acreditación y montaje de su stand. Modalidad 2: las delegaciones con desplazamiento terrestre a Bogotá, las condiciones son las siguientes: a. La organización cubre los tiquetes terrestres de máximo un (1) niño, niña o joven, por cada grupo de investigación y un (1) adulto acompañante por delegación de cada departamento. Estas personas deben corresponder al listado de los inscritos a cierre del 17 de febrero de 2014 y aprobados según anexo. b. Los grupos de investigación traerán sus recibos del transporte terrestre expedido por las empresas respectivas y les serán reintegrados los recursos en Bogotá. Los recursos incluyen los desplazamientos desde sus lugares de residencia. Se entregará un valor igual para el regreso a su sitio de origen. c. El adulto de cada delegación será el responsable de realizar ante el funcionario de Fencyt la legalización de este auxilio.
  3. 3. d. Las delegaciones deberán llegar al lugar de la feria en Maloka en horas de la mañana del primer día de la feria (23 de abril) para realizar el respectivo registro, acreditación y montaje de su stand. 5. Hospedaje y Alimentación: La organización garantiza hospedaje y alimentación para el niño, niña o joven de cada grupo y el adulto por delegación (solamente de los que fueron inscritos al cierre del 17 de febrero de 2014 y aprobados según listado anexo). Para los inscritos al cierre del 17 de febrero de 2014, que participan con recursos propios, la organización los incluye en la alimentación: almuerzo, y refrigerios durante el tiempo de duración del evento (en Maloka). Nota: No se entregarán recursos a los grupos para ejecución directa. 6. Aclaraciones finales:  Los departamentos que cuentan con recursos de regalías para ferias, deben financiar el transporte, alimentación y hospedaje de la delegación departamental. La organización los incluye en la alimentación: almuerzo, y refrigerios durante el tiempo de duración del evento (en Maloka). Aquellas personas (niños, niñas, jóvenes o adultos) inscritos y aprobados según listado anexo, por cada delegación departamental no podrán ceder su cupo de inscripción. En caso de no asistir a la feria, no pueden ser reemplazados por otra persona. No hacen parte de la delegación departamental oficiales aquellas personas que no fueron inscritos y aprobados por el Comité de la Feria. Aquellas personas que no hagan parte de la delegación oficial de cada departamento serán considerados como visitantes de la feria. Restricciones para las personas que no hacen parte de las delegaciones oficiales de cada departamento (visitantes de la feria): A) Pueden ingresar a la feria solamente en los horarios y espacios establecidos para visita del público. B) No recibirán escarapelas o diplomas de asistencia C) No recibirán alimentación u hospedaje con recursos proporcionados por la organización de la feria.
  4. 4. D) No participarán en las actividades paralelas de la feria: talleres, conversatorios, recorridos en Maloka, turismo científico u otros, que hacen parte de la agenda. El Comité General de la Feria, constituido por sus socios aportantes se reserva el derecho de admisión y permanencia en el evento. Nota: La organización no asume gastos o responsabilidades sobre cualquier persona adicional a las inicialmente inscritas y autorizadas. Les deseamos muchos éxitos en sus procesos preparatorios a la feria.

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