Se ha denunciado esta presentación.
Utilizamos tu perfil de LinkedIn y tus datos de actividad para personalizar los anuncios y mostrarte publicidad más relevante. Puedes cambiar tus preferencias de publicidad en cualquier momento.

La gestió documental: el futur (és) ara!

831 visualizaciones

Publicado el

Jordi Serra Serra. "La gestió documental: el futur (és) ara!". A: II Congrés de Govern Digital: el repte de la societat digital i la transformació de les AAPP, Barcelona, 25 de gener de 2017.

Publicado en: Tecnología
  • Sé el primero en comentar

La gestió documental: el futur (és) ara!

  1. 1. La gestió documental: el futur (és) ara! Jordi Serra Serra Cap de Sistemes d’Informació i Disseny de Processos Consorci d’Educació de Barcelona Vocal de Recerca de l’Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya i coordinador del comitè científic del XVIè Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya II Congrés de Govern Digital: el repte de la societat digital i la transformació de les AAPP 25 de gener de 2017
  2. 2. Què és la gestió documental? Definicions d’origen arxivístic Definicions del mercat ECM
  3. 3. RM IM
  4. 4. RMIMRIM
  5. 5. Classificar i descriure Reglesbàsiques Qui el pot veure i modificar Accés i ús Quant de temps i com s'ha de conservar Conservació i eliminació Reglesexteses Qui l'ha de veure Publicitat i reutilització Com s'ha de protegir Vitalitat - Seguretat Reglesdinàmiques Quina forma ha de tenir Format i estructura Com s'ha de tramitar Flux de tramitació Mapeig de processos Mapeig de sistemes Mapeig de dades Mapeig de sèries Mapeig d’agents Pas 1: ubicar (contextualitzar) Pas 2: actuar (predeterminar)
  6. 6. Com ho construïm? L’enfocament a processos Control i manteniment Automatització Millora Anàlisi Identificació P DSA S P DSA S P DSA S P DSA S P DSA S
  7. 7. LA SITUACIÓ ACTUAL DE LA GESTIÓ DOCUMENTAL
  8. 8. Situació actual Evolució en la naturalesa i necessitats de les organitzacions
  9. 9. Situació actual Evolució en la naturalesa i necessitats de les organitzacions
  10. 10. Situació actual Evolució en la naturalesa i necessitats de les organitzacions
  11. 11. Situació actual Evolució en la naturalesa i necessitats de les organitzacions
  12. 12. “The records management experiment has failed.” Nick Inglis, 2017
  13. 13. “El meu sistema de gestió documental és segur i efectiu”
  14. 14. Percentatge de cobertura ?
  15. 15. ECM success model Jan vom Brocke, BPTrends (2014)
  16. 16. ECM success model Jan vom Brocke, BPTrends (2014)
  17. 17. Aportació de valor a l’usuari Iron Mountain (2015)
  18. 18. Febleses del model tradicional • Baix percentatge de cobertura real • Poca fiabilitat/seguretat efectives • Poca aportació de valor a l’usuari • ROI a (massa) llarg termini
  19. 19. Factors d’impuls per a l’evolució de la gestió documental durant l’any 2017 Nous requisits normatius Normativa d’Administració electrònica (expedient electrònic i arxiu únic) Normativa de transparència i publicitat Normativa europea de protecció de dades Noves oportunitats normatives Actualització de la norma ISO 15489 i ISO 16175 Actualització de la familia ISO 9000 (informació documentada) Desenvolupament de la familia ISO 30300 Prioritats creixents de les organitzacions Incidents de seguretat amb efectes en el negoci Defensa de drets i riscos d'incompliment legal (sancions i litigis) Capacitat i demanda creixent d’anàlisi de dades
  20. 20. CAP A QUIN MODEL AVANÇA LA GESTIÓ DOCUMENTAL?
  21. 21. Com serà (és) la gestió documental? Lleugera (àgil) Efectiva Automatitzada Datificada (Des)centralitzada Consumeritzada
  22. 22. Com serà (és) la gestió documental? Lleugera (àgil) Efectiva Automatitzada Datificada (Des)centralitzada Consumeritzada
  23. 23. Lleugera (àgil) • Accelerar el temps de desenvolupament i implantació de solucions: resultats més ràpids i major capacitat d’adaptació als canvis. • Dimensionar els projectes per a que siguin abastables a curt termini, i acceptar com a vàlides solucions provisionals o de mercat. • Reptes: sistema de garanties públiques en els processos de planificació pressupostària i contractació, i rígidesa de l’arquitectura normativa.
  24. 24. Com serà (és) la gestió documental? Lleugera (àgil) Efectiva Automatitzada Datificada (Des)centralitzada Consumeritzada
  25. 25. Efectiva • Avançar de les mesures formals (polítiques i protocols) a les mesures que garanteixin l’efectivitat (solucions i controls). • Assegurar mínims de compliment d’ampli abast enlloc de màxims d’abast focal. • Potenciar els controls en orígen i en els entorns originals abans de la captura formal com a record (in place RM). • Mantenir indicadors que permetin medir el ROI del sistema i el valor que aporta als usuaris i a l’organització (medir). • Automatitzar la gestió documental.
  26. 26. Com serà (és) la gestió documental? Lleugera (àgil) Efectiva Automatitzada Datificada (Des)centralitzada Consumeritzada
  27. 27. “Cloud and social platforms render file and declare ineffective.” Cheryl McKinnon, 2013/2017
  28. 28. Automatitzada • Captura automatitzada basada en regles o bé implícita en el propi entorn de treball o en les aplicacions d’escriptori (in place RM). Deixar de demanar als usuaris que capturin (manualment) els documents rellevants • Prioritzar l’ús de sistemes d’autoclassificació (per regles o algorítmics) basats en anàlisi predictiva i intel·ligència artificial (NLP i ML). Deixar de demanar als usuaris que facin accions específiques de classificació • Utilitzar eines d’anàlisi de fitxers i extracció automàtica de metadades habituals de l’àmbit de l’eDiscovery i digital forensics. Deixar de demanar als usuaris que emplenin manualment metadades
  29. 29. Automatitzada • Implantar el sistema als diferents entorns des d’on es gestionen totes les formes documentals i governar-lo mitjançant motors de regles (RBR i arxius lleugers). Deixar de restringir l’abast del sistema a allò que és possible controlar de forma centralitzada • Incorporar la generació de quadres de comandament i indicadors orientats a l’explotació com un element essencial del disseny del Sistema. Deixar de concentrar els esforços en l’emmagatzematge dels documents • Avaluar tenint present un ventall més ampli de possibles usos (processabilitat i reutilització). Deixar de concentrar esforços a avaluar per poder eliminar documentació original
  30. 30. Com serà (és) la gestió documental? Lleugera (àgil) Efectiva Automatitzada Datificada (Des)centralitzada Consumeritzada
  31. 31. Datificada • “We’ve entered a new era of RIM, with big data at the forefront.” • “Data analysis has become a twisting Mobius strip, looping back not only how we look at data but also how we manage data itself.” Kon Leong, 2016
  32. 32. Datificada • Augment exponencial de la capacitat de generar (o recollir) i processar dades. • Crisi del doc-objecte: • Principi de dada única • Reutilització de la dada en diferents contextos • Evolució dels sistemes d’autentificació (Blockchain) • L’anàlisi de dades no està donant encara els fruits que podria donar a causa... de la mala gestió de les dades de què s’alimenta (Dark data). • Deixar de gestionar entitats discretes no interpretables informàticament (documents- objecte) i passar a gestionar flux d’informació. • Repensar el pes dels conceptes associats al paper (expedient, còpia...) i potenciar els conceptes propis del món digital (versió, permisos, evidència auditable...) • Donar valor d’evidència a la informació en forma de dades en els propis sistemes origen. No obligar a formalitzar totes les transaccions com a documents, almenys durant la vigència. • Considerar la gestió de les dades estructurades un element més del sistema de gestió documental (MDM, Dasboard, Analytics) i clau per a donar qualitat a l’explotació de les dades.
  33. 33. Impacte en el disseny dels sistemes Mapeig de processos Mapeig de sistemes Mapeig de dades Mapeig de sèries Mapeig d’agents
  34. 34. Com serà (és) la gestió documental? Lleugera (àgil) Efectiva Automatitzada Datificada (Des)centralitzada Consumeritzada
  35. 35. (Des)centralitzada • “Today’s reality is that organizations are living in a multirepository world”. • “Focus all the attention onto a single RM platform only gives the illusion of Information Governance maturity”. • “Knowing where our information lives is the first step to proficiently governing our organisation’s information assets”. RecordLion, 2016
  36. 36. Escenari 0: silos
  37. 37. Escenari 1: records center SGD
  38. 38. Escenari 2: in place RM SGD SGD SGD SGD SGD
  39. 39. Escenari 3: (integrated) in place RM SGD SGD SGD SGD SGD SGD
  40. 40. Com serà (és) la gestió documental? Lleugera (àgil) Efectiva Automatitzada Datificada (Des)centralitzada Consumeritzada
  41. 41. Consumeritzada • La tendència per a la interacció amb la ciutadania i, per tant, la definició de serveis externs, la marca la pròpia ciutadania, i després s’extrapola als serveis interns. • Creix així en importància la mobilitat. • La mobilitat troba el seu entorn òptim de desenvolupament en els serveis al núvol, no en sistemes centralitzats (pesants).
  42. 42. La gestió documental: el futur (és) ara! Reus, 4 a 6 de maig de 2017
  43. 43. Moltes gràcies Jordi Serra Serra jserra.ceb@gencat.cat serra@ub.edu http://bd.ub.es/pub/serra/ Citació recomanada: Serra Serra, Jordi. "La gestió documental: el futur (és) ara!". A: II Congrés de Govern Digital: el repte de la societat digital i la transformació de les AAPP, Barcelona, 25 de gener de 2017.

×