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GESTIÓN DOCUMENTAL II GRUPO 3

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GESTIÓN DOCUMENTAL II GRUPO 3

  1. 1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL YULIETT ANDREA VEGA AVILA Tutora Luz Marina Arias González Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II ARMENIA - QUINDIO 2015
  2. 2. CARACTERÍSTICASMÍNIMASQUEDEBEREUNIRUN SISTEMADEGESTIÓNDOCUMENTAL. Conformidad: Brindar la información que requieren los usuarios de las diferentes entidades. Interoperabilidad: Intercambiar información entre entidades, en busca de un beneficio mutuo. Seguridad: Confidencialidad y conservación adecuada de los documentos. Adición de Contenidos: Ingreso de nuevos contenidos. Meta descripción: Acceso rápido a la información. Neutralidad Tecnológica: Tener en cuenta recomendaciones conceptos y normas, que permitan fomentar la presentación del servicio. Disponibilidad de Acceso: Los documentos electrónicos deben asegurar la integridad. Gestión Distribuida: La importación y exportación de documentos debe ser de fácil manejo. Diseño y Funcionamiento: La creación de documentos es para uso de los usuarios.
  3. 3. RECURSOS ASIGNADOS AL PROYECTO Implementación del Sistema de Gestión Documental Defensoria del Pueblo AÑO RECURSOS ASIGNADOS RECURSOS EJECUTADOS % EJECUTADO 2013 $582.000.000 $582.000.000 100% 2014 $721.000.000 $721.000.000 100% Total Recursos Asignados al Proyecto $1.303.000.000
  4. 4. Descripción Cantidades Cumplimiento de las Actividades Contenidas en el Plan de Trabajo - Capacitación y Talleres a desarrollar 2013 y 2014 1 Veintiuno (21) - Scanner Kodak i2400 Valor Unitario $2,485,373 IVA Incluido 21 Veintiuno (21) - Scanner Cama Plana A3 Kodak Valor Unitario $4,037,670 IVA Incluido 21 Veintiuna (21) Impresoras Zebra GK ETIQ Valor Unitario $1,682,363 IVA Incluido 21 Veintiún (21) SW Kodak Capture Pro para i2400 Valor Unitario $1,639,950 IVA Incluido 21 240 Rollos de cinta en cera negra de 110mm x 74 mts.(para (6) meses) Valor Unitario 25,448 IVA Incluido 240 240 Rollos de Etiquetas Adhesiva de 80mm x 30 mm Valor Unitario $25,448 IVA Incluido 240
  5. 5. Descripción Cantidades Portal Publico Usuarios (2 Procesadores) Usuarios Ilimitados 1 Laserfiche Avante Server for Oracle with Workflow 1 Laserfiche Usuario Nombrado 157 Laserfiche Usuario Full de Digitalización 21 Audit Trail - Advanced - Registro de Auditoria 1 Laserfiche Records Management Module (TRD) 1 Laserfiche Forms 1 SW Kodak Capture Pro para i2400 21 Radicador Correspondencia Postal Full 1 Brindar Soporte Técnico 1 Se efectuó por parte del contratista 4-72 la presentación de la herramienta Laserfiche, la cual le permitirá a la Defensoría del Pueblo administrar su contenido empresarial ofreciéndole la búsqueda y recuperación de imágenes, documentos y correos electrónicos entre otros, mediante búsquedas estructuradas o búsquedas por contenido (Full Text).
  6. 6. En las Sedes Regionales relacionadas anteriormente, se efectuó la instalación de hardware y software (Equipos de cómputo, scanner, impresoras de sticker e insumos) necesarios para la implementación y puesta en marcha del sistema automatizado de gestión documental.
  7. 7. La meta fue cumplida en su totalidad, tanto en el nivel central como en cada una de las regionales intervenidas, se efectuó la instalación del hardware y software requerido en cada una de las Ventanillas Únicas de Correspondencia, así mismo se efectuaron las capitaciones de los funcionarios responsables del manejo del software, así como la socialización a los demás funcionarios de la entidad respecto a los nuevos procedimientos para la gestión de comunicaciones oficiales.
  8. 8. La solución adquirida por la Defensoría del Pueblo provee una interface Web (intranet) para permitir ejecutar las actividades propias de la radicación de correspondencia que ingresa y/o sale de la entidad.
  9. 9.  De igual manera en el proceso de implementación de la fase la herramienta implementada se logró la instalación del componente denominado Post@l ® que provee los mecanismos necesarios para ejecutar el proceso de Radicación junto con la integración necesaria con el Administrador Documental y su componente de Flujo de Trabajo o BPM documental.  Post@l presenta una interface Web para ejecutar en la intranet de la entidad, en donde el funcionario de Radicación en ventanilla llena o alimenta los índices o metadatos que permitirán luego su ubicación, consulta y trazabilidad dentro del sistema.

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