Este documento describe un sistema para autollenar formatos preimpresos usando Excel. Explica cómo escanear un formato, crear campos de texto dentro del formato escaneado en Excel, ingresar datos en esos campos, y ver una vista preliminar del formato llenado antes de imprimirlo o enviarlo por correo electrónico. El objetivo es automatizar el proceso de diligenciar formatos para ahorrar tiempo y dinero, y reducir errores.

1. ¿Cómo autollenar Formatos pre-impresos? INTRODUCCION La idea es crear un sistema general que sirva para llenar cualquier formato preimpresos es un sistema dedicado exclusivamente para imprimir formatos preimpresos. La finalidad es dejar de llenar nuestros formatos a mano y usar la potencia de Excel para llenar cualquier formato, facturas, cheques, remisiones, cotizaciones, impuestos y cualquier formato que sea necesario y que ya fue impreso y solo resta diligenciarlo. Hemos construido un paso a paso que permite de forma sencilla y rápida imprimir cualquier formato. En la actualidad el diligenciar formularios es una tarea tediosa y que se presta para cometer errores por lo cual si nos equivocamos al diligenciar debemos usar o comprar otro formato y perdemos tiempo y dinero. Por eso estas plantillas automatizar todas las tareas de llenado de formatos o formularios-

2. Escanear un Documento o Formato Aquí en este caso usamos 96 PPP que es la misma resolución del monitor aunque estaría bien a 150 PPP. Guarda el formato escaneado en formato jpg, gif o bmp. Recomendamos JPG porque comprime la imagen y la plantilla de Excel ocupara menos espacio. Sugerimos crear una carpeta para cada formato así facilita la administración de sus formatos preimpresos diligenciados.

3. (EJEMPLO DEL FORMATO ESCANEADO FORMA MINERVA)Nosotros trabajamos con formas minerva pero puede ser usado para llegar cualquier forma preimopresa.

4. Crear los campos y colocarlos dentro del formato Vamos a abrir la primera plantilla, que es la que se encarga de crear los campos en el formato. Cuando hablamos de campos estamos hablando de la información que va en cada cuadro del formulario o formato. Analicemos el formato de arriba, consta de un encabezado/pie y un detalle cuando nos referimos a detalle hablamos de referencia cantidad y descripción del artículo que se repite 14 veces en en este formato. Entonces al momento de diseñar debemos de tener en cuenta este aspecto. Entramos a la primera plantilla que es la que permite crear los cuadros de texto tanto de encabezado/pie como de detalle.

5. Al Hacer clic en crear encabezado de forma automática me crea todos los campos de encabezado véase gráfico arriba En la columna A se colocan todos los campos encabezado/pie y al hacer clic en el botón Crear encabezado se crean todos los cuadro de texto que vamos a colocar en el formato. Para detalle Columna F vemos que solo hay 3 campos que son Referencia/Cantidad/Descripción Artículo y que se repiten 14 veces cada una. (Ver formato arriba). Creación Automática de los cuadros de texto para el formato escaneado

6. El formato escaneado con los campos ya colocados

7. Ingresar Datos *para el formato

8. Vista Preliminar al Hacer Imprimir

9. Menú Pantalla Principal – Entrada de Datos

10. Pantalla Enviar por Correo

11. Notas adicionales Al hacer clic en imprimir se tiene la posibilidad de imprimir un formato preimpreso o imprimir el formato escaneado. Lo cual tiene ventajas pues se puede crear un PDF del formato y enviarlo directamente a nuestro cliente con la posibilidad de enviarnos una copia a nuestro correo. Así ahorramos papelería y contribuimos a la protección del medio ambiente. Este se enviara tal como aparece en la imagen.