Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica brevemente qué es la gestión documental digital, los principios y software de gestión de documentos, la iniciativa de "cero papel" del gobierno colombiano, y la normatividad colombiana relacionada. Finalmente, presenta conclusiones sobre la identificación de normas y software de gestión documental, y el conocimiento de la norma de "cero papel".

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
LUIS FERNANDO SOLANO BELTRÁN
Semestre 5 Grupo 6
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
CALI
2017

2. AGENDA DE LA PRESENTACIÓN
• ¿Qué es la Gestión Documental Digital?
• Construcción y Gestión de Documentos Digitales
• Principios de la Gestión de Documentos Digitales
• Software de Gestión Documental
• Cero Papel – Gobierno en Línea
• Normatividad y Legislación Colombiana
• Conclusiones
• Bibliografía

3. DESARROLLO
• ¿Qué es la Gestión
Documental Digital?
R/ Se podría definir como el
proceso de creación,
almacenamiento y
utilización de los
documentos digitales, que
incluye su selección,
clasificación,
conservación, búsqueda,
recuperación,
reproducción y
diseminación, a partir de
dispositivos electrónicos.

4. Construcción y Gestión de Documentos Digitales
Son tecnologías que
permiten crear y
gestionar el archivo
electrónico de cualquier
organización.

5. Principios de la Gestión de Documentos Digitales
• Identificable
• Soportado en políticas
• Planeado
• Asignar un responsable
• Localizado • Organizado
• Manejado
• Implementado
• Mesurable regularmente

6. Software de Gestión Documental
• Un software de gestión
documental es una aplicación
informática que permite el
manejo, gestión, conservación,
publicación y trabajo sobre
documentos electrónicos (ya
sean documentos escaneados
o que se haya creado
originalmente en digital).

7. Cero Papel – Gobierno en Línea
La iniciativa cero papel acerca, de manera
tangible, las organizaciones a ese nuevo modelo
de gestión de la información, alineado con los
modelos globales que apuntan al e-government, el
cual se concibe como un mejor gobierno, más
allegado a las necesidades de los ciudadanos y de
las empresas, más democrático y eficiente, a
través del uso de avanzadas tecnologías de la
comunicación y la información.

8. Normatividad y Legislación Colombiana
• La legislación en Colombia se ha reglamentado por la
Ley 527 de 1999, Ley que permite la seguridad
electrónica de los usuarios
• CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE 2012 Adquisición
de herramientas tecnológicas de Gestión Documental
• CIRCULAR 005 DEL 11 SEPTIEMBRE DE 2012
Recomendaciones para llevar a cabo procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas
en el marco de la iniciativa cero papel
• LEY 1437 DE 2011 Expediente electrónico
• El AGN pone a disposición el documento
“compilación Normativa

9. CONCLUSIONES
Para nosotros los estudiantes de CIDBA, podremos identificar las diferentes normativas que
existen sobre el tema, poder identificar los diferentes Software que existen en el mercado
para la gestión documental y además conocer muy bien la norma que existe sobre Cero
Papel que instauro el gobierno para tener empresas amigables con el medio ambiente.
La digitalización de documentos es la mejor opción que existe para hacer empresas mas
accesibles al mercado, ya que tendrán toda la información a la mano cuando la necesite

10. BIBLIOGRAFIA
• Imagen de digitalización tomada de:
http://www.dokumentalistas.com/articulos/automatizacion-procesos-gestion-informacion-
corporativa/
• Imagen archivo electrónico de documentos tomada de: http://www.tbs-telecon.es/archivo-
documental-archivo-electronico-documentos
• Imagen libros electronicos tomada de: http://www.asesormype.com/recibos-por-honorarios-
electronicos-partir-del-1-de-enero-del-2015/
• Imagen gestión documental corporativa tomada de:
http://www.boutiqalia.com/anuncios/anunciosview/digitalizacion-de-documentos-escaneo-
documental-ebit-gestion-documental-digital.html
• Guía Módulo 2 Gestión documental digital y legislación que se encuentra en la plataforma de
CIDBA