Typowe postanowienia noworoczne: Oszczędzaj czas, pracuj wydajniej, zarabiaj więcej. Czyli fakty i mity o intranetach. autor: Łukasz Szymański, Ideo Sp. z o.o. LinkedIn Local Rzeszów #B Rzeszów | 15 I 2019

1. Typowe postanowienia noworoczne
Oszczędzaj czas, pracuj wydajniej,
zarabiaj więcej.
Czyli fakty i mity o intranetach.

2. Software House &
Agencja Interaktywna
Z wdrożeniem intranetu jest jak z postanowieniami noworocznymi
Jeśli nie wiesz po co – na pewno Ci się nie uda

3. Software House &
Agencja Interaktywna

4. Software House &
Agencja Interaktywna

5. Software House &
Agencja Interaktywna
Bardzo podoba mi się stwierdzenie zawarte w książce, że dobry intranet to
taki,
„który sprawia, że jego użytkowników ogarnia strach na myśl o pracy bez
niego”.
Intranet firmowy powinien być jak internet. Czujecie strach przed pozbawieniem Was dostępu do
internetu?
Bo ja tak, bardzo. Mimo że pamiętam czasy „przed internetem”.
Maja Biernacka, internal communication consultant,
„

6. Software House &
Agencja Interaktywna
Cele wdrożenia intranetu
Jeśli nie wiesz po co – na pewno Ci się nie uda

7. Software House &
Agencja Interaktywna
… by zwiększyć efektywność procesów
oraz skrócić czas ich wykonywania
Umiejętne zaprojektowanie systemu może zwiększyć zakres jego zastosowania
oraz postrzeganą przydatność. Włączenie do intranetu kolejnych funkcji
tworzy kompletny produkt, który usprawni wiele procesów biznesowych.

8. Software House &
Agencja Interaktywna

9. Software House &
Agencja Interaktywna

10. Software House &
Agencja Interaktywna
Zarządzanie wiedzą
E-learning. Podnoszenie kompetencji pracowników i dostęp do bazy wiedzy
Internet, urządzenia mobilne, szum komunikacyjny i wysokie tempo życia.
Zmienia się także podejście do otaczającej nas rzeczywistości. Potrzebujemy stałego dostępu do
informacji,
a jednocześnie szybko się nudzimy i niezwykle trudno utrzymać nam koncentrację.

11. Software House &
Agencja Interaktywna
Narzędzia finansowo-księgowe
Monitorowanie pracy i rozliczeń
Najczęściej wykorzystywane tradycyjne listy pracownicze dostarczają informacji nt. czasu pracy,
przerw i urlopów. Jednak pod koniec każdego miesiąca konieczne jest zliczanie wszystkich danych „na
piechotę”. System monitoringu nie oznacza braku zaufania do pracowników. Jest ważnym elementem
wspierającym proces zarządczy, pozwalającym na racjonalne gospodarowanie czasem pracy i
talentami pracowników.

12. Software House &
Agencja Interaktywna
Zadania administracyjno-organizacyjne
Urlopy, rezerwacja zasobów, kalendarz firmowy
Pracownik otrzymuje wgląd do informacji, które są przypisane do jego osoby.
Widzi tylko te zasoby i wydarzenia, które jego dotyczą.

13. Software House &
Agencja Interaktywna
e-Teczki pracownicze
Od 1 stycznia Kodeks Pracy pozwala „zrezygnować z papieru”
Przechowywanie dokumentów pracowników w formie cyfrowej, szczególnie w przypadku dużych firm
wielooddziałowych jest rozwiązaniem, które pozwala na optymalizację pracy działów HR.
Nowoczesny system stanowi udogodnienie dla pracodawcy ale i dla samych pracowników.

14. Software House &
Agencja Interaktywna
Zarządzanie zadaniami
Przydzielanie zadań, zastępstwa, raporty
Agregowanie wszystkich informacji dotyczących zlecenia lub zadania w jednym miejscu
oraz współdzielenie informacji o nim z innymi może znacząco ułatwić codzienną pracę.
Zarówno wykonawcom zadań jak i osobom je zlecającym.

15. Software House &
Agencja Interaktywna
Komunikacja wewnętrzna
Komunikator, wiadomości wewnętrzne, forum
Obecnie informacja jest jednym z najcenniejszych aktywów, zatem jej sprawna wymiana
ma ogromne znaczenie. Zwłaszcza w kontekście wewnętrznych struktur przedsiębiorstwa. Tradycyjne
formy komunikacji warto uzupełnić o takie pozwalające na „zostawienie śladu”.

16. Software House &
Agencja Interaktywna
Rozwiązania dedykowane

17. Software House &
Agencja Interaktywna

18. Software House &
Agencja Interaktywna
Cieszę się, że tak dużo uwagi poświęcono analizie przedwdrożeniowej.
…wciąż słyszę o intranetach wdrażanych z pominięciem tego etapu. Jasne, mogą być dobrze przyjęte
przez pracowników, a czasem nawet przynieść pozytywne efekty, ale… czy Wasze firmy naprawdę mają
czas na to, aby próbować i ryzykować zamiast poświęcić więcej czasu na analizę, by potem projektować
narzędzie,
które faktycznie usprawni pracę i komunikację pomiędzy pracownikami?
Maja Biernacka, internal communication consultant,
Blog Komunikacja wewnętrzna od kuchni
„

19. Software House &
Agencja Interaktywna
Analiza przedwdrożeniowa
Kogo najczęściej pytamy o opinię?
Sami bardzo dobrze wiemy jak ma funkcjonować
Kierownicy chętnie podpowiedzą, bo przecież mają najlepszy kontakt z pracownikami
Prezes oczywiście wie najlepiej ;)

20. Software House &
Agencja Interaktywna
Analiza przedwdrożeniowa
Jeśli nie wiesz po co – na pewno Ci się nie uda
Analiza procesów biznesowych, liczby przyszłych użytkowników i ich potrzeb,
aktualnego sposobu realizacji zadań, ale i technologii możliwych do wykorzystania
w intranecie i modelu realizacji projektu (samodzielnie czy z pomocą firmy IT).

21. Software House &
Agencja Interaktywna
Niektóre pomysły chcieliśmy sprawdzić przed pojawieniem się nowego
narzędzia.
… poprzedni intranet (jako platforma) nie spełniał naszych wymogów (np. uniemożliwiał dostęp
z urządzeń mobilnych), ale pozwalał eksperymentować i szukać, testować rozwiązania, o których
myśleliśmy
pod kątem nowego narzędzia. Pozwoliło to zminimalizować próg wejścia do nowego intranetu
i szybko odrzucić pomysły, które nie rokowały. Tym sposobem rozłożyliśmy w czasie
szok poznawczy towarzyszący zmianom.
Igor Żytka, Koordynator ds. Komunikacji Wewnętrznej w Provident
30 stycznia 2018
„

22. Software House &
Agencja Interaktywna

23. Software House &
Agencja Interaktywna
Badanie użytkowników intranetów
…od czerwca 2017 roku do maja 2018 roku na próbie 232 respondentów
z wykorzystaniem kwestionariusza online oraz indywidualnych zaproszeń
kierowanych do specjalistów i menedżerów firm o różnym charakterze działalności.

24. Software House &
Agencja Interaktywna

25. Software House &
Agencja Interaktywna

26. Software House &
Agencja Interaktywna

27. Software House &
Agencja Interaktywna
Korzyści z wdrożenia
65,1% Oszczędność czasu pracowników
48,4% Polepszenie komunikacji pomiędzy zarządem a pracownikami
31,8% Polepszenie kultury organizacyjnej – budowanie więzi i społeczności pracowniczych
28,6% Zapewnienie kontroli nad pracownikami, procesami
27,1% Usprawnianie zarządzania – wdrożenie mechanizmów projektowych
17,2% Ułatwianie zgłaszania i wprowadzania usprawnień i innowacji w firmie
8,8% Intranet nie wnosi żadnych zauważalnych korzyści

28. Software House &
Agencja Interaktywna
Cele wdrożenia intranetu
Jeśli nie wiesz po co – na pewno Ci się nie uda

29. Software House &
Agencja Interaktywna
2 000 pracowników i 5 500 doradców
Ponad 50 oddziałów w Polsce. Część brytyjskiej grupy finansowej IPF.
Za komunikację wewnętrzną odpowiadają 4 osoby.
Oprócz intranetu (a w nim szeregu narzędzi) jest też Portal dla Doradców (extranet),
wygaszacze ekranu, plakaty, mailingi i spotkania.

30. Software House &
Agencja Interaktywna
Komunikacja korporacyjna musi być jednym z filarów każdego intranetu,
ale sądzę, że to dziś za mało, aby przyciągnąć pracowników
… od początku był projektowany jako szersze narzędzie, dopasowane do specyficznych potrzeb pracowników i firmy.
Potrzebowaliśmy być bliżej oczekiwań pracowników i tego, czego potrzebują do pracy. Nam przyświecały 3 cele:
•oszczędzić 15 minut tygodniowo dla każdego pracownika na poszukiwaniu osób, informacji, dokumentów,
•zredukować zużycie papieru i liczby rozsyłanych wiadomości e-mail,
•zwiększyć zaangażowanie pracowników i zbliżyć ich do siebie.
Igor Żytka, Koordynator ds. Komunikacji Wewnętrznej w Provident
30 stycznia 2018
„

31. Software House &
Agencja Interaktywna
3 edycje i 6 miesięcy później…
Zaledwie po 6 miesiącach prac pierwsza wersja intranetu.
Miała połowę z 30 zaplanowanych funkcjonalności, ale wprowadzała kolosalną różnicę
w kulturze i metodzie zarządzania informacją wewnątrz firmy.
Dziś to ok. 50 funkcjonalności, pokaźne grono redaktorów i ponad 700 newsów rocznie.
Popularność nowego intranetu jest 2,5 razy wyższa od popularności poprzedniego narzędzia.

32. Software House &
Agencja Interaktywna
Mamy dedykowany moduł, który daje nam klarowny obraz tego, co się dzieje w
intranecie.
Ale… nie patrzymy tylko na liczby. Raz na rok pytamy pracowników o ich wrażenia, o to, co uznają za
użyteczne,
a co nie, czy podoba im się wizualnie, czy oszczędza czas, czy wyszukiwarka znajduje to, czego oczekują
itd.
Pracownicy uznają go za szybkie narzędzie, użyteczne i oszczędzające czas.
Zarząd też powinien być zadowolony, bo intranet zwrócił się nam już po 11 miesiącach.
Igor Żytka, Koordynator ds. Komunikacji Wewnętrznej w Provident
30 stycznia 2018
„

33. Ideo Sp. z o.o.
Siedziba firmy
Ul. Nad Przyrwą 13
35-234 Rzeszów
Oddział w Warszawie
ul. Bukowińska 8/511
02-703 Warszawa
Oddział w Krośnie
ul. Tysiąclecia 3
38-400 Krosno
www.ideo.pl
zapytanie@ideo.pl
Internet Software House & Agencja Interaktywna
Narzędzia IT szyte na miarę potrzeb