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MÓDULO III TEMA II ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

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UNIDAD FORMATIVA 1 
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2. Archivo y clasificación de documentación administrativa 
– El archivo en la empresa. 
▫ Descripción. 
▫ Finalidad. 
▫ Importancia del archivo para la empresa. 
▫ Tipos de archivos. 
▫ Equipos y materiales para el archivo. 
▫ Funcionamiento de un archivo. 
▫ Mantenimiento de un archivo. 
▫ Proceso de archivo de un documento. 
▫ Normas que regulan la conservación de documentos. 
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– La organización del archivo. 
▫ Centralizado. 
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▫ Mixto. 
▫ Activo. 
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– Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa. 
▫ Concepto de ordenación y clasificación. 
▫ Clasificación alfabética. 
▫ Clasificación numérica. 
▫ Sistema mixto. 
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▫ Criterio geográfico. 
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Gestión auxiliar de archivo en soporte 
convencional o informático. 
Código: UF0513. 
22/10/14 - 04/11/14 
Evaluación práctica 3 de noviembre 9:15 horas. 
Evaluación teórica 4 de noviembre 9:15 horas
OBJETIVOS OPERATIVOS 
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CLASIFICACION Y ARCHIVO DE 
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MÓDULO III TEMA II ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

  • 1. VEMOS COMO ES TRABAJAR EN LA NUBE. CREACIÓN DE UN BLOG Generalmente de carácter personal, con una estructura cronológica que se actualiza regularmente y que se suele dedicar a tratar un tema concreto.
  • 2. MÓDULO FORMATIVO 3 Denominación: Reproducción y archivo. Código: MF0971_1. Nivel de cualificación profesional: 1. Asociado a la Unidad de Competencia: UC0971_1 Realizar operaciones auxiliares de reproducción y archivo en soporte convencional o informático. UNIDAD FORMATIVA 1 Denominación: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático. Código: UF0513. Duración: 60 horas. UNIDAD FORMATIVA 2 Denominación: Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático. Código: UF0514. Duración: 60 horas.
  • 3. UNIDAD FORMATIVA 1 Denominación: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático. Código: UF0513. Duración: 60 horas.
  • 4. 2. Archivo y clasificación de documentación administrativa – El archivo en la empresa. ▫ Descripción. ▫ Finalidad. ▫ Importancia del archivo para la empresa. ▫ Tipos de archivos. ▫ Equipos y materiales para el archivo. ▫ Funcionamiento de un archivo. ▫ Mantenimiento de un archivo. ▫ Proceso de archivo de un documento. ▫ Normas que regulan la conservación de documentos. ▫ Destrucción de los documentos. ▫ Confidencialidad y seguridad de la información. – La organización del archivo. ▫ Centralizado. ▫ Descentralizado. ▫ Mixto. ▫ Activo. ▫ Semiactivo. ▫ Inactivo o pasivo. – Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa. ▫ Concepto de ordenación y clasificación. ▫ Clasificación alfabética. ▫ Clasificación numérica. ▫ Sistema mixto. ▫ Clasificación cronológica. ▫ Criterio geográfico. ▫ Clasificación por materias.
  • 5. Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático. Código: UF0513. 22/10/14 - 04/11/14 Evaluación práctica 3 de noviembre 9:15 horas. Evaluación teórica 4 de noviembre 9:15 horas
  • 6. OBJETIVOS OPERATIVOS OBJETIVO ESPECÍFICO CLASIFICACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS TEMA 2. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
  • 7. CONCEPTO DE ARCHIVO POSEE VARIOS SIGNIFICADOS Puede referirse a un conjunto de documentos producidos o recibidos en una entidad, al lugar físico donde se conservan esos documentos o a la institución o servicio que custodia los documentos. Conjunto ordenado de documentos que una persona u organización crean cuando realizan una actividad.
  • 8. CONCEPTO DE ARCHIVO Lugar donde se custodian de forma ordenada y sistemática los documentos de interés para la empresa con el fin de preservalos y garantizar las peticiones de consulta de información con rapidez.
  • 9. FINALIDAD DEL ARCHIVO Pag. 33 • Guardar, conservar y custodiar. • Localización rápida y eficiente de los documentos. • Constituir un centro activo de información. • Cumplir con las disposiciones legales.
  • 10. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA EMPRESA • Para el trabajo administrativo y de carácter histórico para la organización. • Toma de decisiones • Exigencias legales (4 años según artículo 29 de la Ley General Tributaria, 6 años según el artículo 30 del Código de Comercio y 10 años según la Ley 10/2010 Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación de Terrorismo)
  • 11. En el archivo están implicados: Medios materiales Normas y procedimientos Personas que realizan las labores de archivo
  • 12. POR TANTO, La organización de un archivo es un conjunto de todos los recursos humanos, medios materiales y normas o procedimientos establecidos para ejecutar las acciones de archivo, debidamente coordinadas y estructuradas.
  • 13. EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO
  • 14. EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO Factores que los determinan: • Las necesidades de información de la empresa. • La disponibilidad física de espacio. • Los recursos económicos disponibles. • Del soporte del archivo, esto es, convencional o informático.
  • 18. MUCHO ORDEN http://www.youtube.com/watch? v=PMoINjIgE3o&feature=related
  • 19. SEGUIMIENTO, ARCHIVO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Vemos Pag. 39
  • 20. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Se requiere un procedimiento preestablecido para la clasificación y tratamiento de la documentación. Manual de procedimientos El manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.
  • 21. CLASIFICACIÓN SEGÚN SU FRECUENCIA DE USO ACTIVO Documentación de uso habitual y de reciente actualidad. Uso constante, cerca del puesto del trabajo, de localización rápida.
  • 22. SEMIACTIVO Generalmente pertenecen al año anterior. Es un archivo transitorio entre activo e inactivo
  • 23. INACTIVO O PASIVO No van a ser consultados, pero son importantes o es de obligatoria conservación.
  • 24. CLASIFICACIÓN SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO CENTRALIZADO Recoge la totalidad de los documentos de la empresa.
  • 25. DESCENTRALIZADO Se dividen los archivos, utilizando para ello criterios de departamentalización de la empresa. Los documentos estarán más cerca de donde son reclamados.
  • 26. MIXTO Combina los dos sistemas anteriores, utilizando el archivo centralizado para la documentación de carácter general y el descentralizado por departamentos para procesos activos
  • 27. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA La documentación puede clasificarse como: Documentos vitales: escrituras, patentes… Documentos importantes: facturas, movimientos bancarios … Documentos útiles: correspondencia, documentos de gestión…. Documentos no esenciales: folletos, carteles…. que pueden destruirse una vez que se han utilizado.
  • 28. CONCEPTO DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN Alfabético Numérico Cronológico Geográfico Por materias
  • 29. ALFABÉTICA Pag. 44 Se ordena según la serie del alfabeto. Apellidos y nombre.
  • 30. NUMÉRICA No obedece a ninguna referencia del contenido. Facilidad de uso, requiere un registro auxiliar. Mixto: Numérica para archivadores y contenido alfabética o cronológica
  • 31. CRONOLÓGICA Por criterio de fecha. Ventaja ordenación sencilla y natural, pero tiene grandes dificultades para búsqueda.
  • 32. GEOGRÁFICO Localización geográfica de procedencia. Se utiliza para archivos de clientes, proveedores o listas de direcciones.
  • 33. POR MATERIAS Por el asunto del que trata el documento o contenido. Se suele combinar con otros sistemas: alfabética.
  • 34. TIPOS DE ARCHIVOS Según la función de la forma en la que se conservan los documentos: • Horizontales, verticales y laterales • En soporte convencional o soporte informático
  • 35. • Que hacemos si un documento tiene más de 100 años de antigüedad?
  • 36. REVISAMOS ESTA PÁGINA WEB EN INTERNET http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/ archivos/mc/dta/diccionario.html
  • 37. RESPALDO DE INFORMACIÓN http://www.youtube.com/watch?v=ToewXby_bik&feature=related MICROFILM http://www.youtube.com/watch?v=Aog6c9BNNBc http://www.youtube.com/watch?v=6Mw9cqF_b4Q&feature=related