Este documento explica cómo combinar una carta modelo con una base de datos en Word 2007 para generar correspondencia personalizada para múltiples destinatarios. Se describe el proceso de crear una base de datos con los registros de los destinatarios, insertar campos de combinación en la carta modelo para mostrar los datos de cada destinatario, y combinar la carta con la base de datos para generar una carta individual para cada destinatario en la lista.

1. COMBINACION DE
CORRESPONDENCIA EN
WORD 2007

2. INTRODUCCION
A partir de un modelo de carta vamos a
combinar correspondencia. Se utilizará
la base de datos sin utilizar el Asistente
de combinar correspondencia, sino a
través de las opciones de la ficha de
correspondencia.

3. Al iniciar combinación de correspondencia se
selecciona Cartas, por ser el tipo de
documento que vamos a trabajar.

4. Comenzamos escribiendo el texto de la carta
modelo

5. Una vez escrito el texto de la carta, hacer clic
en Seleccionar Destinatarios, dentro de la ficha
Iniciar Combinación de correspondencia

6. En el menú que se despliega seleccionamos la
opción Escribir nueva lista, ya que vamos a
crear la base de datos en este momento.

7. Acceder al menú Nueva lista de direcciones
para introducir los registros de cada persona a
la que vamos a enviar la carta.

8. Si ya tenemos creada la base de datos la
seleccionamos desde la opción Usar lista existente,
para conectar la carta con la base de datos y poder
realizar la combinación.
De esta manera se accede al menú Nueva Lista de
Direcciones, donde podemos introducir los registros de
cada persona a la que vamos a enviar la carta.

9. Si la lista de direcciones de Word tiene demasiados
campos o necesitamos cambiar alguno de ellos
pulsamos en Personalizar Columnas. Se puede
cambiar el nombre de algunos de los campos desde el
botón Cambiar Nombre

10. En nuestro ejemplo eliminamos Tratamiento, Campo,
Dirección 2, País o Región, Teléfono privado, Teléfono
del trabajo. Agregamos cedula , seguidamente se va
introduciendo los datos de los destinatarios en la lista

11. Al completar la lista de destinatarios, pulsamos Aceptar para
finalizar. Se guarda la base de datos que se ha creado. Word
nos lleva por defecto a la carpeta Mis Archivos de Origen de
Datos, pero se puede elegir otra carpeta para guardarla.
Aquí llamamos la base de datos Listado U y pulsamos
Guardar

12. A partir de este paso lo que debemos hacer es insertar
los campos de combinación de la base de datos en los
lugares del texto donde queremos que aparezcan los
datos de los destinatarios. Para ello accedemos a la
ficha Escribir e insertar campos y pulsamos sobre
Insertar Campo Combinado.

13. Situamos el cursor en el lugar del texto donde
queremos insertar el campo, en este caso nos
situamos tras la palabra Sr. para insertar el campo
Nombre. Se selecciona y se hace click en Insertar. Y
repetimos la operación con los demás campos de
combinación.

14. Ahora la carta modelo está conectada con la base de
datos, ya que hemos insertado los campos de
combinación con ella. Revisamos con la pestaña Vista
Previa de resultados

15. Se observan los datos del primer registro de la base
de datos en nuestra carta, así nos hacemos una idea
del resultado final.

16. Para finalizar la combinación accedemos a la ficha
Finalizar y Combinar, Editar documentos individuales

17. Combinamos Todos los registros y pulsamos Aceptar

18. El resultado es un nuevo archivo de Word llamado
Cartas 1, que contiene las cartas una por destinatario.