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Instructivo diligenciamiento de formatos arl positiva todos los proveedores

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Instructivo diligenciamiento de formatos arl positiva todos los proveedores

  1. 1. Tabla de contenido 1. Constancia de Intervención........................................................................................................ 2 1.1 Primera Sección (Encabezado) ........................................................................................... 2 1.2 Segunda Sección (Código de Actividad)............................................................................. 3 1.3 Tercera Parte (Observaciones y/o Recomendaciones) ..................................................... 4 1.4 Cuarta Sección (Firmas)...................................................................................................... 5 2. Asistencia a eventos PyP............................................................................................................ 6 2.1 Primera Sección (Encabezado) ................................................................................................. 6 2.2 Segunda Sección (listado Asistentes)................................................................................. 7 3 Evaluación de Eventos................................................................................................................ 8 3.1 Primera Sección (Encabezado) .......................................................................................... 8 3.2 Segunda Sección (Sugerencias y Recomendaciones) ....................................................... 8 4 Soportes de actividad................................................................................................................. 9 4.1 Tipos de códigos – Soportes............................................................................................... 9 4.2 Tiempos establecidos para él envió de soportes. ............................................................. 9 5 Formatos Cuentas Especiales Fiscalía General de la Nación y Rama Judicial:........................ 10 6 Recomendaciones a tener en cuenta al momento de enviar los informes y/o Formatos..... 10
  2. 2. Instructivo Diligenciamiento De Formatos Administradora de Riesgos Laborales (ARL) Positiva. 1. Constancia de Intervención. 1.1 Primera Sección (Encabezado) 1. Fecha: Debe ser diligenciada de acuerdo la información enviada por Belisario SAS (en caso de no contar con esta información, diligenciar en lápiz. 2. Razón Social: No se debe colocar los apostrofes, se debe escribir el nombre de la empresa/entidad como aparece la razón social. 3. Datos Generales de la Empresa: En esta primera parte, se deben diligenciar los datos de la empresa/entidad a la cual se le presta el servicio. Este debe ir en tinta de esfero color azul oscuro (Bic Cristal – Ref: Punta media). Ejemplo como debe diligenciarse: De no contar con los datos solicitados, por favor diligenciar en lápiz.
  3. 3. 1.2 Segunda Sección (Código de Actividad) Código TEMAS TRATADOS EN LA ASESORÍA Sector Plan Program a Línea de acción Código de la actividad Nombre de la Actividad MODELO DE GESTIÓN POSITIVA SUMA No. Total de Horas/ Actividades/Event os Esta sección del formato única y exclusivamente se diligenciara con la información enviada por Belisario S.A.S. Información enviada por Belisario S.A.S: 4. Código. 5. Nombre de la actividad MODELO DE GESTION POSITIVA SUMA. 6. Número total de horas/ Actividad/ Eventos. Ejemplo como debe diligenciarse, con base a la información enviada por Belisario S.A.S: 7. Código: O-PB-2-ED-9 8. Nombre de la actividad MODELO DE GESTION POSITIVA SUMA: Capacitación teórica especifica en emergencias por tipo de brigadas. 9. Número total de horas/ Actividad/ Eventos: 4 Código TEMAS TRATADOS EN LA ASESORÍA Sect or Pla n Progra ma Línea de acción Código de la activid ad Nombre de la Actividad MODELO DE GESTIÓN POSITIVA SUMA No. Total de Horas/ Actividades/Evento s O PB 2 ED 9 Capacitación teórica especifica en emergencias 4 Por tipo de brigadas. De no contar con la información que BELISARIO S.A.S envía, por favor no diligenciar esta sección con otro nombre. De venir diligenciado con otro nombre diferente al que se remite por parte de Belisario S.A.S, será de vuelto para el correcto diligenciamiento, de igual manera este debe ir en tinta de esfero color azul oscuro (Bic Cristal – Ref: Punta media). .
  4. 4. 1.3 Tercera Parte (Observaciones y/o Recomendaciones) OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES TÉCNICAS En esta sección podrá escribir todas aquellas observaciones y/o recomendaciones de la actividad ejecutada. Ejemplo OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES TÉCNICAS Se realiza actividad con éxito. Tema de capacitación control de incendios y primeros auxilios.
  5. 5. 1.4 Cuarta Sección (Firmas) No deje espacios en blanco, Escriba NA Nombre Responsable Empresa Firma: Cargo c.c Nombre Responsable ARL Firma: Cargo / Profesión c.c. Razón Social (en caso de Proveedor) No. Licencia SST y fecha de Expedición Desde la fila N° 1 hasta la N° 2 se deben diligenciar con los datos de la persona contacto de la empresa a la cual se le presta el servicio. Nota: De no venir firmado por persona encargada o persona contacto, esta no se recibirá. Desde la fila N° 3 hasta la N° 4 se deben diligenciar con los datos del profesional quien realiza la actividad. Fila N° 5 se debe diligenciar: Razón Social (en caso de Proveedor): Belisario SAS No. Licencia SST y fecha de Expedición: Licencia del profesional quien realiza actividad. Ejemplo como debe diligenciarse: No deje espacios en blanco, Escriba NA Nombre Responsable Empresa Blanca Perez Firma: Cargo Coordinadora SST c.c 382387957 Nombre Responsable ARL Ricardo Suarez Firma: Cargo / Profesión Profesional en SST c.c. 1.225.658.455 Razón Social (en caso de Proveedor) Belisario S.A.S No. Licencia SST y fecha de Expedición 04578 de 2017 Nota: Este formato siempre deberá diligenciarse con esfero tinta color azul oscuro (Bic Cristal – Ref: Punta media).
  6. 6. 2. Asistencia a eventos PyP. 2.1 Primera Sección (Encabezado) PROCESO: Gestión de Promoción y Prevención Código: MIS_5_3_1_FR84 Versión: 2 Fecha: 05/08/2016 FORMATO ASISTENCIA A EVENTOS DE P Y P Aprobó: Hugo Vásquez Niño Gerente Investigación y Control del Riesgo Revisó: Sonia Álvarez Líder Investigación y control del Riesgo Elaboró: James Yazo Profesional Especializado INFORMACIÓN GENERAL FECHA NOMBRE FACILITADOR DIA: MES: AÑO: PROVEEDOR HORA INICIO HORA FINALIZACIÓN HORAS TOTAL TEMA DEL EVENTO REGIONAL/SUCURSAL MUNICIPIO: Se diligenciara de la siguiente manera: 10. Nombre de facilitador: Profesional quien realiza la actividad. 11. Proveedor: Belisario S.A.S 12. Tema del Evento: Deberá venir diligenciado únicamente con la información que envía BELISARIO S.A.S, la cual corresponde a la misma que se diligencia en el formato anterior (constancia de Intervención) en la sección N° 2. (Nombre de la actividad MODELO DE GESTION POSITIVA SUMA.) 13. Fecha: Debe ser diligenciada de acuerdo a la información enviada por Belisario SAS ( en caso de no contar con esta información, diligenciar en lápiz) 14. Hora de inicio – Hora de finalización – Horas Totales: Se debe diligenciar de acuerdo a la programación que se remite vía correo electrónico. En caso que se solicite no diligenciarlo por favor dejarlo a lápiz. 15. Regional – Municipio: De acuerdo a la ubicación de la empresa en donde se presta el servicio.
  7. 7. Ejemplo como debe diligenciarse: PROCESO: Gestión de Promoción y Prevención Código: MIS_5_3_1_FR84 Versión: 2 Fecha: 05/08/2016 FORMATO ASISTENCIA A EVENTOS DE P Y P Aprobó: Hugo Vásquez Niño Gerente Investigación y Control del Riesgo Revisó: Sonia Álvarez Líder Investigación y control del Riesgo Elaboró: James Yazo Profesional Especializado INFORMACIÓN GENERAL FECHA NOMBRE FACILITADOR Ricardo Suarez DIA: 05 MES: 04 AÑO:2017 PROVEEDOR Belisario S.A.S HORA INICIO HORA FINALIZACIÓN HORAS TOTAL TEMA DEL EVENTO Capacitación teórica especifica en emergencias por tipo de brigadas. 08:00 12:00 4 REGIONAL/SUCURSAL Villavicencio MUNICIPIO: Meta Esta sección del formato siempre deberá diligenciarse con esfero tinta color azul oscuro (Bic Cristal – Ref: Punta media). 2.2 Segunda Sección (listado Asistentes) RELACIÓN DE ASISTENTES No. NOMBRES Y APELLIDOS No. DOCUMENTO DE IDENTIDAD NOMBRE DE EMPRESA NIT DE LA EMPRESA TELEFONO TIPO DE VINCULACIÓN CORREO ELECTRÓNICO FIRMA DEPENDIENTE INDEPENDIENTE 1 2 3 4 En esta sección, los participantes deberán diligenciar todos los espacios y lo pueden hacer en cualquier color.
  8. 8. 3 Evaluación de Eventos 3.1 Primera Sección (Encabezado) PROCESO: Gestión de Promoción y Prevención Código: MIS_5_3_1_FR88 Versión: 1 Fecha: 15/06/2016 FORMATO EVALUACIÓN DE EVENTOS Aprobó: Hugo Vásquez Niño Gerente Investigación y Control del Riesgo Revisó: Sonia Alvarez Líder Investigación y Control del Riesgo Elaboró: James Yazo Profesional Especializado DD mm aaaa Hora de Inicio Hora de Finalización Total Horas FECHA: INFORMACIÓN GENERAL NOMBRE DEL EVENTO NOMBRE DEL EXPOSITOR LUGAR DEL EVENTO CIUDAD DEPARTAMENTO Este formato lo deberá diligenciar el 40% de la totalidad de los participantes de la actividad realizada en la Empresa y/o Entidad, el encabezado deberá contener: 16. Nombre del evento: Relacionada con la actividad ejecutada. 17. Nombre del Expositor: Profesional quien realiza la actividad 18. Lugar del Evento: Donde se realiza la actividad. 19. Fecha – Hora de inicio – Hora finalización: Debe ser diligenciada de acuerdo a la información enviada por Belisario SAS (en caso de no contar con esta información, diligenciar en lápiz). 20. Ciudad – Departamento: Donde se encuentra ubicada la empresa/entidad. 3.2 Segunda Sección (Sugerencias y Recomendaciones) SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES ¿QUE TEMAS ADICIONALES LE GUSTARIA RECIBIR? 1 2 3 Responsable de la empresa Firma Cargo 21. Deberá ser diligenciado por la persona quien realiza la evaluación del profesional, es indispensable el nombre, cargo y firma del participante de la actividad.
  9. 9. 4 Soportes de actividad. Cada actividad a realizar con las empresas contiene un código con el cual se facturará, dependiendo del código con el que se carga dicha actividad se deberá entregar unos soportes. 4.1 Tipos de códigos – Soportes Código Sector Plan Programa Línea de acción Código de la actividad ED Si en la información enviada por Belisario S.A.S el código contiene esta línea de acción deberá enviar:  Listado de participantes.  Evaluaciones y tabulación del: 40% de la totalidad de los participantes.  Constancia de intervención Código Sector Plan Programa Línea de acción Código de la actividad AC Si en la información enviada por Belisario S.A.S el código contiene esta línea de acción deberá enviar:  Constancia.  Informe técnico.  Carta de Satisfacción. 4.2 Tiempos establecidos para él envió de soportes. El envió de las constancias escaneadas se debe realizar dentro de los dos días siguientes a la ejecución de la actividad para validar el correcto diligenciamiento de estas, si se deben corregir el proveedor contará con dos días para subsanar el error y volver a remitir las constancias para revisión y aprobación. Sin este envió previo no se recibirán cuentas de cobro y serán devueltas.
  10. 10. 5 Formatos Cuentas Especiales Fiscalía General de la Nación y Rama Judicial: Cuando se ejecutan actividades para con La Fiscalía General de la Nación – Rama Judicial se deberá:  Diligenciar Formatos (Constancia de Intervención – Asistencia a eventos PyP – Evaluación de eventos) en esfero tinta color Negra (Bic Cristal – Ref: Punta media). Estas entidades manejan unos formatos adicionales a los cuales deben tomarles registros fotográficos o un scanner, ya que los profesionales de estas se llevan los documentos. 6 Recomendaciones a tener en cuenta al momento de enviar los informes y/o Formatos.  Los informes técnicos o fichas técnicas deben de venir en el formato positiva (Ver adjunto).  Deben contener los ítems relacionados en la tabla de contenido.  Verificar que los datos de la empresa/entidad concuerden con los datos de la empresa/entidad a la cual se le prestó el servicio.  Verificar ortografía.  Actualizar tabla de contenido del documento.  Debe venir firmado.  En los casos que se requiera se enviará un formato de carta a satisfacción de la actividad para que sea diligenciado por parte de la persona encargada como contacto en la empresa cliente, el cual debe ir en impreso en hoja membrete de la empresa o en su defecto con sello de la misma.

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