Diseño e Implementación de OKRs en una PMO

1
Cómo PMOfficers seguirá apoyando a los Profesionales y Organizaciones en 2021 en los retos de Siglo XXI
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La Magia de la PMO
Diseño e Implementación de
OKRs en una PMO
Objetivo: Compartir una guía práctica para el fácil
diseño e implementación de OKRs aplicable
a la transformación digital de toda empresa,
presentando un caso real y completo
Speakers:
Jackeline Guzmán & Claudio Obregón
Moderador: Consultor Asociado PMOfficers
Fecha: Miércoles 2/Febrero/2021
Barcelona 20.00 Hora Local
Founder PMOfficers, PMOAcademy &
PMOXperience
Strategy & PMO Consultant.
Trainer-Speaker-Author

2
Ingeniera Informática Titulada con Maestría en Ingeniería Informática con mención en Ingeniería de
Software. Dedicada a la consultoría y formación en Dirección de Proyectos, Portafolios y PMO. Ayuda
a personas y negocios a incrementar y aplicar sus conocimientos en Dirección de Proyectos según el
marco de buenas prácticas del Project Management Institute y otros estándares afines.
Por más de 15 años se ha desempeñado cómo Project Manager, Program Manager y PMO Lead. Su
experiencia se basa en liderar portafolios globales con proyectos y programas altamente complejos
principalmente en los sectores de Telecomunicaciones, Consultoría TI, Riesgos y Educación.
Combina sus actividades profesionales con la docencia en Universidades Públicas y Privadas, al igual
que en Institutos, compartiendo su experiencia en diplomados, programas y talleres relacionados a la
Dirección de Proyectos.

3
Ingeniero de Tecnologías de Información de la Universidad Nacional de Ingeniería (Perú), con
Maestría en Administración y Dirección de TI de las Universidades ESAN (Perú) y Ramon Llul
(España). Dedicado a la consultoría y formación en Dirección de Proyectos, Portafolios y PMO.
Certificaciones Internacionales relevantes en Gestión de TI y Proyectos tales como PMI-PMP®, PMI-
RMP®, COBIT, ITIL, Verism, Scrum y DevOps.
Con 16 años de experiencia en Gestión de Proyectos y PMOs en diferentes Industrias incluyendo
Minería, Telecomunicaciones, Banca, y Empresas de Servicios de TI. Soy Ingeniero Electrónico y
cuento con una Maestría en Gestión de Tecnologías de Información y cuento con Certificaciones
Internacionales como PMP, Scrum, ITIL, entre otras
Past Vice President of Membership y miembro del equipo de liderazgo responsable de la fundación del
capítulo PMI Norte Perú Chapter, actualmente voluntario del Programa English Academy del ¨PMI
Lima Perú Chapter. Docente Universitario a nivel de Pregrado y Postgrado e Instructor en Programas
de Certificación y Entrenamiento en Gestión de TI, Proyectos, Programas, Portafolios y PMOs.

4
3
2
Estrategía Organizacional & OKRs
Introducción a la Gestión Basada en OKRs
Casos de Éxito Intel & Google
4 Diseño de OKRs para una PMO y soporte a la Transformación Digital
5 Conclusiones y Recomendaciones
1
7 Preguntas y Respuestas
6 Referencias Bibliográficas

5
INTRODUCCIÓN A LA
GESTIÓN BASADA EN OKRs
5

6

7
1. Propósito 2. Objetivos 3. Resultados Clave
4. Tareas 5. Superpoderes •6. CFR
7. Cultura 8. Liderazgo 9. Transparencia

8

9

10
Portafolio
Programa
Proyecto
Alineamiento
Estratégico
Alineamiento del
Proyecto con los
Objetivos Estratégicos
Entrega y
Gestión De Recursos
Entrega de Proyecto
y Colaboración
Riesgos
Acciones
Cronogramas Recursos
Cambios
Issues Decisiones Costos
Status Dependencias

11
CASO DE ÉXITO INTEL &
GOOGLE

12

13
Google
80% - 100%
0%-30%
40%-70%
Foco y Compromiso con las Prioridades
Alineamiento y Comunicación con el Trabajo del Equipo
Seguimiento y Responsabilidad
Búsqueda de la Excelencia

14
ESTRATEGÍA
ORGANIZACIONAL & OKRs
1

15
1
El trabajo sucede en todas partes…
Fuente: www.Microsoft.com

16
1
Vivimos en un mundo ágil…

17
1
Nos movemos hacia una forma de gestión moderna…

18
1
Estamos en un contexto de Transformación Digital

19
1
Transformación Digital
Optimizar las
experiencias del
cliente
Mejorar la
colaboración de los
empleados
Mejorar digitalmente
sus productos y
servicios
Enfoque en la mejora
de los procesos de
negocio

20
Poca Adherencia
Metodología
Incremento del número
de proyectos con diversos
enfoques de desarrollo
Varías Líneas de Reporte
Indicadores de Clima
Laboral bajo el promedio
Necesidad de ser
impulsores del cambio y
apoyar a la
Transformación Digital
Necesidad de
incrementar skills
técnicos y de gestión
Conflicto de poderes
entre áreas internas
Problemas en gestión de
la demanda y asignación
de recursos
Principales Problemas

21
Estrategia de la PMO
Visión
Misión
Ser reconocidos como un área que agrega valor a la Dirección TI y
promueve la excelencia en la gestión de proyectos.
Conectar la estrategia con la ejecución a través de una eficiente Gestión de
Proyectos Programas y Portafolios; alineando los proyectos con la
estrategia de negocio, gestionando el cambio y los beneficios.
1.O1: Gestión Estratégica
y Entrega de Valor.
1.O2: Mejorar la
Efectividad y Eficiencia
en la Gestión de
Proyectos
1.O3: Adherencia al
Proceso y Metodología
de Gestión de Proyectos
1.O4: Mejorar las
Competencias del Equipo
de la PMO.
1.O5: Mejorar el clima
laboral de la PMO
Objetivos Estratégicos

22
DISEÑO DE OKRs PARA UNA
PMO Y SOPORTE A LA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL

23
1. Revisar
la Misión,
Visión y
Objetivos
2. Realizar un
Brainstorming con
el equipo
3. Elaborar una
plantilla inicial
(Objetives +
Key Results)
4. Identificar
actividades clave
para alcanzar el
OKRs
5.
Asignar
Respons
ables
6.
Establecer
Plazos
7. Medir el
Progreso y
Comunicar
resultados
8. Ajustar los
OKRs
(Vuelve al
paso 1)
8 Pasos para la
Implementación de
OKRs

24
Propuesta de OKRs para la
PMO
O1: Gestión Estratégica y Entrega
de Valor
• KR1: Optimizar los recursos de la
organización por medio de la
priorización los proyectos en
cartera según valor el negocio (4
actividades mensuales)
• KR2: Asegurar la entrega de valor
de los proyectos en Operación
(Estableciendo diferentes Rangos
de tiempo de Operación) (1
actividad trimestrales)
• KR3: Reducir iniciativas
redundantes a nivel del Portafolio
(1 actividad al mes).
O2: Mejorar la Efectividad y
Eficiencia en la Gestión de
Proyectos
• KR1: Lograr un Índice de
Desempeño de Tiempo y Costo
del 90%
• KR2: Lograr un Índice de 50% en
el Cierre de Proyectos
planificados
• KR3: Lograr un time to market de
6 meses para las soluciones
tecnológicas implementadas
• KR4: Lograr un SLA del 100% para
las iniciativas transferidas de
Demanda hacia la PMO (2 días
útiles)

25
O3: Adherencia al Proceso y Metodología
de Gestión de Proyectos
•KR1: Lograr un 100% de Proyectos con
Documentación en SGP
•KR2: Lograr que un 100% de los
Proyectos en Fase de Ejecución cuenten
con LB de Tiempo, Costo y Alcance
•KR3: Lograr que el 100% de proyectos
replanificados cuente con SC Aprobada
•KR4: Lograr que el 100% de proyectos
cumplan el flujo de aprobaciones
requerido para cada documento (proyecto
y producto) según la Etapa.
O4: Mejorar las Competencias del Equipo
de la PMO
•KR1: Lograr que el 100% del equipo de la
PMO cuente con certificaciones PMI
(CAPM, PMP)
•KR2: Lograr que el 100% de personal
involucrado en proyectos ágiles
Certificación (PMI-ACP o Scrum Master)
•KR3: Lograr que el 100% de líderes de
proyecto/programa cuenten con
entrenamiento en Liderazgo y
Comunicación Efectiva (1 actividad
Trimestral)
•KR4: Lograr el 100% de Cumplimiento de
Cursos Normativos y Regulatorios de la
Organización
•KR5: Lograr que el 100% del personal
adquiera competencias técnicas
relacionadas a los proyectos en cartera (3
actividades trimestrales).
O5: Mejorar el clima laboral de la PMO
•KR1: Realizar actividades de Integración de
equipo en forma mensual (3 actividades
trimestral)
•KR2: Establecer sistema de
Reconocimiento (20 Tarjetas KUDO al mes)
•KR3: Lograr un 100% de cumplimiento de
las reglas de convivencia del equipo.

26

27
Resultados
Mejora del
Alineamiento
Estratégico
Promoción del Valor
de la PMO
Ampliación del
Equipo
Punto principal de
soporte en la toma
de decisiones
Mejora de la
Productividad
Mayor Adherencia
Reconocimiento de
la PMO como ente
de apoyo
Mejora de la Gestión
de la Demanda
Mejora del clima
laboral
Personal mejor
capacitado
Mejora en el
proceso de gestión
de cambio
Acelerador para la
Transformación
Digital

28
Fuente: Itsn’t it obvious?. Eliyahu M. Goldratt, The North River Press P.O. Box 567, USA 2010
www.northriverpress.com

29
https://bit.ly/3q3oycA

30
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

31
•Es importante saber desde el momento uno
porqué la empresa desea implementar OKRs, no
adoptar solamente por ser una moda sino porque
realmente se reconoce el valor.
¿Porqué
OKRs?

La implementación de OKRs debe considerar los
siguientes pilares: transparencia, foco,
alineamiento y motivación.
Pilares

Para seleccionar los objetivos y resultados claves
debemos centrarnos en las áreas que realmente
agregaran valor a su organización.
Resultados
Claves
•En la adopción de OKRs como modelo de Gestión,
debemos tener en cuenta y preparar la organización para
el cambio a fin de evitar la resistencia
Gestión del
Cambio
Organizacional
•Es importante saber “vender” este tipo de
implementación a la Alta Dirección para tener el apoyo
necesario y la confianza de que el equipo trabajará con
una hoja de ruta rumbo a la mejora.
Respaldo de la
Gerencia

Contar con especialistas en este tipo de implementación.
Puede ser interno o externo a la empresa que cumpla el
rol de OKR-Coach y oriente al equipo durante el trabajo.
Coach
Conclusiones Recomendaciones
Conclusiones & Recomendaciones

32
REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS

33
● Sonia Contero, Javier Martín (2020): Manual de OKR. Singular People S.L.
Madrid, España.
● Jhon Derr, (2018): Measure What Matters. Penguin Books, Ltd. New York,
USA.
● Paul R. Niven, Ben Lamorte (2016): Objectives and Key Results. Wiley, New
Jersey, USA.
Referencias Bibliográficas

34
PREGUNTAS Y
RESPUESTAS

35
https://community.pmofficers.org/
Nuevos Informes Ejecutivos Gratuitos
Código Promo: pmofficers.10
Synchronicity Learning Model 2021
https://digital.pmoacademy.org/shop

36
o Plataforma Digital
o Taller Práctico 4Módulos
o Simulador de Examen
o Materiales de Estudio
o Plantillas de Soporte
o Examen de Certificación
Tecnología Blockchain
Certificado a título Informativo
info@pmofficers.com

37
¡¡MUCHAS GRACIAS!!
¿Preguntas?
37
jackeline.guzman@colaboraglobal.com
https://www.linkedin.com/in/jackeline-guzman-alegre/
https://www.colaboraglobal.com/
claudio.obregon@bmt.pe
https://www.linkedin.com/in/obregoncr/
https://www.bmt.pe/

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