Acuerdo 060 de 2001

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Acuerdo 060 de 2001

  1. 1. Acuerdo 060 de 2001 Presentado por: Diana Melisa Riascos Kely Magaly Guetoto Katherine Muñoz Presentado a: Clara Inés Muñoz
  2. 2. Aplicación del acuerdo 060 en la unidad de correspondencia de archivo y gestión documental – Unicauca Universidad del Cauca Claustro Santo Domingo / Unidad de correspondencia-Administración central/ oficina de archivo y correspondencia. 1- Circular (horario de atención) 2-Ventanilla única
  3. 3. 3-Recepcion de documento aplicando el acuerdo 060. 4- Revisar oficio (código, serie, subserie, numero consecutivos de documento, fecha, destinatario, asunto, texto alineado, firma destinatario ,Anexos completos). 5- Radicar el recibido (copia del recibido firmado a la persona que entrego el oficio) 6- Radica el documento
  4. 4. 7- Ingresar al software que tiene la unidad de correspondencia la información correspondiente (Fecha de radicación, empresa, numero documento, hora de recibido, tipo de documento, fecha del documento, remitente, asunto, Si el documento es interno o externo, nombre destinatario, dependencia, nombre del mensajero) 8- El mensajero registra los datos en la planilla de entrega de correspondencia( Fecha, origen, destinatario, numero de ventanilla, asunto, numero de anexos, espacios firmado) 9- Va dirigido a las dependencias pertinentes.
  5. 5. 2- DEFINICIONES, APLICACIONES Y USOS Organigrama: El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa, usualmente aplicados a empresas u organización son sistemas de organización que se representan en forma intuitiva y con objetividad.
  6. 6. Usos: Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características graficas y actualizaciones. Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización. Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos.
  7. 7. TIPOS DE ORGANIGRAMA Vertical: cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
  8. 8. Horizontal: Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.
  9. 9. Circular: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.
  10. 10. De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos
  11. 11. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
  12. 12. USOS: -Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. -Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema (Auditoria sistémica).
  13. 13. Elementos que integran el manual: Portada Índice Introducción Objetivo del manual Marco jurídico Denominación del procedimiento Propósito Alcance Políticas Descripción del procedimiento Diagrama de flujo anexos
  14. 14. MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con Correspondencia y Archivo.
  15. 15. USOS: - Dar las pautas para la organización del archivo de una empresa - Control de Ingreso de la Documentación. - Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir). - Conservación. - Servicio y Control de Préstamo de los documentos. - Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
  16. 16. Aplicación manual de archivo y correspondencia El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que en el encontramos las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos.
  17. 17. GRACIAS.

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