Migratie van 
SharePoint-content en -functionaliteit 
voorbereiden, hoe doe je dat?

1. Contentinventarisatie
en -beoordeling
Migratie van
SharePoint-content en -functionaliteit
voorbereiden, hoe doe je dat?
@Lustigson #CongresSP

2. @Lustigson #CongresSP
Het nieuwe intranet is klaar
om live te gaan…

3. @Lustigson #CongresSP
… maar wat doe je met de
‘oude’ content?

4. @Lustigson #CongresSP

5. @Lustigson #CongresSP
‘Oude’ omgeving
• 658 team sites en 862 project sites: 35 TB
• 1.524 publishing sites: 17 TB
• 20 custom applicaties

6. @Lustigson #CongresSP
Vragen bij migratie
1. Begin je met een schone lei? Of ga je content migreren?
2. Migreer je alles? Of ‘slechts’ een deel van de content?
3. Welke content migreer je dan? Wie bepaalt dat, en hoe?
4. En welke strategie hanteer je dan om te migreren?

7. @Lustigson #CongresSP
Inventarisatie
+
Beoordeling

8. @Lustigson #CongresSP
Inventariseren…
• Page title
• Page URL
• Site owner
• Created date
• Created by
• Modified date
• Modified by
• Hoeveelheid content
• Paginatype

9. @Lustigson #CongresSP
… en beoordelen
• Doelgroep/publiek
• Complexiteit
• Doelmatigheid
• Actualiteit
• Doelgroepgerichtheid
• Leesbaarheid

10. @Lustigson #CongresSP
Hoeveelheid content
• Leeg
• Foutmelding, niet toegankelijk
• Behouden/migreren (2-5 paragrafen)
• Samenvoegen (1 paragraaf)
• Splitsen (5+ paragrafen)

11. @Lustigson #CongresSP
Paginatype
• Applicatie
• Documentlijst
• Bestand
• Formulier
• List View
• Landings-/samengstelde
pagina
• Project space
• ‘Gewone’ statische content
• Team space

12. @Lustigson #CongresSP
Doelgroep/publiek
• Publiek: +3
• Team- of projectspecifiek: +1

13. @Lustigson #CongresSP
Complexiteit
• Custom development, applicatie: -5
• Samengestelde pagina: -3
• List view: -1
• Statische content: 0

14. @Lustigson #CongresSP
Doelmatigheid
• Eén onderwerp op de pagina: +1
• Doel van de pagina duidelijk: +1
• Content relevant voor doel: +1

15. @Lustigson #CongresSP
Actualiteit
• Ouder dan 3 jaar: -5
• 2 tot 3 jaar oud: -2
• 1 tot 2 jaar oud: 0
• ½ tot 1 jaar oud: +2
• Jonger dan ½ jaar: +5
• Is de datum zichtbaar voor de lezer?

16. @Lustigson #CongresSP
Doelgroepgerichtheid
• Lezer direct aangesproken (u, jij, wij)?
• Opties duidelijk; brengt het mij verder?
• Afronding van taak of vraag duidelijk?

17. @Lustigson #CongresSP
Leesbaarheid
• Informatieve titel
• Informatieve lead
• Eén onderwerp per alinea
• Informatieve tussenkoppen
• Opsommingen
• Gemarkeerde woorden
• Informatieve links

19. Video

20. @Lustigson #CongresSP
Migratie-inspanning

21. @Lustigson #CongresSP
Handmatig
of
Geautomatiseerd

22. @Lustigson #CongresSP
Handmatig
• –1: veel werk: custom migratie of ontwikkeling; gem. 90 min.
• 1-3: redactieslag: herschrijven of samenvoegen; ca. 60 min.
• 4: kleine redactieslag: review of update; ca. 30 min.
• 5+: as is migreren, evt. redactionele aanpassingen; ca. 10 min.
Totaal 283 mandagen

23. @Lustigson #CongresSP
Geautomatiseerd
• Script maken: ca. 120 min. per contenttype, per sectie
• Script testen: ca. 120 min. per contenttype, per sectie
• Script draaien: menselijke inspanning nihil
• Resultaten controleren: ca. 60 min. per contenttype, per sectie
Totaal 208 mandagen

24. @Lustigson #CongresSP
Handmatig
of
Geautomatiseerd

25. @Lustigson #CongresSP
Verschil
• Bijna geheel in één sectie, vanwege actualiteit van die content
• Geautomatiseerd in 5 dagen; handmatig in ruim 100 dagen
• Meeste secties sneller handmatig

26. @Lustigson #CongresSP
Advies
• Primair handmatig migreren
• Aanvullend geautomatiseerde migratie voor enkele secties
• Mening contenteigenaars laten meewegen

27. @Lustigson #CongresSP
Opties
• Gedeelde effort het best
• Sommige afdelingen of teams kunnen of willen geen tijd
besteden aan migratie
• Terugvallen om centraal migratieteam
• Kosten eventueel intern doorbelasten

28. @Lustigson #CongresSP
7 stappen

29. @Lustigson #CongresSP
Volgens beoordelingscriteria
1. Hoeveelheid content
2. Actualiteit
3. Paginatype
4. Complexiteit
5. Doelmatigheid
6. Publiek
7. Redactionele effort

30. @Lustigson #CongresSP
Hoeveelheid content
• Leeg of fout = delete
• Samenvoegen of splitsen = redactieslag
• Behouden = migreren

31. @Lustigson #CongresSP
Actualiteit
• -5 punten = archiveren
• -2 punten = forse redactieslag
• 2 punten = kleine redactieslag
• 5 punten = migreren as is

32. @Lustigson #CongresSP
Paginatype
• ‘Team space’ of ‘project space’ = migreren as is
• ‘Document list’ or ‘list view’ = migreren as is
• ‘Landingspagina’ = redactieslag
(ook -3 punten onder ‘Complexiteit’)
• ‘Statische content’ = redactieslag
(ook 0 punten onder ‘Complexiteit’)
• ‘Applicatie’ = migreren as is (ook -5 punten onder ‘Complexiteit’)

33. @Lustigson #CongresSP
Complexiteit
• -5 punten = custom; o.b.v. andere criteria, migratie as is
• -3 punten = specifieke web parts, redactieslag
• 0 punten = ‘gewone’ content of lijsten; kleine redactieslag

34. @Lustigson #CongresSP
Doelmatigheid
• 3 punten = redactieslag
• 2 punten = snoeien
• 1 punten = splitsen of samenvoegen

35. @Lustigson #CongresSP
Publiek
• 3 punten = migratie door centraal team
• 1 punt = migratie door contenteigenaars

36. @Lustigson #CongresSP
Redactionele effort
• Prioriteit
• Gemiddelde score per sectie
• Actualiteit; verouderde content archiveren of updaten toont
verbetering in korte tijd
• Organisatorische prioriteiten, bijvoorbeeld divisie die snel wil
handelen
• Improve first, migrate later

37. @Lustigson #CongresSP
Samenvattend
1. Cruciale vragen beantwoorden
2. Inventariseren van ‘oude’ omgeving
3. Beoordelen van content, kwalitatief/kwantitatief
4. Migreren: keuze handmatig en/of geautomatiseerd

38. Vragen?
Stel ze gerust. Nu of via Twitter.
Of e-mail christiaan@bildung.nl
@Lustigson #CongresSP