La contabilidad basica y su importancia

LA CONTABILIDAD Y SU IMPORTANCIA

Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de
los negocios” por el hecho de ser, dentro de la organización,
una actividad de servicio encargada de identificar, medir y
comunicar la información económica que permite a los
diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.
La contabilidad es un sistema de información integrado a la
empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar,
resumir, analizar e interpretar la información financiera de la
organización.
Las actividades de clasificación, registro y resumen son de
carácter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones
finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización de
la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del
proceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores de
mayor importancia, como el análisis e interpretación de la
información.

El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar
información financiera de la organización a personas naturales
y entidades jurídicas interesadas en sus resultados
operacionales y en su situación económica. Los
administradores de la empresa, los accionistas el gobierno, las
entidades crediticias, los proveedores y los empleados son
personas e instituciones que constantemente requieren
información financiera de la organización para sus respectivos
análisis.
La contabilidad suministra información de la empresa a los
administradores, como una contribución a sus funciones de
planeación, control y toma de decisiones; los mismos
requieren de información financiera confiable, comprensible,
objetiva, razonable u oportuna.
Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de
información financiera con el fin de determinar el rendimiento
de su capital invertido y confiando a la administración.

Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de
información contable de la empresa, la cual les permite
fundamentar sus peticiones laborales y lograr así, acuerdos
con sus patronos. El gobierno también hace uso de la
información suministrada por contabilidad.
Cuando determina el monto de los impuestos de renta y
complementarios y otros tributos a cargo de la empresa.
Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la
empresa información financiera con el fin de determinar su
capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo.
La complejidad y gran número de transacciones comerciales
han presentado la necesidad de registrar todas las
operaciones comerciales.
Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida
económica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza.
La importancia se basa en unos propósitos principales
como:

• Para el uso en la planeación y control de las
operaciones normales de la empresa.
• Para seleccionar alternativas que permitan la toma de
decisiones y la formulación de las políticas.
• Rendir informes externos a la empresa.
LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA
La Contabilidad puede definirse como una ciencia
instrumental que se ocupa de sistematizar y generalizar
los métodos contables, al tiempo que investiga la
consecución de otro nuevos.
Es una ciencia instrumental porque el objeto de su
estudio consiste en instrumentos o métodos. La ciencia
de la contabilidad se dirige a la construcción de un
cuerpo metodológico, que proporcione una herramienta
de análisis a otras ciencias, particularmente la economía
de la empresa.

Debido a esto último, hay una clara subordinación de la
contabilidad respecto a la economía, y también en gran
medida al derecho.
Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de
la empresa, su vida entera en suma, están
minuciosamente relacionados por el ordenamiento
jurídico.
Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente
prefijadas por ley que concede importancia probatoria e
impone requisitos formales a la manera de llevar la
teneduría de libros.
A continuación relacionaremos algunas carreras afines con
la Contabilidad.

1.4.1 La Macro Contabilidad
Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento
de las magnitudes macroeconómicas es decir, a la
determinación en cifras de la situación económica de un país,
también denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad
Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables
macroeconómicas tales como la producción y el ingreso,
como un marco conceptual en el que se relacionan unas
magnitudes con otras.
La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica del
desempeño de la economía de la producción de bienes y
servicios, y también pone de manifiesto las relaciones
existentes entre las 3 variables macroeconómicas
fundamentales.

La relación que existe entre las 3 variables desempeña un
papel importante en la determinación de los niveles de
ingreso y producción en la economía. A pesar de la sencilla
apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una
considerable complejidad para relacionar el PNB, con
ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se
derivan, en gran medida, por el efecto que producen los
impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en
relación con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior.
1.4.2 La Micro Contabilidad
Se define como la Contabilidad aplicada a unidades
económicas individuales, bien sean personas físicas o
sociales, también denominada Contabilidad de Empresa.
La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos,
finalmente reconocibles tales como: compras, ventas y
comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de
determinar magnitudes económicas con un notable grado de
abstracción, que requieren una cuidadosa definición previa.

La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio
de la empresa como los resultados obtenidos en un
determinado periodo de tiempo.
La Contabilidad Social concede muy poca importancia al
estado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a la
determinación de los flujos económicos financieros.
1.4.3 Contabilidad Financiera: General o Externa
Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de
las cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior
(compras, ventas, financiación). Su principal cometido es la
elaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ello
desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y
cada una de las actividades de la empresa que constituyen
hechos contables.
En el siguiente link de facebook encontraremos otro concepto
detallado de lo que es la Contabilidad
Financiera https://www.facebook.com/pages/Contabilidad-financiera/
109528039067114?fref=ts#

Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los
procedimientos empleados para planificar y controlar los
procesos de producción.
Analiza los procesos de producción desde el punto de vista
cuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a los
directivos de la empresa una información fundamental, a fin
de establecer decisiones de política empresarial en lo que se
refiere a la programación y el control de la actividad
productiva.
2.1 QUE ES CONTABILIDAD
Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y
registrar de una forma sistemática y estructural, las
operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el
fin de producir informes que, analizados e interpretados,
permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la
actividad de la empresa.

2.2 OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD
• Obtener en cualquier momento una información
ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento
económico y financiero de la empresa.
• Establecer en términos monetarios, la cuantía de los
bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.
• Llevar un control de todos los ingresos y egresos.
• Facilitar la planeación, ya que no solamente da a
conocer los efectos de una operación mercantil, sino que
permite prever situaciones futuras.
• Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al
finalizar el ciclo contable.
• Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.
2.3 CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN
Más conocido como el Principio de causación que significa
que los hechos económicos deben ser reconocidos en el
período en el cual se realicen y no solamente cuando sea
recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

2.4 PARTIDA DOBLE
El Método de la partida doble, es un principio universal
introducido por Fray Lucas Pecíolo, según el cual si se debita
una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por
igual valor.
Es un sistema universalmente aceptado para el registro
contable de transacciones comerciales. Se fundamenta en el
siguiente hecho:
• Cuando una persona vende, hay otra que compra.
• Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.
• No puede existir deudor sin acreedor.
• No puede existir acreedor sin deudor.
Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no
son otra cosa que el registro de las transacciones u
operaciones comerciales en cada una de las cuentas
afectadas.
Esto quiere decir que toda transacción comercial implica:
entrega de mercancías o servicios y entrega de efectivo o
aceptación de la deuda.

El principio universal de la Partida Doble significa que en
cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser
igual a la suma de los créditos.
2.5 VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE
Permite el control matemático de las anotaciones: como
siempre se da entrada y salida simultáneamente a dos
valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en
dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como
condición de exactitud que sus respectivas sumas
coincidan entre sí.
Permite incluir en la contabilidad un panorama completo
del negocio: no es solamente el movimiento de valores
tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por
cobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos los
elementos abstractos que contribuyen a establecer, por
diferencia, el total de gastos y beneficios del ente,
haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de
formular un balance general.

2.6 ASIENTOS CONTABLES
Son los registros de las operaciones mercantiles en los
comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos
simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan
dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se
emplean más de dos cuentas.
2.6.1 Comprobantes de Contabilidad
Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel
donde se asienten en orden cronológico las operaciones
deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad
elaborados previamente. Dichos comprobantes deben
presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier
medio y en el idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados
consecutivamente, con indicación del día de su preparación y
de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

2.6.2 Contenido del comprobante
• Fecha
• Origen
• Descripción
• Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas
afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden
efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos,
caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo
el listado de códigos o símbolos utilizados según el
concepto a que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por
resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida
correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y
en aquel en que se registre en orden.

2.7 ECUACIÓN PATRIMONIAL
https://www.youtube.com/watch?v=FtdnEvUrXXo

La Ecuación patrimonial es la resultante de comparar el activo
y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor
del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente
económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se
conservará a través de toda la vida de la empresa, aun cuando
los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el
Pasivo.
2.7.1 Descripción de la Ecuación patrimonial
Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales
de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para
determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una
fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el
valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio,
Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece
igual.

2.8 CONCEPTO DE CUENTA
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded
&v=4-HZG6_vnWo

Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma
ordenada, las operaciones que diariamente realiza una
empresa.
Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a una
persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la
interpretación de las operaciones en los libros.
Cuenta es un término usado en contabilidad para designar
derechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella se
hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la
interpretación de las operaciones de un ente económico.

2.8.1 Partes de una cuenta
• Título o nombre.
• Fecha.
• Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual
se está registrando.
• Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores
que se debitan o cargan y constituyen un aumento
(débito).
• Haber: columna de la derecha donde se registran los
valores que se acreditan o abonan y constituyen una
disminución (crédito).
• Saldo: lo constituye la diferencia entre él debe y el haber y
puede ser: Saldo deudor: cuando los débitos son mayores
que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos
es mayor a la de los débitos.

2.8.2 Clasificación de las cuentas
2.8.2.1 Cuentas Reales o de Balance
Son las que representan valores tangibles como las
propiedades y las deudas; forman parte del balance de una
empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo,
Pasivo o Patrimonio.
Activo: es la cuenta que nos representa todos los bienes y
derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa.
Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o en
caja, las mercancías, los muebles y los vehículos; por
derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su
favor.
Es la representación financiera de un recurso obtenido por el
ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya
utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios
económicos futuros.

Características de los activos: estar en capacidad de
generar beneficios o servicios.
• Estar bajo el control de la Empresa.
• Generar un derecho de reclamación.
Pasivo: es la cuenta que representa todas las obligaciones
contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro.
Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Es la representación financiera de las obligaciones
presentes del ente económico, derivadas de eventos
pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro
se deberá transferir recursos o proveer servicios de otros
entes.

Características de los pasivos
• La obligación tiene que haberse causado.
• Existe una deuda con un beneficiario cierto.
• Representa para la empresa una obligación presente.
• Una obligación es un deber o responsabilidad para actuar en
cierta manera.
• Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como
consecuencia de un compromiso contractual, o de un
requerimiento estatutario.
Las obligaciones surgen también de prácticas normales de
negocios, del deseo y la costumbre de mantener buenas
relaciones de negocios, o de actuar de una manera equitativa.
Una obligación normalmente surge sólo cuando un activo es
entregado, o la empresa acuerda irrevocablemente la adquisición
de un activo.
La liquidación de una obligación de una obligación presente
usualmente implica el que la empresa entregue recursos que
conlleve beneficios económicos con objeto de satisfacer los
reclamos de la otra parte interesada.

Patrimonio: es la cuenta que representa los aportes del dueño
o de los dueños para constituir la empresa y además incluye las
utilidades y reservas. Matemáticamente, se calcula por la
diferencia entre el Activo y el Pasivo.
Características del patrimonio: está constituido por el aporte
inicial y el aporte adicional de los propietarios de la empresa.
• Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las
pérdidas del ejercicio contable.
• Representa los recursos invertidos por los dueños de la
empresa
• Es igual al activo total menos el pasivo total.
• El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residual
porque los derechos de los acreedores tienen prioridad desde
el punto de vista legal.
• Aportes efectuados por el propietario
• Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.
• La disminución del patrimonio en una empresa se origina de
dos manera
• Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de la
empresa.
• Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de la
empresa.

2.8.2.2 Cuentas Nominales, De Resultado o
Transitorias
Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las
utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se
cancelan al cierre del período contable.
2.8.2.3 Cuenta de Orden
Son los dineros, documentos y bienes que están en poder
de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha
recibido de otra empresa para su custodia, manejo o
negociación.
2.8.2.4 Cuentas de Orden Contingentes
Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden
llegar a afectar la estructura financiera de un ente
económico.

2.8.2.5 Cuentas de Orden Fiduciarias
Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y
las operaciones de otros entes que, por virtud de las
normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la
administración del ente económico.
2.8.2.6 Cuentas de Orden Fiscales
Son las que reflejan las diferencias de valor existentes
entre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado de
Resultados y las utilizadas para la elaboración de las
declaraciones tributarias, en forma tal que puedan
conciliarse.
2.8.2.7 Cuentas de Orden de Control
Las que se utilizan por el ente económico para registrar
operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza
no afectan la situación financiera de aquél, se usan
también para ejercer control interno.

2.9 INGRESO
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una
venta o presta un servicio con el fin de obtener una
utilidad.
2.10 GASTO
Son los pagos que debe efectuar la empresa por los
servicios o elementos necesarios para el buen
funcionamiento, estos valores no son recuperables.
2.11 COSTO DE VENTAS
Es el que representa la adquisición de los artículos
destinados para la venta.

2.12 CUENTAS POR COBRAR
Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los
derechos que tiene la empresa sobre los clientes por mercancías
vendidas a crédito. También se conoce como deudores
comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las
siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales mas las ventas a
crédito del periodo menos los cobros efectuados durante el
mismo periodo.
2.13 BALANCE GENERAL
El Balance general, es el informe básico que muestra la situación
financiera de un ente económico, en una fecha determinada.
Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los
cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha
situación financiera.
2.14 ESTADO DE RESULTADO
El Estado de resultados, es el informe básico que muestra el
resultado neto de las operaciones de un ente económico, durante
el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastos
y corrección monetaria.

2.15 REGISTRO
Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos
técnicos adecuados a la organización de la entidad,
observando las etapas del proceso contable relativas a la
identificación con sujeción a las técnicas de valuación que
permitan el debido reconocimiento, garantizando la
contabilidad y utilidad social de la información.
2.16 ESENCIA SOBRE LA FORMA
La esencia sobre la forma económica y social de los
hechos debe primar sobre el requisito de forma o
instrumental, al momento de reconocimiento de los
eventos y transacciones que los generan, respecto de los
cuales se presume la debida observación de las realidades
jurídicas y presupuestales que rigen al ente económico.

2.17 PRUDENCIA
En relación con los ingresos, deben contabilizarse
únicamente durante el periodo contable y no los
potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y
con referencia da los gastos deben contabilizase no solo
los realizados, sino también aquellos potenciales, desde
cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que
supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo
origen se determine en el periodo actual o en periodos
anteriores.
2.18 INVERSIONES
Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los
entes públicos, así como en la adquisición de títulos
valores, destinados al cumplimiento de las políticas
sociales, económicas y financieras del estado.

2.19 PERIODO CONTABLE
El Periodo contable, corresponde al tiempo máximo que
regularmente el ente público debe medir los resultados
de sus operaciones financieras, económicas y sociales de
ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas
de su programación de actividades, efectuando los
ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va
del 1 de enero al 31 de diciembre.
2.20 CUENTAS POR PAGAR
Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante.
Obligación que la empresa contrae a corto plazo con
terceros, en especial con los proveedores.

2.21 DEPRECIACIÓN
Pérdida del valor de los elementos del activo fijo o
inmovilizado de cualquier institución, o empresa, al
prestar la función que le es propia. Resulta de dividir el
costo original del elemento o bien por su vida útil.
Aunque no es una erogación real de efectivo, la
legislación tributaria permite tratar esta partida como un
gasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo así en
un crédito tributario.
2.22 EMPRESA
Se entenderá por empresa toda actividad económica
organizada para la producción, transformación,
circulación, administración o custodia de bienes o para la
prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a
través de uno o más establecimientos de comercio.

2.23 ENTE ECONOMICO
En la empresa, esto es la actividad económica organizada
como una unidad, respecto de la cual se predica el
control de los recursos. El ente debe ser definido e
identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
2.24 PERSONA NATURAL
Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en
alguna de las actividades que la ley considera
mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el
personal y familiar, sirve como prenda de garantía por la
totalidad de las obligaciones que adquiera en desarrollo
de la actividad de la empresa. (Guía para construir y
formalizar una empresa Cámara de Comercio de Bogotá
págs. 15,16).

2.25 PERSONA JURIDICA
La Persona jurídica es una persona ficticia, capaz de
ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser
representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades
son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto
social, la ejecución de una o más actividades mercantiles y
adquieren personería jurídica cuando se constituyen por
Escritura Pública.
2.26 ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Se define un establecimiento de comercio, como un
conjunto de bienes organizados por el empresario para
realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá
tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un
solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias
personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades
comerciales.

2.27 SOCIEDADES COMERCIALES
Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o
más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero,
trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que
incluya una o más actividades consideradas por la ley como
mercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlas
entre socios. La sociedad, una vez constituida legalmente,
forma una persona jurídica diferente de los socios.
2.28 COMERCIANTES
“Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna
de las actividades que la ley considera mercantil o Actos
mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la
actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado,
intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 Código de
Comercio).
Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso
para el funcionamiento del negocio y llevar libros de
contabilidad, de acuerdo con la legislación.

2.29 CICLO CONTABLE
https://www.youtube.com/watch?v=KERHtxy9bus

Es el proceso ordenado y sistemático de registros
contables, desde la elaboración de comprobantes de
contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de
estados financieros.
2.29.1 Partes del ciclo contable
Consta de las siguientes partes:
Apertura: al constituirse la empresa, se inicia el proceso
contable con los aportes del diseño o socios registrados en
el inventario general inicial. Con el inventario general
inicial se elaboran el balance general inicial y el
comprobante diario de contabilidad, denominado
comprobante de apertura que sirve para abrir libros
principales y auxiliares.

Movimiento: las transacciones comerciales que
diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas
por un soporte que permite su registro en el comprobante
diario y traslado a los libros principales y auxiliares de
contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de
acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma
diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante
diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y
Cierre: en esta etapa se elabora lo siguiente:
Asiento de ajuste: registrado en el comprobante diario de
contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual
se traslada a los libros principales y auxiliares.
Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y
sirve de base para preparar los estados financieros: balance
general y estado de ganancias y pérdidas.
Comprobante de cierre: se elabora anualmente para
cancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada a
los libros principales y auxiliares.

El inventario general final y el balance general
consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen
el inventario general inicial y el balance general inicial
para comenzar un nuevo ciclo contable.
2.31 LIBROS DE CONTABILIDAD
Las características básicas de los Libros de contabilidad
deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una
descripción del registro y unas columnas donde se registra
el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida
(debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de
los libros contables, pues elimina el uso del registro
manual, pero esto no quiere decir que pierda sus
características enunciadas anteriormente.
2.31.1 Registro de los libros de comercio
El registro de los Libros de comercio se hará en la
siguiente forma:

En el libro se firmará por el secretario de la cámara de
comercio una constancia de haber sido registrado, con
indicación de fecha y folio del correspondiente registro,
de la persona a quien pertenezca, del uso a que se
destina y del número de sus hojas útiles, las que serán
rubricadas por dicho funcionario.
En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la
firma del secretario, el hecho del registro y de los datos
mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).
Los estados financieros deben ser elaborados con
fundamento en los libros en los cuales se hubieren
asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal
que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro,
de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una
numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas
deben ser codificadas por cada clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente
económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los
libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones,
bien en forma individual o por resúmenes globales no
superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las
operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y
crédito, combinando el movimiento de los diferentes
establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de
los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre
ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores.
Para tal fin se deben llevar, entre otros los auxiliares
necesarios para:

a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se
registren en los libros de resumen en forma global;
b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de las
actividades propias de cada establecimiento, cuando se
hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus
operaciones;
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen
las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados
para describir las transacciones, con indicación de las
adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones
que se hagan de unas y otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por
unidades o por grupos homogéneos, y
e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos
preparados sobre otras bases comprensivas de
contabilidad.
1. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los
órganos colegiados de dirección, administración y control
del ente económico.
2. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

2.31.2 Forma de llevar los Libros de contabilidad
Se aceptan como procedimientos de reconocido valor
técnico contable, además de los medios manuales,
aquellos que sirven para registrar las operaciones en
forma mecanizada o electrónica, para los cuales se
utilicen máquinas tabuladoras, registradoras,
contabilizadoras, computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios
para consultar y reproducir los asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los
comprobantes de contabilidad que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los
auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada
mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las
operaciones a que éstos se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones
al texto de los asientos o a continuación de los mismos.
3. En los libros de contabilidad producidos por medios
mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en
blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre
que al terminar los listados los totales de control incluyan
la integridad de las partidas que se han contabilizado.
4. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los
asientos.
5. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los
libros.
Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros,
incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en
los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por
este artículo.

2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de comercio
En los libros de comercio se prohíbe:
1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las
operaciones a que éstos se refieren.
2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones
en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.
3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los
asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un
nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar
los libros.

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