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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos metodológicos para el manejo de los Fondos Fijos
otorgados a las distintas Unidades de la Universidad Simón Bolívar. Este
manual servirá como instrumento para suministrar información para el control
de los Fondos

Fijos y establecer con mayor precisión

responsabilidades dentro de los procedimientos involucrados.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

-

Dirección de Finanzas.
- Departamento de Tesorería.
•

Sección de Cuentas por Pagar.

•

Oficina de Registro y Control Financiero.

- Archivo Central de Finanzas.
-

Unidades que manejan Fondos Fijos.

DOCUMENTOS UTILIZADOS
− Estado de Cuenta.
− Facturas y/o Recibos.

la distribución de
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

FORMULARIOS
− “Conciliación Bancaria”

Forma 405-08.

− “Libro de Banco”

Forma 405-10.

− “Relación de Anticipos y Gastos de

Forma 405-15.

Fondos Fijos”
− “Comprobante de Desembolso”

Forma 405- 16.

− “Nota de Devolución”

Forma 417-02.

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“FONDOS FIJOS”

NORMAS
1. La Creación de los Fondos, así como los Aumentos y Disminuciones de éstos
serán autorizados por el Vicerrector Administrativo, previo informe ampliamente
justificado de la Unidad Solicitante y evaluado por la Dirección de Finanzas.
2. Todo Desembolso del Fondo deberá estar debidamente autorizado por el
responsable del Fondo.
3. El Responsable del Fondo deberá controlar la utilización de los montos asignados
por partidas presupuestarias con el fin de no excederse de su monto.
4. Todo Desembolso del Fondo deberá estar respaldado por Factura y/o Recibo
original a nombre de la Universidad Simón Bolívar. Provisionalmente y hasta por
tres (3) días hábiles podrá justificarse el desembolso empleando el formulario
“Comprobante de Desembolso” de Fondo, de no hacerse la entrega de la Factura
y/o Recibo original, podrá ser descontado al empleado por nómina.
5. El responsable del Fondo será el Jefe de la Unidad a la cual está asignada, quien
a su vez podrá designar por escrito un funcionario en calidad de Custodio para el
control y manejo del mismo.
6. La designación del Custodio del Fondo deberá ser notificada a Auditoría Interna y
a la Dirección de Finanzas por el Jefe de la Unidad. Cuando sea designado un
sustituto, se levantará un Acta de Entrega de Fondos y se participará tanto a
Auditoría Interna como a la Dirección de Finanzas.
7. El Custodio del Fondo tramitará

la Reposición del Fondo utilizando el formulario

“Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos”, anexándoles los formularios
“Conciliación Bancaria” y el “Libro de Banco” con las Facturas y/o Recibos,
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“FONDOS FIJOS”

cuando por lo menos haya desembolsado el setenta y cinco por ciento (75%) del
monto asignado.
8. El Custodio del Fondo deberá tener una fianza de fiel cumplimiento.
9. El Custodio del Fondo deberá tramitar prioritariamente la reposición de los
comprobantes pagados hasta el último día hábil del mes de Diciembre de cada
año antes del receso navideño cualquiera fuera su monto, a los efectos de su
inclusión en el período contable correspondiente.
10. El Jefe de la Unidad aprobará la solicitud de reposición del fondo y velará por el
uso racional de los Fondos que han sido asignados a la Unidad.
11. El Jefe de la Unidad y Auditoría Interna podrán efectuar los arqueos del Fondo
cuando lo estimen necesario.
12. El Custodio del Fondo será el responsable de realizar la conciliación bancaria
mensualmente.
13. El Custodio del Fondo velará por los valores consignados y por los documentos
comprobatorios del gasto recibido (Facturas y/o Recibos).
14. El Custodio del Fondo será responsable de cualquier diferencia encontrada en los
cuadres y arqueos realizados.
15. Los soportes tales como: Facturas y/o Recibos deben ser originales, debidamente
firmados, sellados y que reflejen el número de RIF del Comercio donde se realizó
la compra.
16. El monto de los gastos generados a través del Fondo no deberá exceder el diez
por ciento (10%) del mismo.
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

17. Los montos requeridos al Fondo deberán ser iguales al monto total de la compra.
18. Los

“Comprobantes

de

Desembolso”

del

Fondo

deberán

ser

archivados

temporalmente hasta la recepción de las Facturas y/o Recibos, una vez recibidas
las Facturas y/o Recibos deberán ser destruidos.
19. En ningún caso se aceptarán “Comprobantes de Desembolso” Pendientes por
justificar,

por

parte

del

Administrador.

No

podrá

quedar

diferencia

alguna

pendiente por pagar o reintegrar.
20. Las Unidades sólo podrán adquirir con el Fondo los bienes no capitalizables que
tengan correspondencia con su naturaleza y razón de ser.
21. La Dirección de Finanzas aprobará y controlará toda cuenta bancaria a ser
abierta por las Unidades que conforman la Estructura Organizativa de la
Universidad Simón Bolívar.
22. Para la Rendición de Cuentas de Fondos Fijos deberán presentarse los
siguientes documentos debidamente foliados: Relación de Anticipos y Gastos de
Fondos Fijos, Conciliación Bancaria, Libro de Banco y las Facturas y/o Recibos
correspondientes.
23. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos
al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna

y al Control Previo

por parte de las Unidades Involucradas.
24. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento,
asignar

a

la

persona

encargada

correspondiente a su Unidad.

de

realizar

el

Control

Previo
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“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJO

RESPONSABLE

Unidad Solicitante

ACCIÓN

1. Solicita a la Dirección de Finanzas la Creación o
Aumento del Fondo Fijo, a través de un memo.

Dirección de
Finanzas

2. Recibe solicitud y analiza la conveniencia de la
Creación o del Aumento del Fondo Fijo. Si no
cree procedente la misma informa

a la Unidad

Solicitante.

3. Si

cree

procedente

la

solicitud,

actúa

de

acuerdo a la misma. En caso de creación
define la naturaleza y monto del Fondo Fijo,
además

de

los

desembolsos

que

pueden

efectuarse por el mismo. Si es aumento del
Fondo Fijo, acuerda el monto del aumento con
la Unidad según sus necesidades.
4. Remite

solicitud

al

Vicerrector

Administrativo

para su revisión.

Vicerrector
Administrativo

5. Recibe

solicitud,

Dirección de Finanzas.

decide

e

informa

a

la
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“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJO

RESPONSABLE

Dirección de
Finanzas

ACCIÓN

6. Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma.
En caso de negación informa a la Unidad
Solicitante.

7. Si es aprobado,

envía Solicitud de Creación o

Aumento del Fondo Fijo al Departamento de
Tesorería (Operador de Pago).

Departamento de
Tesorería (Operador de
Pago)

8. Recibe Solicitud de Creación o Aumento del
Fondo. En caso de ser Aumento realiza registro
contable del Aumento del Fondo Fijo y el
compromiso

presupuestario

en

las

partidas

permitidas de acuerdo a la naturaleza del
mismo en el Sistema Financiero (ver paso 11).
9. Si es una Creación de Fondo Fijo, se comunica
con la Unidad Solicitante para abrir la cuenta
bancaria (con firmas conjuntas del
Unidad y el Custodio del Fondo).

Jefe de la
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJO

RESPONSABLE
Departamento de
Tesorería (Operador de
Pago)

ACCIÓN

10. Abierta

la

cuenta

bancaria,

contable de la Creación
compromiso

realiza

registro

del Fondo Fijo y el

presupuestario

en

las

partidas

permitidas de acuerdo a la naturaleza del
mismo en el Sistema Financiero.
11. Informa al Departamento de Contabilidad de la
Creación o Aumento del Fondo Fijo.
12. Genera transferencias bancarias a la cuenta del
Solicitante según el procedimiento de “Emisión
de Transferencia, Nota de Débito y Cheque”.

13. Envía Solicitud de la Creación o Aumento del
Fondo Fijo al Archivo Central de la Dirección de
Finanzas

para

Administrativa.

su

archivo

por

Unidad
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“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE

FONDOS FIJOS (DEL SOLICITANTE AL

CUSTODIO DEL FONDO)
RESPONSABLE

Solicitante

ACCIÓN

1. Detecta

necesidad

de

realizar

una

compra

menor.
2. Solicita Fondo ante el Custodio del Fondo.
Custodio del Fondo
(Administrador)

3. Recibe solicitud y verifica si es procedente, si
no tiene “Comprobante de Desembolso” forma
405-16

pendiente

y

si

existe

disponibilidad

financiera y presupuestaria en el Fondo.
4. No procede la solicitud por no existir la
disponibilidad
tiene

financiera o presupuestaria o

“Comprobantes

de

Desembolso”

pendiente, informa al solicitante de inmediato.
5. Si procede la solicitud llena “Comprobante de
Desembolso” en original.
6. Realiza entrega al solicitante del importe en
efectivo o cheque

(según sea el caso) y del

“Comprobante de Desembolso” .
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE

FONDOS FIJOS (DEL SOLICITANTE AL

CUSTODIO DEL FONDO)
RESPONSABLE

Solicitante

ACCIÓN

7. Recibe efectivo o cheque y firma “Comprobante
de Desembolso”

en señal de conformidad con

lo recibido.

8. Devuelve

“Comprobante

de

Desembolso”

al

Custodio del Fondo para que lo archive en su
carpeta de control.

Custodio del Fondo
(Administrador)

Solicitante

9. Recibe

“Comprobante

de

Desembolso”

y

archiva temporalmente en carpeta de control.

10. Continúa con el Procedimiento de “Reporte
de Gastos de Fondos Fijos (Del Solicitante al
Custodio del Fondo)”.
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“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO:

REPORTE

DE

GASTOS

DE

FONDOS

FIJOS

(DEL

SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO)
RESPONSABLE

Solicitante

ACCIÓN

1. Procede a realizar la compra y/o cancelar el
servicio.

2. Solicita al proveedor la Factura y/o Recibo en
original

a nombre de la Universidad Simón

Bolívar.

3. Entrega Factura y/o Recibo al Custodio del
Fondo.
Custodio del Fondo
(Administrador)

4. Recibe Factura y/o Recibo lo revisa y verifica
información, en caso de tener objeción por la
presentación

de

los

documentos

informa

al

solicitante para su corrección.
5. Determina si existen diferencias entre el monto
de la Factura y/o Recibo y el monto registrado
en el “Comprobante de Desembolso” (forma
405-16).
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO:

REPORTE

DE

GASTOS

DE

FONDOS

FIJOS

(DEL

SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO)
RESPONSABLE
Custodio del Fondo
(Administrador)

ACCIÓN

6. Si existe diferencia, determina si la diferencia
es a favor o en contra del Fondo.
6.1.- Si la diferencia es a favor del Fondo,
exige diferencia de

dinero al solicitante y

continúa con el paso 7.
6.2.- Si la diferencia es en contra del Fondo,
entrega diferencia al solicitante (continúa con el
paso 7).

7. Si

no

existe

“Comprobante

de

diferencia,
Desembolso”

destruye
y

archiva

temporalmente Facturas y/o Recibos.
8. Continúa con el Procedimiento de “Reposición
de Fondos Fijos”.
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS

RESPONSABLE
Custodio del Fondo
(Administrador)

ACCIÓN

1. Mensualmente al utilizar el setenta y cinco por
ciento (75%) del Fondo, extrae del archivo los
originales de las Facturas y/o Recibos.

2. Agrupa

cada

Factura

correspondiente,

y/o

según

el

Recibo

al

gasto

clasificador

de

partidas para el presupuesto.

3. Elabora “Relación de Anticipos y Gastos de
Fondos Fijos”

(forma 405-07) por concepto y

montos.

4. Realiza “Conciliación Bancaria” (forma 405-08 o
405-09 de acuerdo al caso) y el “Libro de
Banco” (forma 405-10).
5. Conforma

expediente

comenzando

por

la

“Relación de Anticipos y Gastos de Fondos
Fijos”,

anexando

Facturas

y/o

Recibos,

“Conciliación Bancaria”, Estado de Cuenta y el
“Libro de Banco”.
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS

RESPONSABLE

ACCIÓN

Custodio del Fondo
(Administrador)

6. Envía expediente, al Jefe de la Unidad para su

Jefe de la Unidad

7. Recibe

aprobación.

y

revisa

expediente.

En

caso

de

observaciones informa al Custodio del Fondo
para su corrección.

Custodio del Fondo
(Administrador)

8. Recibe expediente original, envía

a la Oficina

de Registro y Control Financiero y archiva copia
de la “Relación de Anticipos y Gastos de
Fondos Fijos”

y del “Libro de Banco” para su

control.

Oficina de Registro y
Control Financiero

9. Recibe
gastos

expediente
relacionados

original,

verifica

tengan

que

los

correspondencia

con el Fondo.

10. Si

existen

gastos

que

no

tienen

correspondencia con el fondo, devuelve al
Custodio del Fondo el expediente completo,
para que realicen los ajustes necesarios con
“Nota de Devolución” (forma 417-02) anexo.
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS

RESPONSABLE
Custodio del Fondo

ACCIÓN
11. Recibe expediente con Nota de Devolución
anexa.

Revisa

y

realiza

los

ajustes

correspondientes.
12. Envía expediente a la Oficina de Registro y
Control Financiero (ver paso 9).
Oficina de Registro y
Control Financiero

13.

Si los gastos tienen correspondencia con

el Fondo, imputa de acuerdo a la “Relación de
Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” uno por
uno según la partida correspondiente en el
Sistema Financiero.
14. Emite Comprobante de Diario y

anexa copia

de la “Relación de Anticipos y Gastos de
Fondos Fijos” y lo envía al Archivo Central de la
Dirección de Finanzas.
15. Envía expediente a la Sección de Cuentas
por Pagar.
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS

RESPONSABLE

Sección de Cuentas por
Pagar

ACCIÓN

16. Recibe expedientes y soportes, los archiva
en

orden

alfabético

en

espera

para

la

generación del pago.

17. Continúa

con

el

Procedimiento

de

“Recepción de Documentos por la Sección de
Cuentas por Pagar”.
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL FONDO FIJO

RESPONSABLE
Custodio del Fondo
(Administrador)

ACCIÓN

1. Transcurridos 10 días después del cierre del
ejercicio

presupuestario

elabora

el

formulario

“Relación de Anticipos y Gastos de Fondos
Fijos” (forma 405-15), por montos y conceptos
según

el

procedimiento

de

“Reposición

de

Fondos Fijos”.
2. Compara el monto del fondo asignado contra el
monto relacionado en el formulario “Relación de
Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” y el saldo
de la cuenta de banco. Determina si existe
remanente o cantidad no comprometida.
3. Si no existe remanente arma expediente de
acuerdo al procedimiento de “Reposición de
Fondos

Fijos”.

Ver

paso

8

de

este

procedimiento.

4. Si existe remanente elabora deposito bancario
por la cantidad no comprometida y lo deposita
en

la

cuenta

expediente

de

de

la

acuerdo

“Reposición de Fondos Fijos”.

Universidad.
al

Arma

procedimiento
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL FONDO FIJO

RESPONSABLE

Custodio del Fondo
(Administrador)

ACCIÓN

5. Anexa Comprobante del Deposito validado por
el banco al expediente.

6. Envía expediente a la Oficina de Registro y
Control Financiero.

Oficina de Registro y
Control Financiero

8. Recibe
gastos

expediente

original,

relacionados

verifica

tengan

que

los

correspondencia

con el Fondo y que el monto del deposito
corresponda con el saldo no comprometido.

9. Si tiene observaciones, devuelve al Custodio
del Fondo el expediente completo, para que
realicen los ajustes necesarios con “Nota de
Devolución” (forma 417-02) anexo.

Custodio del Fondo

10. Recibe expediente con Nota de Devolución
anexa.

Revisa

y

realiza

los

ajustes

correspondientes.

11. Envía expediente a la Oficina de Registro y
Control Financiero (ver paso 6).
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL FONDO FIJO

RESPONSABLE

Oficina de Registro y
Control Financiero

ACCIÓN

12. Si

no

tiene

observaciones,

imputa

de

acuerdo a la “Relación de Anticipos y Gastos de
Fondos Fijos” uno por uno según la partida
correspondiente en el Sistema Financiero.

13. Emite Comprobante de Diario y

anexa copia

de la “Relación de Anticipos y Gastos de
Fondos Fijos” y copia del Comprobante del
Deposito.
14. Envía

Comprobante

de

Diario

con

sus

soportes y el expediente al Archivo Central de la
Dirección de Finanzas.

Archivo Central de la
Dirección de Finanzas

15. Recibe

Comprobante

soportes y el expediente

de

Diario

con

sus

y lo archiva como

Registros Diarios y por Unidad Administrativa
respectivamente.
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Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

FLUJOGRAMA

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Universidad Simón Bolívar
Secretaría
Dirección de Ingeniería de
Información

Flujograma:

CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJ O

Solicita a la Dirección
de Finanzas la
Creación o Aumento
del Fondo Fijo a través
de un memo..

Recibe respuesta.

VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE FINANZAS

Recibe solicitud y analiza la
conveniencia de la Creación
o Aumento del Fondo Fijo.

INICIO

Procedent
e?

NO

Recibe solicitud,
decide e informa a la
Dirección de
Finanzas.
Recibe decisión y actúa de
acuerdo a la misma.

SI

Actúa de
acuerdo a la
solicitud.

Informa a
la Unidad
Solicitante.
NO

FIN

Fecha

30/10/02

UNIDAD SOLICITANTE

1

Páginas
21 de
44

Entonces es
un aumento
del Fondo Fijo

Acuerda el
monto a
aumentar con
la Unidad
según sus
necesidades.

NO

SI
Creación
?

Define la
naturaleza y
monto del Fondo
Fijo, además de
los desembolsos
que pueden
efectuarse por el
mismo.

Remite solicitud al
Vicerrector
Administrativo para su
revisión.

SI

Aprobado
?

Informa a la
Unidad
Solicitante.

1

Envía Solicitud de
Creación o Aumento
del Fondo Fijo al
Departamento de
Tesorería.

2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Universidad Simón Bolívar
Secretaría
Dirección de Ingeniería de
Información

Flujograma:

CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJ O

Solicita a la Dirección
de Finanzas la
Creación o Aumento
del Fondo Fijo a través
de un memo..

Recibe respuesta.

VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE FINANZAS

Recibe solicitud y analiza la
conveniencia de la Creación
o Aumento del Fondo Fijo.

INICIO

Procedent
e?

NO

Recibe solicitud,
decide e informa a la
Dirección de
Finanzas.
Recibe decisión y actúa de
acuerdo a la misma.

SI

Actúa de
acuerdo a la
solicitud.

Informa a
la Unidad
Solicitante.
NO

FIN

Fecha

30/10/02

UNIDAD SOLICITANTE

1

Páginas
21 de
44

Entonces es
un aumento
del Fondo Fijo

Acuerda el
monto a
aumentar con
la Unidad
según sus
necesidades.

Creación
?

NO

SI

Define la
naturaleza y
monto del Fondo
Fijo, además de
los desembolsos
que pueden
efectuarse por el
mismo.

Remite solicitud al
Vicerrector
Administrativo para su
revisión.

SI

Aprobado
?

Informa a la
Unidad
Solicitante.

1

Envía Solicitud de
Creación o Aumento
del Fondo Fijo al
Departamento de
Tesorería.

2
Páginas
23 de

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Universidad Simón Bolívar

Fecha

Secretaría
Dirección de Ingeniería de
Información

Flujograma:

30/10/02

SOLICITUD DE FONDOS FIJ OS (DEL SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO)

SOLICITANTE

CUSTODIO DEL FONDO
Recibe solicitud y verifica si es
procedente, si no tiene
“Comprobante de Desembolso”
pendientes y si existe disponibilidad
financiera y presupuestaria en el
Fondo.

INICIO

Detecta necesidad de
realizar una compra menor.

Solicita Fondo ante el
Custodio del Fondo.

Recibe respuesta.

FIN

NO

Procede la
s olicitud

Si no existe disponibilidad o
tiene “Comprobante de
Desembolso” pendiente
informa al solicitante de
inmediato.

Recibe efectivo o cheque y
firma “Comprobante de
Desembolso” en señal de
conformidad con lo recibido.

Llena “Comprobante de
Desembolso” en original.

Realiza entrega al solicitante
del importe en efectivo o
cheque (según sea el caso)
y del “Comprobante de
Desembolso”.

Devuelve “Comprobante de
Desembolso” al Custodio del
Fondo para que lo archive en
su carpeta de control.

Continúa con el
Procedimiento de
“Reporte de Gastos de
Fondos Fijos” (del
Solicitante al Custodio
del Fondo).

SI

Recibe “Comprobante de
Desembolso” y archiva en
carpeta de control.
Universidad Simón Bolívar

Páginas
24 de
44

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Fecha

Secretaría
Dirección de Ingeniería de
Información

Flujograma:

30/10/02

REPORTE DE GASTOS DE FONDOS FIJ OS (DEL SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO)

SOLICITANTE

INICIO

Procede a realizar la compra
y/o cancelar el servicio.

Solicita al proveedor la Factura
y/o Recibo en original a nombre
de la Universidad Simón
Bolívar.

Entrega Factura y/o Recibo al
Cus todio del Fondo.

CUSTODIO DEL FONDO (ADMINISTRADOR)

Recibe Factura y/o Recibo, lo revisa
y verifica información, en caso de
tener objeción por la presentación
de los documentos informa al
solicitante para su corrección.

Determina si existen diferencias
entre el monto de la Factura y/o
Recibo y el monto registrado en el
“Comprobante de Desembolso”.

NO

SI
Existe
Diferencia

Destruye “Comprobante
de Desembolso” y
archiva temporalmente
Facturas y/o Recibos.

Continúa con el
Procedimiento de
“Reposición de
Fondos Fijos”.

Determina si la
diferencia es a
favor o en contra
del Fondo.

SI

NO
Diferencia
a favor del
Fondo?

Exige diferencia de
dinero al
solicitante.

Entrega
diferencia al
solicitante.
Páginas
25 de
44

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Universidad Simón Bolívar

Fecha

Secretaría
Dirección de Ingeniería de
Información

Flujograma:

30/10/02

REPOSICIÓN DE FONDOS FIJ OS
CUSTODIO DEL FONDO

INICIO

Mensualmente al
utilizar el 75% del
Fondo, extrae del
archivo los
originales de las
Facturas y/o
Recibos.

Agrupa cada
Factura y/o Recibo
al gasto
correspondiente,
según el clasificador
de partidas para el
presupuesto.

Elabora ““Relación
de Anticipos y
Gastos de Fondos
Fijos”, por concepto
y montos.

Realiza
“Conciliación
Bancaria” y el
“Libro de Banco”.

JEFE DE LA UNIDAD

Conforma expediente
comenzando por la
“Relación de Anticipos y
Gastos de Fondos Fijos”
anexando Facturas y/o
Recibos, “Conciliación
Bancaria”, Estado de
Cuenta y el “Libro de
Banco”.

Envía expediente al
Jefe de la Unidad para
su aprobación.

Recibe expediente original,
verifica que los gastos
relacionados tengan
correspondencia con el
Fondo.

1

NO
Recibe y revisa
expediente. En
caso de
observaciones
informa al Custodio
del Fondo para su
corrección.

1

Corresponde
n los
gastos con

SI

Imputa de acuerdo a la
“Relación de Anticipos y
Gastos de Fondos Fijos”,
uno por uno según l a
partida correspondiente ,
en el Sistema Financiero.

Recibe expediente
original, envía a la
Oficina de Registro y
Control Financiero y
archiva copia de la
“Relación de Anticipos
y Gastos de Fondos
Fijos”, y del “Libro de
Banco”.

Recibe y realiza los
ajustes
correspondientes y
reenvía el expediente
a la Oficina de
Registro y Control
Financiero.

SECCIÓN DE CUENTAS POR
PAGAR

OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL
FINANCIERO

Devuelve al
Custodio del Fondo
el expediente
completo para que
realicen los ajustes
necesarios con
“Nota de
Devolución”.

Emite Comprobante de
Diario y anexa copia de
la “Relación de
Anticipos y Gastos de
Fondos Fijos”, y lo envía
al Archivo Central de la
Dirección de Finanzas.

Envía expediente a la
Sección de Cuentas
por Pagar.

Recibe expediente y
soportes , los archiva
en orden alfabético
en espera para la
generación del pago.

Continúa con el
Procedimiento
de “Recepción
de Documentos
por la Sección
de Cuentas por
Pagar”.
Páginas
26 de

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Universidad Simón Bolívar

Fecha

Secretaría
Dirección de Ingeniería de
Información

Flujograma:

30/10/02

CIERRE DE FONDOS FIJOS

CUSTODIO DEL FONDO

OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO

INICIO
Diez (10) días después del cierre del
ejercicio presupuestario elabora el
formulario “Relación de anticipos y
gastos de Fondos Fijos”, por montos
y conceptos según el Procedimiento
de “Reposición de Fondos Fijos”.

Compara el monto del fondo asignado
contra el monto relacionado en el
formulario “Relación de Anticipos y
Gastos de Fondos Fijos” y el saldo de la
cuenta de banco. Determina si existe
remanente o cantidad no comprometida.

SI

Remanente o
cantidad

Elabora depósito
bancario por la cantidad
no comprometida y lo
deposita en la cuenta de
la Universidad.

Anexa Comprobante del
Depósito validado por el
banco al expediente.

Envía expediente a la
Oficina de Registro y
Control Financiero
(RECOFI)..

Recibe expediente original, verifica
que los gastos relacionados tengan
correspondencia con el Fondo y que
el monto del deposito corresponda
con el saldo no comprometido.

SI

Observacion
es?

NO

Imputa de acuerdo a la
“Relación de Anticipos y
Gastos de Fondos Fijos” ,
uno por uno según l a
partida correspondiente ,
en el Sistema Financiero.

NO

Arma expediente
de acuerdo al
procedimiento de
“Reposición de
Fondos Fijos”.

ARCHIVO CENTRAL DE LA D.F.

Recibe expediente con
“Nota de Devolución”
Revisa y realiza los
ajustes
correspondientes.

Devuelve al
Custodio del Fondo
el expediente
completo para que
realicen los ajustes
necesarios con
“Nota de
Devolución”.

Emite Comprobante de
Diario y anexa copia de
la “Relación de
Anticipos y Gastos de
Fondos Fijos” y copia
del Comprobante del
Deposito.

Recibe Comprobante
de Diario con sus
soportes y el
expediente y los
archiva por Registros
Diarios y por Unidad
Administrativa
respectivamente.

FIN
Envía Comprobante de
Diario con sus
soportes y el
expediente al Archivo
Central de Finanzas.
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDI MIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

FORMULARIOS

Páginas:

27 de 44
Fecha:
3010/02
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA

CONCILIACIÓN BANCARIA

1. Unidad:

DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN
2.

Banco

3. Cuenta

Corriente

4. Cta. Contable
5.
6.

7.

Saldo según libro

XXX

Mas:

Mes conciliado

Expresado en Bs.
13.

Saldo según banco

XXXXX

Mas:

8.

Depósitos no registrados

XXX

14.

Depósitos en tránsito

XXX

9.

N/C no registradas

XXX

15.

N/C en tránsito

XXX

Menos:

Menos:

10. Cheques

no registrados

11.

N/D no registradas

12.

Saldo correcto al

19.

XXX

16.

Cheques en tránsito

XXX

XXX

17.

N/D en tránsito

XXX

18.

Saldo correcto al

20.

Revisado por:

Elaborado por:

Formulario 405-08

XLX

DII 10/02

XLX
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

29 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

FORMULARIO: Conciliación Bancaria

CÓDIGO: 405 - 08
USO: Realizar la conciliación bancaria de las cuentas en bolívares.

ELABORADO: En computadora.
No.
1

Nombre

Contenido
Unidad

Nombre

de

la

Unidad

Organizativa

a

quien corresponde la conciliación.
2

Banco

Nombre del banco del cual se va a
realizar la conciliación.

3

Cuenta Contable

Cuenta

Contable

al

cual

está

referenciada.
4

Cuenta Corriente

5

Mes Conciliado

Nº de cuenta a ser cancelada.
Día,

mes

y

año

en

que

se

está

elaborando la conciliación.
6

Expresado en Bs.

Se explica por sí sólo.

7

Saldo Según Libro

Monto en números del saldo de la cuenta
del banco actual en libros.

8

Depósitos No Registrados

Monto en números de los depósitos no
registrados en libro.

9

N/C No Registrados

Monto en números de las notas de
créditos no registrados en libro.
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

30 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

10

Cheques No Registrados

Monto en número de los cheques no
registrados en libro.

11

N/D No Registrados

Monto en número de las notas de débito
no registrados en libro.

12

Saldo Correcto al

Sumatoria algebráica de los montos de
los puntos 7 al 11.

13

Saldo Según Banco

Monto

en

números

expresados

en

el

estado de cuenta.
14

Depósitos en Tránsito

Monto

en

números

de

los

depósitos

registrados en libro no registrados en
banco.
15

N/C en Tránsito

Monto en números de la nota de crédito
registrados en libro, no registrados en
banco.

16

Cheque en Tránsito

Monto

en

número

de

los

cheques

registrados en libro y no registrados en el
banco.
17

N/D en Tránsito

Monto en número de las notas de débito
registrados en libro y no registrados en
banco.

18

Saldo Correcto

Monto

resultante

de

la

sumatoria

algebráica.
19

Elaborado por:

Firma de la persona que elaboró la
conciliación certificando la misma.

20

Revisado por:

Firma

de

la

persona

que

revisó

conciliación, conformando la misma

la
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

DISTRIBUCIÓN:
Original:

Expediente Rendición de Cuentas con el Estado de Cuentas.

Duplicado:

Unidad Organizativa, con copia del Estado de Cuentas.

Páginas:

31 de 44
Fecha:
3010/02
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

LIBRO DE BANCO

DIRECCIÓN DE FINANZAS

1. UNIDAD:

2. FECHA:

3. BANCO:

4. No. DE CUENTA BANCARIA:

5. FECHA DEL CHQ,

6. FECHA DE

7. No. DEL CHQ, TF

TF O N/D

ENTREGA

O N/D

8. BENEFICIARIO

9. CONCEPTO

11.

FORMULARIO 405-10

DII 10/02

TOTAL

10. MONTO NETO
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

33 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

FORMULARIO: Libro de Banco

CÓDIGO: 405 - 10
USO: Controlar los movimientos de la cuenta bancaria.

ELABORADO: En computadora.

No.
1

Nombre

Contenido
Unidad

Nombre de la Unidad Organizativa a la
cual corresponde la relación.

2

Fecha

Día, mes y año en que se elaboró el
formulario.

3

Banco

4

Nº de Cuenta Bancaria

Nombre del banco a relacionar.
Nº

de

cliente

corriente

del

banco

a

relacionar.
5

Fecha del Cheque,
Transferencia o N/D

6

Fecha de Entrega

Día, mes y año en que se elaboró el
cheque, transferencia o nota de débito.
Día, mes y año en que se entregó o se
hizo efectivo el cheque, transferencia o
nota de débito.

7

Nº del Cheque,
Transferencia o N/D

8

Beneficiario

Nº del cheque, transferencia o nota de
débito.
Nombre del beneficiario del cheque de la
transferencia o nota de débito.

9

Concepto

Razón del gasto en letras.
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

Páginas:

34 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

10

Monto Neto

11

Total

Monto cancelado al beneficiario.
Monto resultante de la sumatoria vertical
del punto 10.

DISTRIBUCIÓN:
Original:

Expediente Rendición de Cuentas.

Duplicado:

Unidad Organizativa.
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

1.

Pag_____de_______

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE FINANZAS

RELACIÓN DE ANTICIPOS Y GASTOS DE FONDOS FIJOS
2. UNIDAD

3. FECHA

4. BANCO

5. Nº DE CUENTA BANCARIA:

6. NOMBRE DEL ADMINISTRADOR:

7.

8.

SALDO INICIAL DEL MES

ANTICIPOS RECIBIDOS EN EL MES
9. Nº

12. TOTAL

10. FECHA

11. MONTO

9. Nº

10. FECHA

11. MONTO

ANTICIPO :

13.

SALDO DISPONIBLE
15.

14.

GASTOS EFECTUADOS EN EL MES

16. Nº CH, o
N/D

17. Nº DE
LA S/P U
O/C

18. FECHA
EMISIÓN DEL
DOCUMENTO

19. BENEFICIARIO

26.

20. CONCEPTO

23. ( -) ISLR

24. (-) OTRO
IMPUESTO

25. MONTO NETO

/

SALDO AL FINAL DEL MES:
29. FIRMA

Y SELLO DEL ADMINISTRADOR DE LA UNIDAD

FORMULARIO 405 -07 DII 10/02

22.
MONTO
FACTURA

TOTAL GASTOS
27.

28. FIRMA

21.
CÓDIGO
CONTA
BLE

/

AUTORIZADA:

/

/
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIER ÍA DE INFORMACIÓN

Páginas:

36 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

FORMULARIO: Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos
CÓDIGO: 405-15
USO: Realizar la conciliación de los Fondos Fijos recibidos.

ELABORADO: En computadora.

No.
1

Nombre

Contenido
Unidad

Nombre de la Unidad Organizativa que lo
genera.

2

Mes

Mes en que se elaboró el formulario.

3

Año

Año en que se elaboró el formulario.

4

Banco

Nombre del banco a ser relacionado.

5

Nª de Cuenta bancaria

El número de la

cuenta del banco a ser

relacionado.
6

Nombre del Administrador

7

Saldo Inicial del Mes

Nombre del Administrador de la Unidad.
Indique en números el saldo inicial del
banco.

8

Anticipos Recibidos en el

Se explica por sí solo.

Mes
9

Nº

Indique de forma correlativa el Nº de
anticipos recibidos.

10

Fecha

Día, mes y año en que recibió el anticipo.

11

Monto

Monto del anticipo recibido.
Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGEN IERÍA DE INFORMACIÓN

37 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

12

Total Anticipo

Registre

la

sumatoria

vertical

de

los

anticipos recibidos.
13

Sin descripción

Monto

en

número

de

la

sumatoria

horizontal de los anticipos recibidos.
14

Saldo Disponible

Monto

en

números

de

la

sumatoria

vertical de los puntos 7 y 13.
15

Gastos Efectuados en el

Se explica por sí solo.

Mes
16

Nº Cheque, Transferencia o
N/D

17

Nº de la S/P u O/C

Número de cheque de la transferencia a
N/D a referenciar.
Número

de

referenciar

la

solicitud

cancelada

de

con

el

pago

a

cheque,

transferencia del punto anterior.
18

Fecha de Emisión del

Día, mes y año de la realización del

Documento
19

documento.

Beneficiario

Nombre

del

proveedor

beneficiario

del

referenciado

al

pago.
20

Concepto

21

Código Contable

Razón que generó el pago.
El

código

contable

concepto del gasto.
22

Monto Factura

23

ISLR

Monto en números de la factura (bruto).
Monto

en

números

del

ISLR

cualquier

otro

correspondiente al pago.
24

Otro Impuesto

Monto

en

números

impuesto distinto al ISLR.

de
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE IN GENIERÍA DE INFORMACIÓN

Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

38 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

Monto Neto

25

Monto

resultante

de

la

sumatoria

horizontal de los puntos 23,24 y 25.
Total Gasto

26

Monto resultante de la sumatoria vertical
de los puntos 23,24,25 y 26.

27

Saldo al Final del Mes

Monto resultante de la resta de los puntos
15 menos el total del gasto del punto 25.

28

Firma y Sello del

Se explica por sí solo.

Administrador de la Unidad
29

Firma Autorizada

Firma del Director de la Unidad.

DISTRIBUCIÓN:
Original:

Expediente Rendición de Cuentas.

Duplicado:

Unidad Organizativa.

Triplicado:

Sección de Cuentas por Pagar.
1. No.

COMPROBANTE DE DESEMBOLSO
2. FECHA

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

/

/

SIRVASE A ENTREGAR A:
LA CANTIDAD DE:
(Bs.

BOLIVARES
)

PARA EFECTUAR LA ADQUISICIÓN

EL SERVICIO

DESCRITO A CONTINUACIÓN:

3. CONCEPTO:

4. JUSTIFICACIÓN:

5. OBSERVACIONES

6. AUTORIZADO POR

/

/

7. RECIBIDO CONFORME

/
FORMULARIO 405-16

DII 10/02

/
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

40 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

FORMULARIO: COMPROBANTE DE DESEMBOLSO
CÓDIGO: 405-16

USO: Servir temporalmente como recibo de desembolso al custodio deL Fondo.

ELABORADO: En computadora.
No.
1

Nombre

Contenido

No.

Número

correlativo

del

Formulario

Comprobante de Desembolso por Unidad
Organizativa.
2

Fecha

Día, mes y año en que se elaboró el
Formulario.

3

Concepto:

Descripción de la adquisición o el servicio
requerido.

4

Justificación

Razón por la cual se va a efectuar la
adquisición o el servicio requerido.

5

Observaciones

Cualquier
desembolso

información
efectuado,

referente
así

como

al
la

conformación de los recibos y facturas
que respaldan al mismo.
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

Páginas:

41 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

6

Autorizado por

Firma del Jefe de la Unidad Organizativa
a la cual está adscrita la Caja Chica o de
la persona que éste designe, en señal de
conformidad al desembolso que se va a
efectuar.

7

Recibido conforme

Firma

del

solicitante,

en

conformidad por el dinero recibido.
Distribución:
Original:

Solicitante.

Duplicado:
(copia azul).

Unidad Organizativa a la cual está adscrita la Caja Chica.
(Custodio)

señal

de
1. No.

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

2. FECHA

NOTA DE DEVOLUCIÓN

SEC RETARÍA

/

DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

3. PARA:

4. DE: OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO
5. ANEXO LE ESTAMOS DEVOLVIENDO:

6. NUMERO:

SOLICITUD DE PAGO
7. FECHA DE ELABORACIÓN:

/

COMPROBANTE DE COMPROMISOS
REPOSICIÓN DE FONDO FIJO
8. BENEFICIARIO:

OTROS_______________________________

9. MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN:
FALTAN RECAUDOS
ERRORES EN LOS RECAUDOS

FALTA AUTORIZACIÓN
FALTA FIRMA

NO HAY DISPONIBILIDAD
OTROS

10. OBSERVACIONES:

11. ELABORADO POR:

Formulario 417-02 DII 10/02

12. JEFE DE LA OFICINA:

/

/
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

43 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

FORMULARIO: Nota de Devolución
CÓDIGO: 417-02
USO: Indicar a la Unidad Organizativa correspondiente el motivo por la cual se
devuelve la documentación tramitada y a la vez servir de respaldo a la devolución
efectuada.
ELABORADO: En computadora.
No.

Nombre

Contenido.

1

No.

Número correlativo del formulario.

2

Fecha

Fecha de elaboración del formulario.

3

Para:

Nombre de la Unidad Organizativa a la
cual se remite la documentación.

4

Anexo le estamos devolviendo

Una equis (x) indicando el documento
devuelto.

5

Número

Número del documento devuelto.

6

Fecha de elaboración

Fecha

de

elaboración

del

documento

devuelto.
7

Beneficiario

Nombre del beneficiario especificado en
el documento.

8

Motivo de la devolución

Una equis (x) indicando el motivo de la
devolución.
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

44 de 44
Fecha:
3010/02

Procedimiento:

“FONDOS FIJOS”

9

Observaciones

Cualquier

información

referente

a

la

devolución suministrada por la Oficina de
Registro y Control Financiero.
10

Elaborado por:

Nombre de la persona que elaboró el
formulario.

11

Jefe de la Oficina

Firma del Jefe de la Oficina de Registro y
Control

Financiero

aprobación.
Distribución:

Original:

Unidad Administrativa.

Duplicado:

Oficina de Registro y Control Financiero

en

señal

de

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  • 1. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Páginas: 1 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” OBJETIVO DEL MANUAL Establecer los lineamientos metodológicos para el manejo de los Fondos Fijos otorgados a las distintas Unidades de la Universidad Simón Bolívar. Este manual servirá como instrumento para suministrar información para el control de los Fondos Fijos y establecer con mayor precisión responsabilidades dentro de los procedimientos involucrados. UNIDADES QUE INTERVIENEN - Dirección de Finanzas. - Departamento de Tesorería. • Sección de Cuentas por Pagar. • Oficina de Registro y Control Financiero. - Archivo Central de Finanzas. - Unidades que manejan Fondos Fijos. DOCUMENTOS UTILIZADOS − Estado de Cuenta. − Facturas y/o Recibos. la distribución de
  • 2. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Procedimiento: “FONDOS FIJOS” FORMULARIOS − “Conciliación Bancaria” Forma 405-08. − “Libro de Banco” Forma 405-10. − “Relación de Anticipos y Gastos de Forma 405-15. Fondos Fijos” − “Comprobante de Desembolso” Forma 405- 16. − “Nota de Devolución” Forma 417-02. Páginas: 2 de 44 Fecha: 3010/02
  • 3. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Páginas: 3 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” NORMAS 1. La Creación de los Fondos, así como los Aumentos y Disminuciones de éstos serán autorizados por el Vicerrector Administrativo, previo informe ampliamente justificado de la Unidad Solicitante y evaluado por la Dirección de Finanzas. 2. Todo Desembolso del Fondo deberá estar debidamente autorizado por el responsable del Fondo. 3. El Responsable del Fondo deberá controlar la utilización de los montos asignados por partidas presupuestarias con el fin de no excederse de su monto. 4. Todo Desembolso del Fondo deberá estar respaldado por Factura y/o Recibo original a nombre de la Universidad Simón Bolívar. Provisionalmente y hasta por tres (3) días hábiles podrá justificarse el desembolso empleando el formulario “Comprobante de Desembolso” de Fondo, de no hacerse la entrega de la Factura y/o Recibo original, podrá ser descontado al empleado por nómina. 5. El responsable del Fondo será el Jefe de la Unidad a la cual está asignada, quien a su vez podrá designar por escrito un funcionario en calidad de Custodio para el control y manejo del mismo. 6. La designación del Custodio del Fondo deberá ser notificada a Auditoría Interna y a la Dirección de Finanzas por el Jefe de la Unidad. Cuando sea designado un sustituto, se levantará un Acta de Entrega de Fondos y se participará tanto a Auditoría Interna como a la Dirección de Finanzas. 7. El Custodio del Fondo tramitará la Reposición del Fondo utilizando el formulario “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos”, anexándoles los formularios “Conciliación Bancaria” y el “Libro de Banco” con las Facturas y/o Recibos,
  • 4. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Páginas: 4 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” cuando por lo menos haya desembolsado el setenta y cinco por ciento (75%) del monto asignado. 8. El Custodio del Fondo deberá tener una fianza de fiel cumplimiento. 9. El Custodio del Fondo deberá tramitar prioritariamente la reposición de los comprobantes pagados hasta el último día hábil del mes de Diciembre de cada año antes del receso navideño cualquiera fuera su monto, a los efectos de su inclusión en el período contable correspondiente. 10. El Jefe de la Unidad aprobará la solicitud de reposición del fondo y velará por el uso racional de los Fondos que han sido asignados a la Unidad. 11. El Jefe de la Unidad y Auditoría Interna podrán efectuar los arqueos del Fondo cuando lo estimen necesario. 12. El Custodio del Fondo será el responsable de realizar la conciliación bancaria mensualmente. 13. El Custodio del Fondo velará por los valores consignados y por los documentos comprobatorios del gasto recibido (Facturas y/o Recibos). 14. El Custodio del Fondo será responsable de cualquier diferencia encontrada en los cuadres y arqueos realizados. 15. Los soportes tales como: Facturas y/o Recibos deben ser originales, debidamente firmados, sellados y que reflejen el número de RIF del Comercio donde se realizó la compra. 16. El monto de los gastos generados a través del Fondo no deberá exceder el diez por ciento (10%) del mismo.
  • 5. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN 5 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” 17. Los montos requeridos al Fondo deberán ser iguales al monto total de la compra. 18. Los “Comprobantes de Desembolso” del Fondo deberán ser archivados temporalmente hasta la recepción de las Facturas y/o Recibos, una vez recibidas las Facturas y/o Recibos deberán ser destruidos. 19. En ningún caso se aceptarán “Comprobantes de Desembolso” Pendientes por justificar, por parte del Administrador. No podrá quedar diferencia alguna pendiente por pagar o reintegrar. 20. Las Unidades sólo podrán adquirir con el Fondo los bienes no capitalizables que tengan correspondencia con su naturaleza y razón de ser. 21. La Dirección de Finanzas aprobará y controlará toda cuenta bancaria a ser abierta por las Unidades que conforman la Estructura Organizativa de la Universidad Simón Bolívar. 22. Para la Rendición de Cuentas de Fondos Fijos deberán presentarse los siguientes documentos debidamente foliados: Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos, Conciliación Bancaria, Libro de Banco y las Facturas y/o Recibos correspondientes. 23. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por parte de las Unidades Involucradas. 24. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento, asignar a la persona encargada correspondiente a su Unidad. de realizar el Control Previo
  • 6. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 6 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJO RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN 1. Solicita a la Dirección de Finanzas la Creación o Aumento del Fondo Fijo, a través de un memo. Dirección de Finanzas 2. Recibe solicitud y analiza la conveniencia de la Creación o del Aumento del Fondo Fijo. Si no cree procedente la misma informa a la Unidad Solicitante. 3. Si cree procedente la solicitud, actúa de acuerdo a la misma. En caso de creación define la naturaleza y monto del Fondo Fijo, además de los desembolsos que pueden efectuarse por el mismo. Si es aumento del Fondo Fijo, acuerda el monto del aumento con la Unidad según sus necesidades. 4. Remite solicitud al Vicerrector Administrativo para su revisión. Vicerrector Administrativo 5. Recibe solicitud, Dirección de Finanzas. decide e informa a la
  • 7. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 7 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJO RESPONSABLE Dirección de Finanzas ACCIÓN 6. Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma. En caso de negación informa a la Unidad Solicitante. 7. Si es aprobado, envía Solicitud de Creación o Aumento del Fondo Fijo al Departamento de Tesorería (Operador de Pago). Departamento de Tesorería (Operador de Pago) 8. Recibe Solicitud de Creación o Aumento del Fondo. En caso de ser Aumento realiza registro contable del Aumento del Fondo Fijo y el compromiso presupuestario en las partidas permitidas de acuerdo a la naturaleza del mismo en el Sistema Financiero (ver paso 11). 9. Si es una Creación de Fondo Fijo, se comunica con la Unidad Solicitante para abrir la cuenta bancaria (con firmas conjuntas del Unidad y el Custodio del Fondo). Jefe de la
  • 8. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 8 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJO RESPONSABLE Departamento de Tesorería (Operador de Pago) ACCIÓN 10. Abierta la cuenta bancaria, contable de la Creación compromiso realiza registro del Fondo Fijo y el presupuestario en las partidas permitidas de acuerdo a la naturaleza del mismo en el Sistema Financiero. 11. Informa al Departamento de Contabilidad de la Creación o Aumento del Fondo Fijo. 12. Genera transferencias bancarias a la cuenta del Solicitante según el procedimiento de “Emisión de Transferencia, Nota de Débito y Cheque”. 13. Envía Solicitud de la Creación o Aumento del Fondo Fijo al Archivo Central de la Dirección de Finanzas para Administrativa. su archivo por Unidad
  • 9. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 9 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE FONDOS FIJOS (DEL SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO) RESPONSABLE Solicitante ACCIÓN 1. Detecta necesidad de realizar una compra menor. 2. Solicita Fondo ante el Custodio del Fondo. Custodio del Fondo (Administrador) 3. Recibe solicitud y verifica si es procedente, si no tiene “Comprobante de Desembolso” forma 405-16 pendiente y si existe disponibilidad financiera y presupuestaria en el Fondo. 4. No procede la solicitud por no existir la disponibilidad tiene financiera o presupuestaria o “Comprobantes de Desembolso” pendiente, informa al solicitante de inmediato. 5. Si procede la solicitud llena “Comprobante de Desembolso” en original. 6. Realiza entrega al solicitante del importe en efectivo o cheque (según sea el caso) y del “Comprobante de Desembolso” .
  • 10. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Páginas: 10 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE FONDOS FIJOS (DEL SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO) RESPONSABLE Solicitante ACCIÓN 7. Recibe efectivo o cheque y firma “Comprobante de Desembolso” en señal de conformidad con lo recibido. 8. Devuelve “Comprobante de Desembolso” al Custodio del Fondo para que lo archive en su carpeta de control. Custodio del Fondo (Administrador) Solicitante 9. Recibe “Comprobante de Desembolso” y archiva temporalmente en carpeta de control. 10. Continúa con el Procedimiento de “Reporte de Gastos de Fondos Fijos (Del Solicitante al Custodio del Fondo)”.
  • 11. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 11 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: REPORTE DE GASTOS DE FONDOS FIJOS (DEL SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO) RESPONSABLE Solicitante ACCIÓN 1. Procede a realizar la compra y/o cancelar el servicio. 2. Solicita al proveedor la Factura y/o Recibo en original a nombre de la Universidad Simón Bolívar. 3. Entrega Factura y/o Recibo al Custodio del Fondo. Custodio del Fondo (Administrador) 4. Recibe Factura y/o Recibo lo revisa y verifica información, en caso de tener objeción por la presentación de los documentos informa al solicitante para su corrección. 5. Determina si existen diferencias entre el monto de la Factura y/o Recibo y el monto registrado en el “Comprobante de Desembolso” (forma 405-16).
  • 12. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 12 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: REPORTE DE GASTOS DE FONDOS FIJOS (DEL SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO) RESPONSABLE Custodio del Fondo (Administrador) ACCIÓN 6. Si existe diferencia, determina si la diferencia es a favor o en contra del Fondo. 6.1.- Si la diferencia es a favor del Fondo, exige diferencia de dinero al solicitante y continúa con el paso 7. 6.2.- Si la diferencia es en contra del Fondo, entrega diferencia al solicitante (continúa con el paso 7). 7. Si no existe “Comprobante de diferencia, Desembolso” destruye y archiva temporalmente Facturas y/o Recibos. 8. Continúa con el Procedimiento de “Reposición de Fondos Fijos”.
  • 13. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 13 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS RESPONSABLE Custodio del Fondo (Administrador) ACCIÓN 1. Mensualmente al utilizar el setenta y cinco por ciento (75%) del Fondo, extrae del archivo los originales de las Facturas y/o Recibos. 2. Agrupa cada Factura correspondiente, y/o según el Recibo al gasto clasificador de partidas para el presupuesto. 3. Elabora “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” (forma 405-07) por concepto y montos. 4. Realiza “Conciliación Bancaria” (forma 405-08 o 405-09 de acuerdo al caso) y el “Libro de Banco” (forma 405-10). 5. Conforma expediente comenzando por la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos”, anexando Facturas y/o Recibos, “Conciliación Bancaria”, Estado de Cuenta y el “Libro de Banco”.
  • 14. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 14 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS RESPONSABLE ACCIÓN Custodio del Fondo (Administrador) 6. Envía expediente, al Jefe de la Unidad para su Jefe de la Unidad 7. Recibe aprobación. y revisa expediente. En caso de observaciones informa al Custodio del Fondo para su corrección. Custodio del Fondo (Administrador) 8. Recibe expediente original, envía a la Oficina de Registro y Control Financiero y archiva copia de la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” y del “Libro de Banco” para su control. Oficina de Registro y Control Financiero 9. Recibe gastos expediente relacionados original, verifica tengan que los correspondencia con el Fondo. 10. Si existen gastos que no tienen correspondencia con el fondo, devuelve al Custodio del Fondo el expediente completo, para que realicen los ajustes necesarios con “Nota de Devolución” (forma 417-02) anexo.
  • 15. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 15 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS RESPONSABLE Custodio del Fondo ACCIÓN 11. Recibe expediente con Nota de Devolución anexa. Revisa y realiza los ajustes correspondientes. 12. Envía expediente a la Oficina de Registro y Control Financiero (ver paso 9). Oficina de Registro y Control Financiero 13. Si los gastos tienen correspondencia con el Fondo, imputa de acuerdo a la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” uno por uno según la partida correspondiente en el Sistema Financiero. 14. Emite Comprobante de Diario y anexa copia de la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” y lo envía al Archivo Central de la Dirección de Finanzas. 15. Envía expediente a la Sección de Cuentas por Pagar.
  • 16. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Páginas: 16 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS FIJOS RESPONSABLE Sección de Cuentas por Pagar ACCIÓN 16. Recibe expedientes y soportes, los archiva en orden alfabético en espera para la generación del pago. 17. Continúa con el Procedimiento de “Recepción de Documentos por la Sección de Cuentas por Pagar”.
  • 17. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 17 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL FONDO FIJO RESPONSABLE Custodio del Fondo (Administrador) ACCIÓN 1. Transcurridos 10 días después del cierre del ejercicio presupuestario elabora el formulario “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” (forma 405-15), por montos y conceptos según el procedimiento de “Reposición de Fondos Fijos”. 2. Compara el monto del fondo asignado contra el monto relacionado en el formulario “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” y el saldo de la cuenta de banco. Determina si existe remanente o cantidad no comprometida. 3. Si no existe remanente arma expediente de acuerdo al procedimiento de “Reposición de Fondos Fijos”. Ver paso 8 de este procedimiento. 4. Si existe remanente elabora deposito bancario por la cantidad no comprometida y lo deposita en la cuenta expediente de de la acuerdo “Reposición de Fondos Fijos”. Universidad. al Arma procedimiento
  • 18. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 18 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL FONDO FIJO RESPONSABLE Custodio del Fondo (Administrador) ACCIÓN 5. Anexa Comprobante del Deposito validado por el banco al expediente. 6. Envía expediente a la Oficina de Registro y Control Financiero. Oficina de Registro y Control Financiero 8. Recibe gastos expediente original, relacionados verifica tengan que los correspondencia con el Fondo y que el monto del deposito corresponda con el saldo no comprometido. 9. Si tiene observaciones, devuelve al Custodio del Fondo el expediente completo, para que realicen los ajustes necesarios con “Nota de Devolución” (forma 417-02) anexo. Custodio del Fondo 10. Recibe expediente con Nota de Devolución anexa. Revisa y realiza los ajustes correspondientes. 11. Envía expediente a la Oficina de Registro y Control Financiero (ver paso 6).
  • 19. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 19 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL FONDO FIJO RESPONSABLE Oficina de Registro y Control Financiero ACCIÓN 12. Si no tiene observaciones, imputa de acuerdo a la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” uno por uno según la partida correspondiente en el Sistema Financiero. 13. Emite Comprobante de Diario y anexa copia de la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” y copia del Comprobante del Deposito. 14. Envía Comprobante de Diario con sus soportes y el expediente al Archivo Central de la Dirección de Finanzas. Archivo Central de la Dirección de Finanzas 15. Recibe Comprobante soportes y el expediente de Diario con sus y lo archiva como Registros Diarios y por Unidad Administrativa respectivamente.
  • 20. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Procedimiento: “FONDOS FIJOS” FLUJOGRAMA Páginas: 20 de 44 Fecha: 3010/02
  • 21. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Universidad Simón Bolívar Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJ O Solicita a la Dirección de Finanzas la Creación o Aumento del Fondo Fijo a través de un memo.. Recibe respuesta. VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE FINANZAS Recibe solicitud y analiza la conveniencia de la Creación o Aumento del Fondo Fijo. INICIO Procedent e? NO Recibe solicitud, decide e informa a la Dirección de Finanzas. Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma. SI Actúa de acuerdo a la solicitud. Informa a la Unidad Solicitante. NO FIN Fecha 30/10/02 UNIDAD SOLICITANTE 1 Páginas 21 de 44 Entonces es un aumento del Fondo Fijo Acuerda el monto a aumentar con la Unidad según sus necesidades. NO SI Creación ? Define la naturaleza y monto del Fondo Fijo, además de los desembolsos que pueden efectuarse por el mismo. Remite solicitud al Vicerrector Administrativo para su revisión. SI Aprobado ? Informa a la Unidad Solicitante. 1 Envía Solicitud de Creación o Aumento del Fondo Fijo al Departamento de Tesorería. 2
  • 22. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Universidad Simón Bolívar Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: CREACIÓN O AUMENTO DEL FONDO FIJ O Solicita a la Dirección de Finanzas la Creación o Aumento del Fondo Fijo a través de un memo.. Recibe respuesta. VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE FINANZAS Recibe solicitud y analiza la conveniencia de la Creación o Aumento del Fondo Fijo. INICIO Procedent e? NO Recibe solicitud, decide e informa a la Dirección de Finanzas. Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma. SI Actúa de acuerdo a la solicitud. Informa a la Unidad Solicitante. NO FIN Fecha 30/10/02 UNIDAD SOLICITANTE 1 Páginas 21 de 44 Entonces es un aumento del Fondo Fijo Acuerda el monto a aumentar con la Unidad según sus necesidades. Creación ? NO SI Define la naturaleza y monto del Fondo Fijo, además de los desembolsos que pueden efectuarse por el mismo. Remite solicitud al Vicerrector Administrativo para su revisión. SI Aprobado ? Informa a la Unidad Solicitante. 1 Envía Solicitud de Creación o Aumento del Fondo Fijo al Departamento de Tesorería. 2
  • 23. Páginas 23 de MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Universidad Simón Bolívar Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: 30/10/02 SOLICITUD DE FONDOS FIJ OS (DEL SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO) SOLICITANTE CUSTODIO DEL FONDO Recibe solicitud y verifica si es procedente, si no tiene “Comprobante de Desembolso” pendientes y si existe disponibilidad financiera y presupuestaria en el Fondo. INICIO Detecta necesidad de realizar una compra menor. Solicita Fondo ante el Custodio del Fondo. Recibe respuesta. FIN NO Procede la s olicitud Si no existe disponibilidad o tiene “Comprobante de Desembolso” pendiente informa al solicitante de inmediato. Recibe efectivo o cheque y firma “Comprobante de Desembolso” en señal de conformidad con lo recibido. Llena “Comprobante de Desembolso” en original. Realiza entrega al solicitante del importe en efectivo o cheque (según sea el caso) y del “Comprobante de Desembolso”. Devuelve “Comprobante de Desembolso” al Custodio del Fondo para que lo archive en su carpeta de control. Continúa con el Procedimiento de “Reporte de Gastos de Fondos Fijos” (del Solicitante al Custodio del Fondo). SI Recibe “Comprobante de Desembolso” y archiva en carpeta de control.
  • 24. Universidad Simón Bolívar Páginas 24 de 44 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: 30/10/02 REPORTE DE GASTOS DE FONDOS FIJ OS (DEL SOLICITANTE AL CUSTODIO DEL FONDO) SOLICITANTE INICIO Procede a realizar la compra y/o cancelar el servicio. Solicita al proveedor la Factura y/o Recibo en original a nombre de la Universidad Simón Bolívar. Entrega Factura y/o Recibo al Cus todio del Fondo. CUSTODIO DEL FONDO (ADMINISTRADOR) Recibe Factura y/o Recibo, lo revisa y verifica información, en caso de tener objeción por la presentación de los documentos informa al solicitante para su corrección. Determina si existen diferencias entre el monto de la Factura y/o Recibo y el monto registrado en el “Comprobante de Desembolso”. NO SI Existe Diferencia Destruye “Comprobante de Desembolso” y archiva temporalmente Facturas y/o Recibos. Continúa con el Procedimiento de “Reposición de Fondos Fijos”. Determina si la diferencia es a favor o en contra del Fondo. SI NO Diferencia a favor del Fondo? Exige diferencia de dinero al solicitante. Entrega diferencia al solicitante.
  • 25. Páginas 25 de 44 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Universidad Simón Bolívar Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: 30/10/02 REPOSICIÓN DE FONDOS FIJ OS CUSTODIO DEL FONDO INICIO Mensualmente al utilizar el 75% del Fondo, extrae del archivo los originales de las Facturas y/o Recibos. Agrupa cada Factura y/o Recibo al gasto correspondiente, según el clasificador de partidas para el presupuesto. Elabora ““Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos”, por concepto y montos. Realiza “Conciliación Bancaria” y el “Libro de Banco”. JEFE DE LA UNIDAD Conforma expediente comenzando por la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” anexando Facturas y/o Recibos, “Conciliación Bancaria”, Estado de Cuenta y el “Libro de Banco”. Envía expediente al Jefe de la Unidad para su aprobación. Recibe expediente original, verifica que los gastos relacionados tengan correspondencia con el Fondo. 1 NO Recibe y revisa expediente. En caso de observaciones informa al Custodio del Fondo para su corrección. 1 Corresponde n los gastos con SI Imputa de acuerdo a la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos”, uno por uno según l a partida correspondiente , en el Sistema Financiero. Recibe expediente original, envía a la Oficina de Registro y Control Financiero y archiva copia de la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos”, y del “Libro de Banco”. Recibe y realiza los ajustes correspondientes y reenvía el expediente a la Oficina de Registro y Control Financiero. SECCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO Devuelve al Custodio del Fondo el expediente completo para que realicen los ajustes necesarios con “Nota de Devolución”. Emite Comprobante de Diario y anexa copia de la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos”, y lo envía al Archivo Central de la Dirección de Finanzas. Envía expediente a la Sección de Cuentas por Pagar. Recibe expediente y soportes , los archiva en orden alfabético en espera para la generación del pago. Continúa con el Procedimiento de “Recepción de Documentos por la Sección de Cuentas por Pagar”.
  • 26. Páginas 26 de MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Universidad Simón Bolívar Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: 30/10/02 CIERRE DE FONDOS FIJOS CUSTODIO DEL FONDO OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO INICIO Diez (10) días después del cierre del ejercicio presupuestario elabora el formulario “Relación de anticipos y gastos de Fondos Fijos”, por montos y conceptos según el Procedimiento de “Reposición de Fondos Fijos”. Compara el monto del fondo asignado contra el monto relacionado en el formulario “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” y el saldo de la cuenta de banco. Determina si existe remanente o cantidad no comprometida. SI Remanente o cantidad Elabora depósito bancario por la cantidad no comprometida y lo deposita en la cuenta de la Universidad. Anexa Comprobante del Depósito validado por el banco al expediente. Envía expediente a la Oficina de Registro y Control Financiero (RECOFI).. Recibe expediente original, verifica que los gastos relacionados tengan correspondencia con el Fondo y que el monto del deposito corresponda con el saldo no comprometido. SI Observacion es? NO Imputa de acuerdo a la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” , uno por uno según l a partida correspondiente , en el Sistema Financiero. NO Arma expediente de acuerdo al procedimiento de “Reposición de Fondos Fijos”. ARCHIVO CENTRAL DE LA D.F. Recibe expediente con “Nota de Devolución” Revisa y realiza los ajustes correspondientes. Devuelve al Custodio del Fondo el expediente completo para que realicen los ajustes necesarios con “Nota de Devolución”. Emite Comprobante de Diario y anexa copia de la “Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos” y copia del Comprobante del Deposito. Recibe Comprobante de Diario con sus soportes y el expediente y los archiva por Registros Diarios y por Unidad Administrativa respectivamente. FIN Envía Comprobante de Diario con sus soportes y el expediente al Archivo Central de Finanzas.
  • 27. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDI MIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Procedimiento: “FONDOS FIJOS” FORMULARIOS Páginas: 27 de 44 Fecha: 3010/02
  • 28. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA CONCILIACIÓN BANCARIA 1. Unidad: DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN 2. Banco 3. Cuenta Corriente 4. Cta. Contable 5. 6. 7. Saldo según libro XXX Mas: Mes conciliado Expresado en Bs. 13. Saldo según banco XXXXX Mas: 8. Depósitos no registrados XXX 14. Depósitos en tránsito XXX 9. N/C no registradas XXX 15. N/C en tránsito XXX Menos: Menos: 10. Cheques no registrados 11. N/D no registradas 12. Saldo correcto al 19. XXX 16. Cheques en tránsito XXX XXX 17. N/D en tránsito XXX 18. Saldo correcto al 20. Revisado por: Elaborado por: Formulario 405-08 XLX DII 10/02 XLX
  • 29. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 29 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” FORMULARIO: Conciliación Bancaria CÓDIGO: 405 - 08 USO: Realizar la conciliación bancaria de las cuentas en bolívares. ELABORADO: En computadora. No. 1 Nombre Contenido Unidad Nombre de la Unidad Organizativa a quien corresponde la conciliación. 2 Banco Nombre del banco del cual se va a realizar la conciliación. 3 Cuenta Contable Cuenta Contable al cual está referenciada. 4 Cuenta Corriente 5 Mes Conciliado Nº de cuenta a ser cancelada. Día, mes y año en que se está elaborando la conciliación. 6 Expresado en Bs. Se explica por sí sólo. 7 Saldo Según Libro Monto en números del saldo de la cuenta del banco actual en libros. 8 Depósitos No Registrados Monto en números de los depósitos no registrados en libro. 9 N/C No Registrados Monto en números de las notas de créditos no registrados en libro.
  • 30. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” 10 Cheques No Registrados Monto en número de los cheques no registrados en libro. 11 N/D No Registrados Monto en número de las notas de débito no registrados en libro. 12 Saldo Correcto al Sumatoria algebráica de los montos de los puntos 7 al 11. 13 Saldo Según Banco Monto en números expresados en el estado de cuenta. 14 Depósitos en Tránsito Monto en números de los depósitos registrados en libro no registrados en banco. 15 N/C en Tránsito Monto en números de la nota de crédito registrados en libro, no registrados en banco. 16 Cheque en Tránsito Monto en número de los cheques registrados en libro y no registrados en el banco. 17 N/D en Tránsito Monto en número de las notas de débito registrados en libro y no registrados en banco. 18 Saldo Correcto Monto resultante de la sumatoria algebráica. 19 Elaborado por: Firma de la persona que elaboró la conciliación certificando la misma. 20 Revisado por: Firma de la persona que revisó conciliación, conformando la misma la
  • 31. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Procedimiento: “FONDOS FIJOS” DISTRIBUCIÓN: Original: Expediente Rendición de Cuentas con el Estado de Cuentas. Duplicado: Unidad Organizativa, con copia del Estado de Cuentas. Páginas: 31 de 44 Fecha: 3010/02
  • 32. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO LIBRO DE BANCO DIRECCIÓN DE FINANZAS 1. UNIDAD: 2. FECHA: 3. BANCO: 4. No. DE CUENTA BANCARIA: 5. FECHA DEL CHQ, 6. FECHA DE 7. No. DEL CHQ, TF TF O N/D ENTREGA O N/D 8. BENEFICIARIO 9. CONCEPTO 11. FORMULARIO 405-10 DII 10/02 TOTAL 10. MONTO NETO
  • 33. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 33 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” FORMULARIO: Libro de Banco CÓDIGO: 405 - 10 USO: Controlar los movimientos de la cuenta bancaria. ELABORADO: En computadora. No. 1 Nombre Contenido Unidad Nombre de la Unidad Organizativa a la cual corresponde la relación. 2 Fecha Día, mes y año en que se elaboró el formulario. 3 Banco 4 Nº de Cuenta Bancaria Nombre del banco a relacionar. Nº de cliente corriente del banco a relacionar. 5 Fecha del Cheque, Transferencia o N/D 6 Fecha de Entrega Día, mes y año en que se elaboró el cheque, transferencia o nota de débito. Día, mes y año en que se entregó o se hizo efectivo el cheque, transferencia o nota de débito. 7 Nº del Cheque, Transferencia o N/D 8 Beneficiario Nº del cheque, transferencia o nota de débito. Nombre del beneficiario del cheque de la transferencia o nota de débito. 9 Concepto Razón del gasto en letras.
  • 34. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Páginas: 34 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” 10 Monto Neto 11 Total Monto cancelado al beneficiario. Monto resultante de la sumatoria vertical del punto 10. DISTRIBUCIÓN: Original: Expediente Rendición de Cuentas. Duplicado: Unidad Organizativa.
  • 35. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR 1. Pag_____de_______ VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE FINANZAS RELACIÓN DE ANTICIPOS Y GASTOS DE FONDOS FIJOS 2. UNIDAD 3. FECHA 4. BANCO 5. Nº DE CUENTA BANCARIA: 6. NOMBRE DEL ADMINISTRADOR: 7. 8. SALDO INICIAL DEL MES ANTICIPOS RECIBIDOS EN EL MES 9. Nº 12. TOTAL 10. FECHA 11. MONTO 9. Nº 10. FECHA 11. MONTO ANTICIPO : 13. SALDO DISPONIBLE 15. 14. GASTOS EFECTUADOS EN EL MES 16. Nº CH, o N/D 17. Nº DE LA S/P U O/C 18. FECHA EMISIÓN DEL DOCUMENTO 19. BENEFICIARIO 26. 20. CONCEPTO 23. ( -) ISLR 24. (-) OTRO IMPUESTO 25. MONTO NETO / SALDO AL FINAL DEL MES: 29. FIRMA Y SELLO DEL ADMINISTRADOR DE LA UNIDAD FORMULARIO 405 -07 DII 10/02 22. MONTO FACTURA TOTAL GASTOS 27. 28. FIRMA 21. CÓDIGO CONTA BLE / AUTORIZADA: / /
  • 36. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIER ÍA DE INFORMACIÓN Páginas: 36 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” FORMULARIO: Relación de Anticipos y Gastos de Fondos Fijos CÓDIGO: 405-15 USO: Realizar la conciliación de los Fondos Fijos recibidos. ELABORADO: En computadora. No. 1 Nombre Contenido Unidad Nombre de la Unidad Organizativa que lo genera. 2 Mes Mes en que se elaboró el formulario. 3 Año Año en que se elaboró el formulario. 4 Banco Nombre del banco a ser relacionado. 5 Nª de Cuenta bancaria El número de la cuenta del banco a ser relacionado. 6 Nombre del Administrador 7 Saldo Inicial del Mes Nombre del Administrador de la Unidad. Indique en números el saldo inicial del banco. 8 Anticipos Recibidos en el Se explica por sí solo. Mes 9 Nº Indique de forma correlativa el Nº de anticipos recibidos. 10 Fecha Día, mes y año en que recibió el anticipo. 11 Monto Monto del anticipo recibido.
  • 37. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGEN IERÍA DE INFORMACIÓN 37 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” 12 Total Anticipo Registre la sumatoria vertical de los anticipos recibidos. 13 Sin descripción Monto en número de la sumatoria horizontal de los anticipos recibidos. 14 Saldo Disponible Monto en números de la sumatoria vertical de los puntos 7 y 13. 15 Gastos Efectuados en el Se explica por sí solo. Mes 16 Nº Cheque, Transferencia o N/D 17 Nº de la S/P u O/C Número de cheque de la transferencia a N/D a referenciar. Número de referenciar la solicitud cancelada de con el pago a cheque, transferencia del punto anterior. 18 Fecha de Emisión del Día, mes y año de la realización del Documento 19 documento. Beneficiario Nombre del proveedor beneficiario del referenciado al pago. 20 Concepto 21 Código Contable Razón que generó el pago. El código contable concepto del gasto. 22 Monto Factura 23 ISLR Monto en números de la factura (bruto). Monto en números del ISLR cualquier otro correspondiente al pago. 24 Otro Impuesto Monto en números impuesto distinto al ISLR. de
  • 38. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE IN GENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 38 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” Monto Neto 25 Monto resultante de la sumatoria horizontal de los puntos 23,24 y 25. Total Gasto 26 Monto resultante de la sumatoria vertical de los puntos 23,24,25 y 26. 27 Saldo al Final del Mes Monto resultante de la resta de los puntos 15 menos el total del gasto del punto 25. 28 Firma y Sello del Se explica por sí solo. Administrador de la Unidad 29 Firma Autorizada Firma del Director de la Unidad. DISTRIBUCIÓN: Original: Expediente Rendición de Cuentas. Duplicado: Unidad Organizativa. Triplicado: Sección de Cuentas por Pagar.
  • 39. 1. No. COMPROBANTE DE DESEMBOLSO 2. FECHA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO / / SIRVASE A ENTREGAR A: LA CANTIDAD DE: (Bs. BOLIVARES ) PARA EFECTUAR LA ADQUISICIÓN EL SERVICIO DESCRITO A CONTINUACIÓN: 3. CONCEPTO: 4. JUSTIFICACIÓN: 5. OBSERVACIONES 6. AUTORIZADO POR / / 7. RECIBIDO CONFORME / FORMULARIO 405-16 DII 10/02 /
  • 40. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 40 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” FORMULARIO: COMPROBANTE DE DESEMBOLSO CÓDIGO: 405-16 USO: Servir temporalmente como recibo de desembolso al custodio deL Fondo. ELABORADO: En computadora. No. 1 Nombre Contenido No. Número correlativo del Formulario Comprobante de Desembolso por Unidad Organizativa. 2 Fecha Día, mes y año en que se elaboró el Formulario. 3 Concepto: Descripción de la adquisición o el servicio requerido. 4 Justificación Razón por la cual se va a efectuar la adquisición o el servicio requerido. 5 Observaciones Cualquier desembolso información efectuado, referente así como al la conformación de los recibos y facturas que respaldan al mismo.
  • 41. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA Páginas: 41 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” 6 Autorizado por Firma del Jefe de la Unidad Organizativa a la cual está adscrita la Caja Chica o de la persona que éste designe, en señal de conformidad al desembolso que se va a efectuar. 7 Recibido conforme Firma del solicitante, en conformidad por el dinero recibido. Distribución: Original: Solicitante. Duplicado: (copia azul). Unidad Organizativa a la cual está adscrita la Caja Chica. (Custodio) señal de
  • 42. 1. No. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR 2. FECHA NOTA DE DEVOLUCIÓN SEC RETARÍA / DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN 3. PARA: 4. DE: OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO 5. ANEXO LE ESTAMOS DEVOLVIENDO: 6. NUMERO: SOLICITUD DE PAGO 7. FECHA DE ELABORACIÓN: / COMPROBANTE DE COMPROMISOS REPOSICIÓN DE FONDO FIJO 8. BENEFICIARIO: OTROS_______________________________ 9. MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN: FALTAN RECAUDOS ERRORES EN LOS RECAUDOS FALTA AUTORIZACIÓN FALTA FIRMA NO HAY DISPONIBILIDAD OTROS 10. OBSERVACIONES: 11. ELABORADO POR: Formulario 417-02 DII 10/02 12. JEFE DE LA OFICINA: / /
  • 43. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 43 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” FORMULARIO: Nota de Devolución CÓDIGO: 417-02 USO: Indicar a la Unidad Organizativa correspondiente el motivo por la cual se devuelve la documentación tramitada y a la vez servir de respaldo a la devolución efectuada. ELABORADO: En computadora. No. Nombre Contenido. 1 No. Número correlativo del formulario. 2 Fecha Fecha de elaboración del formulario. 3 Para: Nombre de la Unidad Organizativa a la cual se remite la documentación. 4 Anexo le estamos devolviendo Una equis (x) indicando el documento devuelto. 5 Número Número del documento devuelto. 6 Fecha de elaboración Fecha de elaboración del documento devuelto. 7 Beneficiario Nombre del beneficiario especificado en el documento. 8 Motivo de la devolución Una equis (x) indicando el motivo de la devolución.
  • 44. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 44 de 44 Fecha: 3010/02 Procedimiento: “FONDOS FIJOS” 9 Observaciones Cualquier información referente a la devolución suministrada por la Oficina de Registro y Control Financiero. 10 Elaborado por: Nombre de la persona que elaboró el formulario. 11 Jefe de la Oficina Firma del Jefe de la Oficina de Registro y Control Financiero aprobación. Distribución: Original: Unidad Administrativa. Duplicado: Oficina de Registro y Control Financiero en señal de