La transformation digitale et l’évolution des collectivités nécessitent de repenser l’organisation et de faire évoluer le fonctionnement interne. Mobilité des agents, collaboration changent les organisations. Quels bénéfices apportent les nouveaux outils : réseaux sociaux d’entreprise, les intranets collaboratifs et les extranets participatifs ? Quelle gouvernance mettre en place pour réussir ces projets ?

1. Interconnectés
2014
Retour d’expérience de Concarneau Cornouaille Agglomération
Interconnectés, le 11 décembre 2014
Convocation électronique des élus
Direction des Systèmes d’Information et du développement Numérique
démarche, résultats, impacts et points de vigilance

2. Le contexteLe contexte
► 9 communes - 51 000 habitants - 130 agents
► Situation géographique
La collectivité
► Dématérialiser les convocations et les envois de documents aux élus
 respecter le cadre légal
 Optimiser-neutraliser les coûts / process papier
 tester avant de valider le dispositif (16 élus + comité de direction)
La commande (fin 2012)
► Suivi des coûts d’organisation des instances depuis 2009
► Organisation « tournante » des conseils communautaires dans les
communes
► Pas de wifi dans les salles communales
► Ne pas déporter la reprographie sur les élus = fourniture de tablettes
► Pas de logiciel de gestion des délibérations
► Des élus peu formés aux usages SI
Les données de base du projet

3. La démarcheLa démarche
► Le cadre légal
 Article L2121-13-1 du CGCT
 Réponse ministérielle Assemblée nationale | Question écrite N° 32944 de
M. Francis Saint-Léger publiée le 30 décembre 2008
Le cadre légal
S’outiller
 Solution logicielle : cahier des charges et mise en concurrence
 Terminaux mobiles : compatibilité OS/solution logicielle, coûts, performances
Focus sur les choix techniques
► Solution logicielle
 Solutions très performantes identifiées lors de la phase marché
 Solutions couteuses et dépassant le domaine fonctionnel souhaité

4. ► Système d’exploitation
 OS android (rapport coût / performance avantageux début 2013)
 Terminaux mobiles : 10 pouces, compatibles 3G / 4G
► Connectivité
 Pas de fourniture d’abonnements 3G (coûts), au choix et au frais des élus
 Sinon, téléchargement en mairie ou à domicile
 Choix de système d’exploitation mobile parfois restreint
→ Choix de SESF (multi OS) proposé par Mégalis : plate-forme de dépôt
(web) et application mobile.
La démarcheLa démarche
Accompagner
► Formation individuelle de chaque élu
► Support en début de séances (bureau et conseil communautaire)
► Procédures écrites diverses (logiciel, partages de connexion mobiles)
► Paramétrage de wifi domestiques
► Formation des assistantes

5. Le résultatLe résultat
Illustrations
dépôt et horodatage

6. Le résultatLe résultat
Illustrations
Consultation par l’élu

7. ► Préparation des documents :
 Un document unique pour inviter les élus, livrer la note de synthèse et ses
annexes contre X documents dans le process papier
► Livraison des documents :
 Un dépôt unique par le service gestionnaire des assemblées (ou
l’assistante s’il s’agit d’une commission)
 Une alerte automatique à chaque élu lors du dépôt
 Un téléchargement à réaliser par l’élu
► Consultation des documents en séance
 PDF avec système de sommaire automatique et signets
Usages
Le résultatLe résultat

8. Le résultatLe résultat
Aspects financiers
►Amortissement de la démarche en 3 ans
Qtté Coût unitaire Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5
Tablettes (mise en production) 16 410 € 7 380 €
Tablettes (spare) 2 410 € 820 € 820 € 820 € 820 €
Abonnement annuel SESF 1 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 €
Temps passé (h) DSI - Déploiement 76 20 € 1 292 €
Temps passé (h) DSI - Maintenance 32 20 € 640 € 640 € 640 € 640 €
Cumul de dépenses nouvelles 10 522 € 13 832 € 17 142 € 20 452 € 23 762 €
Cumul de dépenses annulées 5 630 € 11 260 € 16 890 € 22 520 € 28 150 €

9. Impacts & points de vigilanceImpacts & points de vigilance
► Usages
 Changement de pratique total pour les élus ;
 Pour les services : chaîne de production documentaire à adapter (à outiller
le cas échéant).
► Organisation & procédures
 Pour les assistantes : se former, accepter le changement, voire promouvoir
la démarche ;
 Pour la DSI : gérer la relation directe aux élus, s’organiser pour gérer le
déport de charge de travail du service « assemblées » vers la DSI ;
 Outiller la chaîne de traitement pour adapter les documents à
l’environnement mobile.
► Technique
 Gestion de flotte : maîtrise les cycles de mises à jour OS et application
mobile ;
 Doter les sites en wifi ;
 Dimensionner les bornes wifi pour gérer les flux.
Impacts

10. Points de vigilancePoints de vigilance
La démarche de CCA est simple mais les points de vigilance suivants peuvent être
dégagés :
►Points techniques :
 Connectivité
 Ergonomie de la partie mobile
 Gestion des équipements mobiles : si inexistantes se doter d’une plate-
forme de MDM au-delà d’une certaine quantité d’équipements
 Évolutivité / intégration au système d’information : possibilité d’évoluer vers
un environnement mobile dédié aux élus (parapheur électronique etc.)
 Attention aux systèmes fermés (mono OS mobile par exemple)
►Capacité à changer :
 Volonté des élus
 Niveau d’implication d’une service gestionnaire des assemblées, et des
assistantes
 Qualité et temps accordé au changement (concertation, formations, suivi,
documentation).
 Report de charge des assemblées vers le SI