SODA: Overdracht van digitaal archief in 10 stappen Door: Stephanie Aertsen en Tom Cobbaert

1. SODA
Digitaal archief overdragen
in 10 stappen
Renée Cambré
KVAN dagen
10 juni 2013

2. Aanleiding
• AMVB vzw (Archief en Museum voor het Vlaams Leven te
Brussel)
• Digitaliseringsproject 2010
• Haalbaarheidsstudie 2011
• DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011‐2012
• SODA – Stappenplan Overdracht Digitaal Archief 2012‐2013
Zie www.amvb.be

3. Doelstellingen SODA
• Stappenplan Overdracht Digitaal Archief
• Veel voorkomend probleem: Gebrek aan tijd en middelen!
• Essentieel onderdeel SODA:
• Eenvoudig
• Praktisch
• Goedkoop
• Resultaat:
1.Handleiding: duidelijke richtlijnen en procedures
2.Tools: gratis open source software
3.Checklists en formulieren
4.Ordeningsplannen : voorbeeld ordening archief

4. 1. Handleiding
• Fase pre‐ingest:
beleid tot tijdelijke opslag container
• 10 stappen
• Eenvoudig, bondig
• Visualisering: workflows
• Publicatie www.projectcest.be

5. 2. Tools
• Open source tools
• Onafhankelijke handleiding:
vervangbaar indien betere tool beschikbaar
• Creatie draagbaar werkstation
• Handleidingen gebruik tool

6. 3. Checklists en formulieren
• Checklists en voorbereidingen per fase:
• Handleiding archivaris
• Creatie metadata
 Opname in csv‐formulier
 Opname in digitale container

7. 4. Ordeningsplannen
• Podiumkunsten
• Sport
• Belangenverenigingen

8. OAIS: Pre‐ingest

9. Worklow in 10 stappen
1.
2.
3.
4. 5. 6.
7.
8.
10.
9.

10. Stap 1. Beleid
• Acquisitiebeleid
1. Actief
2. Passief
• Preserveringsbeleid (ED3)
• Communicatie
• Ordeningsplannen

11. Stap 2. Zelfevaluatie
• Evalueer de digitale duurzaamheid d.m.v. Scoremodel (DEN ‐
PACKED vzw)
http://www.scoremodel.org/
• Remedieer de minpunten van het digitaal depot
• Herhaal dit proces tot de instelling voldoet aan de minimale
criteria.

12. Stap 3. Ontvangst aanbod
• Registreer het aanbod in CSV‐formulier

13. Stap 3: Ontvangst aanbod
• Is de overdrager de wettige eigenaar?
JA: Toets aanbod aan het acquisitieprofiel
NEEN: Weiger
• Past aanbod binnen acquisitieprofiel
JA: Technische prospectie
NEEN: Verwijs overdrager door

14. Stap 4. Prospectie: workflow
1.
2.
3.
4.

15. Stap 4. Prospectie
1. Voorbereiding: Richtlijnen overdrager
2. Interview
 Inhoud en bereik
 Systeembeheer
 Software
 Hardware
 Systeembestanden
3. Visuele controle
 Inhoud en bereik
 Systeembeheer
 Software documentatie
 Hardware
 Systeembestanden documentatie

16. Stap 4. Prospectie
4. Systeem‐ en bestandsanalyse d.m.v. draagbaar werkstation:
 flashdrive met mobiele OS (persistent Linux)
 gratis en open source tools:
 DROID;
 Renamer;
 UGent SIP‐Creator;
 etc.
5. Registreer bevindingen is CSV‐formulier

17. Stap 5. Sluit overeenkomst
• Neem bepalingen op met betrekking tot:
 Verwerving;
 Intellectuele rechten;
 Privacy;
 Openbaarheid;
 Het bewerken van de digitale bestanden;
 Verbintenis van de overdrager;
 Vrijwaring van de instelling;
 etc.

18. Stap 6.
Overdracht
2 parallelle processen

19. Administratieve overdracht
• Toekennen Persistent Identifier
[bv. BE_ADVN_AC900_2011_027_VEA040]
• Overdrachtslijst
• Breng organisatiestructuur in kaart
• Registratie
Stap 6. Overdracht

20. Stap 6. Overdracht
Fysieke overdracht
• Overdracht via netwerk
• Overdracht via draagbaar medium
 Door de overdrager;
 Door de archiefdienst;
• Veiligheidskopie

21. Stap 7. Schonen: workflow
1.
2.
3.
4. 5. 6. 7. 8.
9.
10.
11.

22. Stap 7. Schonen
• Controleer integriteit d.m.v. checksums;
• Decomprimeer gecomprimeerde bestanden;
• Verwijder versleutelingen;
• Verwijder geïnfecteerde bestanden,
• Verwijder dubbels;
• Verwijder lege mappen;
• Verwijder systeembestanden;
• Selectie;
• Uniformiseer de bestandsnamen;
• Checksums en directory list;
• Veiligheidskopie.

23. Stap 8. Formalisering
• Verzamel alle overeenkomsten en documentatie
• Vervolledig de metadata

24. Stap 9. Creëer een
containerbestand
• UGent SIP‐creator o.b.v. Bagit
• Handleiding op: www.projectcest.be

25. Stap 10. Opslag

26. Informatie
• Stephanie Aertsen
Archivaris AMVB
stephanie.aertsen@amvb.be
• Tom Cobbaert
Collectie: beheer en digitaal, ADVN
tom.cobbaert@advn.be
• PARTNERS
• ADVN
• PACKED vzw
• Opleiding Archivistiek VUB
• UGent