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Luisa Fernanda Navarro Olaya
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
Sistemas de Gestión Documental
Luisa Fernanda Navarro Olaya.
Grupo 4
Gestión Documental II
Luz Marina Arias González
Tutora.
Universidad del Quindío.
Ciencia de la información y la documentación, bibliotecología y archivística.
BOGOTÁ, D.C. 2014
INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión documental son herramientas
fundamentales dentro de una entidad, ya que por medio
de estas se puede dar un orden a los diferentes procesos
que se llevan a cabo con la documentación generada o
recibida, en el siglo XXI estos han generado un cambio
revolucionario en los archivos del mundo, al simplificar los
procesos y reducir costos. Son sistemas eficientes, seguros e
interoperables.
En la ciudad de Bogotá, el gobierno ha implementado un
SGD, que complementa las actividades que se llevan a
cabo en este lugar con relación a la documentación.
OBJETIVOS
Dar a conocer la definición de Sistema de Gestión
Documental.
Mostrar cual es el sistema de gestión de documentos usado por
el gobierno de la ciudad de Bogotá
Dar a conocer el manejo de los archivos en esta entidad.
Mostrar los diferentes procesos que deben ser llevados a cabo
por un Sistema de Gestión Documental eficiente.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Un sistema de gestión documental hace referencia a la
unión de hardware y software en una entidad con el la
finalidad de gestionar los documentos producidos o
recibidos por la entidad.
El hardware: son los escáneres, los dispositivos de
digitalización, los ordenadores utilizados para llevar acabo
los procesos.
El software: corresponde al o los programas de apoyo
encargados de la sistematización de los procesos llevados a
cabo con los documentos, de la entidad.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Dichos sistemas son operados por administradores, quienes
tienen la labor de digitalizar los documentos, organizarlos
tanto electrónica como físicamente, y deben prestar un
excelente servicio a los posibles usuarios de esta
documentación.
Con respecto a la administración de archivos, se definirá
como el “conjunto de estrategias organizacionales dirigidas
a la planeación, dirección y control de los recursos físicos,
técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano,
para el eficiente funcionamiento de los archivos”
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL GOBIERNO DE
BOGOTÁ
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GOBIERNO DE BOGOTÁ
La Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. a través de los
decretos 176 de 2010, 651 y 652 del 2011 y la Norma
Técnica Distrital-Sistema Integrado de Gestión - NTD,
SIG 001:2011 articula, crea, adopta y define
requerimientos para la implementación de un
Sistema Integrado de Gestión (SIG) que incluye un
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo
(SIGA).
El Sistema Integrado de Gestión SIG
Por medio del decreto 651 del 2011, se plantea la
importancia de la implementación de un sistema
integrado de gestión , para el fortalecimiento de la
función administrativa de los organismos y entidades del
Distrito Capital.
Este se encuentra enfocado a la mejora de la calidad de
los procesos que se llevan a cabo en la entidad, esta
compuesto por 8 subsistemas, entre estos, el Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
Impacta los procesos internos de La
Secretaría General.
Se tiene información disponible
permanentemente.
Facilita la toma de decisiones.
Brinda elementos que incrementan la
eficiencia en las actividades.
Da oportunidad en el servicio al
cliente.
Concentra la información en un solo
sitio y facilita su portabilidad.
Propicia un escenario para el ahorro
de papel.
Según los parámetros de la cartilla de la alcaldía,
se hace uso de un sistema de gestión documental
porque:
Fases del sistema de gestión
documental del Distrito:
Para la implementación de un Sistema de Gestión Documental
en la entidad, tuvo que pasarse primero por unas fases que son:
Primera fase: En la que se desarrolla un plan global con respecto
al sistema de gestión documental que se piensa a escoger, dentro
de esta plan se identificaron las necesidades del distrito en
materia de gestión documental.
Segunda fase: Se hace un revisión y análisis de los posibles
sistemas evaluando, el alcance que pueda tener cada uno de
estos sistemas (software) en la entidad, la adaptabilidad a loa
procesos de gestión documental que se llevan a cabo, y la
relación entre el costo-beneficio y el costo-eficacia.
Tercera fase: Diseño del sistema de gestión documental que
comprende:
La Etapa de Identificación de las necesidades de Información.
La Definición de documentos que se van a gestionar
La elaboración del plan de construcción del lenguaje
documental.
Y el estudio de las alternativas tecnológicas para el Sistema de
gestión Documental.
Cuarta fase: Comprende la implantación del sistema en el
Distrito, se empieza con la practica mediante el uso de este
sistema, se realizan los procesos con normalidad
Quinta fase: Control y mantenimiento del sistema. Se evalúa el
sistema con respecto a la eficacia que haya tenido en el distrito y/o
se procede a continuar o actualizar el software manejado en el
sistema de gestión documental.
Software utilizado por el Distrito:
ORFEO
El software que maneja el distrito es el mismo que manejan la
mayoría de las entidades nacionales, este es el ORFEO.
Es un sistema de gestión electrónica de documentos y archivos,
como tal hace parte de los Sistemas de información que permiten
a la Secretaria Distrital de Gobierno, cumplir sus actividades. Hay
necesidad de contar con esta herramienta, para asegurar la
disponibilidad y confiabilidad de la información y del sistema.
http://gestion.gobiernobogota.gov.co/wiki/lib/exe/fetch.php
/orfeo:circular_019_de_2008.pdf
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS:
OBJETIVOS SGD: ORFEO
Los objetivos del Sistema de Información y Documentación Orfeo
son: analizar, diseñar y desarrollar
Sistemas.
Métodos.
Instrumentos.
Técnicas de tratamiento.
Almacenamiento.
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Difusión de la información.
Lo cual requiere de un marco metodológico, que permite la
gestión segura y eficiente de la información y la documentación
que se genera a lo largo del proceso de gestión documental.
La gestión de los documentos en la
alcaldía mayor por medio de ORFEO
debe:
Ser sistemática y susceptible de automatización
Basarse en los principios derivados de la Ciencia de la
Documentación
Permitir y potenciar el Trabajo Corporativo y adoptar las
nuevas Tecnologías de la Información las cuales son
herramientas de desarrollo para adaptarlas a la institución y
estructurar el equipo de apoyo a la administración y
programación del aplicativo del SGD ORFEO.
Procesos llevados a cabo por un
Sistema de Gestión Documental:
Organización de los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos
a través de cuadros de clasificación documental.
Establecimiento de plazos de conservación y eliminación para la información y
los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD)
y tablas de valoración documental (TVD).
Procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
A lo largo del ciclo de vida del documento, garantizar la autenticidad de los
documentos de archivo y la información conexa (metadatos).
Integrar los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y
subseries.
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
Preservación de los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación.
FACTOR HUMANO:
Sin duda alguna también es de vital importancia dentro de
la implementación del SGD el factor humano, es decir, la
capacitación de los administradores del software Orfeo, y de
los posibles usuarios de esta herramienta (ciudadanos). En
cuanto a los administradores deben tener capacidades
adquiridas previamente por medio de la capacitación. Por
otro lado los posibles generadores de documentos de la
entidad y los usuarios también son capacitados en cuanto al
manejo de los documentos.
CONCLUSIÓN
El sistema de gestión de documentos del gobierno de
Bogotá, fue escogido después de pasar por 5 fases en las
cuales se analizaron las necesidades de la entidad con
respecto a la gestión de documentos y posteriormente se
comparo esto con las ventajas que ofrecía el sistema Orfeo.
Considerándolo así la herramienta mas eficaz, para el
manejo de la documentación, aquí generada.
REFERENCIAS:
Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29
de junio de 1994”, octubre. Bogotá: Imprenta Nacional de
Colombia, 2006. p. 1
Cartilla sobre el manejo del documento desde su concepción hasta su
disposición final, Alcaldía Mayor de Bogotá. Bogotá; Subdirección
Imprenta Distrital - D.D.D.I, 2013.
http://www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/Solicitudes/Cartill
a_Gestion_Documental.pdf
Sistema Integrado de Gestión, Alcaldía Mayor de Bogotá. Bogotá;
Subdirección Imprenta Distrital - D.D.D.I, 2011. p. 42-47.
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sig/ProcedimientosYFormatos/CARTI
LLA%20SIG/cartilla-sec-general.pdf
Gestión documental orientada a procesos - orientaciones
metodológicas, Alcaldía Mayor de Bogotá. Bogotá; Subdirección
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Sistema de gestión documental

  • 2. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Sistemas de Gestión Documental Luisa Fernanda Navarro Olaya. Grupo 4 Gestión Documental II Luz Marina Arias González Tutora. Universidad del Quindío. Ciencia de la información y la documentación, bibliotecología y archivística. BOGOTÁ, D.C. 2014
  • 3. INTRODUCCIÓN Los sistemas de gestión documental son herramientas fundamentales dentro de una entidad, ya que por medio de estas se puede dar un orden a los diferentes procesos que se llevan a cabo con la documentación generada o recibida, en el siglo XXI estos han generado un cambio revolucionario en los archivos del mundo, al simplificar los procesos y reducir costos. Son sistemas eficientes, seguros e interoperables. En la ciudad de Bogotá, el gobierno ha implementado un SGD, que complementa las actividades que se llevan a cabo en este lugar con relación a la documentación.
  • 4. OBJETIVOS Dar a conocer la definición de Sistema de Gestión Documental. Mostrar cual es el sistema de gestión de documentos usado por el gobierno de la ciudad de Bogotá Dar a conocer el manejo de los archivos en esta entidad. Mostrar los diferentes procesos que deben ser llevados a cabo por un Sistema de Gestión Documental eficiente.
  • 5. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Un sistema de gestión documental hace referencia a la unión de hardware y software en una entidad con el la finalidad de gestionar los documentos producidos o recibidos por la entidad. El hardware: son los escáneres, los dispositivos de digitalización, los ordenadores utilizados para llevar acabo los procesos. El software: corresponde al o los programas de apoyo encargados de la sistematización de los procesos llevados a cabo con los documentos, de la entidad.
  • 6. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Dichos sistemas son operados por administradores, quienes tienen la labor de digitalizar los documentos, organizarlos tanto electrónica como físicamente, y deben prestar un excelente servicio a los posibles usuarios de esta documentación. Con respecto a la administración de archivos, se definirá como el “conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos”
  • 7. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GOBIERNO DE BOGOTÁ
  • 8. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GOBIERNO DE BOGOTÁ La Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. a través de los decretos 176 de 2010, 651 y 652 del 2011 y la Norma Técnica Distrital-Sistema Integrado de Gestión - NTD, SIG 001:2011 articula, crea, adopta y define requerimientos para la implementación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) que incluye un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
  • 9. El Sistema Integrado de Gestión SIG Por medio del decreto 651 del 2011, se plantea la importancia de la implementación de un sistema integrado de gestión , para el fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades del Distrito Capital. Este se encuentra enfocado a la mejora de la calidad de los procesos que se llevan a cabo en la entidad, esta compuesto por 8 subsistemas, entre estos, el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
  • 10. Impacta los procesos internos de La Secretaría General. Se tiene información disponible permanentemente. Facilita la toma de decisiones. Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades. Da oportunidad en el servicio al cliente. Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad. Propicia un escenario para el ahorro de papel. Según los parámetros de la cartilla de la alcaldía, se hace uso de un sistema de gestión documental porque:
  • 11. Fases del sistema de gestión documental del Distrito: Para la implementación de un Sistema de Gestión Documental en la entidad, tuvo que pasarse primero por unas fases que son: Primera fase: En la que se desarrolla un plan global con respecto al sistema de gestión documental que se piensa a escoger, dentro de esta plan se identificaron las necesidades del distrito en materia de gestión documental. Segunda fase: Se hace un revisión y análisis de los posibles sistemas evaluando, el alcance que pueda tener cada uno de estos sistemas (software) en la entidad, la adaptabilidad a loa procesos de gestión documental que se llevan a cabo, y la relación entre el costo-beneficio y el costo-eficacia.
  • 12. Tercera fase: Diseño del sistema de gestión documental que comprende: La Etapa de Identificación de las necesidades de Información. La Definición de documentos que se van a gestionar La elaboración del plan de construcción del lenguaje documental. Y el estudio de las alternativas tecnológicas para el Sistema de gestión Documental. Cuarta fase: Comprende la implantación del sistema en el Distrito, se empieza con la practica mediante el uso de este sistema, se realizan los procesos con normalidad Quinta fase: Control y mantenimiento del sistema. Se evalúa el sistema con respecto a la eficacia que haya tenido en el distrito y/o se procede a continuar o actualizar el software manejado en el sistema de gestión documental.
  • 13. Software utilizado por el Distrito: ORFEO El software que maneja el distrito es el mismo que manejan la mayoría de las entidades nacionales, este es el ORFEO. Es un sistema de gestión electrónica de documentos y archivos, como tal hace parte de los Sistemas de información que permiten a la Secretaria Distrital de Gobierno, cumplir sus actividades. Hay necesidad de contar con esta herramienta, para asegurar la disponibilidad y confiabilidad de la información y del sistema. http://gestion.gobiernobogota.gov.co/wiki/lib/exe/fetch.php /orfeo:circular_019_de_2008.pdf
  • 15. OBJETIVOS SGD: ORFEO Los objetivos del Sistema de Información y Documentación Orfeo son: analizar, diseñar y desarrollar Sistemas. Métodos. Instrumentos. Técnicas de tratamiento. Almacenamiento. Recuperación. Difusión de la información. Lo cual requiere de un marco metodológico, que permite la gestión segura y eficiente de la información y la documentación que se genera a lo largo del proceso de gestión documental.
  • 16. La gestión de los documentos en la alcaldía mayor por medio de ORFEO debe: Ser sistemática y susceptible de automatización Basarse en los principios derivados de la Ciencia de la Documentación Permitir y potenciar el Trabajo Corporativo y adoptar las nuevas Tecnologías de la Información las cuales son herramientas de desarrollo para adaptarlas a la institución y estructurar el equipo de apoyo a la administración y programación del aplicativo del SGD ORFEO.
  • 17. Procesos llevados a cabo por un Sistema de Gestión Documental: Organización de los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Establecimiento de plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. A lo largo del ciclo de vida del documento, garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos). Integrar los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Preservación de los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
  • 18. FACTOR HUMANO: Sin duda alguna también es de vital importancia dentro de la implementación del SGD el factor humano, es decir, la capacitación de los administradores del software Orfeo, y de los posibles usuarios de esta herramienta (ciudadanos). En cuanto a los administradores deben tener capacidades adquiridas previamente por medio de la capacitación. Por otro lado los posibles generadores de documentos de la entidad y los usuarios también son capacitados en cuanto al manejo de los documentos.
  • 19. CONCLUSIÓN El sistema de gestión de documentos del gobierno de Bogotá, fue escogido después de pasar por 5 fases en las cuales se analizaron las necesidades de la entidad con respecto a la gestión de documentos y posteriormente se comparo esto con las ventajas que ofrecía el sistema Orfeo. Considerándolo así la herramienta mas eficaz, para el manejo de la documentación, aquí generada.
  • 20. REFERENCIAS: Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”, octubre. Bogotá: Imprenta Nacional de Colombia, 2006. p. 1 Cartilla sobre el manejo del documento desde su concepción hasta su disposición final, Alcaldía Mayor de Bogotá. Bogotá; Subdirección Imprenta Distrital - D.D.D.I, 2013. http://www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/Solicitudes/Cartill a_Gestion_Documental.pdf Sistema Integrado de Gestión, Alcaldía Mayor de Bogotá. Bogotá; Subdirección Imprenta Distrital - D.D.D.I, 2011. p. 42-47. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sig/ProcedimientosYFormatos/CARTI LLA%20SIG/cartilla-sec-general.pdf
  • 21. Gestión documental orientada a procesos - orientaciones metodológicas, Alcaldía Mayor de Bogotá. Bogotá; Subdirección Imprenta Distrital - D.D.D.I, 2012. http://www.archivobogota.gov.co/libreria/pdf/gestidoc_enfoc_procesos. pdf