1. CHỦ ĐỀ:
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ
THỜI GIAN HIỆU QUẢ

2. NỘI DUNG
KỸ NĂNG QUẢN LÝ
THỜI GIAN
• LẬP KẾ HOẠCH
• MỤC TIÊU SMART
• MA TRẬN THỜI GIAN

3. “Thời gian là Vàng.
Thời gian là cuộc sống”
1. Thời Gian Là Gì?
2. Nguyên nhân làm mất
thời gian.
3. Làm sao để quản lý được
thời gian?
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

4. Thời Gian Là Gì?
4
Thời gian là một tài nguyên vô giá!
Chúng ta không thể quản lý thời gian nhưng có
thể quản lý bản thân!

5. Nguyên nhân làm mất thời gian
1. Làm việc không có kế hoạch
2. Các mục đích không rõ ràng
3. Đặt quá nhiều mục tiêu
4. Giám sát quá chặt chẽ
5. Lo lắng thái quá
“Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại”

6. Lo lắng giống như ngồi xích đu. Ta rất
nỗ lực nhưng
không đưa ta đến đâu cả.
Nguyên nhân làm mất thời gian

7. 6. Có quá nhiều công việc giấy tờ
7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo
8. Vòng vo
9. Sửa sai
10. Trì hoãn công việc
“Không lập kế hoạch sẽ
trở thành nô lệ cho kế hoạch của người khác”
Nguyên nhân làm mất thời gian

8. Nguyên nhân làm mất thời gian

9. 11.Mất thời gian chờ đợi
12.Dự các cuộc họp vô bổ
13.Nghỉ sớm
14.Tức giận
15.Có quá nhiều giao tiếp xã hội
10
Nguyên nhân làm mất thời gian

10. Có thể quản lý thời gian?
Quản lý thời gian
là việc khó
Nhưng có
thể nếu có
quyết tâm
Lập kế hoạch
Nguyên tắc SMART
Ma trận Thời GIan

11. KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
Kế hoạch là gì???1
Phương pháp xây dựng kế hoạch
2 Vai trò của việc lập kế hoạch
3
Lời khuyên của chuyên gia4
“Bốn bước dẫn tới thành tựu: Lên kế hoạch có mục đích.
Chuẩn bị chuyên tâm. Tiến hành tích cực. Theo đuổi bền bỉ”

12. KHÁI NIỆM
Kế hoạch là một tập hợp
những hoạt động được
sắp xếp theo lịch trình,
có thời hạn, nguồn lực,
ấn định những mục tiêu
cụ thể và xác định biện
pháp tốt nhất… để thực
hiện một mục tiêu cuối
cùng đã được đề ra.

13. C l i c k t o a d d y o u r t e x t
Vai trò của lập kế hoạch

14. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH
 Tư duy có hệ thống hơn để tiên liệu các tình huống xảy
ra.
 Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu hơn.
 Tập trung vào các mục tiêu
 Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp
với các vị trí quản lý khác.
 Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của
môi trường bên ngoài.
 Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
“Ước mơ cũng tốn nhiều năng lượng như lên kế hoạch”

15. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
1
Xác định
mục tiêu tổng
thể, cụ thể
2
Xác định các
căn cứ để
xác định mục
tiêu
3
Xác định
nhiệm vụ cụ
thể và quỹ
thời gian.
4
Xây dựng
các bảng
biểu, các giải
pháp để đạt
được mục
tiêu
5
Tổng hợp và
rút kinh
nghiệm
Các
bước
lập kế
hoạch

16. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
Xác định nội dung công việc 1W (what)
Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
Xác định nguồn lực thực hiện 5M
Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
Xác định 3W: where, when, who
Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
Phương pháp:
5WH2C5M

17. Xác định mục tiêu yêu cầu (why)
Tại sao bạn phải làm công việc này?
Ý nghĩa với tổ chức, bộ phận
Hậu quả nếu bạn không thực hiện
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
“Cuộc sống là điều xảy ra trong khi bạn còn đang bận lên những kế hoạch khác”

18. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
- Nội dung
công việc đó là
gì?
- Các bước để
phát triển công
việc đó
WHAT?
“Một kế hoạch không cho phép sửa đổi là một kế hoạch tồi”

19. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
Where (ở đâu?)
Công việc đó thực
Hiện tại đâu?
Nguồn hỗ trợ
từ đâu?
Test những công
đoạn nào?
“Lên non chọn đá thử vàng
Thử cho đúng lượng mấy ngàn cũng mua.”

20. WHERE
• Công việc đó
thực hiện ở
đâu?
• Giao hàng tại
địa điểm
nào?
• Kiểm tra lại
bộ phận nào?
WHEN
• Công việc
đó thực hiện
khi nào?
• Khi nào thì
giao hàng?
• Khi nào kết
thúc
WHO
• Ai làm việc
đó?
• Ai kiểm tra?
• Ai hỗ trợ?
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
“Sự tưởng tượng thống trị cả thế giới.”

21. Why? What? Where? When? Who?
Thịtrường tiềmnăng F15, F120S Vĩnh Bảo T8/2014 PhạmVăn Trường
How?
-Mời KH chăn nuôi
- Mời SA
- Tổ chức truyên thông
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
VÍ DỤ

22. 5 Lời khuyên của Giáo sư Donald E.Wetmore
“Chúng ta không thất bại vì kế hoạch, mà đa phần đều thất bại trong việc lập kế hoạch”
Lên kế hoạch vào buổi tối.
Phải viết ra giấy.
Hãy tính đến hai loại công việc: “phải” và “muốn”. Một bên là trách
nhiệm, còn một bên là nhu cầu.
Lập một kế hoạch quá tải.
Xác định ưu tiên.

23. Nguyên tắc SMART
S
T
R
A
M
- Measurable:
Đo đếm được
- Achievable:
Có thể đạt
được
- Specific:
Cụ thể, rõ rang,
dễ hiểu
- Time bound:
Thời gian để đạt
được
- Realistic:
Thực tế
“Cả ngày thì mải đi chơi
Tối lặn mặt trời đổ thóc vào xay”

24.  Tôi sẽ mua xe Exciter
GP 45 triệu đồng vào
tháng 6/2015.
 Tôi sẽ đi du lịch với chi
phí 10 triệu đồng.
 Năm 2016 tôi sẽ mua
một chiếc ô tô.
VÍ DỤ
Nguyên tắc SMART

25. Ma trận quản lý thời gian
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Không
quan
trọng
Quan
trọng

26. Ma trận quản lý thời gian
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Không
quan
trọng
Quan
trọng
•Khủng hoảng
•Các vấn đề cấp bách
•Các dự án đến hạn
•Công việc tồn đọng
•Các việc đột xuất
•Thư từ, e-mail
•Họp hành
•Các vấn đề cấp bách
•Các công việc vô bổ
•Điện thoại
•Tán gẫu
•Hoạt động “giải trí”
•Làm việc trong C/ lược
•Xây dựng quan hệ
•Tìm kiếm cơ hội
•Lập kế hoạch
VIỆCQUANTRỌNG
CAO
Thấp
VIỆC KHẨN CẤPBÂY GIỜ SAU ĐÓ

27. Ma trận quản lý thời gian
1. Khách hàng gọi điện
cám bị mốc.
2. Chốt đại lý.
3. Sếp gọi đi thị trường
4. Gửi mail cho khách
hàng.
5. Tìm hiểu thêm khách
hàng tiềm năng.
1. Khách hàng gọi điện
cám bị mốc.
2. Chốt đại lý.
3. Sếp gọi đi thị trường
4. Gửi mail cho khách
hàng.
5. Tìm hiểu thêm khách
hàng tiềm năng.
Các ví dụ ma trận quản lý thời gian

28. Ma trận quản lý thời gian
1. Xem bản tin thị
trường.
2. Gửi mail báo cáo
ngày.
3. Gọi điện hỏi thăm
khách hàng.
4. Đưa bạn gái đi chơi.
5. Đại lý lấy cám công ty
khác.
1. Đại lý lấy cám công ty
khác.
2. Gọi điện hỏi thăm
khách hàng.
3. Gửi mail báo cáo
ngày.
4. Đưa bạn gái đi chơi.
5. Xem bản tin thị
trường.
Các ví dụ ma trận quản lý thời gian

29. Công cụ quản lý thời gian
 Giấy và bút
 Phụ thuộc ít
 Dễ sử dụng
 Linh động
 Không oai
 Công cụ hiện đại
 Phụ thuộc nhiều
 Khó sử dụng
 Không linh động
 Rất oai

30. Cách nghi sổ
 Viết ra mọi mục tiêu cần đạt
 Liệt kê tất cả các công việc cần làm
 Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
 Gạch đi những việc đã làm
 Hãy nghĩ đến việc hiện tại
“Trí nhớ đậm không bằng nét mực mờ”