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Gestió documental i Administració electrònica

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Taula rodona al seminari de l'Aula Jordi Rubió i Balaguer sobre «Gestió documental i administració electrònica», que tingué lloc el 10 d'octubre de 2012 a la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de la Universitat de Barcelona.

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Gestió documental i Administració electrònica

  1. 1. Gestió documental i Administració electrònicaa la Generalitat de Catalunya Jordi Serra SerraFacultat de Biblioteconomia i Documentació 10 d’octubre de 2012
  2. 2. “La posada en marxa de tràmitstelemàtics és un factor d’impulsde la modernització interna deles Administracions públiques.”
  3. 3. Què està fallant?• Normativa • Models interoperables• Mòduls comuns • Gestor documental• Document electrònic • Arxiu digital
  4. 4. SITUACIÓ ACTUAL
  5. 5. Drets de la ciutadania (11/2007)• A elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a través del cual relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.• A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos.•• A la conservación en formato electrónico por las A la igualdad en el acceso electrónico a los servicios de las Administraciones Públicas. A conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información sobre• Administraciones Públicas de los documentos aquéllos. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que• electrónicos que formen parte de un expediente. tengan la condición de interesado. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente.• A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con cualquier Administración Pública.• A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el ámbito de las Administraciones Públicas.• A la garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas.• A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos.• A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.
  6. 6. Programes integrats
  7. 7. Cobertura del marc normatiu 11/2007 3/2010 4/2010 26/2010 29/2010 56/2009Captura per digitalització 30 21, 24 39Captura per interoperabilitat 9, 21 8-15, 21 19-21 16-22Classificació i descripció 9, 21 37Emmagatzemament segur 31 11-30, 43-44 21-22 24 37Utilització amb pista d’auditoria 24-26, 27-28 23 21 56-57 13 28, 35, 36Tancament formal d’expedient 32 21 46 37Utilització posterior al tancament 31 21 37Disposició 21 38Accions de preservació 31 21, 23 38
  8. 8. Tràmits generadors d’originals electrònics (a 30 de juny de 2012) OVT (ciutadania) EACAT (sector públic) 28% 14% 72% 86%
  9. 9. Ús de serveis comuns (durant juny de 2012)
  10. 10. Projecte de compulsa, còpiaautèntica i codi segur de verificació
  11. 11. Tramitador d’Expedients Interdepartamental (Oficina de Gestió Empresarial)
  12. 12. Esquema d’exportació del Tramitadord’Expedients Interdepartamental (OGE)
  13. 13. S-PERDURA
  14. 14. Ingressos en fase semiactiva (2010) Suports Suports físics (ml) digitals (GB)Departaments 9913Ens autònoms i empreses 210 1808públiques (INCASOL)Delegacions territorials 4458
  15. 15. Actuacions departamentals (2010)Departament Gestió documental Preservació digitalAgricultura, alimentació i acció rural GD/BO transversalAcció social i ciutadaniaCultura i mitjans de comunicació SubvencionsEconomia i finances GEEC/BO (mòdul RMA)EducacióGovernació i administracions públiquesInterior, relacions institucionals i participacióInnovació, universitats i empresa Integració EACAT amb DMJustíciaMedi ambient i habitatgePolítica territorial i obres públiquesPresidència GABJUR, SIGOV, DOGC Ofimàtics, GIDASalutTreballVicepresidència
  16. 16. El cicle de vida a la Generalitat
  17. 17. El cicle de vida a la GeneralitatOVT Back-office+CE o GANC CADÍ XML SIGeDA DIDAC o iARXIU (tecn.)COiCO TEI EACAT
  18. 18. El cicle de vida a la GeneralitatOVT Back-office+CE o GANC/GIAC CADÍ XML SIGeDA DIDAC o iARXIU (tecn.)COiCO TEI EACAT
  19. 19. DOMEA Konzept
  20. 20. DOMEA Konzept
  21. 21. iArxiu
  22. 22. DESA’L
  23. 23. REFLEXIÓ
  24. 24. Què ha pogut fallar?• Es té una idea prou clara de lestructura i components dun sistema (conceptual) de gestió documental?• El sistema (tecnològic) de gestió documental ha de ser una eina autònoma?• De qui és propietat el sistema de gestió documental?
  25. 25. Com es podria resoldre?• Fixar el sistema en polítiques publicades i evolutives• Desenvolupar el sistema en forma de serveis interoperables (al núvol)• Implantar el sistema mitjançant regles als back- office i integracions amb serveis comuns, intervenint en la reenginyeria de procediments
  26. 26. Reptes de futur• Tractament arxivístic de les xarxes socials• Pes progressiu del model datacèntric (ERP i plataformes dIOP)• Racionalització/reducció de lús del correu electrònic i lentorn ofimàtic• Explotació i rendibilització de la informació gestionada (ROI del sistema)• Creixement de la transparència administrativa proactiva (Open Data)• Caiguda dels ingressos en suport paper (compulsa i còpia autèntica electròniques)
  27. 27. Moltes gràcies Jordi Serra Serrahttp://bd.ub.edu/pub/serra/ serra@ub.edu

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