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El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
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El futuro del archivista en la Administración electrónica

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Jordi Serra Serra. El futuro del archivista en la Administración electrónica. Conferencia inaugural del curso 2017-2018. Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica, Agosto de 2017.

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El futuro del archivista en la Administración electrónica

  1. 1. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El futuro del archivista en la Administración electrónica Jordi Serra Serra Escuela de Historia Universidad de Costa Rica Agosto de 2017
  2. 2. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
  3. 3. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 UN ECOSISTEMA EN EVOLUCION
  4. 4. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Un ecosistema en evolución Organizacional Tecnológico Social
  5. 5. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El ecosistema social Organizacional Tecnológico Social Inmediatez Transparencia Reutilización Multi-identidad
  6. 6. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Presión social • Inmediatez (si no está en línea no existe) • Confianza inferida (autenticidad por acumulación) • Mayor rendición de cuentas (transparencia) • Dilución de la propiedad (reutilización)
  7. 7. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Pero seguimos anclados en el modelo papel… • Inmediatez (si no está en línea no existe) • Confianza inferida (autenticidad por acumulación) • Mayor rendición de cuentas (transparencia) • Dilución de la propiedad (reutilización) • Nivel bajo de digitalización • Mecanismos de autentificación • Desconexión Front-office vs. Back-office • Sacralización del (ejemplar) original
  8. 8. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Nuevas dimensiones del acceso y el uso Acceso reactivo Acceso proactivo (publicidad) Uso en el contexto original Uso en un conttexto distinto (reutilización) TRANSPARÈNCIA Interoperabilida d e integración entre sistemas Tratamiento semántico (opne/linked)
  9. 9. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El ecosistema organizacional Organizacional Tecnológico Social Multiformes Compuestas Ubicuas Agiles
  10. 10. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Conflicto de dinámicas en las Administraciones + Valor (más usabilidad) - Riesgo (más seguridad)
  11. 11. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La Administración electrónica • ¿Es una demanda ciudadana? • ¿Para qué queremos un frontal? • ¿Qué poder tiene la Ley para impulsar?
  12. 12. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Explotació Tramitació ArxiuPresentació i tramesa Administració Empresa Ciutadania Portales de trámites Portales de trámites Sistemas de BI Contratación Registro Digitalización Gestores généricos Intercambio de datos Sistema de pago Portales de trámites Mensajería Factura electronica Publicación Copia auténtica Notificación Archivo electrónico Sistemas específicos Sistemas transversales Entornos de colaboración Componentes de un sistema de Administración electrónica
  13. 13. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El ecosistema tecnológico Organizacional Tecnológico Social Mobile (portabilidad) Cloud (externalización) Social (interacción) Big Data (datificación)
  14. 14. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ejes de evolución en la tecnología Mobile Cloud Social Big Data
  15. 15. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La información es (el) poder Interoperabilidad •Datos normalizados y enlazados/bles Externalización •Cloud services Desarrollo modular •Economia de escala Mundo en red •Dilución del concepto de productor Mayor capacidad •De proceso •De almacenaje Reutilización •Multiplicación de contextos Big Data •Creación de nueva información Control del entorno …o caos? ?
  16. 16. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Fuerzas motrices de la gestión documental Interoperabilidad •Datos normalizados y enlazados/bles Externalización •Cloud services Desarrollo modular •Economia de escala Mundo en red •Dilución del concepto de productor Mayor capacidad •De proceso •De almacenaje Reutilización •Multiplicación de contextos Big Data •Creación de nueva información Control del entorno Control del ciclo de vida Fiabilidad •Autenticidad e integridad • Usabilidad
  17. 17. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Alcance de la gestión documental Interoperabilidad •Datos normalizados y enlazados/bles Externalización •Cloud services Desarrollo modular •Economia de escala Mundo en red •Dilución del concepto de productor Mayor capacidad •De proceso •De almacenaje Reutilización •Multiplicación de contextos Big Data •Creación de nueva información Control del entorno Control del ciclo de vida Fiabilidad •Autenticidad e integridad • Usabilidad
  18. 18. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 UNA PROFESION EN EVOLUCION
  19. 19. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿En qué ambiente debe lidiar el archivista? Gestión documental /patrimonial Profesional(es) de la información Documento en disolución Reducción de costes (Des)prestigio de las fuentes Reutilización de la información Evolución tecnológica constante Problemas de obsolescencia
  20. 20. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué espera este ambiente del archivista? Análisis y diseño • Mejora de procesos • Aseguramiento de evidencias • Diseño del sistema Desarrollo e implantación • Desarrollo tecnológico • Parametrización del sistema • Gestión del cambio Gestión y administración • Administración del sistema • Evaluación y certificación de sistemas Conservación y difusión • Vigilancia tecnológica • Actuación preventiva • Difusión proactiva • Colaboración Gestión de fondos x
  21. 21. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Con qué profesionales debe colaborar? Archivista Tecnólogo Analista de procesos Jurista Gestor de comunidad Curador de contenidos ...
  22. 22. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué competencias requiere?Conocimientos • Archivística y gestión documental (muy sólidos) • Gestión de y por procesos • Fundamentos y estado de la tecnología • Naturaleza y necesidades de las organizaciones • Explotación y rentabilización de la información Habilidades • Consistencia • Flexibilidad • Proactividad • Poliglotía • “Humildad"
  23. 23. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Una profesión en riesgo de extinción? Records manager IT & Data analysis Legal (especial.) Automa tización Disminución del papel • “While there are signs that the natural habitat of the records and information manager is desappearing, the future looks bright for those willing to adapt”. Sue Trombley, 2016
  24. 24. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Hacia dónde centrifugamos competencias? • Compliance • Gestión del riesgo • Control de acceso • eDiscovery Departamentos legales • Clasificación • Eliminación • Conservación Records manager • Gestión de procesos • Análisis de datos • Explotación • Reutilización Departamentos de IT
  25. 25. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de archivo Dept. de IT Cliente Servicio de custodia de papel Herramienta de gestión de archivo
  26. 26. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de archivo y RM Dept. de IT Cliente Servicio de custodia electrónica Herramientas de custodia electrónica Servicio de tramitación electrónica
  27. 27. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de IT Dept. de archivo y RM Cliente Servicio de tramitación electrónica Servicio de custodia electrónica
  28. 28. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de IT Dept. de RM Cliente Servicio de tramitación y custodia electrónica Servicio de orientación y soporte
  29. 29. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de IT (CIO) Dept. de RM Cliente Servicio de tramitación y custodia electrónica
  30. 30. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. IG (CIGO) Dept. de IT Cliente Servicio de tramitación y custodia electrónica
  31. 31. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 LAS ARMAS DEL ARCHIVISTA
  32. 32. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 “The records management experiment has failed.” Nick Inglis, 2017
  33. 33. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué porcentaje queda cubierto? ?
  34. 34. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué valor se aporta al usuario? Iron Mountain (2015)
  35. 35. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué valor se aporta al usuario? Iron Mountain (2015)
  36. 36. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Cuando se recupera la inversión? Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.
  37. 37. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Contra quién competimos?
  38. 38. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Podemos seguir con este modelo de gestión documental?
  39. 39. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  40. 40. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  41. 41. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ligera (ágil) • Acelerar el tiempo de desarrollo e implantación de soluciones: resultados más rápidos y mayor capacidad de adaptación a los cambios. • Dimensionar los proyectos para que sean alcanzables a corto plazo, y aceptar como válidas soluciones provisionales o de mercado. • Retos: sistema de garantías públicas en los procesos de planificación presupuestaria y contratación, y rigidez de la arquitectura normativa.
  42. 42. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  43. 43. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Efectiva • Avanzar de las medidas formales (políticas y protocolos) a las medidas que garanticen la efectividad (soluciones y controles). • Asegurar mínimos de cumplimiento de amplio alcance en lugar de máximos de alcance focal. • Potenciar los controles en origen y en los entornos originales antes de la captura formal como record (in place RM). • Mantener indicadores que permitan medir el ROI del sistema y el valor que aporta a los usuarios, a la organización, y sobretodo a sus clientes (medir). • Automatizar la gestión documental.
  44. 44. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Efectiva Visión 360° centrada en el usuario (para el tomador de decisiones) Producir resultados en los procesos clave
  45. 45. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  46. 46. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 “Cloud and social platforms render file and declare ineffective.” Cheryl McKinnon, 2013/2017
  47. 47. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Automatizada • Captura automatizada basada en reglas o implícita en el propio entorno de trabajo o en las aplicaciones de escritorio (in place RM). Dejar de pedir a los usuarios que capturen (manualmente) los documentos relevantes • Priorizar el uso de sistemas de autoclasificación (por reglas o algorítmicos) basados en análisis predictivo e inteligencia artificial (NLP y ML). Dejar de pedir a los usuarios que hagan acciones específicas de clasificación • Utilizar herramientas de análisis de archivos y extracción automática de metadatos habituales del ámbito del eDiscovery y digital forensics. Dejar de pedir a los usuarios que rellenen manualmente metadatos
  48. 48. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Automatizada • Implantar el sistema a los diferentes entornos desde donde se gestionan todas las formas documentales y gobernarlo mediante motores de reglas (RBR y archivos ligeros). Dejar de restringir el alcance del sistema a lo que es posible controlar de forma centralizada • Incorporar la generación de cuadros de mando e indicadores orientados a la explotación como un elemento esencial del diseño del Sistema. Dejar de concentrar los esfuerzos en el almacenamiento de los documentos • Evaluar teniendo presente un abanico más amplio de posibles usos (procesabilidad y reutilización). Dejar de concentrar esfuerzos a evaluar para poder eliminar documentación original
  49. 49. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  50. 50. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Datificada • “We’ve entered a new era of RIM, with big data at the forefront.” • “Data analysis has become a twisting Mobius strip, looping back not only how we look at data but also how we manage data itself.” Kon Leong, 2016
  51. 51. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Datificada • Aumento exponencial de la capacidad de generar (o recoger) y procesar datos. • Crisis del doc-objeto: – Principio de dato único – Reutilización del dato en diferentes contextos – Evolución de los sistemas de autentificación (Blockchain) • El análisis de datos no está dando todavía los frutos que podría dar debido ... de la mala gestión de los datos de que se alimenta (Dark Data). • Dejar de gestionar entidades discretas no interpretables informáticamente (documentos-objeto) y pasar a gestionar flujo de información. • Repensar el peso de los conceptos asociados al papel (expediente, copia ...) y potenciar los conceptos propios del mundo digital (versión, permisos, evidencia auditable ...) • Dar valor de evidencia a la información en forma de datos en los propios sistemas origen. No obligar a formalizar todas las transacciones como documentos, al menos durante la vigencia. • Considerar la gestión de los datos estructurados un elemento más del sistema de gestión documental (MDM, Dashboard, Data Analysis) y clave para dar calidad a la explotación de los datos.
  52. 52. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La mina de oro son los Dark Data Correo y mensajería Ofimática Legacy systems Residuos de datos en aplicaciones
  53. 53. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  54. 54. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 (Des)centralizada • “Today’s reality is that organizations are living in a multirepository world”. • “Focus all the attention onto a single RM platform only gives the illusion of Information Governance maturity”. • “Knowing where our information lives is the first step to proficiently governing our organisation’s information assets”. RecordLion, 2016
  55. 55. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 (Des)centralizada • El éxito del sistema de gestión documental radica en aprovechar: • La adaptación al medio del front-office • La visión global del back-office • Cada tipo de información tiene sentido y utilidad en un determinado sistema de información. No todas las formas son exportables sin riesgo de perder funcionalidades. • El sistema debe basarse en un control centralizado y en una implantación descentralizada basada en la interoperabilidad.
  56. 56. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  57. 57. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Consumerizada • La tendencia para la interacción con la ciudadanía y, por tanto, la definición de servicios externos, la marca la propia ciudadanía, y después se extrapola a los servicios internos. • Crece así en importancia la movilidad. • La movilidad encuentra su entorno óptimo de desarrollo en los servicios en la nube, no en sistemas centralizados (pesados).
  58. 58. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 UN EJEMPLO: EL CONSORCIO DE EDUCACION DE BARCELONA
  59. 59. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El Consorcio de Educación de Barcelona (CEB) Órgano consorciado responsable de toda la educación en la ciudad de Barcelona (excepto la formación universitaria) 60% Generalitat de Catalunya 230 centros educativos públicos 400 centros educativos concertados 200 centros privados 40% Ajuntament de Barcelona 15 servicios educativos especializados 18.000 docentes 200 profesionales (PAS)
  60. 60. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Situación inicial 180 procesos (80% no normalizados) 0 procesos telemáticos 208 aplicaciones (52% ofimáticas) Sin sistema de gestión documental
  61. 61. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Creación del equipo de trabajo Dirección de Atención a la Comunidad Educativa USIDP Equipo 1: procesos y trámites Equipo 2: gestión documental Equipo 3: análisis de datos UTIC UATAE
  62. 62. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Captura y gestión (equipo 1) Mapeo y análisis de procesos y sistemas Sistemas, servicios y aplicaciones Almacenamiento y auditoría (equipo 2) Mapeo y análisis de series documentales Evidencias, reglas y sistemas de registro Uso y explotación (equipo 3) Mapeo y análisis de datos Matrices de datos, fiabilidad e indicadores Aproximación por capas
  63. 63. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Clasificar y describir Reglasbásicas Quién lo puede ver y modificar Acceso y uso Cuanto tiempo y cómo se debe conservar Conservación y eliminación Reglasextendidas Quién lo debe ver Publicidad y reutilización Cómo se debe proteger Vitalidad y seguridad Reglasdinámicas Qué forma debe tener Formato y estructura Cómo se debe tramitar Flujo y canal de tramitación Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de datos Mapeo de series Mapeo de agentes Paso 1: ubicar (contextualizar) Paso 2: actuar (predeterminar)
  64. 64. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La clasificación como elemento dinámico: mapeo de una realidad cambiante Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de datos Mapeo de series Mapeo de agentes
  65. 65. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La clasificación como plataforma de análisis y detección de mejoras Identificación de series clave o vitales Detección de necesidades de nuevos interfaces o integraciones entre sistemas Valoración de esfuerzo y resultados de tramitación
  66. 66. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Sistema de gobierno integral de la información
  67. 67. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Cómo construimos y mejoramos la realidad? El enfoque a procesos Control y mantenimiento Automatización Mejora Análisis Identificación P DSA S P DSA S P DSA S P DSA S P DSA S
  68. 68. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El diseño orientado a procesos Identificación Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de agentes Análisis funcional ISO 26122
  69. 69. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Serie Acceso y uso Publicidad y reutilización Conservación y eliminación Vitalidad y seguridad El diseño orientado a procesos Análisis Cálculo de métricas Descripción del procedimiento Derivación del circuito documental Derivación de series documentales Caracterización de series documentales Análisis de eficiencia, valor e interacciones Mapeo de series Mapeo de datos • Evidencias • Transacciones Análisis secuencial ISO 26122
  70. 70. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El diseño orientado a procesos Mejora Análisis de eficiencia, valor e interacciones Descripción del procedimiento Análisis de requisitos documentales Modificaciones: •Optimización •Deshibridación •Datificación Descripción del procedimiento mejorado Modificaciones: •Poda •Reordenación •Paralelización Eficiencia Cumplimiento Mapeo de series Mapeo de datos Definición funcional
  71. 71. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El diseño orientado a procesos Automatización Desarrollo Nuevo desarrollo Evolución Parametrización Integraciones Sistemas dedicados Sistemas dedicados Plataformas transversales Sistemas comunes
  72. 72. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El diseño orientado a procesos Control y mantenimiento Puntos de control Monitorización Auditoría periódica Mantenimiento Actuaciones transversales Actuaciones focales Contexto único (organización) Procesos Sistemas Agentes Series Datos
  73. 73. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Estamos integrando tres tipos de proyectos Proyecto de gestión documental Proyecto de desarrollo tecnológico Proyecto de reingeniería de procesos
  74. 74. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Sistema y aplicación de gestión documental El mapa de sistemas: el ideal S.I. normalizado S.I. normalizado S.I. normalizado S.I. normalizado Frontal externo único Frontal interno único Sistema de archivo digital a largo plazo ISO16175-2ISO16175-3ISO14721
  75. 75. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Sistema de gestión documental para los soportes físicos no integrado con el electrónico El mapa de sistemas: la realidad S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. Múltiples frontales externos Múltiples frontales internos Ausencia de un sistema de archivo digital a largo plazo Aplicación de gestión documental con alcance parcial, y sin integración con los sistemas productores Cultura de silos
  76. 76. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La consecuencia: Interoperabilidad •Datos normalizados y enlazados/bles Externalización •Cloud services Desarrollo modular •Economia de escala Mundo en red •Dilución del concepto de productor Mayor capacidad •De proceso •De almacenaje Reutilización •Multiplicación de contextos Big Data •Creación de nueva información Control del entorno …o caos?
  77. 77. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Importancia del plan de sistemas Flujos de información Sistemas de almacenaje Sistemas de tramitación
  78. 78. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ficheros La gestión de datos: situación actual Aplicación (datos) BI (datos) Ficheros Aplicación (datos) Recopilación costosa de los datos Sin vínculo con los sistemas productores
  79. 79. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ficheros La implantación de un gestor documental no es suficiente Aplicación (datos) BI (datos) Ficheros Aplicación (datos) Dificultad para procesarlo como datos estructurados Sin vínculo con los sistemas productores GD (ficheros)
  80. 80. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ficheros La gestión de datos forma parte de la gestión documental Aplicación (datos) BI (datos) Ficheros Aplicación (datos) GD (ficheros) MD (datos)
  81. 81. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ideas revisables • El sistema de gestión documental tiene como principal objetivo cumplir la legalidad. • Un sistema de gestión de documentos electrónicos es una aplicación informática. • Para los documentos electrónicos nos sirve el modelo utilizado para el papel. • El sistema de gestión documental es competencia exclusivamente archivística.
  82. 82. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Aprendizajes • Nuestro objetivo no es construir sistemas, sinó mejorar el funcionamiento de la organización. • Toda mejora se debe basar en la observación, toma de datos, análisis e implantación en un entorno normalizado. • Toda solución tiene fecha de caducidad, y debe ser reevaluada periódicamente. • Todo sistema de gobierno de la información es un observatorio para el monitoreo, el análisis, la planificación y el desarrollo de nuevas soluciones. • El cambio no se impone, se asimila. La gestión del cambio necesita tiempo, paciencia, constancia y quemar etapas.
  83. 83. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Muchas gracias! Jordi Serra Serra serra@ub.edu Escuela de Historia Universidad de Costa Rica Agosto de 2017

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