1. Gestão de Informação de Arquivo: Projecto de Plataforma de Comunicação
em Rede para a Administração Central do Estado
Jorge Miguel Lobo Janeiro
Orientador:
Doutor Juan Mozzicafreddo, Professor Catedrático,
ISCTE-IUL
Co-orientador:
Mestre Pedro Penteado, Especialista,
Direcção-Geral de Arquivos
Mestrado em Administração Pública
Trabalho de Projecto
Dezembro, 2011

2. PROJECTO DE TRABALHO
O quê?
Proposta de plataforma electrónica de
comunicação em rede
Para quem?
Organismos da Administração Central do
Estado
Para quê?
Ajudar a realizar uma melhor gestão da
informação de arquivo
Gestão de Informação de Arquivo

3. OBJECTIVOS DO PROJECTO
Objectivos Resultados Esperados
• Acompanhamento dos projectos arquivísticos
• Produzir estatísticas e indicadores
• Recolher dados sobre a gestão da informação
Arquivística
• Aumento da eficiência
• Discussão de ideias e resposta a dúvidas
• • Aumento da qualidade do serviço
• Divulgar iniciativas prestado
• Disponibilizar FAQ’s, normas e orientações técnicas e • Aumento da partilha de
boas práticas informação e do conhecimento
• Proceder ao envio de newsletters e notícias
• Pesquisas no Portal Português de Arquivos, da Rede
Portuguesa de Arquivos (RPA)
• Instrumento de apoio às políticas públicas de arquivo.
Gestão de Informação de Arquivo

4. Necessidade de mudança
Globalização
Austeridade
Expectativas
Agenda política
dos cidadãos
Gestão de Informação de Arquivo

5. Modelos Teóricos de Gestão Pública
Modelo Weberiano New Public Management New Public Service
Estado - Providência Estado Regulador Estado Parceiro
Remar: conceber e implementar Servir: gerir conflitos e estabelecer parcerias
Comandar: catalisar as forças de mercado
políticas entre cidadãos e grupos
Burocracia centralizada Agências descentralizadas e autónomas Estruturas colaborativas
Aberta ao ambiente e em adaptação Aberta, funcionando em rede e em modo
Funciona em sistema fechado
constante cooperativo
Primado da lei, das normas e dos Primado do cidadão e da cidadania democrática
Primado do mercado e do lucro.
procedimentos. e participativa.
AP orientada para melhoria dos padrões de vida
AP orientada para os meios Orientação para os resultados
dos cidadãos
O interesse público é definido e O interesse público representa a soma dos
O interesse público resulta de valores partilhados
expresso na lei interesses individuais
Administrado passivo, beneficiário e Cidadão cliente e consumidor das políticas Cidadão-parceiro, participativo e co-produtor de
receptor das políticas públicas públicas políticas públicas
Lideranças participadas e partilhadas (Bottom
Liderança hierárquica (Top down) Liderança empresarial – descentralizada mas
up)
com controlo final (Bottom up)
AP assume responsabilidade e presta AP assume responsabilidade e presta contas AP assume e partilha responsabilidades e presta
contas (accountability) à hierarquia e ao grupo de cidadãos-clientes em função do contas aos cidadãos, em função dos interesses
aos políticos eleitos mercado destes
Funcionário controlador e prestador Funcionário facilitador, mediador e
Funcionário empresário
de serviços colaborativo
Baseado em: Denhardt, Janet V. e Robert B. Denhardt (2003), The new public service: serving, not steering, Nova Iorque, M. E. Sharpe, p. 29.
Gestão de Informação de Arquivo

6. Aumento das necessidades
comunicacionais
Tendências Respostas do órgão Resultados
enfrentadas pelo coordenador
órgão coordenador da
política arquivística
nacional
• Expansão das TIC • Interoperabilidade • Meta-Informação para a
• Integração de semântica Interoperabilidade (MIP)
processos transversais • Estabelecimento • Macroestrutura Funcional (MEF)
• Trabalho em rede de parcerias com as • Portarias ministeriais de gestão
Secretarias-Gerais de documentos
• Reuniões de acompanhamento
e articulação com as Secretarias-
Gerais
Gestão de Informação de Arquivo

7. Modelo de Gestão de Arquivos na
Administração Central do Estado
Maior
intervenção Órgão
Coordenador
Intervenção
intermédia Secretarias-Gerais
Menor
intervenção Outros Organismos da ACE
Gestão de Informação de Arquivo

8. Modelo de Gestão de Arquivos na Administração Central do Estado
Órgão
Coordenador Secretaria-
Geral
Secretaria-
Geral Organismo C
Organismo A
Organismo B
Gestão de Informação de Arquivo

9. Modelo de Gestão de Arquivos na Administração Central do Estado
Organismo Competências Modelo Organizacional
Órgão de coordenação da • Coordenação da política arquivística nacional • Qualificação de sistemas de arquivo e
política arquivística • Superintendência técnica e normativa protecção do património são core-
nacional • Auditorias business da DGARQ
• Apoio técnico às Secretarias-Gerais e organismos • Múltiplas unidades orgânicas
• Promoção do desenvolvimento e qualificação da especializadas na qualificação e
rede nacional de arquivos tratamento de arquivos
• Salvaguarda e valorização do património à guarda
dos serviços dependentes
Secretarias-Gerais • Política de gestão integrada de arquivo • Arquivo é uma das várias actividades
• Coordenação geral dos sistemas de arquivo principais do organismo
ministeriais • Frequentemente, unidade orgânica de
• Planeamento estratégico arquivo (Divisão) integrada em
• Apoio técnico aos organismos Direcção de Serviços de diversas áreas
• Promoção de instrumentos para a
interoperabilidade
• Arquivo central de documentação/informação de
uso não corrente
Outros organismos da • Gestão do arquivo de uso corrente • Arquivo é actividade secundária para
ACE a organização
• Arquivo frequentemente integrado
numa unidade orgânica de gestão
Gestão de Informação de Arquivo

10. Disfunções Existentes e Soluções e Benefícios da Plataforma ao Nível
Organizacional
Organismos Problemas Impactos Soluções da plataforma Benefícios
Gestão dos
Gestão da
processos de Apoio à colaboração e partilha
informação
trabalho
Organismos só aderem
aos projectos com ordem
expressa da respectiva Publicitação de diplomas
DGARQ tutela jurídico-administrativos Agilização da
Hierarquias
SG’s Resistência parcial à Disponibilização de FAQ’s comunicação com
rígidas e
Organismos adopção de instrumentos Difusão automática de tutela e organismos
funcioname
ACE de gestão de instrumentos de gestão de da ACE
nto em silos
documentos transversais documentos transversais
que visam a
uniformização
Possibilidade de formação a
distância
Dificuldade na fase de
Recursos Possibilidade de
aplicação dos Diminuição de custos
Organismos humanos esclarecimento de dúvidas
instrumentos de gestão com deslocações,
ACE com pouca de forma rápida
de documentos espaços para
formação Disponibilização de
transversais às reuniões/formações e
em arquivo orientações e normas para
organizações telefonemas
aplicação
Disponibilização de FAQ’s
Menor disponibilidade
Possibilidade de trabalho em
Limitações para alocar recursos
DGARQ videoconferência
orçamentai humanos aos projectos
SG’s Disponibilização de
se Dificuldade em Diminuição de custos
Organismos cronogramas detalhados
escassez reformular os sistemas com deslocações e
ACE Possibilidade de criação de
de recursos de arquivo electrónico e telefonemas
várias salas para projectos
humanos em papel devidos aos
diferentes
custos inerentes Gestão de Informação de Arquivo

11. Disfunções Existentes e Soluções e Benefícios da Plataforma ao Nível
dos Sistemas de Informação
Organismos Problemas Impactos Soluções da plataforma Benefícios
Gestão da Gestão dos processos Apoio à colaboração
informação de trabalho e partilha
Morosidade da comunicação
Perdas de informação Possibilidade Possibilidade de
Diminuição de
DGARQ, Aumento dos custos de envio e colocação de
custos com espaços
SG’s, Circulação da Crescimento das massas classificação documentos em
ocupados por papel,
Organismos informação em documentais devido à duplicação de de emails para repositórios
telefonemas e
ACE papel documentos recuperação Salas de discussão
correspondência em
Necessidade de mais espaço para em linha
papel
arquivo
Existência de sistemas de arquivo
Visualização em linha da
pouco estruturados, em diversos
fase ou tarefa em que
formatos e locais de
encontra dado processo
armazenamento por vezes
Configuração de tarefas Diminuição de
incomunicáveis e sem grande Possibilidade de
de elaboração e custos com
controlo criação várias salas
aplicação de telefonemas e
Más condições de armazenamento para projectos
Organismos Baixa qualificação instrumentos correspondência em
da documentação diferentes
ACE dos sistemas de promotores da papel
Gestão da informação não respeita Criação de
arquivo interoperabilidade e das Redução de tempo
o ciclo de vida dos documentos indicadores
boas práticas de gestão no esclarecimento
Inexistência, desactualização ou Obtenção de
de documentos de de dúvidas e na
aplicação incipiente de estatísticas
arquivo (MIP, MEF, obtenção de
instrumentos de gestão de
planos de classificação e estatísticas
documentos
portarias de gestão de
A documentação não é organizada
documentos ministeriais)
por unidades arquivísticas
Possibilidade de
esclarecimento de Diminuição de
Incapacidade de adequação aos dúvidas de forma custos com
Rigidez e instrumentos transversais de gestão imediata telefonemas e
Organismos
inadequação dos da informação Disponibilização de correspondência em
ACE
sistemas de gestão Sistemas de gestão documental não orientações, normas papel
documental respeitam requisitos específicos e requisitos para Redução de tempo
para arquivos electrónicos aplicação no esclarecimento
Disponibilização de de dúvidas
FAQ’s
Gestão de Informação de Arquivo

12. Disfunções Existentes e Soluções e Benefícios da Plataforma ao Nível
Comunicacional
Organismos Problemas Impactos Soluções da plataforma Benefícios
Gestão dos Apoio à colaboração e
Gestão da
processos de partilha
informação
trabalho
Possibilidade
Divulgação no site armazenamento de
DGARQ em páginas Limitações no esclarecimento de
conteúdos Agilização da gestão de
SG’s estáticas dúvidas mais específicas sobre os
Possibilidade de criar salas conteúdos
Organismos ACE projectos de forma célere Fácil gestão de
de discussão Diminuição de custos com
Impossibilidade de disponibilizar conteúdos
Disponibilização de telefonemas e correspondência
conteúdos referentes aos projectos na (modelos pré-
informação sobre arquivos da em papel
página Web definidos)
ACE Redução de tempo no
Impossibilidade de adequar os
Possibilidade de ligação à esclarecimento de dúvidas
conteúdos da página Web ao ritmo dos
Rede Portuguesa de Arquivos
projectos
(RPA)
Comunicação Fácil gestão de
DGARQ insuficiente com Agilização da gestão de
Impossibilidade de estabelecer diálogos conteúdos
SG’s interlocutores dos conteúdos
interactivos com os intervenientes nos Gestão de perfis Envio de RSS feeds e notícias
Organismos ACE organismos Diminuição de custos com
projectos através da página Web Possibilidade Possibilidade de efectuar
através da página telefonemas e correspondência
Impossibilidade de envio de RSS feeds e dos estatísticas de monitorização
Web em papel
notícias através da página Web interlocutores às políticas públicas de
Redução de tempo no
Impossibilidade de obter estatísticas alterarem dados arquivo
esclarecimento de dúvidas e na
através da página Web pessoais com
obtenção de estatísticas
validação
posterior
Comunicação
DGARQ insuficiente com Comunicação feita de um para um ou de Diminuição de custos com
SG’s interlocutores um para muitos Possibilidade de criar salas telefonemas e correspondência
Organismos ACE através de Diminui interactividade de discussão em papel
telefone e Obriga a afectar mais recursos humanos Disponibilização de FAQ’s Redução de tempo no
correspondência para esclarecimento de dúvidas esclarecimento de dúvidas
Diminuição de custos com
DGARQ Comunicação em Reuniões ocasionais levam a perda de
deslocações, espaços para
SG’s grupo só contacto com os projectos
Chats reuniões, telefonemas e
Organismos ACE presencial Dificuldade em realizar muitas reuniões
Videoconferência correspondência em papel
devido à escassez de recursos humanos
Redução de tempo no
e custos financeiros
esclarecimento de dúvidas
Ausência de
Perda de ligação com os projectos
DGARQ repositório
Impossibilidade de consultar Diminuição de custos com
SG’s centralizado de Possibilidade de
informações de forma pontual para telefonemas
Organismos ACE informação sobre armazenamento de
esclarecimento de dúvidas Redução de tempo na
projectos conteúdos
Gestão
Impossibilidade de recuperação de de Informação de Arquivo recuperação de informação
informação completa sobre projectos

13. Impactos gerais da plataforma de apoio à
coordenação da política arquivística na ACE
Vantagens Impactos Gerais
• Vantagens ambientais
• Vantagens financeiras
• Aumento da rapidez e eficiência da comunicação • Aumento da eficácia, da eficiência e da qualidade
na gestão de documentos
• Centralização da informação (conteúdos e contactos)
• Fornecimento de contributos para a formulação de
• Aumento da disponibilidade e fiabilidade da informação políticas públicas de arquivo
• Aumento da recolha e partilha da informação • Contribui para uma maior tomada de consciência
da importância da gestão da informação nas
• Aumento da capacidade de armazenamento organizações
• Agilização dos processos e da gestão de conteúdos • Incentiva a qualificação dos arquivos
• Diminuição do tempo de pesquisa e recuperação da informação
• Garantia da segurança e confidencialidade no acesso à
informação
• Aumento da transparência
Gestão de Informação de Arquivo

14. Gestão de Informação de Arquivo 14