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Ejemplo acta revision por la direccion

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ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 
Código FG 002 
Versión 03 
Fecha 2008-04-18 
Página 1 de 21 
DESARROLLO Y DECISIONES 
1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS 
 Auditoría Externa 
De los 14 aspectos a mejorar derivados del informe de auditoría del ICONTEC (diciembre de 2010) se han implementado y cumplido a satisfacción 10 mejoras, 2 se están implementando y tienen con proyección para el próximo año (7.10 Considerar la integración del sistema con la Norma Técnica Colombiana 5555/2007… y 7.11 Considerar igualmente, la Norma ISO 27001, como una opción para el aseguramiento de la información….) y 2 observaciones referente a los indicadores de gestión se han trabajado durante el segundo semestre con la revisión y actualización del Manual de Indicadores 2011. 
Ver Informes mensuales del Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad 2011. 
 Auditoría Interna 
Entre el 20 de junio al 1 de julio se llevó a cabo una auditoría interna a los 18 procesos institucionales, obteniendo como resultado: 31 no conformidades y 46 aspectos a mejorar para un total de 77 hallazgos. 
CITANTE 
Luz Mariela Sorza Zapata Citación a Reunión de Acta No. Carácter de la Reunión 
Revisión por la Dirección 
004 Ordinaria 
X Extraordinaria 
Fecha de Reunión Lugar de Reunión Hora inicio Hora final Día Mes Año 
16 y 17 
11 
2011 
Auditorio Pedronel Gómez 
8:00a.m 
1:30p.m 
12:00m.m 
5:00p.m ORDEN DEL DIA 
1. Resultados de Auditorías 
2. Retroalimentación del Cliente 
3. Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio 
4. Estado de las acciones correctivas y preventivas 
5. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección 
6. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad 
7. Recomendaciones de la mejora para el año 2011 
8. Riesgos actualizados e identificados para la entidad 
9. Revisión de la adecuación de la política y los objetivos de la calidad 
10. Resultados de la Revisión por la Dirección
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Derivada de los resultados de esta auditoría y en concordancia con lo dispuesto en el Procedimiento para la Planificación y Ejecución de Auditorías Internas PECV 002, se ejecutó del 7 al 14 de septiembre auditoría complementaría a los procesos de Gestión de la Comunicación, Gestión Laboratorios, Proyección Social y Desarrollo Curricular, obteniendo como resultado 7 no conformidades y 4 aspectos a mejorar para un total de 11 hallazgos. 
Las auditorías internas nos permitieron evaluar cada una de las Facultades, la formación para el trabajo y el desarrollo humano con los programas técnicos laborales y la conformidad de los procesos institucionales frente a los criterios establecidos en las normas ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y los procedimientos del Instituto Tecnológico Metropolitano”. 
Como resultado de la auditoría interna se concluye que el Sistema Gestión de la Calidad es: 
CONVENIENTE porque los resultados de auditoria son útiles para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada o potencial, en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo. 
ADECUADO porque se evidenció solo una no conformidad al numeral 4.1f “Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos”, lo cual demuestra que existe coherencia de los objetivos de los procesos con la Filosofía Institucional y el seguimiento y medición a través de los indicadores de gestión. 
EFICAZ porque al cerrar las acciones se evalúa la causa de las mismas y se eliminan, lo cual se demuestra con el cierre eficaz del 68% (19 acciones correctivas) del total de las no conformidades detectadas en el año 2010 (28 acciones correctivas). Y con el cierre eficaz del 81% (25 acciones preventivas) del total de los aspectos por mejorar en el año 2010 (31 acciones preventivas). Se aclara que en la auditoria del año 2010 realizada a todos los procesos, se detectó 24 no conformidades y 29 aspectos a mejorar, y en la auditoria complementaria 4 no conformidades y 2 aspectos a mejorar. La suma total de los hallazgos dejan como resultado un cierre eficaz del 75%. Véase informe del Sistema de Gestión de la Calidad del 15 de julio de 2011. 
EFICIENTE porque la inversión de recursos en capacitación permitió la participación activa y empoderamiento de los líderes, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de la auditoría, y en la profundidad en los resultados. 
EFECTIVO porque se evidencia la disponibilidad y actitud positiva para el desarrollo de las auditorías internas, en la iniciativa de implementar acciones por autocontrol (15 acciones en el año 2011) y la autogestión permanente que se materializa en la reformulación de reglamentos y estatutos. Es de anotar que la implementación de acciones por autocontrol requiere la documentación en el Sistema Mejoramiso, ya que muchas de estas no son registradas.
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Tabla 1. Resultado del primer ciclo de auditoría 2011 
Tabla 2. Resultados del segundo ciclo de auditorías 2011 (Complementario)
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2. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE 
Para la retroalimentación del cliente la Institución ha diseñado encuestas en los procesos de: Desarrollo Curricular, Proyección Social, Bienestar Institucional, Gestión del Conocimiento, Internacionalización de Conocimiento, Gestión de la Comunicación, Autoevaluación, Gestión Financiera y Gestión de Laboratorios, las cuales permiten y permitirán evidenciar la satisfacción de los diferentes clientes de estos servicios. Ver Anexo Nº1 “Diapositivas de la Revisión por la Dirección de cada proceso”. 
En cuanto a las QRS, la Institución cuenta con un aplicativo que permite administrar y controlar las quejas, reclamos, sugerencias y solicitud de información, el seguimiento se realiza desde Secretaria General. 
En el presente año se ejecutaron mejoras al aplicativo QRS en lo referente a los reportes estadísticos, adicionalmente, se reubico el link en el portal web, haciéndolo más visible para el usuario. Se cuenta además con el link “Contáctenos” que contiene el directorio telefónico. 
Evidencias: Acción 636 – Mejoramiso, y portal Web Institucional - http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asp 
http://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asp
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Desde el 1º de Enero hasta el 31 de Octubre del 2011 se recibieron 256 quejas y reclamos. 
Quejas 219 Reclamos 37
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La siguiente tabla muestra la cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia o problemática: 
Dependencia o problemática 
Quejas o reclamos Administración tecnológica 3 
Análisis de Costos y Presupuestos 
7 Análisis de Costos y Presupuestos a Distancia 16 
Áreas Deportivas y Otros Espacios 
6 Aulas Especializadas 5 
Aulas de clase 
4 Calidad 4 
Decanatura Facultad de Artes y Humanidades 
4 Decanatura Facultad de Ciencias Básicas 2 
Decanatura Facultad de Ingenierías 
1 Decanatura Facultad de Tecnologías 3 
Departamento de Sistemas 
32 Educación Continuada 5 
Electromecánica 
4 Física 1 
Informática Musical 
1 Ingeniería Biomédica 2 
Ingeniería Electromecánica 
3 Ingeniería en Diseño Industrial 1 
Ingeniería Financiera y de Negocios 
2 Gestión Administrativa 6 
Jefe Atención Apoyo al estudiante 
26 Mantenimiento de Equipo Biomédico 2 
Prácticas Profesionales 
4 Ing. Producción 1 
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Problemática Admisiones y Registro 
63 Problemática Archivo Central 1 
Problemática Atención Bienestar 
2 Problemática Atención Médica 1 
Problemática Biblioteca 
2 Problemática Comunicaciones 3 
Problemática funcionarios 
6 Problemática tesorería 5 
Producción 
9 Programa de Egresados 2 
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TOTAL 
256 
Para mayor información ver anexo Nº2 “Análisis de quejas y reclamos”

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  • 1. ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código FG 002 Versión 03 Fecha 2008-04-18 Página 1 de 21 DESARROLLO Y DECISIONES 1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS  Auditoría Externa De los 14 aspectos a mejorar derivados del informe de auditoría del ICONTEC (diciembre de 2010) se han implementado y cumplido a satisfacción 10 mejoras, 2 se están implementando y tienen con proyección para el próximo año (7.10 Considerar la integración del sistema con la Norma Técnica Colombiana 5555/2007… y 7.11 Considerar igualmente, la Norma ISO 27001, como una opción para el aseguramiento de la información….) y 2 observaciones referente a los indicadores de gestión se han trabajado durante el segundo semestre con la revisión y actualización del Manual de Indicadores 2011. Ver Informes mensuales del Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad 2011.  Auditoría Interna Entre el 20 de junio al 1 de julio se llevó a cabo una auditoría interna a los 18 procesos institucionales, obteniendo como resultado: 31 no conformidades y 46 aspectos a mejorar para un total de 77 hallazgos. CITANTE Luz Mariela Sorza Zapata Citación a Reunión de Acta No. Carácter de la Reunión Revisión por la Dirección 004 Ordinaria X Extraordinaria Fecha de Reunión Lugar de Reunión Hora inicio Hora final Día Mes Año 16 y 17 11 2011 Auditorio Pedronel Gómez 8:00a.m 1:30p.m 12:00m.m 5:00p.m ORDEN DEL DIA 1. Resultados de Auditorías 2. Retroalimentación del Cliente 3. Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio 4. Estado de las acciones correctivas y preventivas 5. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección 6. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad 7. Recomendaciones de la mejora para el año 2011 8. Riesgos actualizados e identificados para la entidad 9. Revisión de la adecuación de la política y los objetivos de la calidad 10. Resultados de la Revisión por la Dirección
  • 2. Página 2 de 21 Derivada de los resultados de esta auditoría y en concordancia con lo dispuesto en el Procedimiento para la Planificación y Ejecución de Auditorías Internas PECV 002, se ejecutó del 7 al 14 de septiembre auditoría complementaría a los procesos de Gestión de la Comunicación, Gestión Laboratorios, Proyección Social y Desarrollo Curricular, obteniendo como resultado 7 no conformidades y 4 aspectos a mejorar para un total de 11 hallazgos. Las auditorías internas nos permitieron evaluar cada una de las Facultades, la formación para el trabajo y el desarrollo humano con los programas técnicos laborales y la conformidad de los procesos institucionales frente a los criterios establecidos en las normas ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y los procedimientos del Instituto Tecnológico Metropolitano”. Como resultado de la auditoría interna se concluye que el Sistema Gestión de la Calidad es: CONVENIENTE porque los resultados de auditoria son útiles para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada o potencial, en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo. ADECUADO porque se evidenció solo una no conformidad al numeral 4.1f “Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos”, lo cual demuestra que existe coherencia de los objetivos de los procesos con la Filosofía Institucional y el seguimiento y medición a través de los indicadores de gestión. EFICAZ porque al cerrar las acciones se evalúa la causa de las mismas y se eliminan, lo cual se demuestra con el cierre eficaz del 68% (19 acciones correctivas) del total de las no conformidades detectadas en el año 2010 (28 acciones correctivas). Y con el cierre eficaz del 81% (25 acciones preventivas) del total de los aspectos por mejorar en el año 2010 (31 acciones preventivas). Se aclara que en la auditoria del año 2010 realizada a todos los procesos, se detectó 24 no conformidades y 29 aspectos a mejorar, y en la auditoria complementaria 4 no conformidades y 2 aspectos a mejorar. La suma total de los hallazgos dejan como resultado un cierre eficaz del 75%. Véase informe del Sistema de Gestión de la Calidad del 15 de julio de 2011. EFICIENTE porque la inversión de recursos en capacitación permitió la participación activa y empoderamiento de los líderes, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de la auditoría, y en la profundidad en los resultados. EFECTIVO porque se evidencia la disponibilidad y actitud positiva para el desarrollo de las auditorías internas, en la iniciativa de implementar acciones por autocontrol (15 acciones en el año 2011) y la autogestión permanente que se materializa en la reformulación de reglamentos y estatutos. Es de anotar que la implementación de acciones por autocontrol requiere la documentación en el Sistema Mejoramiso, ya que muchas de estas no son registradas.
  • 3. Página 3 de 21 Tabla 1. Resultado del primer ciclo de auditoría 2011 Tabla 2. Resultados del segundo ciclo de auditorías 2011 (Complementario)
  • 4. Página 4 de 21 2. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE Para la retroalimentación del cliente la Institución ha diseñado encuestas en los procesos de: Desarrollo Curricular, Proyección Social, Bienestar Institucional, Gestión del Conocimiento, Internacionalización de Conocimiento, Gestión de la Comunicación, Autoevaluación, Gestión Financiera y Gestión de Laboratorios, las cuales permiten y permitirán evidenciar la satisfacción de los diferentes clientes de estos servicios. Ver Anexo Nº1 “Diapositivas de la Revisión por la Dirección de cada proceso”. En cuanto a las QRS, la Institución cuenta con un aplicativo que permite administrar y controlar las quejas, reclamos, sugerencias y solicitud de información, el seguimiento se realiza desde Secretaria General. En el presente año se ejecutaron mejoras al aplicativo QRS en lo referente a los reportes estadísticos, adicionalmente, se reubico el link en el portal web, haciéndolo más visible para el usuario. Se cuenta además con el link “Contáctenos” que contiene el directorio telefónico. Evidencias: Acción 636 – Mejoramiso, y portal Web Institucional - http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asp http://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asp
  • 5. Página 5 de 21 Desde el 1º de Enero hasta el 31 de Octubre del 2011 se recibieron 256 quejas y reclamos. Quejas 219 Reclamos 37
  • 6. Página 6 de 21 La siguiente tabla muestra la cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia o problemática: Dependencia o problemática Quejas o reclamos Administración tecnológica 3 Análisis de Costos y Presupuestos 7 Análisis de Costos y Presupuestos a Distancia 16 Áreas Deportivas y Otros Espacios 6 Aulas Especializadas 5 Aulas de clase 4 Calidad 4 Decanatura Facultad de Artes y Humanidades 4 Decanatura Facultad de Ciencias Básicas 2 Decanatura Facultad de Ingenierías 1 Decanatura Facultad de Tecnologías 3 Departamento de Sistemas 32 Educación Continuada 5 Electromecánica 4 Física 1 Informática Musical 1 Ingeniería Biomédica 2 Ingeniería Electromecánica 3 Ingeniería en Diseño Industrial 1 Ingeniería Financiera y de Negocios 2 Gestión Administrativa 6 Jefe Atención Apoyo al estudiante 26 Mantenimiento de Equipo Biomédico 2 Prácticas Profesionales 4 Ing. Producción 1 Ing. Sistemas 2 Ing. Telecomunicaciones 1 Problemática Admisiones y Registro 63 Problemática Archivo Central 1 Problemática Atención Bienestar 2 Problemática Atención Médica 1 Problemática Biblioteca 2 Problemática Comunicaciones 3 Problemática funcionarios 6 Problemática tesorería 5 Producción 9 Programa de Egresados 2 Sistemas de Información 12 Telecomunicaciones 2 TOTAL 256 Para mayor información ver anexo Nº2 “Análisis de quejas y reclamos”
  • 7. Página 7 de 21 3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO En cumplimiento a los aspectos a mejorar producto de la auditoría externa de seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad realizada en diciembre de 2010, referentes a indicadores de gestión (7.3, 7.6 y 7.9), la Oficina de Planeación, ha revisado y ajustado el Manual de Indicadores de Gestión 2011 con los líderes y responsables de los procesos buscando mejorar los siguientes aspectos: 1. Medir el impacto que genera el ITM a la sociedad. 2. Que los indicadores midan el objetivo del proceso. 3. Categorización de los indicadores 4. Frecuencia de medición 5. Metas de los indicadores que han demostrado su superación de manera continua 6. Acciones de los indicadores que realmente motiven la toma de acciones de mejora importantes para la Institución 7. Registros y análisis de los datos de los indicadores con base en promedios, dado que éstos subvencionan los resultados poco exitosos y castigan los muy buenos. Es de anotar que el Instituto Tecnológico Metropolitano, de acuerdo con el Manual de Indicadores de Gestión, los clasifica en Eficacia, Eficiencia y Efectividad (véase apartado del manual 2.3). No cuenta con indicadores de cumplimiento, el cumplimiento se mide con el logro de la meta esperada. En el mes de febrero, la Escuela de Pedagogía y la Oficina de Planeación revisaron el Mapa de Procesos del ITM buscando una adecuada interpretación, incluyendo la revisión y ajuste de los objetivos y alcance de cada proceso, en compañía de los líderes. Adicionalmente cada objetivo ha sido revisado buscando la coherencia con los indicadores de gestión para que permitan medir el logro del objetivo del proceso y el impacto del ITM en la sociedad. Los resultados de los indicadores están cumpliendo con las metas propuestas o en su defecto están en el rango de gestión Bueno, lo que demuestra que el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad es conveniente para la Institución y tiene coherencia con la visión, la misión, la política, los objetivos de calidad y los del proceso. Ver fichas técnicas de Indicadores de Gestión 2011. En cuanto al producto o servicio no conforme se ha establecido la metodología para realizar el control al producto o servicio no conforme en los procesos de cara al cliente: Desarrollo Curricular, Proyección Social, Gestión del Conocimiento, Internacionalización del Conocimiento, Bienestar Institucional, Gestión de la Comunicación, Autoevaluación, Gestión de Biblioteca y Gestión de Laboratorios. Cada líder del proceso identificó los productos o servicios no conformes y el tratamiento de los mismos, véase “Identificación del producto o servicio no conforme FGC 018”. Si el producto o servicio no conforme es recurrente o sistemático se formula una acción correctiva envolvente. En cuanto a la conformidad de los productos y/o servicios de cada proceso, se realizó el siguiente control: Desarrollo Curricular. Se observa que los productos y/o servicios no conformes más recurrentes son: 1. Docente sin digitar la semana, 5 10 y 16 del seguimiento al desarrollo curricular, para lo cual se
  • 8. Página 8 de 21 recomienda mayor control por parte de los Jefes de Programa, recordar continuamente a los docentes las fechas pertinentes para cada semana y reportar los casos que se requieran en el formato FGC 019 Control del producto y/o servicio no conformes. Semestre 01 – 2011 • Semana 5: 116 docentes pendientes de 1330(8.7%) • Semana 10: 147 docentes pendientes de 1330 (11,1%) • Semana 16: 351 docentes pendientes de 1330 (26.4%) Semestre 02 – 2011 • Semana 5: 55 docentes pendientes de 1183 (4.9%) • Semana 10: 97 docentes pendientes de 1183 (7,3%) • No se tiene aún la semana 16 2. Compromisos Académicos • Docente sin entregar compromisos académicos en las semana 3 del semestre 01-2011. Se reportan 45 docentes que no entregan en la tercera semana del periodo académico: Se tiene reportado un número que no supera el 10% los docentes de la institución, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado las acciones respectivas. • Docente sin entregar compromisos académicos en la semana 3 del semestre 02-2011. Se reportan 25 docentes que no entregan en la tercera semana del periodo académico: Se tiene reportado un número que no supera el 10% los docentes de la institución, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado las acciones respectivas. 3. Estudiante o Egresado no graduado En el semestre 01-2011 se tiene un total de 1822 egresados no graduados. En el semestre 02-2011 se reportan 80 egresados no graduados con la cual se puede observar la eficacia de las estrategias planteadas al reducir el índice de egresados no graduados en un 95,6%. 4. Estudiante con bajo rendimiento académico o pérdida del derecho al programa Se tiene un total de 1992 estudiantes en el semestre, con los cuales cada Jefe de Programa ha empleado diferentes formas de hacer seguimiento y estrategias que posibilitan la recuperación con calidad del estudiante. Se tiene además el acompañamiento en SIGA, como estrategia institucional. En el segundo semestre se tiene 1757 estudiantes. En esta se observa una diferencia de 235 estudiantes menos en bajo rendimiento con respecto al semestre anterior entre los semestres. Lo que corresponde a un 11, 8 %.
  • 9. Página 9 de 21 Proyección Social. Se han presentado los siguientes servicios no conformes: • En 84 oportunidades el servicio no conforme relacionado con “Prácticas no ajustadas a las necesidades del medio y la formación de los estudiante”. Al cual se le dio el siguiente tratamiento: Para 8 casos:  Se colocó nota aclaratoria en la carta de presentación de los estudiantes para las empresas "Señor empresario, recuerde que el objeto de las Prácticas es que éstas se conviertan en un espacio de aprendizaje en el que el estudiante pueda realizar actividades que permitan la aplicación de los conocimientos teóricos adquiridos durante el proceso de formación académica en la tecnología"  Se elaboró un acta de retiro previamente concertada con el SENA, la empresa y el estudiante para autorizar que el aprendiz pueda ser remitido a otra empresa. Se orienta al estudiante para realizar una nueva experiencia proyectando sus competencias hacia la búsqueda del éxito. Para 76 casos referente a la necesidad de asignarle al estudiante un asesor temático, se dio el siguiente tratamiento:  Se realizaron 2 solicitudes de servicios académicos docente para prácticas profesionales, los cuales ya fueron contratados y están asesorando los estudiantes. • En 5 oportunidades el servicio no conforme relacionado con “Propuesta diseñada y presentada que no cumple los requisitos del cliente”. Para lo cual se concertó con los clientes, y se rediseñó las propuestas. Bienestar Universitario Se presentó un caso de servicio no conforme relacionado con “Oportunidad en el Servicio”, el tratamiento que se le dio fue: solicitar descargos de la enfermera por la falta de oportunidad en el servicio que reclamaba el estudiante. Teniendo claridad de lo sucedido, se le explicó al estudiante y se le pidieron excusas. El estudiante respondió agradecido por la rapidez en la atención a su queja y entendió la situación. Se tienen las evidencias. Gestión de la Comunicación. Se presentó un caso de producto no conforme con respecto a “Publicaciones que no cumplen los requisitos de conformidad (requisitos de pertinencia, calidad, redacción, diseño e impresión, originalidad y actualización de la información en las publicaciones)”. El tratamiento que se está dando es la reclasificación de los libros, por lo tanto las directivas están verificando los requisitos legales para proceder a la donación o descuento. Gestión de Laboratorios. Se presentó un caso de producto no conforme con respecto a “Pruebas y ensayos que no cumplen con los requisitos de la norma aplicable del laboratorio”, al realizar un ensayo a la empresa CONCRETODO S.A. en Dic del 2010 de Resistencia al desgaste Disco Ancho NTC 5147, que no cumplía con la norma. El tratamiento que se le dio fue calibrar el equipo con el que se realiza los ensayos y garantizar la competencia del personal que realiza las pruebas. Adicionalmente, se realizó de nuevo el ensayo en enero del 2011, a otra pieza de mármol del mismo espécimen y se entregó el informe sin costo alguno, el cual cumplió con los requisitos establecidos en la NTC 5147. En los procesos de Gestión del Conocimiento, Internacionalización del Conocimiento, Gestión de Biblioteca y Autoevaluación no se presentaron productos y/o servicios no conformes, de acuerdo con lo definido en la “Identificación del producto o servicio no conforme” FGC 018, actualizado a 2 de noviembre.
  • 10. Página 10 de 21 4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS La suma de acciones preventivas y de mejoramiento es del 65% para el año 2011, cantidad superior a las acciones correctivas, lo que demuestra una cultura de la prevención. • Tipo de acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011 • Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011 53.33% Preventiva 35% Correctiva 11.67% Mejoramiento 68.34% Investigando causa/beneficio y solucionando 21.67% Cerrada
  • 11. Página 11 de 21 • Origen de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011 5. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN Fruto de la Revisión por la Dirección del año 2010, se generaron desde cada proceso recomendaciones para la mejora. La implementación de estas recomendaciones por parte de cada líder han sido objeto de monitoreo desde la Escuela de Pedagogía y la Oficina de Planeación. Se evidencia comunicaciones de los líderes de procesos, en los meses de octubre y noviembre, en las cuales informan cómo atendieron las mejoras propuestas. El resultado que se obtiene es la implementación exitosa de gran parte de las acciones propuestas teniendo presente que algunas continúan en proceso de ejecución. Véase comunicaciones en el archivo de gestión de la Escuela de Pedagogía e “Informe de cumplimiento de recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año 2010”, con fecha del 17 de noviembre. 73.33% Auditoría Interna 16.67% Autocontrol 6.67% Análisis de Indicadores
  • 12. Página 12 de 21 6. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Los líderes de proceso expresaron los cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad: PROCESO CAMBIOS PLANEACIÓN INSTITUCIONAL  Formulación del Plan de Desarrollo Institucional 2012- 2015  Ajuste a la Estructura Académico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos  Descentralización de la oferta académica institucional  Cambio en la normativa GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN  Ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos  Cambios en la legislación  Cambios en otros procesos institucionales DISEÑO CURRICULAR Y DESARROLLO CURRICULAR  Normas nuevas o modificaciones a las existentes por parte del Ministerio de Educación Nacional  Ajuste en la Estructura Organizacional de acuerdo al nuevo Mapa de Procesos.  Paro estudiantil o anormalidad académica PROYECCIÓN SOCIAL  Cambios en la normatividad vigente  Cambios en las Políticas Institucionales  Ajuste en la Estructura Académico-Administrativo de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO  Las políticas de la nueva administración del Instituto  Ajustes en la estructura administrativa y en la operación del Centro de Investigación  Cambios introducidos por la aplicación de la ley de CTI (Ley 1286 de 2009)  Cambios introducidos por la reforma de la ley 30 de 1992  Prioridades del presupuesto de la nueva administración municipal BIENESTAR INSTITUCIONAL  Dado que el SGC debe ser simple, con unidad de lenguaje y con documentación de lo que se hace, este puede verse afectado por la falta de entendimiento de la norma y su esencia. INTERNACIONALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO Los cambios en la normatividad interna y externa que afecten directamente el proceso o los procedimientos en cuanto a la movilidad de académicos, administrativos y estudiantes y la suscripción de convenios interinstitucionales de cooperación. GESTIÓN DE BIBLIOTECA  Ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos  Cambios en la legislación  Cambios en otros procesos institucionales
  • 13. Página 13 de 21 PROCESO CAMBIOS GESTIÓN DE LABORATORIOS  Creación o eliminación de laboratorios en la institución.  Actualización de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005.  Implementación de Laboratorios Virtuales. GESTIÓN JURIDICA  Cambios normativos que no se implementen oportunamente en el ITM  Incumplimiento en los términos de respuesta a los usuarios GESTIÓN FINANCIERA  Nuevas disposiciones y normas en materia presupuestal contable, de manejo de recursos y de control interno.  La falta de socialización de las nuevas metodologías en el Sistema de Gestión de la Calidad, ya que con ellas se puede perder unidad de criterio.  Cambios sustanciales en la suscripción de convenios con la Administración Municipal. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS  Cambios de orden normativo (derogatoria de normas, modificaciones, nulidades, suspensiones provisionales)  Cambios en la tasa representativa del mercado de bienes sujetos a importación  Incumplimiento de contratos ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES  Cambio en la normatividad vigente  Implementación de nuevas plataformas tecnológicas  Cambios en la metodología de implementación de centros de costos y almacenamiento de insumos GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO  Cambio en la normativa vigente, Estatuto General, Reglamento de Personal Docente y Administrativo  Ajustes que se definan en la Estructura Organización AUTOEVALUACIÓN  El ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos.  La articulación del Sistema de Gestión de la Calidad con el MECI y la Autoevaluación (CNA), para garantizar la calidad de programas e institucional, sujeta a los lineamientos del MEN. EVALUACIÓN Y CONTROL  La aplicación del decreto 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción, respecto al seguimiento a la política de austeridad del gasto, el cual permite que el sistema de calidad, y sus procesos sigan los lineamientos del buen uso de recursos públicos. GESTIÓN DE LA CALIDAD  El ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos  La implementación del nuevo Plan de Desarrollo con la Política de Gobernanza que implica modificaciones en la Política de la Calidad.  La articulación del Sistema de Gestión de la Calidad con el MECI y la Autoevaluación, para garantizar la calidad de programas e institucional, sujeta a los lineamientos del MEN.
  • 14. Página 14 de 21 7. RECOMENDACIONES DE MEJORA PARA EL AÑO 2011 En la revisión por la dirección los líderes de los procesos presentaron las siguientes recomendaciones para la mejora. Es de anotar que se hizo una revisión con la Vicerrectora General Maria Victoria Mejía Orozco, el Director de la Escuela de Pedagogía José Mario Calle Palacio y la Profesional Universitaria-Aseguramiento de la Calidad Mónica Arango Ospina, para decidir cuáles de las recomendaciones de mejora se incorporan como productos en el plan de acción del año 2012, las demás son actividades que no requieren incorporarse al plan de acción para su ejecución. Adicionalmente, se definen cuáles de éstas corresponden al sistema, cuáles a los procesos y cuáles a los requisitos, lo que facilitará la evaluación de la eficacia, luego de su implementación. Proceso Recomendaciones de Mejora Si va al Plan de Acción 2012 No va al Plan de Acción 2012 Mejora del sistema Mejora del proceso Mejora de Requisito PLANEACIÓN INSTITUCIONAL  Implementación de diseño metodológico para la gestión de proyectos de inversión (Incluye formulación, gerencia y evaluación de proyectos). x x  Sistema Business Inteligence en funcionamiento. Entendido Business Inteligence como la habilidad para transformar los datos que se generan en información y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones. x x GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN FONDO EDITORIAL  Por costos, eficacia y efectividad la contratación de un corrector de estilo para el Fondo Editorial debe contemplarse a largo plazo, por productos o por manuscritos recibidos y valorados según el número de cuartillas o caracteres que contengan, comprometidos con un tiempo de entrega acordado, y pagados según las condiciones expuestas en un contrato de servicios. x x FONDO EDITORIAL  Cambio en la modalidad de contratación de evaluadores externos. x x
  • 15. Página 15 de 21 Proceso Recomendaciones de Mejora Si va al Plan de Acción 2012 No va al Plan de Acción 2012 Mejora del sistema Mejora del proceso Mejora de Requisito GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN COMUNICACIONES:  Dada la cantidad de información que se genera por parte de las diferentes dependencias institucionales para ser publicada en la página web, se recomienda fortalecer el recurso humano encargado de realizar esta labor. x x COMUNICACIONES:  Disponer de personal idóneo para que se encargue de la actualización permanente de la información institucional en las redes sociales. x x DISEÑO CURRICULAR Y DESARROLLO CURRICULAR  Continuar con las estrategias adoptadas para la apropiación del SGC por parte de la Comunidad Academica. x x  Continuar con la sensibilización de los auditados frente al proceso de la auditoria interna de calidad por Facultades. x x  Implementar un plan de capacitación en uso de los recursos TIC tanto para docentes como estudiantes. x x DISEÑO CURRICULAR Y DESARROLLO CURRICULAR  Elaborar un modelo efectivo de seguimiento a los compromisos docentes: registro de notas, seguimiento curricular y compromiso académico. x x PROYECCIÓN SOCIAL  Responsabilizar a los funcionarios dentro de su plan de trabajo con actividades concretas del sistema de gestión de la calidad. x x GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO  Afinar y sistematizar los instrumentos y criterios de evaluación del impacto de los resultados de los proyectos de investigación. x x  Consolidar el Sistema de Información del Centro de Investigación para que dialogue e interactúe de manera más eficiente con otros sistemas de información internos y externos. x x
  • 16. Página 16 de 21 Proceso Recomendaciones de Mejora Si va al Plan de Acción 2012 No va al Plan de Acción 2012 Mejora del sistema Mejora del proceso Mejora de Requisito GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO  Estructurar de manera más técnica el equipo humano del Centro de Investigación para responder exitosamente a los retos que imponen la reorganización institucional y los nuevos contextos globales. x x INTERNACIONALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO  Adoptar las políticas, procedimientos y normatividad para la movilidad entrante y saliente de estudiantes. x x  Generar eventos institucionales para una mayor proyección sobre Internacionalización del ITM. x x BIENESTAR INSTITUCIONAL  Contar con un sistema de información, que recoja las cinco áreas de bienestar y los proyectos existentes, además, de los que puedan surgir. x x  Sistematizar las experiencias de los proyectos que se generen en Bienestar, con el fin de poder contar con herramientas que nos permitan la visibilización. x x GESTIÓN BIBLIOTECA  Implementación de la biblioteca digital (recursos digitales y repositorios digitales) siempre y cuando se disponga de los recursos en el 2012. x x  Rediseño de los espacios de la biblioteca, tales como: Circulación y Préstamo, Referencia Especializada, Medios Audiovisuales, Procesos Técnicos, Soporte de Informática, Salas de Lectura. x x GESTIÓN DE LABORATORIOS  Implementación de un sistema Biométrico para cuantificar sistemáticamente el tiempo real de Trabajo Independiente. x x  Creación de una propuesta de unidad estratégica de negocios para prestación de servicios de Laboratorio a la Industria. x x
  • 17. Página 17 de 21 Proceso Recomendaciones de Mejora Si va al Plan de Acción 2012 No va al Plan de Acción 2012 Mejora del sistema Mejora del proceso Mejora de Requisito GESTIÓN DE LABORATORIOS  Creación de página Web de los laboratorios del ITM articulado con la página Institucional donde los estudiantes, docentes y empresarios tengan una mayor articulación. x x GESTIÓN JURIDICA  Capacitación permanente de los cambios normativos para los funcionarios involucrados en los diferentes procesos x x GESTIÓN FINANCIERA  Implementar el uso del módulo de inventarios en SEVEN (sería la segunda etapa, ya que la primera se hizo con el fondo editorial), con esto se mejora el control administrativo – contable de los diferentes insumos que maneja el Departamento de Sistemas para el buen funcionamiento académico - administrativo del ITM. Adicionalmente, esto permitirá una asignación adecuada de los consumos a las diferentes áreas (costos ABC). x x ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS  Se recomienda efectuar una distinción entre contratos de suministro (a demanda, tracto sucesivo) y contratos de compraventa (ejecución instantánea), pues actualmente se orientan estos contratos en el ITM, sin hacer la distinción práctica. x x  Se recomienda fortalecer las acciones de vigilancia, control y supervisión a la ejecución de contratos. x x  Dar continuidad y permanencia a los procesos de capacitación de costos, estudio de mercado, etapas de la contratación, facturación, interventoría y supervisión y atención al cliente. x x
  • 18. Página 18 de 21 Proceso Recomendaciones de Mejora Si va al Plan de Acción 2012 No va al Plan de Acción 2012 Mejora del sistema Mejora del proceso Mejora de Requisito ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES  Establecer mecanismo de control y seguimiento para garantizar el respaldo de información institucional que se tiene en los equipo de cómputo en cada una de las dependencias. x x GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO  La propuesta inicial consiste en modificar parcialmente el procedimiento de vinculación de profesores de hora cátedra, el cual consiste en dar traslado a las facultades para que desde éstas se ingrese la carga académica de los profesores y se formalice el contrato de cátedra. En esta tarea además del Dpto. de Personal participan la Oficina de Planeación, Atención al Estudiante, Dpto. de Sistemas y las Facultades. x x AUTOEVALUACIÓN  Continuar la articulación del Sistema Integrado de Gestión con la Autoevaluación. x x  Fortalecer la cultura de la Autoevaluación en respuesta a la necesidad de mejoramiento constante. x x EVALUACIÓN Y CONTROL  Disponer de recurso humano que permita tener una mayor cobertura para las auditorias de Control Interno. x x  Posicionar la política de transparencia, dentro de la Institución. x x GESTIÓN DE LA CALIDAD  Integrar la Rendición de Cuentas Institucional con la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad. x x  Continuar la articulación del Sistema Integrado de Gestión con la Autoevaluación x x  Fortalecer las estrategias de apropiación de la cultura de Calidad x x
  • 19. Página 19 de 21 8. RIESGOS ACTUALIZADOS E IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD Se ha actualizado el Manual de Riesgos, identificando 77 riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia en los procesos institucionales, de los cuales se valoraron 7 como importantes, 31 como moderados, 27 como tolerables y 10 como aceptables. ZONA DE RIESGOS PROCESOS ACEPTABLE TOLERABLE MODERADO IMPORTANTE INACEPTABLE TOTAL DE RIESGOS Planeación Institucional 3 3 6 Gestión de la Comunicación 1 3 4 Diseño Curricular 1 1 2 Desarrollo Curricular 3 3 6 Proyección Social 1 3 3 7 Gestión del Conocimiento 1 1 2 1 5 Internacionalización del Conocimiento 1 1 Bienestar Institucional 2 2 4 Gestión de Biblioteca 1 2 3 Gestión de Laboratorios 3 1 1 5 Gestión Jurídica 2 6 8 Gestión Financiera 1 6 7 Adquisición de Bienes y Servicios 1 4 1 6 Administración de Bienes Muebles e Inmuebles 5 1 6 Gestión del Talento Humano 1 1 2 Autoevaluación 1 1 Evaluación y Control 2 1 3 Gestión de la Calidad 1 1 TOTAL 10 27 31 7 2 77
  • 20. Página 20 de 21 Los riesgos que requieren plan de manejo están en alerta roja. (Ver la siguiente tabla- Manual de Riesgos). Proceso Riesgo Valoración Evaluación Nº Acción Emprendida Gestión del Conocimiento Retraso en la ejecución del proyecto 1.16 INACEPTABLE Acción 533 Ver archivo adjunto extraído del sistema mejoramiso Internacionalización del Conocimiento Actividades de movilidad que no están articuladas con los planes de desarrollo de las facultades y/o dependencias 0.85 IMPORTANTE Acción 539 Ver archivo adjunto extraído del sistema mejoramiso Gestión de laboratorios Riesgo por manipulación de materiales o residuos peligrosos 1 INACEPTABLE Acción 580 Ver archivo adjunto extraído del sistema mejoramiso Evaluación y Control Incumplimiento en la evaluación de los sistemas MECI y SGC 0.88 IMPORTANTE Acción 572 Ver archivo adjunto extraído del sistema mejoramiso 9. REVISIÓN DE LA ADECUACIÓN DE LA POLÍTICA Y LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD Durante el presente año se ajustó la Política de la Calidad mediante la Resolución Rectoral Nº 641 del 1 agosto de 2011, teniendo en cuenta la nueva Misión y Visión que fue aprobada por el Consejo Directivo el 9 de julio de 2011 (Acta Nº5) y el aspecto a mejorar 7.1 del ICONTEC sobre la alineación de la Política de la Calidad con el Plan de Desarrollo de la Ciudad, el Departamento y el País. Adicionalmente, se verificó la coherencia de los objetivos de la calidad vigentes (Resolución Rectoral 476 de 2010) con la política y se ratificó continuar con los mismos objetivos. POLITICA DE CALIDAD “El Instituto Tecnológico Metropolitano, es una Institución Universitaria de carácter público y del orden municipal, comprometida con el mejoramiento continuo del servicio de educación superior para la formación integral del talento humano con excelencia en la investigación, la innovación, el desarrollo, la docencia, la extensión y la administración, que busca habilitar para la vida y el trabajo con proyección nacional e internacional desde la dignidad humana y la solidaridad, con conciencia social y ambiental. En procura de la satisfacción de las expectativas de los clientes”.
  • 21. Página 21 de 21 10. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Las mejoras propuestas en el numeral 7 de este documento son las que permitirán evidenciar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se incorporaran al plan de acción, como productos de los procesos para evaluarlos en el año 2012. Para realizar estas mejoras la dirección está consciente de las necesidades de recursos físicos, financieros, humanos y tecnológicos y realizará las apropiaciones presupuestales necesarias, sin embargo esto depende del plan de inversiones, compras y recursos de la vigencia del 2012. De todo lo anterior, se concluye que el Sistema de Gestión de la Calidad: ES CONVENIENTE porque existe coherencia de la filosofía institucional con los objetivos de los procesos y los indicadores de gestión. ES ADECUADO porque los resultados del sistema son útiles para la toma de decisiones en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo y en la generación de valor agregado con programas como SIGA, inclusión y las ayudas económicas que se le brinda a la población para que permanezca en su proceso de formación. ES EFICAZ porque permite el logro de los objetivos planteados. ES EFICIENTE porque permite la optimización de los recursos en cada una de las actividades identificadas en el S.G.C, adicionalmente, la inversión de recursos en capacitación permitió la participación activa y empoderamiento de los líderes, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de la auditoría, y en la profundidad en los resultados. ES EFECTIVO por el impacto positivo en la comunidad académica, el entorno y el desarrollo de la región. LUZ MARIELA SORZA ZAPATA Rectora Ver anexo (Listado de asistencia)