O documento discute a importância da gestão por processos para escritórios de advocacia brasileiros. A gestão por processos pode ajudar os escritórios a se tornarem mais eficientes e produtivos para competir melhor com bancas internacionais. O documento também fornece exemplos de como mapear processos e implementar gestão por processos em escritórios.

2. Durante o último mês de março foram publicados dois importantes artigos nas seções de economia / negócios dos jornais “Folha de São Paulo” e “Estado de São Paulo”. O primeiro fala sobre o aquecimento do mercado, do consequente crescimento das operações de fusões e aquisições empresariais e de seus reflexos sobre os negócios dos escritórios de advocacia. Isso é ótimo pois gera resultados para os escritórios, empregos para os advogados e riqueza para o País. Já o segundo apresenta dados e discussões sobre a crescente concorrência imposta por bancas internacionais que, além de contarem com as contas dos maiores grupos empresariais do mundo, são geridos a partir de princípios e práticas que lhes conferem produtividade, qualidade e rentabilidade bastante superiores à média dos escritórios brasileiros e isso já não é tão bom assim: representa uma ameaça. Porém, como toda ameaça constitui-se igualmente em oportunidade, julguei oportuno apresentar um tema que pode tornar-se em excelente alavanca para o desenvolvimento dos escritórios nacionais – a gestão por processos. Espero com isso contribuir para a gestão de seu escritório e coloco-me a seu dispor para apresentar o tema pessoalmente. João Telles Corrêa Filho Abril de 2011

3. O são processos? Processos são atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.* Processos cruzam ... .. ... fronteiras funcionais e organizacionais ... ... fronteiras na cadeia de suprimentos ... ... fronteiras hierárquicas ... Vendas Execução Finanças Fornecedor externo Fornecedor interno Cliente * TsianePoppe Araújo

6. Os processos criam e consomem, simultaneamente, recursos no interior das organizações.

8. O que é gestão por processos? Portanto, “gestão por processos” significa garantir que todas as atividades sejam analisadas conforme seus reflexos em toda a organização. Assim, a estrutura de processos é uma visão dinâmica da forma pela qual a organização produz valor para si e para o cliente. A gestão por processos exige, antes de tudo, um mudança cultural.

9. “Tombamento” da gestão “Tombar” a gestão significa transformá-la de um modelo hierarquizado em um modelo por processos PROCESSOS

10. “Tombamento” da gestão FASE I Empresa hierarquizada tradicional GESTÃO FUNCIONAL TRADICIONAL FASE II Empresa hierarquizada GESTÃO FUNCIONAL COM PROCESSOS EM SEGUNDO PLANO FASE III Empresa processual GESTÃO PROCESSUAL COM FUNCIONAL EM SEGUNDO PLANO FASE IV Empresa processual GESTÃO ORIENTADA A PROCESSOS

11. Por quê “tombar” a gestão? Para fazer com que o escritório esteja preparado para o novo ambiente: Estágio dos grandes escritórios mundiais Estágio da maior parte dos escritórios brasileiros

13. Definir prioridades e agir sobre as falhas

15. Controlar (KPI’s)

18. Implantando a gestão por processos Mapear (definir) os processos. Usando as normas ISO. Aspectos e Impactos dos processos ISO-14001 ISO-9000 Processos Perigos e Danos dos processos OHSAS-18001 Requisitos de Qualidade do Processo Princípios Valores Conduta Ética SA-8000

19. Implantando a gestão por processos Padronizar os processos. Processos MANUAIS DO ESCRITÓRIO Atividades Atividades Atividades Atividades PROCEDIMENTOS DESCRIÇÃO DE FUNÇÃO MATRIZ DE HABILIDADES MAPA DE COMPETÊNCIAS Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Garantir que o escritório entregue SEMPRE com a mesma qualidade

21. Usar as perspectivas do Balanced Scorecard

22. Finanças

23. Cliente

24. Aprendizado

26. Usar as perspectivas do Balanced Scorecard

27. Finanças

28. Cliente

29. Aprendizado

30. Processos internos

32. Usar as perspectivas do Balanced Scorecard

33. Finanças

34. Cliente

35. Aprendizado

36. Processos internos

37. Computar os custos do controle

39. Serviço executado fora das especificações (manuais, procedimentos)

41. Histogramas

42. Pareto

44. Treinamento

45. Eliminação de gargalos

47. Estabelecer planos e orçamentos

48. Prover recursos

50. Reforçar o sucesso

51. Diagnosticar desvios

52. Tomar ações corretivasPlanos e recursos FEEDBACK Métricas ( KPI’s) PROCESSO EXECUTADO ENTRADAS RESULTADOS * Harmon, 2007

53. Principais benefícios da gestão por processos Identificação de pontos críticos Redução de desperdícios Eliminação de gargalos Atribuição de responsabilidades Monitoração de desempenho

55. Sistemas e documentos deverão ser modernizados,

56. Estratégias terão que ser revistas. Todo este esforço deverá ser coordenado e patrocinado pelos sócios, sem o que as mudanças não ocorrerão – e é importante que elas ocorram, pois a competição está se tornando mais e mais acirrada.

57. www.tellescorrea.com.br