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Entrega tres

entrega 3

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GERENCIA DE PROYECTOS
Trabajo Colaborativo 3
Participantes:
LUZ HELENA CHICANGANA
HERMES ORLANDO CORREDOR
JORGE ALBERTO OLAVE
JOHN ALEXANDER ROBAYO
JHON FREDY ORTIZ
Tutor:
JAVIER MEDINA
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
PROYECTO DE GRADO
GRUPO 201014_19
MAYO 2016
Contenido
INTRODUCCIÓN......................................................................................................3
PRIMERA PARTE..................................................... ¡Error! Marcador no definido.
SEGUNDA PARTE ................................................... ¡Error! Marcador no definido.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................25
PROPOSITO DE LA INVESTIGACIÓN..................................................................27
PREGUNTA DE INVESTIGACION.......................... ¡Error! Marcador no definido.
TERMINOLOGIA A UTILIZAR ................................................................................36
CONCLUSIONES...................................................................................................46
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................... ¡Error! Marcador no definido.
INTRODUCCIÓN
El proyecto Catalogo de Información Web está dirigido a todas las empresas que
almacenan información digital o física y de la cual necesitan extraer datos
relevantes periódicamente. Este proyecto se diseñará cumpliendo los estándares de
normas de nomenclaturas y almacenamiento de información, el objetivo es
desarrollar un buscador web que permita a las empresas realizar búsquedas por
palabras clave o frases exactas en los contenidos almacenados en los archivos
digitalizados en cada entidad, el software desarrollado utilizara las características
de reconocimiento OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y de indexación de
información.
Este sistema agilizará los tiempos de búsqueda de información en la compañía y
proveerá a todos los usuarios de una herramienta de búsqueda a la medida y
disponible desde Internet, convirtiéndose en un sistema necesario y de gran utilidad
para todas las áreas de la empresa.
PARTE 1
1. Indagar, consultar e investigar sobre el tema de Gerencia de proyectos: Se debe
conceptualizar sobre los temas de Gerencia de Proyectos, Ciclo de Vida de
proyectos, TIC en la gerencia de Proyectos y Criterios para la evaluación de
proyectos.
GERENCIA DE PROYECTOS
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de
forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las
restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.
Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u
operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía
distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad
de la disciplina Gerencia de Proyectos.
La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen
recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre
otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
El ciclo de vida del proyecto se inicia con la identificación del problema, necesidad
u oportunidad que requiere una solución.
El ciclo de vida del proyecto se compone de:
Pre-inversión
• Idea
• Perfil
• Pre-factibilidad
• Factibilidad
Inversión
• Diseño
• Ejecución
Operación
• Operación
FASE DE PRE-INVERSIÓN
Corresponde al proceso de elaboración de los estudios y análisis necesarios para
la preparación (o formulación) y evaluación del proyecto que permite resolver el
problema o atender la necesidad que le da origen.
El resultado es una decisión de realizar o no un proyecto o inversión.
En esta etapa se definen las siguientes etapas:
Ø ETAPA DE IDEA
Corresponde a una primera aproximación al problema, necesidad u oportunidad y a
su resolución.
Ø ETAPA DE PERFIL
Se realiza la preparación y evaluación de las posibles alternativas de solución,
partiendo de información que proviene principalmente de fuentes de origen
secundario.
§ Como resultado de la etapa se puede:
- Descartar las alternativas no factibles.
- Seleccionar alternativas posiblemente factibles y avanzar a la
siguiente etapa.
- Seleccionar aquella alternativa que es técnica y económicamente
mejor entre las alternativas estudiadas y pasar a la etapa de diseño
en la fase de inversión del proyecto.
- Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la
autoridad.
FASE PRE-FACTIBILIDAD
En esta etapa se realiza una evaluación más completa y profunda de las alternativas
identificadas en la etapa de perfil y de las posibles soluciones.
§ Como resultado de la etapa se puede:
- Descartar las alternativas no factibles
- Seleccionar aquella alternativa que es técnica y económicamente
mejor y pasar a la etapa de factibilidad o diseño
- Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la
autoridad
FASE DE FACTIBILIDAD
En esta etapa se perfecciona y precisa la mejor alternativa identificada en la etapa
de pre-factibilidad, sobre la base de información primaria recolectada especialmente
para este fin.
§ Como resultado de la etapa se puede:
- Pasar a la etapa de diseño en la fase de inversión del proyecto.
- Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la
autoridad.
2. Investigar sobre el papel que debe tener un gerente de proyectos en cada una
de las fases de ejecución de estos
Síntesis de las funciones gerenciales.
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Entrega tres

  • 1. GERENCIA DE PROYECTOS Trabajo Colaborativo 3 Participantes: LUZ HELENA CHICANGANA HERMES ORLANDO CORREDOR JORGE ALBERTO OLAVE JOHN ALEXANDER ROBAYO JHON FREDY ORTIZ Tutor: JAVIER MEDINA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD) ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA PROYECTO DE GRADO GRUPO 201014_19 MAYO 2016
  • 2. Contenido INTRODUCCIÓN......................................................................................................3 PRIMERA PARTE..................................................... ¡Error! Marcador no definido. SEGUNDA PARTE ................................................... ¡Error! Marcador no definido. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................25 PROPOSITO DE LA INVESTIGACIÓN..................................................................27 PREGUNTA DE INVESTIGACION.......................... ¡Error! Marcador no definido. TERMINOLOGIA A UTILIZAR ................................................................................36 CONCLUSIONES...................................................................................................46 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................... ¡Error! Marcador no definido.
  • 3. INTRODUCCIÓN El proyecto Catalogo de Información Web está dirigido a todas las empresas que almacenan información digital o física y de la cual necesitan extraer datos relevantes periódicamente. Este proyecto se diseñará cumpliendo los estándares de normas de nomenclaturas y almacenamiento de información, el objetivo es desarrollar un buscador web que permita a las empresas realizar búsquedas por palabras clave o frases exactas en los contenidos almacenados en los archivos digitalizados en cada entidad, el software desarrollado utilizara las características de reconocimiento OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y de indexación de información. Este sistema agilizará los tiempos de búsqueda de información en la compañía y proveerá a todos los usuarios de una herramienta de búsqueda a la medida y disponible desde Internet, convirtiéndose en un sistema necesario y de gran utilidad para todas las áreas de la empresa. PARTE 1
  • 4. 1. Indagar, consultar e investigar sobre el tema de Gerencia de proyectos: Se debe conceptualizar sobre los temas de Gerencia de Proyectos, Ciclo de Vida de proyectos, TIC en la gerencia de Proyectos y Criterios para la evaluación de proyectos. GERENCIA DE PROYECTOS Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO El ciclo de vida del proyecto se inicia con la identificación del problema, necesidad u oportunidad que requiere una solución. El ciclo de vida del proyecto se compone de: Pre-inversión • Idea • Perfil • Pre-factibilidad • Factibilidad Inversión
  • 5. • Diseño • Ejecución Operación • Operación FASE DE PRE-INVERSIÓN Corresponde al proceso de elaboración de los estudios y análisis necesarios para la preparación (o formulación) y evaluación del proyecto que permite resolver el problema o atender la necesidad que le da origen. El resultado es una decisión de realizar o no un proyecto o inversión. En esta etapa se definen las siguientes etapas: Ø ETAPA DE IDEA Corresponde a una primera aproximación al problema, necesidad u oportunidad y a su resolución. Ø ETAPA DE PERFIL Se realiza la preparación y evaluación de las posibles alternativas de solución, partiendo de información que proviene principalmente de fuentes de origen secundario. § Como resultado de la etapa se puede: - Descartar las alternativas no factibles. - Seleccionar alternativas posiblemente factibles y avanzar a la siguiente etapa. - Seleccionar aquella alternativa que es técnica y económicamente mejor entre las alternativas estudiadas y pasar a la etapa de diseño en la fase de inversión del proyecto. - Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la autoridad.
  • 6. FASE PRE-FACTIBILIDAD En esta etapa se realiza una evaluación más completa y profunda de las alternativas identificadas en la etapa de perfil y de las posibles soluciones. § Como resultado de la etapa se puede: - Descartar las alternativas no factibles - Seleccionar aquella alternativa que es técnica y económicamente mejor y pasar a la etapa de factibilidad o diseño - Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la autoridad FASE DE FACTIBILIDAD En esta etapa se perfecciona y precisa la mejor alternativa identificada en la etapa de pre-factibilidad, sobre la base de información primaria recolectada especialmente para este fin. § Como resultado de la etapa se puede: - Pasar a la etapa de diseño en la fase de inversión del proyecto. - Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la autoridad. 2. Investigar sobre el papel que debe tener un gerente de proyectos en cada una de las fases de ejecución de estos Síntesis de las funciones gerenciales.
  • 7. PLANEACION: Es el punto de partida del proceso administrativo, incluye el establecimiento de objetivos y metas, además del diseño de estrategias para alcanzarlo. Los resultados de esta operación dan rumbo a la siguiente función la Organización. ORGANIZACIÓN: Esta función del proceso administrativo da sentido práctico a los planes establecidos utilizando mecanismos de organización tales como jerarquía, macro procesos y procesos. Abarca la conversión de objetivos en actividades y la fijación de procedimientos para la toma de decisiones. DIRECCION: Se refiere a la activación, orientación y mantenimiento del esfuerzo humano para dar cumplimiento a los planes, incluye la motivación de las personas en sus labores diarias ya que son el recurso más importante de cualquier organización. CONTROL: La función del control busca asegurar que los resultados obtenidos en un determinado momento se ajusten a las exigencias de los planes y metas establecidos en la planeación. Para esto se necesita de un monitoreo constante de las actividades, comparación de los resultados con metas propuestas, indicadores, corrección de desviaciones y retroalimentación para redefinición de objetivos y estrategias.
  • 8. Ventajas de cada una de las funciones gerenciales Funciones Gerenciales Ventajas PLANEACION • Proporciona una dirección y sentido de desempeño, al coordinar las distintas unidades de la empresa hacia un fin concreto. • Ayuda a mejorar y a lograr aumentar el éxito: teóricamente, las amenazas pueden neutralizarse y las oportunidades potencializarse. • Facilita la adaptación al entorno y al cambio. • Contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas. ORGANIZACIÓN • Simplicidad y claridad para su aplicación. • Unidad de mando. No hay interferencia de poderes. • La comunicación de información (ascendente) tanto como la comunicación de órdenes (descendente) es directa • Permite a los mandos inferiores tomar decisiones en ausencia de superiores. • La disciplina se mantiene fácilmente. • Al ser los jefes especialistas, existe una mayor eficacia empresarial. • El asesoramiento del experto está a disposición de cada trabajador. • Comunicaciones rápidas. • Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos. • Se mantiene la unidad de mando. • Las decisiones se negocian y se toman por consenso. DIRECCION • Permite elegir entre alternativas para las necesidades del sistema y así obtener máximos beneficios. • Seleccionar estrategias laterales para casos fortuitos. • Las bases para elegir alternativas pueden ser: Experiencia. Experimentación. Investigación. • Aplicar la decisión. Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. • El plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.
  • 9. CONTROL • El control permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento. • El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. • Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta. • El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. • El control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.
  • 10. 3. Indagar sobre el uso de las TIC como herramientas de apoyo para la gerencia de Proyectos. Teniendo en cuenta que la tecnología de información (TI) es la utilización de tecnología específicamente computadoras - para el manejo y procesamiento de información específicamente la captura, transformación, almacenamiento, protección, y recuperación de datos e información y aunque el nombre de tecnología de información se remonta a los años 70, su utilización en los negocios se remonta a mediados del siglo XX, durante la segunda guerra mundial. Sin embargo, ha sido en los últimos 20 años donde ha alcanzado niveles de uso y aplicaciones tan variadas y ubicuas, que se ha convertido en un área de gran amplitud e impacto en todos los aspectos de la vida cotidiana – incluyendo la gerencia de cualquier empresa, en la cual hoy en día es casi indispensable. Las TIC se han convertido, en las primeras décadas del siglo XXI, en un pilar de la competitividad empresarial. Por un lado, el sector de las TIC es uno de los principales generadores de nuevos empleos y de nuevas oportunidades de negocio. Por el otro, el aumento de la productividad en la mayoría de los sectores productivos se basa en un uso innovador de las tecnologías, sobretodo, las tecnologías de la información y la comunicación. En consecuencia, una eficaz implantación de las TIC en las organizaciones actuales se ha convertido en una exigencia en todos los proyectos de innovación empresarial. Por ello, disponer de las últimas tecnologías ya no es suficiente, además, las organizaciones deben asegurar que los proyectos de implantación de las TIC consiguen los objetivos que se habían propuesto. Es por esta razón que surge el concepto de gestión de proyectos como una actividad imprescindible asociada al despliegue de las TIC. ¿Pero realmente qué hace un gestor de proyectos? Un gestor de proyectos es la persona que asegura el éxito en la consecución de los objetivos de un proyecto, por ello, debe tener la visión global de todo un producto o servicio que se destinará a un cliente o a resolver unas necesidades concretas de la organización. En general, en el mundo de la ingeniería, los ingenieros e ingenieras se preocupan más de “qué están haciendo” y no tanto del “cómo lo están haciendo”. Es cierto que cada una de
  • 11. estas personas aporta su granito de arena al proyecto, pero como todos sabemos, los proyectos se desarrollan con unas restricciones de requerimientos, tiempo y presupuesto acordados con el cliente, y en la mayoría de ocasiones debe resaltarse el “cómo se está desarrollando” frente a “qué se desarrolla”. Por todo ello surge el rol de jefe de proyectos, una persona que tiene la visión global de todo el proyecto, que lleva la planificación, que es el “líder” y que se asegura que se cumplen los compromisos, en términos de presupuesto, calendario y requerimientos, que se han pactado con el cliente. A su vez debe mantener al cliente informado de la evolución del proyecto. Es por esta razón que un gestor de proyectos debe de tener capacidad de negociación, ya se con el cliente o con su propio equipo de trabajo, de liderazgo, de iniciativa y de flexibilidad ante los posibles cambios que puedan surgir en el trascurso del proyecto. El uso de las tic en cualquier campo es muy necesario hoy en dia, enfocado en la gerencia de proyectos podemos decir que es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, que se realizan en el desarrollo de gerencia de proyectos de tal forma que se puedan cumplir para satisfacer las necesidades de los integrantes del proyecto a realizar. Las Tecnologías de la Información y las comunicaciones son innegables hoy en día, ya hacen parte de la cultura tecnológica que nos rodea, dichas herramientas amplían nuestras capacidades físicas y mentales. En cuanto a la gerencia de proyectos debemos tener muy claro que la sistematización es definitivamente parte fundamental en la organización de los procesos en cualquier organización ya que nos facilita y permite obtener resultados en el menor tiempo posible. Si una organización cuenta con una infraestructura tecnológica adecuada y ambientes propicios para el desarrollo laboral y colaborativo bajo el enfoque de las
  • 12. aplicaciones Tics requieren recursos y planes de sostenibilidad y actualización continua. Por ende, Las TIC´s actualmente permiten que las organizaciones puedan sistematizar sus procesos tanto internos como externos, teniendo una visión más global del negocio y un mejor control en cada una de las actividades como: • Distribución tanto del recurso humano, información o materia prima. • Mejoramiento de la comunicación por medio de herramientas como intranet, workflow´s, video conferencias, webex. • Optimización de tiempos de logística para empresas de transformación de mano de obra o mantenimiento. • Permite hacer un manejo más preciso y exhaustivo de la información obteniendo beneficio para todas las partes involucradas, ya que permite el acercamiento tanto de los proveedores (sistemas market places, SAP, sistemas de facturación online, etc.) como un mejor conocimiento de sus clientes (CRM, e- commerce, web sites, entre otros) el cual se expresa en una mejor utilización de los servicios con clientes más satisfechos (fidelización de clientes). • Gestión del conocimiento del talento humano en la preparación permante de sus empleados (plataformas e-leraning, portales para empleado, e- recruitment, e- business, cloud, community management, blogs) • Permite identificar mejor los mercados en los cuales se desea penetrar y clientes potenciales. (Estudios de mercadeo y publicidad) • Mejora la marca o visibilidad en los mercados y redes sociales, acercando los clientes. • Ahorro costos • Permite ampliar los canales de ventas. • Acorta distancias.
  • 14. PARTE 2 a. Mapa conceptual que permita visualizar y dar respuesta a interrogantes tales como: ¿Qué elementos se requieren para llevar a cabo un ciclo de vida de un proyecto en forma completa? ¿Quiénes son los actores principales en el establecimiento del ciclo de vida de un proyecto? ¿Cuál sería el papel principal de un Ingeniero de Sistemas en la ejecución de proyectos con base en la gestión de proyectos? b. Elaborar un ensayo con mínimo 1200 y máximo 1500 palabras en la cual se responda a inquietudes relacionadas con el plan de gestión del tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y plan de gestión de la integración. En la elaboración de un proyecto se cuenta con una estructura que es muy importante para la gestión y el ciclo de vida del proyecto. Si se quiere garantizar que el proyecto cumpla de acuerdo a los requerimientos de nuestro cliente se deben seguir los procesos de acuerdo al ciclo de vida de los proyectos, con el fin de lograr el objetivo final por el cual se está realizando el proyecto. Para la elaboración de un proyecto se debe tener en cuenta una planimetría de gestión que permita el desarrollo y mantenimiento del proyecto, mediante una serie de acciones que se aplican, se evalúan y se modifican a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de igual forma se puede visualizar los procesos, técnicas y herramientas usados para los planes de gestión.
  • 15. El plan de gestión nos permite profundizar en los diferentes planes de importancia del proyecto ls cuales pueden ser: alcance del proyecto, las tareas y las actividades, los costes, los recursos a utilizar, las compras, los subcontratos y riesgos; de igual forma la calidad y las comunicaciones que se vinculan al proyecto. Para la elaboración del plan de gestión se debe tener en cuenta los siguientes elementos: los factores empresariales que rodean a la organización, los procesos de la organización, los procesos propios de la Dirección de Proyectos que involucran los distintos elementos a tener en cuenta en la gestión y el acta de construcción del proyecto. En los planes de gestión encontramos los siguientes elementos: plan de gestión de costos, plan de gestión de alcance y plan de gestión de la integración, los cuales son los principales para el desarrollo del proyecto. El plan de gestión de costos cuenta con los siguientes procesos: Estimación de costos, Elaboración del presupuesto y Control de Costos. En el proceso de estimación de costos encontramos técnicas como: Precisiones (costos fijos, costos variables, costos directos, costos indirectos, gestión de costos), costos para la toma de decisiones, costos diferenciales y futuros, costos de sustitución de instalaciones (costos venta, costos directos, costos fro, costos tte), sustitución con aumento de capacidad, elementos relevantes de costos, costos sepultados, costos pertinentes de productos, funciones de costo de corto plazo, análisis de costo-volumen-utilidad, costos ABC y enfoque DPP. El proceso de Plan de Elaboración del Presupuesto encontramos las siguientes técnicas: Gastos previos, ingresos proyectados, ingresos y gastos reales. El proceso de control de Costos encontramos las siguientes técnicas: Costos productivos junto a sus registros. De igual forma se encuentran elementos relevantes de costos como: variaciones en los estándares de materia prima, tasa de salario y requerimientos de personal para las operaciones directas, necesidades de supervisión e inspección, combustibles y energía, volumen de producción y precios de venta, desperdicios y mermas, valor de adquisición, valor residual del equipo en cada año de su vida útil restante, impuestos y seguros, y, mantenimiento y reparaciones. El plan de gestión de alcance interviene en el éxito del proyecto, debido a que cada proyecto exige un sutil equilibrio entre las herramientas, las fuentes de datos, las metodologías, los procesos y los procedimientos, lo cual permite asegurar el
  • 16. esfuerzo dedicado a las actividades, con el fin de determinar que el alcance sea el adecuado, la complejidad y la importancia del proecto. El plan de gestión de alcance cuenta con los siguientes procesos: Planificación de alcance, Definición del alcance, Definición de EDT, Verificación del alcance y Control del Alcance. El proceso de Planificación de Alcance se encuentran las siguientes técnicas: Factores ambientales de la empresa como la infraestructura, las herramientas, los recursos humanos, las políticas relativas al personal y las condiciones del mercado; en la planificación encontramos los activos de los procesos de organización, el acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, y el plan de gestión del proyecto. En el proceso de Definición del Alcance tenemos las siguientes entradas: activos del proceso de la organización, acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, plan de gestión del alcance del proyecto y las solicitudes de crédito aprobadas. De igual forma se cuenta con técnicas como: Análisis del producto, identificación de alternativas, juicio de expertos y análisis de los interesados, y salidas como: enunciado del alcance del proyecto, cambios solicitados y actualizaciones del plan de gestión de alcance del proyecto. En el proceso de Definición de EDT tenemos las siguientes técnicas: Plantillas de estructura de desglose del trabajo y descomposición. El proceso de Verificación del Alcance cuenta con las siguientes técnicas de Inspección. En el proceso de Control del Alcance tenemos técnicas, de Sistema de control de cambios, análisis de variación, re planificación y sistema de gestión de la configuración. El plan de gestión de la integración cuenta con los siguientes procesos: Desarrollar el acta constitutiva del proyecto (Project Charter), Desarrollar el enunciado del alcance preliminar (Preliminary Scope Statement), Desarrollar el plan de gestión del proyecto (Project Management Plan), dirigir y gestionar la ejecución del proyecto, supervisar y controlar la ejecución del proyecto, control integrado de cambios, y, cerrar el proyecto. El proceso del desarrollo del acta constitutiva se incluye el trabajar con los interesados del proyecto para crear un documento que formalmente autorice el proyecto. En el proceso del desarrollo del alcance del proyecto preliminar se debe vincular un trabajo adicional con los interesados del proyecto, especialmente usuarios de los
  • 17. productos, servicios o resultados del proyecto para desarrollar los requerimientos de alcance de alto nivel. El proceso del desarrollo del plan de gestión incluye la coordinación de todos los esfuerzos de planificación, el cual pretende crear un documento consistente y coherente, El Plan de Gestión del Proyecto. En el proceso de la gestión de la ejecución se incluye el llevar a cabo el plan del proyecto mediante el desarrollo de las actividades incluidas en este. El proceso del monitoreo y control se requiere para lograr los objetivos del desempeño del proyecto. El proceso de control integrado de cambios que incluye coordinar cambios que afecten los entregables del proyecto y activos de los procesos de la organización. El proceso del cierre del proyecto se incluye el finalizar todas las actividades del proyecto. El Plan de Gestión del Proyecto puede constar de uno o más planes subsidiarios y otros componentes en función que lo exija el proyecto. En planes subsidiarios encontramos: Plan de Gestión de Alcance del Proyecto, Plan de gestión del cronograma, Plan de gestión de costes, Plan de gestión de calidad, Plan de mejoras del proceso, Plan de gestión del personal, Plan de gestión de las comunicaciones, Plan de gestión de riesgos y Plan de gestión de adquisiciones. Y en otros componentes encontramos: lista de hitos, calendario de recursos, línea base del cronograma, línea base del coste, línea base de calidad y registro de riesgos. Al igual que los elementos mencionados anteriormente, encontramos otros tipos de gestión como lo son: Gestión de tareas, gestión de calidad, gestión de los recursos humanos, gestión de las comunicaciones, gestión de riesgos, y, gestión de las compras. El proceso de Gestión de tareas cuenta con las siguientes técnicas: Definición de las tareas, secuenciación de tareas, estimación de recursos, estimación de duraciones, desarrollo del cronograma, y, control del cronograma. El proceso de gestión de calidad cuenta con las siguientes técnicas: planificación de la calidad, aseguramiento de la calidad, y, control de la calidad. El proceso de gestión de recursos humanos cuenta con las siguientes técnicas: planificación de los recursos humanos, selección del equipo del proyecto, capacitación del equipo del proyecto, y, gestión del equipo del proyecto. El proceso de gestión de riesgos cuenta con las siguientes técnicas: planificación de la gestión de riesgos, identificación de los riesgos, análisis cualitativo de riesgos,
  • 18. análisis cualitativo de riesgos, definición de contingencias, y, seguimiento y control de riesgos. Finalmente el proceso de gestión de las compras cuenta con las siguientes técnicas: planificación de compras y subcontratación, identificación de requisitos, selección de proveedores, evaluación de proveedores, y, negociación. De acuerdo a lo anterior se puede evidenciar la importancia de la gestión de proyectos como una herramienta útil para el sostenimiento y el equilibrio del proyecto. Al hacer uso adecuado de los procesos de gestión, de sus herramientas y técnicas podremos cumplir a cabalidad el objetivo del proyecto y nos llevara a obtener un perfecto funcionamiento y ciclo de vida del proyecto acorde y organizado. c. Realizar un modelo de cronograma usando alguna de las herramientas para la gestión de proyectos. El cronograma debe plantear como mínimo 5 actividades relacionadas con la gestión de proyectos Actividad Responsable Descripción Tiempo Prototipos Gráficos Diseñador Grafico Elaborar 3 propuestas gráficas para la revisión de la empresa 1 mes Arquitectura DB DBA Elaboración de la arquitectura de base de datos 2 meses Arquitectura IT IT Planificación de la arquitectura Tecnológica del sistema a desarrollar 2 meses Capa de Negocios Desarrollador Web Realizar todas las clases de la capa de negocio 1 mes Capa Cliente Desarrollador de Interfaces Desarrollar las interfaces de usuario e integrarlas con la capa de Negocio 1 mes Documentación Ing. Funcional Realizar toda la documentación del proyecto Manuales de 1 mes
  • 19. usuario, de Sistema, de Instalación. Instalación y puesta en marcha Integrador Realizar la instalación del sistema en los servidores del cliente 1 mes Capacitación Ing. Funcional Realizar el ciclo de capacitación a los usuarios de la compañía 1 mes d. Documento con la propuesta ampliada Ver parte 3 e. Publicar los productos generados en los ítems anteriores del a al d en el blog realizado en la Actividad 6 – TC1 DESARROLLO DEL BLOG http://orlandoc66.blogspot.com.co/ Con la participación de todos los integrantes del grupo, desarrollamos un blog donde se explica muy claramente la metodología de desarrollo de software ágil SCRUM, en el blog expusimos claramente los aspectos más importantes de SCRUM y a través de un ejemplo práctico mostramos como se aplica en un desarrollo real. Se complementa el blog con un mapa conceptual de la metodología Scrum y documentación de Planteamiento de problema y Decálogo de Bernal. Se complementa el desarrollo del Blog con todos los temas relacionados con Gerencia de Proyectos y con las demás partes del Proyecto Catalogo de Información WEB.
  • 20. PARTE 3 Propuesta CAPITULO I GENERALIDADES 1.1 ANTECEDENTES DEL PROYECTO 1.1.1 Antecedentes 1.2 PROBLEMA DEL PROYECTO 1.2.1 Descripción del problema 1.2.2 Planteamiento del problema 1.3 JUSTIFICACION DEL PROYECTO 1.3.1 Justificación 1.4 PROPOSITOS DEL PROYECTO 1.4.1 Propósitos 1.5 OBJETIVOS 1.5.1 Objetivo General 1.5.2 Objetivos Específicos 1.6 METODOLOGIA DEL PROYECTO 1.6.1 Método de Investigación CAPITULO II MARCO REFERENCAL 2.1 MARCO TEORICO CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO 3.1 ANALISIS 3.2 DISEÑO 3.3 IMPLEMENTACION BIBLIOGRAFIA
  • 21. CAPITULO I GENERALIDADES 1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO 1.1. Antecedentes En primer lugar, se tiene que el 2015 fue presentado al Departamento de Comunicación y Psicología Social Universidad de Alicante, el proyecto de investigación Antecedentes y estado de la cuestión sobre los Repositorios Institucionales de Contenido Educativo (RICE) por Cristina González-Díaz; Mar Iglesias-García; Marta Martín-Llaguno; Antonio González-Pacanowsky, como investigación para obtener título de postgrado. La investigación pretende determinar la definición, evolución y características de los repositorios digitales Universitarios, centrando la atención en los repositorios institucionales de contenido educativo (RICE). Esta investigación contribuyo al paso inicial de la propuesta de la Red Teoría y Práctica de la Comunicación que tenía como objetivo final “diseñar y crear un repositorio que albergue bibliografía y materiales de interés de las materias Fundamentos de la Comunicación I y II y Comunicación y Medios Escritos”. Para abordar este objetivo, el proceso de trabajo global se plantea abordando los pasos siguientes: La investigación contribuye a la investigación en curso ya que permite orientar nuestra profundización, y nos encamina a identificar otras áreas en las cuales se podría dirigir nuestro repositorio que se desea implementar. (Leal, 2010)
  • 22. En esta misma labor de investigación se encontró un artículo, Cuesta Flores Gilda dic 2007, Los repositorios institucionales: análisis de la situación internacional y principios generales para Cuba. Este artículo fue creado con el fin de ilustrar al lector sobre los repositorios diferentes repositorios que se manejan, el análisis documental de repositorios institucionales de todo el mundo fue posible caracterizar esta clase de repositorios e identificar sus elementos más relevantes, debilidades y fortalezas en una muestra de aquellos que se encuentran activos. El análisis de este artículo permitió proponer acciones para minimizar los riesgos asociados con la creación de repositorios en Cuba y enunciar algunos principios generales útiles para su construcción. El siguiente articulo contribuye a la investigación actual ya que nos muestra las ventajas y desventajas de crear repositorios de archivos, de igual manera se identifica en el artículo los pasos que se deben tener en cuenta para la creación de los repositorios digitales. (ACIMED, 2007) Como referencia del problema que el sistema va a solucionar tomamos una estructura de organización de información manual y que básicamente contiene los siguientes elementos: Clasificación de los documentos La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas: - Atendiendo a la ubicación de los archivos:
  • 23. Archivo centralizado: Toda la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto. • Archivo descentralizado: La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por ubicación. - Atendiendo a la frecuencia de consulta: • Archivo activo: Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semi-activo. • Archivo semi-activo. Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo. • Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva. - Atendiendo que aquello que se desea almacenar: • Archivo horizontal. Los documentos se ubicarán de forma horizontal, uno sobre otro, por ejemplo, las carpetas clasificadoras.
  • 24. • Archivo vertical. Los documentos se dispondrán de forma vertical, uno detrás del otro, por ejemplo, los cajones de carpetas colgantes. Carpetas suspendidas mediante cajón Carpetas suspendidas mediante rail • Archivo lateral. Los documentos se ubicarán de forma lateral, lo que permitirá ver los cantos o lomos de las carpetas donde se suele indicar el texto descriptivo de aquello que contienen. - En función de la privacidad: • Archivos personales. Espacio físico reservado a una única persona y que, por tanto, deberá disponer de un cierre de seguridad para preservar el contenido de su interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc.
  • 25. • Archivos departamentales. Lugar donde se almacena documentación departamental, por lo tanto, únicamente tendrán acceso las personas pertenecientes al departamento o el responsable máximo del mismo. • Archivos generales. Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para localizar cualquier documento. 1.2.2. Planteamiento del Problema En la actualidad la gran mayoría de empresas utilizan grandes volúmenes de documentación física y/o digital en ocasiones organizada en estantes en un área física y/o en servidores de archivos organizados en carpetas, las búsquedas de información las realiza personal de archivo y lo debe hacer manualmente en bibliotecas de documentos, estantes, libros físicos, entre otros. La tendencia es que los documentos producidos sean almacenados en forma digital en cada organización por el ahorro de papel, y las ventajas de ello son familiares hoy en día a todo mundo, el problema surge cuando hay ausencia de un sistema que permita el control y almacenamiento de dichos documentos de archivo y no pueden ser producidos y revisados de forma ágil y fácil. El medio digital resuelve los antiguos problemas de almacenamiento asociados a grandes archivos en papel Pero si no se hace de manera organizada trae desventajas como crecimiento de los medios masivos de almacenamiento, perdida del acceso a documentos necesarios, descentralización de la custodia de la información electrónica, relevante y/o esencial de la entidad, no se sabe cuánta información hay, cuál información es esencial y dónde está quedando almacenada , las políticas de conservación de información electrónica obedecen a criterios personales y no corporativos, demora en la búsqueda de archivo comenzado a caer en cuenta de los problemas inherentes a
  • 26. los medios digitales y entre muchos otros, se destaca el de la obsolescencia tecnológica y los rápidos cambios generacionales de equipos y programas, lo que causa que enormes cantidades de documentos queden en riesgo de quedar inaccesibles en corto plazo, además de problemas de autenticidad y fiabilidad de los mismos. Por lo anterior , se hace necesario de estrategias para el almacenamiento y administración de documentos de archivo digitales y se requiere construir una plataforma web a través de la cual se pueda guardar y buscar los archivos por cada una de empleados de la organización , la plataforma deberá permitir el manejo de diferentes tipos de archivos y cada usuario tendrá a una interfaz que permitirá realizar búsquedas por diferentes parámetros como fecha de almacenamiento y nombre.
  • 27. 1.4. PROPOSITO DEL PROYECTO 1.4.1. Propósitos Proponer un sistema de archivo de documentos utilizando las teorías de almacenamiento de archivo digitales y que utilice la tecnología de la información para construir una herramienta que facilite la administración de documentos de una entidad. La investigación pretende aportar un sistema de archivo de documentos interno, que facilite la búsqueda y conservación de archivos teniendo en cuenta un estándar de manejo de documentos, para lograr el propósito se han fijado los siguientes objetivos.
  • 28. 1.5. OBJETIVOS 1.5.1. Objetivo general Diseñar un sistema con un Catálogo de Información Web donde se almacenaran todos los archivos físicos (digitalizados con OCR) y los archivos digitales tales como documentos de texto, pdf y los mantendrá en una carpeta indizada con el servicio de Index Server. El sistema proveerá a los usuarios de una página web en forma de buscador donde podrán realizar consultas o búsquedas de información de forma ágil y segura utilizando sistema de autenticación de usuarios bien sea por medio de directorios LDAP o por autenticación FBA. 1.5.2. Objetivos específicos • Acceder rápidamente a la información de la compañía. • Organizar el archivo “muerto” de la compañía. • Proveer a la organización de un buscador de información dentro de archivos digitales • Utilizar el servicio Index Server para realizar los procesos de búsqueda. • Desarrollar un Sistema de Información de 3 capas por medio de la herramienta Visual Studio.net • Publicar el sistema en un servidor de páginas web el cual estará disponible para consulta en internet. • Generar una política empresarial de nomenclatura de archivos digitales • Catalogar los datos en carpetas según el tipo de información.
  • 29. • Acceder a búsquedas por frase exacta, palabra independiente o conjunto de las mismas
  • 30. 1.6. METODOLOGIA DEL PROYECTO Pregunta de Investigación ¿Qué características debe tener un sistema de Catálogo de Información Web que permita el almacenamiento y administración de documentos internos de una empresa para que sea ágil y seguro?
  • 31. CAPITULO II MARCO REFERENCIAL 2.1. MARCO TEORICO Límites del estudio (marco teórico – práctico) El manejo de información se ha convertido de gran importancia para las organizaciones que están en la búsqueda de automatizar procesos por medio de sistemas de información. Esta investigación nace del problema que tienen las empresas la falta de un Sistema Informático adecuado a sus necesidades para la gestión documental y la búsqueda de información en los repositorios de cada empresa. Toda la información de las empresas se está almacenando en archivos físicos como bodegas, cuartos de archivos, en cada computador se almacenan archivos que posteriormente nadie sabe dónde encontrar ocasionando así que los archivos se pierdan o sean difíciles de encontrar. Por tal razón se plantea diseñar El proyecto Catalogo de Información Web que está dirigido a todas las empresas que almacenan información digital o física y de la cual necesitan extraer datos relevantes periódicamente. Este proyecto se diseñará cumpliendo los estándares de normas de nomenclaturas y almacenamiento de información, el objetivo es desarrollar un buscador web que permita a las empresas realizar búsquedas por palabras clave o frases exactas en los contenidos almacenados en los archivos digitalizados en cada entidad, el software desarrollado utilizara las características de reconocimiento OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y de indexación de información. Este sistema agilizará los tiempos de búsqueda de información en la compañía y proveerá a todos los usuarios de una herramienta de búsqueda a la medida y
  • 32. disponible desde Internet, convirtiéndose en un sistema necesario y de gran utilidad para todas las áreas de la empresa. Bases de Datos En cualquier tipo de actividad, se genera una cantidad indeterminada de información, la cual según su importancia, es necesario almacenarla para su uso posterior. El lugar donde se amacena esta información se conoce con el nombre de “base de datos”, este lugar puede ser tangible o intangible. Las bases de datos cuentan con una gran cantidad de herramientas que contribuyen para que el manejo de los datos sea eficiente. HTML Es un lenguaje de programación que se utiliza para el desarrollo de páginas de internet. Se trata de la sigla que corresponde a Hyper Text Markup Language, es decir, lenguaje de marcas de hipertexto, que podría ser traducido como lenguaje de formato de Documentos para Hipertexto. Se trata de un formato abierto que surgió a partir de las etiquetas SGML (estándar generalized Markup Language). Concepto traducido generalmente como “Estándar De lenguaje De Mercado Generalizado” y que se entiende como un sistema que permite ordenar y etiquetar diversos documentos dentro de una lista. Este lenguaje es el que se utiliza para especificar los nombres de las etiquetas que se utilizaran al ordenar, no existe reglas para dicha organización, por eso se dice que es un sistema de formato abierto.
  • 33. Internet Internet inicio como un proyecto de defensa de los estados unidos. A finales de los años 60, la agencia de proyectos de investigación avanzados arpa del departamento de defensa definió el protocolo de transmisión de control internet. Aunque parezca extraño la idea de garantizar mediante este sistema la comunicación entre lugares alejados en caso de ataque nuclear. Actualmente internet sirve para garantizar la transmisión de los paquetes de información entre lugares remotos, siguiendo cualquier ruta disponible. Internet es un sistema mundial de redes de computadora, un conjunto integrado por las diferentes redes de cada país del mundo; por medio del cual un usuario en cualquier computadora puede en caso de contar con los permisos apropiados, acceder información de otra computadora y poder tener inclusive comunicación directa con otros usuarios en otros ordenadores. JavaScript Es un lenguaje de programación interpretado, dialecto del estándar ECMAScript. Se define como orientado a objetos, basado en prototipos, imperativo, débilmente tipiado y dinámico. Se utiliza principalmente en su forma del lado del cliente, implementado como parte de un navegador web permitiendo mejoras en la interfaz de usuario y páginas web dinámicas, en bases de datos locales al navegador. Aunque existe una forma de JavaScript del lado del servidor. Su uso en aplicaciones externas a la web, por ejemplo, en documentos PDF, aplicaciones de escritorio es también significativo. JavaScript se diseñó con una sintaxis similar al lenguaje C, aunque adopta nombres y convenciones del lenguaje de programación Java. Sin embargo, Java y JavaScript no están relacionados y tienen semánticas y propósitos diferentes.
  • 34. Todos los navegadores modernos interpretan el código JavaScript integrado en las páginas web. Para interactuar con una página web se provee al lenguaje JavaScript de una implementación del Document Object Model (DOM). .NET .NET es un lenguaje de programación de uso general de script del lado del servidor originalmente diseñado para el desarrollo web de contenido dinámico. Fue uno de los primeros lenguajes de programación del lado del servidor que se podían incorporar directamente en el documento HTML en lugar de llamar a un archivo externo que procese los datos. El código es interpretado por un servidor web con un módulo de procesador de .NET que genera la página Web resultante. Redes Cuando en 1981 en IBM presenta la computadora personal (pc) la palabra personal era un adjetivo adecuado. Estaba dirigido a las personas que deseaban Disponer de su propia computadora, sobre la que ejecutan sus propias aplicaciones, y sobre la que administran sus archivos personales en lugar de utilizar las mini computadoras y grandes sistemas que estaban bajo el estricto control de los departamentos de la informática. Los usuarios de las computadoras personales comenzaron pronto a conectar sus sistemas formando redes, de una forma que se pueda compartir los recursos como archivos, impresoras entre otras. Alrededor de 1985 las redes se hicieron tan grandes y complejas que el control volvió a los departamentos de informática en la actualidad las redes no son elementos simples y fáciles, a menudo se llegan a extender fuera de la oficina local, abarcan el entorno de una o varias ciudades y se necesitan entonces expertos que puedan tratar los problemas derivados de las comunicaciones.
  • 35. La más simple de las redes conecta dos computadoras permitiéndoles compartir archivos e impresoras. Una red mucho más compleja conecta todas las computadoras de una empresa o compañía en el mundo. Para compartir impresoras basta con un conmutador, pero si se desea compartir eficientemente archivos y ejecutar aplicaciones de red, hace falta tarjetas de Interfax de red y cables para conectar los sistemas. Aunque se puedan utilizar diversos sistemas de interconexión vía los puertos serial y paralelo, estos sistemas baratos no ofrecen la velocidad e integridad que necesita un sistema operativo de red seguro y con altas prestaciones que permita manejar muchos usuarios y recursos Software Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos, que son llamados hardware. Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el software de sistema, tal como el sistema operativo, que, básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario. El anglicismo "software" es el más ampliamente difundido, especialmente en la jerga técnica, el término sinónimo "logical", derivado del término francés "logiciel", es utilizado en países y zonas de habla francesa
  • 36. Definición de los términos TERMINOLOGIA A UTILIZAR Indización de contenidos: Se refiere al proceso por el cual el sistema de Index Server indiza los contenidos de cada archivo del Catálogo de Información Catálogos de búsquedas: Carpetas principales donde se organiza la información digitalizada en subfolders según el tipo de datos Nomenclatura de archivos: Sistema de nombres de archivos que permitirá guardar la localización del documento o folder se debe crear una estructura organizacional dependiendo da cada compañía Publicación de contenidos: sistema por medio del cual se realizará la publicación de los archivos digitales de la empresa. Digitalización OCR: Digitalización de documentos con reconocimiento de texto OCR. Lista de requisitos: documento no estructurado en el que se enumeran especificaciones y requerimientos necesarios para el correcto funcionamiento de un sistema. Requisito: circunstancia o condición necesaria para algo. En la ingeniería de sistemas se emplea el término requisito en un sentido análogo, como una condición necesaria sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o servicio. Sistema de información: conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo de una organización.
  • 37. Sistema de gestión: conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos y los procesos para alcanzarlos. Sistema de gestión de documentos: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos. Es un sistema de información que permite incorporar, gestionar y facilitar el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. En sentido amplio, engloba tanto a las personas y procesos encargados de la gestión, como a las herramientas y la tecnología necesarias para llevarla a cabo Sistema de gestión de documentos electrónicos: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos electrónicos. Software: conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora. Software libre: software que respeta la libertad de los usuarios y la comunidad. En grandes líneas, significa que los usuarios tienen la libertad para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software. Software propietario: aquel en el que un usuario tiene limitadas sus posibilidades de usarlo, modificarlo o redistribuirlo, y a menudo su licencia tiene un coste. También denominado no libre, privado o privativo. El usuario no puede acceder al código fuente o tiene un acceso restringido y, por tanto, se ve limitado en sus posibilidades de uso, modificación y redistribución. Cartera de productos (Product Backlog):Una cartera de productos es dinámica y son los elementos pueden eliminar o agregar en cualquier momento durante el proyecto, pero que se ejecutan en cada Sprint, es decir un Sprint no se interrumpe para un cambio, éste se ejecutaría solo hasta el siguiente ciclo. Y dado que los ciclos son relativamente corto no hay afectación real del proyecto. La cartera está priorizada — los elementos con la prioridad más alta se completan en primer lugar. La cartera es continuamente actualizada: los elementos de menor prioridad son intencionalmente enviados al final del proceso.
  • 38. Cartera de Sprint (Sprint Backlog): Un sprint backlog es un conjunto negociado de elementos de la cartera de productos que un equipo se compromete a realizar durante el marco de tiempo determinado para un sprint. Los elementos en el sprint backlog se dividen en tareas detalladas para los miembros del equipo a completar. Los equipos trabajan en forma colaborativa, ya que ellos son los responsables del entregable, para completar los elementos del Sprint Backlog, reuniéndose diariamente (en la reunión corta diaria de scrum – 15 a 20 minutos) para compartir experiencias y modos de solucionar situaciones, y actualizar el Sprint Backlog y la tabla de Burndown de Sprint (Sprints concretados parcial o totalmente). Potencialmente Entregable: Potencialmente Entregable significa que el producto como está (con el incremento/modificación/cambio) podría ser entregado al cliente. El propietario del producto toma la decisión acerca de cuándo realmente liberar cualquier funcionalidad o entrega. Ésta es otra figura que aunque es parte del equipo, es quien interactúa más con el cliente, y verifica que el equipo cumpla con los requerimientos del cliente. Si el propietario del producto no libera el producto, éste no pasa al cliente, y se pierde el ciclo, lo que implicaría el tomar un ciclo para replantear el proyecto. Scrum Scrum es uno de los principios de la administración ágil de proyectos (junto con Kanban y Scrumban, así como otras metodologías como Xtreme Programming, Test Driven Development, Feature Driven Development, Seis Sigma, Desarrollo Esbelto, Modelamiento Ágil, entre otros), y aunque inició en el área de desarrollo de software, se puede aplicar en básicamente cualquier área o industria donde se aplica la administración de proyectos y se requieren productos que cuya operatividad pueda darse con base en funcionalidades. Es decir que siempre se entrega algo, no es un asunto de blanco o negro, terminado o no, se entrega todo o no se entrega nada. Se busca en las condiciones actuales poder satisfacer al cliente al máximo posible; y sabemos que esas condiciones casi siempre cambian a través del tiempo, y con las metodologías más rígidas, estos cambios son más complejos porque usualmente se ven como perturbaciones del sistema, y no como algo natural a raíz de los cambios del entorno y del medio ambiente de la empresa.
  • 39. Propietario del producto: Entidad responsable de dar valor al negocio a través de la ejecución del proyecto ScrumMaster: Facilitador que asegura que el equipo es funcional y productivo Equipo: Grupo auto organizado enfocado en un objetivo común para hacer el trabajo Sprint Planning: el equipo se reúne con el propietario del producto para elegir un conjunto de características del producto a realizarse durante un sprint Daily scrum: el equipo se reúne cada día para compartir experiencias y avances Revisiones de sprint: el equipo demuestra al propietario del producto lo ha completado durante el sprint. Sprint Retrospectives: el equipo busca maneras de mejorar el producto requerido y el proceso usado en el proyecto. Cartera de producto (Product Backlog): Lista priorizada de resultados/características deseables del producto del proyecto Cartera de sprint (Sprint Backlog): conjunto de trabajos (entendiéndose como lo que se requiere para lograr los resultados o características buscadas en el producto) de la cartera de productos que el equipo acuerda completar en un sprint, dividido en tareas Tablero de Producto a Terminar (Burndown Chart): un vistazo general al trabajo restante (puede tener dos tableros: uno para el sprint y otro para el proyecto general). Este tablero es usualmente contrario en su diseño a lo que usualmente se plasma, aquí se muestra lo que falta por hacer y no lo que se va avanzando.
  • 40. Supuestos y expectativas del tema El Catalogo de Información web es un software robusto y desarrollado con las mejores técnicas de programación, el cual tiene como objetivo organizar toda la información digital de la compañía y permitir realizar búsquedas de archivos por medio de su contenido de texto, este software utiliza el servicio de Windows IIS y el Servicio de IndexServer los cuales tienen excelente soporte y son muy fáciles de integrar. La realización de un catálogo web tiene como principal alcance la gestión de búsquedas de información en internet para cada compañía, de esta forma un usuario puede hacer uso de la herramienta tanto internamente como externamente y permite tener la información a mano en cualquier momento. La implementación del catálogo web también ayudara a las empresas a reducir tiempos en la búsqueda de información (Contratos, Documentos, Informes, etc) y a evitar el desgaste de los libros físicos o bibliotecas de documentos haciendo de estos un respaldo físico que puede estar fuera de la compañía y lejos de peligro. Importancia del estudio (justificación) El proyecto Catalogo de Información Web está dirigido a todas las empresas que almacenan información digital o física y de la cual necesitan extraer datos relevantes periódicamente. Este proyecto se diseñará cumpliendo los estándares de normas de nomenclaturas y almacenamiento de información, el objetivo es desarrollar un buscador web que permita a las empresas realizar búsquedas por palabras clave o frases exactas en los contenidos almacenados en los archivos digitalizados en cada entidad, el software desarrollado utilizara las características de reconocimiento OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y de indexación de información. Este sistema agilizará los tiempos de búsqueda de información en la compañía y
  • 41. proveerá a todos los usuarios de una herramienta de búsqueda a la medida y disponible desde Internet, convirtiéndose en un sistema necesario y de gran utilidad para todas las áreas de la empresa. Aportación a la disciplina, la escuela o a la carrera Este proyecto aportará a la disciplina nuevas experiencias en la aplicación de la Metodología SCRUM y métodos para la gestión de proyectos eficientes, con los cuales se generará un software de excelente calidad. De igual manera se aportara a la escuela y la carrera, mejoras y optimización de la gestión de proyectos de TI, aplicando los pasos necesarios para mejorar la calidad en el análisis de las necesidades del cliente, para posteriormente diseñar y desarrollar el sistema de información, cumpliendo así con las expectativas del cliente; de igual manera se aportara experiencias en la aplicación de la ingeniería de requerimientos, SCRUM y desarrollo orientado a objetos. La idea es desarrollar la solución utilizando una de las tecnologías de última generación, en este caso se usara la tecnología ágil (SCRUM), Scrum es un marco de trabajo en el que equipos cross-funcionales pueden crear productos o desarrollar proyectos de una forma iterativa e incremental. El desarrollo se estructura en ciclos de trabajo llamados Sprints (también conocidos como iteraciones). Estas iteraciones no deben durar más de cuatro semanas cada una (siendo dos semanas la duración más habitual) y tienen lugar una tras otra sin pausa entre ellas. Los Sprints están acotados en el tiempo – finalizan en una fecha determinada independientemente de si el trabajo ha finalizado por completo o no, y jamás se prorrogan. En este caso y utilizando la metodología mencionada se pretende diseñar y ejecutar motor de búsqueda interno, que le permita a todos los usuarios de cualquier empresa realizar búsquedas en archivos digitales, este desarrollo permite resolver un problema que se evidencia en todas las organizaciones en el cual cada persona con cada computador se está convirtiendo en fuente de datos de archivos.
  • 42. Diseño de la investigación (metodología) Desarrollo de un motor de búsqueda interno, que le permita a todos los usuarios de cualquier empresa realizar búsquedas en archivos digitales, este desarrollo permite resolver un problema que se evidencia en todas las organizaciones en el cual cada persona con cada computador se está convirtiendo en fuente de datos de archivos, este problema se extiende en el abuso de la impresión, la mala administración de archivos, la perdida de información. Esta solución se desarrollará haciendo uso de una metodología ágil, El software será un buscador de documentos que por medio de una aplicación web, permita a los usuarios de la compañía realizar búsquedas por palabras o frases en los servidores de archivos y le muestre al usuario una lista de resultados para que el usuario escoja el documento y lo visualice en formato digital, evitando el abuso de la impresión (solución tecnológica de innovación que influye en el medio ambiente), evitaría perdida de tiempos buscando en archivos físicos (innovación tecnológica de almacenamiento), evitaría la búsqueda de documentos en muchos computadores (unificación de datos). El proyecto de Motor de Búsqueda interno de Información Web, está dirigido a todas las empresas que almacenan información digital o física y de la cual necesitan extraer datos relevantes periódicamente. Este proyecto se diseñara cumpliendo los estándares de normas de nomenclaturas y almacenamiento de información, el objetivo es desarrollar un buscador web que permita a las empresas realizar búsquedas por palabras clave o frases exactas en los contenidos almacenados en los archivos digitalizados en cada entidad, el software desarrollado utilizara las características de reconocimiento OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y de indexación de información. Este sistema agilizara los tiempos de búsqueda de información en la compañía y proveerá a todos los usuarios de una herramienta de búsqueda a la medida y
  • 43. disponible desde Internet, convirtiéndose en un sistema necesario y de gran utilidad para todas las áreas de la empresa. La utilización de los motores de búsquedas como parte de la planificación estratégica es cada vez más común. No sólo por su fiabilidad como fuente de acceso, sino por su capacidad para mejorar la presencia de una compañía en la red. Es crítico que los tomadores de decisión puedan acceder en un único punto de acceso a toda la información externa o interna independientemente de la fuente de donde provenga. El posicionamiento en buscadores (SEO, Search Engine Optimizacion) era una prioridad en el pasado cercano para los directores de marketing. Su éxito se debía a que los buscadores web permitían que nuestra página estuviera visible a gran cantidad de personas. http://www.marketingdirecto.com/punto-de-vista/la-columna/busqueda-corporativa- y-web-2-0-dos-grandes-posibilidades-para-la-empresa/ El servicio de búsqueda corporativa tiende a ser cada vez más personalizado, otorgando importancia a la verticalidad de la información obtenida. Aunque el éxito de los buscadores es innegable, la situación cambia en el ámbito corporativo, dónde la combinación de conectores de aplicaciones de negocio (BI, ERP, CRM etc.) con la información web es básica. http://www.todoexpertos.com/categorias/tecnologia-e-internet/desarrollo-de-sitios- web/respuestas/249675/motor-de-busqueda El entorno de trabajo de cualquier empresa en la actualidad se requiere estrategias para el desarrollo de productos orientadas a las entregas tempranas de resultados tangibles, teniendo en cuenta que el problema a resolver es de carácter prioritario y
  • 44. creciente para la compañía, se hace necesario ir construyendo el producto mientras se modifican y aparecen nuevos requisitos. Para este proyecto se partirá de una visión general pero el nivel de cambios que va generando por la variedad de información que se puede encontrar y la velocidad a la que crece la información en las entidades, no permiten predecir el final del software. Este tipo de desarrollo, es un producto en continua evolución y mejora debido a que administrara información, archivos que a diario son cambiantes en tamaño, tipos, es decir el proyecto se debe ir adaptando a las necesidades que vayan surgiendo. Por lo anterior para resolver el problema planteado, la tecnología seleccionada que es un modelo de desarrollo denominado SCRUM, es apropiada para proyectos con requisitos inestables y para los que requieren entregas rápidas, en situaciones como es el desarrollo de software. El modelo SCRUM se puede adoptar de forma técnica, aplicando reglas definidas, o pragmática, adoptando los valores originales SCRUM con reglas personalizadas. Para nuestro caso lo más aconsejable en fases de implantación, en equipos de trabajo que aún no están familiarizados con el desarrollo ágil es la adopción del modelo de roles de SCRUM técnico, que está basado en la aplicación de reglas concretas en un marco de roles, eventos y artefactos definidos. Trabajar con modelos ágiles significa un gran cambio en la forma como hacen las cosas, con iteraciones más cortas y se puede evidenciar en el proyecto. Flexibilidad: Las necesidades del cliente cambian constantemente y se pueden Ajustar las prioridades sprint tras sprint.
  • 45. Fallar rápido. Se puede llegar a tener varias pruebas fallidas con diferentes formas de hacer las cosas e irlas ajustando a medida que pasan el sprint, sin esperar a que finalice el proyecto para la mejora continua. Entregar un producto funcional al cliente tempranamente, desde los primeros sprints. El software sería una invocación tecnológica que impacta el medio ambiente, por el ahorro de papel, la productividad en las empresas porque ahorra tiempo en la búsqueda y edición de archivos y en cuanto a datos se ahorra almacenamiento y se unifica información. Al desarrollarse como una plataforma web este producto puede ser adaptativo, y responsive, se utilizará tecnología y patrones de última generación para acceder a la información desde cualquier dispositivo mobile o desde computadores de escritorio. Enfocándonos ahora en la tecnología Scrum se evidencia que es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.
  • 46. CONCLUSIONES Como punto principal a concluir podemos decir que en el trascurso del trabajo colaborativo todo el grupo interactúo en el foro y todo el grupo participo en la búsqueda y en el estudio de la herramienta seleccionada para desarrollar nuestra idea, de esta forma desarrollamos una investigación completa y muy didáctica de como es el uso de la metodología SCRUM y de cómo se deben aplicar todos sus componentes para el desarrollo de un proyecto de software.
  • 47. BIBLIOGRAFÍA ACIMED. (Diciembre de 2007). Los repositorios institucionales: análisis de la situación internacional y principios generales para Cuba. Obtenido de http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S1024- 94352007001200006&script=sci_arttext Araujo, B. (7 de Abril de 2005). Motor de búsqueda para un SRI con agrupamiento. Obtenido de INDEXACIÓN DE INFORMACIÓN: http://trevinca.ei.uvigo.es/~pcuesta/sm/practicas/Lucene.pdf CARDENAS, K. S. (Septiembre de 2011). DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS ESTANDAR PARA LA EMPRESA. Obtenido de http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/4797/T17.11%20S32 d.pdf?sequence=2 degerencia.com. (s.f.). Gerencia de Proyectos. Obtenido de http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200 Leal, J. P. (16 de Diciembre de 2010). CÓMO REDACTAR LOS ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN. Obtenido de http://asesoriatesis1960.blogspot.com.co/2010/12/antecedentes-de-la- investigacion.html Microsoft. (4 de Enero de 2006). Servicio de Indexación. Obtenido de https://support.microsoft.com/es-es/kb/308202 Muylinux.com. (4 de Marzo de 2010). 35 motores de Bases de Datos Open Source. Obtenido de http://www.muylinux.com/2010/03/04/35-motores-de- bases-de-datos-open-source Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura. (s.f.). COSTOS DE PRODUCCION. Obtenido de http://www.fao.org/docrep/003/v8490s/v8490s06.htm RTA - Red de Transparencia y Acceso a la Información. (20 de Enero de 2015). Directrices – Requisitos para un Sistema de Gestión de Documentos. Obtenido de http://mgd.redrta.org/directrices-requisitos-para-un-sistema-de- gestion-de-documentos/mgd/2015-01-20/095959.html scrumalliance.org. (2015). Expert Perspectives: Spotlight. Obtenido de https://www.scrumalliance.org/community/spotlight