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Diana Carolina Silva Ramírez
Giovanni Hernando Pulido
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ARCHIVO DE DUITAMA?
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encuentra organizado
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SI EXISTE PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL :
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Para desarrollar el proceso de Gestión Documental al interior
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ARCHIVO DE GESTION DIRECCIÓN DISTRITAL DE
IMPUESTOS
Por : Diana Carolina Silva Ramírez
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¿Qué software administra el archivo?
No se cuenta con un software, se trabaja con programas.
¿Cuál es?
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Por :Giovanni Hernando Pulido
Organizacióndela
Documentación
El Fondo documental de la universidad de los Andes está ubicado en un
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Carpetas desacidificadas marca Juter Cajas x200
FUNCIONES
 Crear, facilitar y administrar los medios formales de comunicación institucional, por medio de la
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La preservación y custodia de información por medio de los
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Lector de microfichas y máquina microfilmadora
Lector-impresor de microfichas (Minolta RP 605Z)
Extintor de Solkaflam
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ARCHIVO VISITADO
POR: LUZ MARINA MOLINA QUINTERO
• Entidad: Universidad Central
• Atendida por: Esperanza Pinto Martínez.
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¿CÓMO ESTA ORGANIZADO EL ARCHIVO?
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¿EXISTE UN PGD?
Es de gran importancia contar para cualquier empresa con
un programa de Gestión Documental que facilite la...
¿QUÉ PROCESOS ADMINISTRA?
Esta oficina de Gestión Documental se encarga de regular
todo el acervo documental generado y re...
• Organización: Se encarga de ingresar en el sistema toda la información
recibida para luego ser organizada en su respecti...
¿QUÉ SOFTWARE ADMINISTRA EL
ARCHIVO?
El archivo de la Universidad Central
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Docunet Web: Es un software que permite el
control de préstamo de sus documentos físicos
como también la disposición de to...
¿QUÉ FUNCIONES MANEJA?
Alguna de las funciones que maneja la auxiliar son:
• Captura: Permite la digitalización directa de...
¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE?
Docunet Web se caracteriza por mantener y ayudar en el
control de préstamo de los documentos f...
¿VENTAJAS PARA LA EMPRESA DESPUÉS DE SU
IMPLEMENTACIÓN?
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CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD?
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Archivo de Gestión de Historias Clínicas
de la Red de Salud del Oriente E.S.E
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¿Cómo está organizado el archivo?
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¿Existe un PGD?
Si, desde que se aprobó las TRD en el año 2012.
¿Qué procesos administra?
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DOCUMENTOS ENVIADOS
- Documentos Enviados
- Interfaz de Registro
- Registro de Documentos
- Devolución de Documentos Envia...
¿Ventajas para la empresa después de
su implementación?
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solicitudes de los usuarios intern...
ARCHIVO DE BOGOTA
Por: Martha Liliana Cuellar Gómez
• COMO ESTA ORGANIZADO
• Diagnostico de fondos documentales acumulados...
Programa gestión documental
• la protección de los recursos documentales del
Distrito Capital con el propósito de garantiz...
Procesos de administración
Adecuación de espacios para archivo
Medición y recomendaciones sobre condiciones
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Software que administra el archivo
• Dispone de la siguiente infraestructura informática
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Ventajas para la empresa después
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Con el objeto de administrar de manera
estandarizada y automatizada ...
CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD,
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Trabajo final Gestión Documental II

  1. 1. PRESENTADO POR: Alba Maritza Rincón Corredor Diana Carolina Silva Ramírez Giovanni Hernando Pulido Luz Marina Molina Quintero María Delfa Melo Rincón Martha Liliana Cuellar Gómez VISITAS UNIDAD DE ARCHIVOS
  2. 2. ¿COMO ESTA ORGANIZADO EL ARCHIVO DE DUITAMA? El Archivo de Duitama se encuentra organizado según el organigrama del municipio Por : Alba Maritza rincón corredor
  3. 3. ¿EXISTE PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL? SI EXISTE PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL : Son las estrategias que se dirigen a la planeación direccionamiento y control de los recursos tecnológicos, físicos y financieros y el mas importante el humano para el funcionamiento del Archivo vale la pena que nuestro archivo comienza su programa de gestión documental en el año 2008
  4. 4. ¿QUE PROCESOS ADMINISTRA? Para desarrollar el proceso de Gestión Documental al interior del archivo central del municipio de Duitama tenemos El de producción Recepción Distribución Tramite Organización Consulta Conservación Disposición final
  5. 5. ¿Qué software administra el archivo? En el momento no se tiene ningún software pero la administración en cabeza de la Doctora Constanza Isabel Ramírez Acevedo tiene para el en este año 120.000.000 millones
  6. 6. ¿VENTAJAS PARA LA EMPRESA DESPUÉS DE SU IMPLEMENTACIÓN? La organización de los documentos permite que se logre una rápida identificación del documento solicitado dándole un valor a loas funciones y necesidades de una administración, facilitando la rápida ubicación del documento. Actividades Elaboración de inventarios Organización y entrada de documentos Aplicación de TRD Y TVD
  7. 7. ¿CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD, ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD? Determinar la necesidad de la consulta Determina la competencia de la consulta Condiciones de acceso restringido Disponibilidad de la información por reserva y conservación Reglamento de consulta Disponibilidad del expediente Ubicación del documento herramientas de consulta Atención y servicio al usuario Sistema de registro de control de préstamo.
  8. 8. ARCHIVO DE GESTION DIRECCIÓN DISTRITAL DE IMPUESTOS Por : Diana Carolina Silva Ramírez • ¿Cómo está organizado el archivo? • El archivo de gestión de la DIB, se encuentra ubicado en la Av Calle 17 No. 65 B 95, por el volumen documental se encuentra centralizado en el primer piso de la , esta conformado por una Asesora, un Profesional Especializado, Una Profesional Archivista, tres supervisores y 56 Auxiliares Administrastivos • ¿Existe un PGD? • No hay PGD, pero se esta haciendo el diagnostico para adquirirlo. • ¿Qué procesos administra? • Recursos Tributarios, Servicio Al Contribuyente, Régimen Sancionatorio, Recepción De Información De Entidades Recaudadoras, Evaluación Operativa De Ingreso Y Seguimiento, Recepción De Otros Impuestos Al Consumo, Devoluciones Y/O Compensaciones, Notificación De Actos Administrativos , Asesoría Jurídico Tributaria, Gestión Y Mantenimiento Del Sistema De Información, Reporte De Información De Cuenta Corriente Contribuyentes, Control Y Seguimiento De La Generación E Incorporación De Actos Oficiales Al Sistema De Información, Generación De Formatos Físicos Y Electrónicos, Saneamiento Y Disposición De La Información Tributaria, Inscripción Y Novedades En El Registro De Información Tributaria Rit, Determinación De Impuestos A La Producción Y Al Consumo, Determinación De Impuestos A La Propiedad, Gestión De Cobro, Administración De Tornaguías
  9. 9. ¿Qué software administra el archivo? No se cuenta con un software, se trabaja con programas. ¿Cuál es? Acces y excel ¿Qué funciones maneja? Administrar y custodiar la documentación producida en la dirección. Responder solicitudes de copias de los documentos que reposan en el archivo de gestión. Gestionar el préstamo y suministro de los expedientes de la dirección. ¿Qué características tiene? Que es un archivo centralizado, lo anterior debido al volumen documental y por la infraestructura. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación? La principal es el acceso eficiente y eficaz a la información, para obtener un mejor desempeño en el ejercicio de las funciones. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? Como la mayoría de la documentación es de Reserva Tributaria, solo tienen acceso a ella los funcionarios de la dirección que lleven el proceso y el contribuyente, se hace mediante un control que se tiene diligenciando unos formatos al momento de la consulta de cada expediente.
  10. 10. Unidad de archivo visitada UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Por :Giovanni Hernando Pulido
  11. 11. Organizacióndela Documentación El Fondo documental de la universidad de los Andes está ubicado en un edificio destinado para tal fin, allí se recibe, clasifica, ordena y guarda la información producida por todas las dependencias en razón de sus funciones. La documentación de la universidad está organizada de acuerdo con su tipología en las distintas series documentales dispuestas para tal fin. • Cronológico • Alfabético • Por dependencia y/o unidad productora
  12. 12. Almacenamientodelainformación Carpetas desacidificadas marca Juter Cajas x200
  13. 13. FUNCIONES  Crear, facilitar y administrar los medios formales de comunicación institucional, por medio de la normalización y estandarización de la producción documental en las unidades académicas y administrativas.  Definir la Tabla de Retención documental (TRD), la cual recopila todos los documentos de archivo que componen la memoria académica e institucional de la Universidad.  Consolidar el funcionamiento del Sistema Integral de Archivo de la Universidad de los Andes, bajo el concepto de Archivo total.  Garantizar planes y programas de promoción, divulgación y formación de usuarios continua para los colaboradores de los Sistemas de Archivos en las diferentes dependencias de la Universidad.  Integrar y utilizar técnicas administrativas y gerenciales para la gestión de recursos y proyectos que perfeccionen los productos y servicios informativos a la comunidad universitaria.  Poner los productos y recursos del archivo a disposición de la comunidad universitaria Uniandina, para la investigación y la enseñanza a partir de la construcción, la recuperación, el acceso y la custodia de la memoria institucional.  Racionalizar la administración documental en las unidades académicas y administrativas, y por ende el trabajo archivístico, a partir del establecimiento y aplicación de normatividad en los procesos y procedimientos documentales.  Recuperar y transferir documentos con valor patrimonial al Archivo histórico.
  14. 14. La preservación y custodia de información por medio de los archivos, tiene como objeto conformar la memoria institucional de la Universidad de los Andes, garantizando el acceso y recuperación a ella como apoyo a la investigación histórica y el soporte legal de sus actos en el tiempo. Esto lo logramos a través de la implementación de herramientas, normas y políticas, aprobadas por el Comité de Gestión Documental de la Universidad. Termohigrómetro Fotocopiadora-Escáner Deshumidificador
  15. 15. Lector de microfichas y máquina microfilmadora Lector-impresor de microfichas (Minolta RP 605Z) Extintor de Solkaflam
  16. 16. La adecuada conservación permite garantizar la vida útil de los documentos con el fin de no perder la información, La implementación de los procesos de digitalización y microfilmación de los documentos aportan grandes beneficios como el ahorro de espacio y la conservación de la información por un largo período de tiempo; el archivo de la Universidad de los Andes, sirve de soporte a todas las dependencias de la entidad para la toma de decisiones y como apoyo para la investigación histórica y, a la gestión académica y administrativa.
  17. 17. ARCHIVO VISITADO POR: LUZ MARINA MOLINA QUINTERO • Entidad: Universidad Central • Atendida por: Esperanza Pinto Martínez. • Cargo: Auxiliar de Gestión Documental • Correo: epintom@ucentral.edu.co
  18. 18. ¿CÓMO ESTA ORGANIZADO EL ARCHIVO? El archivo de la Universidad Central Sede Norte, se encuentra ubicado por orden cronológico agrupando de esta manera todos los archivos generados por fechas, año, mes y a medida que van llegando se van conservando los archivos en legajos y estos en cajas enumeradas de una forma progresiva o ascendente para la mayor facilidad al momento de buscar un documento.
  19. 19. ¿EXISTE UN PGD? Es de gran importancia contar para cualquier empresa con un programa de Gestión Documental que facilite la organización y planificación de la documentación producida y recibida en el objetivo de facilitar su utilización y conservación. La Universidad Central cuenta con un Programa de Gestión Documental que permite contar con la facilidad de llevar un proceso de los archivos para proveer la recuperación de información de forma rápida y oportuna.
  20. 20. ¿QUÉ PROCESOS ADMINISTRA? Esta oficina de Gestión Documental se encarga de regular todo el acervo documental generado y recibido en la institución. También asesora la organización y administración de los archivos de gestión de cada una de las dependencias de la Universidad. Por tanto los procesos que administra son: Recepción: Recibe toda la documentación de los estudiantes que son solicitados como requisito para su inscripción al igual que para su graduación.
  21. 21. • Organización: Se encarga de ingresar en el sistema toda la información recibida para luego ser organizada en su respectivo lugar. • Consulta: Todo el material que se encuentra aquí puede ser consultado y manipulado por el personal que lo desee, por tanto deben llevar un control de lo que se presta para cualquier dependencia contando así con la seguridad de resguardar el material. • Conservación: El archivo se encuentra ubicado en un lugar con las mejores condiciones ambientales para que los documentos se conserven en buen estado. • Disposición final de los documentos: Deposita la información en sus respectivos lugares para mantener la sala en orden y adecuada ubicación.
  22. 22. ¿QUÉ SOFTWARE ADMINISTRA EL ARCHIVO? El archivo de la Universidad Central administra el software Docunet Web, que cuenta con herramientas indispensables para mantener el archivo en continuo orden.
  23. 23. Docunet Web: Es un software que permite el control de préstamo de sus documentos físicos como también la disposición de todos los contenidos a todos los funcionarios de la dependencia de manera inmediata almacenando también electrónicamente toda la información y permitiendo mejorar la gestión archivística de esta dependencia.
  24. 24. ¿QUÉ FUNCIONES MANEJA? Alguna de las funciones que maneja la auxiliar son: • Captura: Permite la digitalización directa de los documentos entrantes. • Consultas: Permite realizar las búsquedas necesarias del material, dando la facilidad de buscar por carpetas así como también la información activa e inactiva. • Acceso internet: Se identifica el acceso al sistema de consulta de carpetas y documentos permitiendo generar los mismo mecanismos de búsquedas mediante índices o descriptores. • Radicación de correspondencia: Permite controlar la llegada y envió de documentos tanto externos como internos, para un mejor control de esta.
  25. 25. ¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE? Docunet Web se caracteriza por mantener y ayudar en el control de préstamo de los documentos físicos ya que en esta dependencia se mueven muchos documentos de este tipo para consulta externa, tienen la posibilidad de contar con un programa integral y te calidad garantizando que todos los registros estén almacenados bajo los criterios legales que estén establecidos en la organización en este caso la Universidad.
  26. 26. ¿VENTAJAS PARA LA EMPRESA DESPUÉS DE SU IMPLEMENTACIÓN? Después de la implementación de este sistema la Universidad tuvo las ventajas de tener un mejor control de la documentación existente en el archivo contando con la facilidad de controlar los prestamos y encontrar con facilidad el material que se solicita para consulta. Es importante rescatar que Docunet Web cuenta con herramientas importantes para garantizar un buen manejo del archivo y organización del mismo en donde todos los empleados pueden trabajar de la mano para mantener la oficina de Gestión Documental al día y satisfacer las necesidades de esta y de los usuarios.
  27. 27. ¿CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD, ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD? La Universidad cuenta con la posibilidad de contar con el apoyo de una empresa de seguridad que se encarga de proteger no solo esta oficina si no en general todas las instalaciones controlando así por cámaras los movimientos que se pueden dar en el transcurrir del día, para garantizar la seguridad de todos. Se cuenta con personal altamente calificado por Recursos Humanos y por la Directora del archivo confiando así en el personal y que alteren ninguna información que se encuentra en el archivo, los documentos se consideran información para uso de la Universidad y de cualquier persona que desee alguna información por lo tanto no se considera privada y se puede tener acceso a ella y la conservación de estos se hace manteniendo un buen espacio y ambiente para su cuidado.
  28. 28. REGISTRO FOTOGRÁFICO
  29. 29. La unidad de Archivo que visite es el Archivo de Gestión de Historias Clínicas de la Red de Salud del Oriente E.S.E (Empresa Social del Estado), su sede principal es mas conocida como El Hospital Carlos Holmes Trujillo, ubicado en un sitio neurálgico de la ciudad, El Distrito de Agua-blanca, al Oriente de la ciudad. Por: María Delfa Melo Rincón
  30. 30. ¿Cómo está organizado el archivo? , cada expediente es de un paciente, y en su interior se encuentran todas las atenciones que ha tenido en la Red de Salud del Oriente E.S.E, entre ellas podemos encontrar los siguientes tipos documentales: Consulta Externa, Consulta Urgencias, Consulta Odontología, Consulta con especialistas, Los diferentes programas de Promoción y Prevención (P Y P) control prenatal, crecimiento y desarrollo, planificación, hipertensión, diabetes, etc. Su archivo en las estanterías se realiza por digito terminal del documento de identidad del paciente Archivo de Gestión de Historias Clínicas de la Red de Salud del Oriente, se encuentra ubicado en el Centro de Salud del Diamante, en un edificio construido especialmente para la conservación de documentos, este Acervo documental se encuentra organizado en estanterías de siete niveles, en carpetas individuales.
  31. 31. ¿Existe un PGD? Si, desde que se aprobó las TRD en el año 2012. ¿Qué procesos administra? Todos los procesos tantos administrativos, como de la parte asistencial. Así mismo interviene en: Planeación Documental, Producción Documental, Gestión y Tramite Organización Documental, Transferencia documental, Disposición de documentos Preservación documental a largo plazo, Valoración Documental. ¿Qué software administra el archivo? Programa de Gestión Documental Automatizado Alfanet ¿Cuál es? Alfanet ¿Qué funciones maneja? DOCUMENTOS RECIBIDOS - Documentos Recibidos - Impresión del Sticker - Registro de Radicación - Modificación Datos Documentos Radicados - Digitalización e Imágenes - Alertas por Correo Electrónico
  32. 32. DOCUMENTOS ENVIADOS - Documentos Enviados - Interfaz de Registro - Registro de Documentos - Devolución de Documentos Enviados - Alertas por Correo Electrónico WORKFLOW - Post It Electrónico - Alertas por Correo Electrónico ADMINISTRACIÓN Funciones del Módulo de Administración CONSULTAS - Consultas Documentos Recibidos *Documentos Recibidos *Opciones de Consulta - Consultas Documentos Enviados * Documentos Enviados * Plantilla Documentos Enviados * Reporte - Consulta de Documentos Recibidos y Enviados por comodines - Consulta Gestión de Tareas REPORTES Reportes de Dependencias, Reportes de Seguridad, Reportes de Series, Reportes de Usuarios REPORTES DINAMICOS Limpiar el Reporteador, Crear Reporte Dinámico, Exportar e Imprimir Reportes por Tipos de Formato Reportes Gráficos, Informe de Gestión PRESTAMOS Funciones del Módulo de Prestamos Devoluciones de Préstamos Consulta de Préstamos ¿Qué características tiene? Digitalizacion de documentos. Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandos etc). Gestión sobre el documento: Archivar, Agendar, Modificar , Reasignar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a partir de las TRD) Agilidad al momento de realizar búsquedas de documentos y expedientes (puede hacerse por fechas, usuarios, tipos de documentos, naturaleza, serie documental, dependencia, etc.). Generación de expedientes virtuales. Generación de reportes de gestión. Gestión de Archivos Flujos Documentales (WorkFlow)
  33. 33. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación? Oportunidad en las respuestas a solicitudes de los usuarios internos o externos. Ahorro en tiempo al momento de realizar búsqueda de información en el Software. Economía representativa en papel, tóner, y otros suministros de papelería. Contribuir a preservar el medio ambiente, con la directiva de Cero Papel. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? El Sofware cuenta con varios perfiles de usuarios como: Administrador Consultas Documentos Imágenes
  34. 34. ARCHIVO DE BOGOTA Por: Martha Liliana Cuellar Gómez • COMO ESTA ORGANIZADO • Diagnostico de fondos documentales acumulados. • Normalización de gestión documental. • Implementación de estanterías. • Asistencia técnica en la elaboración de tablas de retención.
  35. 35. Programa gestión documental • la protección de los recursos documentales del Distrito Capital con el propósito de garantizar el acopio, la conservación, organización y servicio de fondos y colecciones con valor patrimonial, difundiendo la memoria contenida en el acervo documental en beneficio de las entidades de la Administración Distrital, investigadores y estudiosos de la ciudad y toda otra persona interesada en conocer la historia de Bogotá.
  36. 36. Procesos de administración Adecuación de espacios para archivo Medición y recomendaciones sobre condiciones ambientales Asistencia técnica en producción, almacenamiento, manipulación y consulta del material de archivo Asesoría en procesos de conservación preventiva y conservación de documentos Acompañamiento en procesos de reproducción de documentos.
  37. 37. Software que administra el archivo • Dispone de la siguiente infraestructura informática (hardware, software y comunicaciones) requerida para la puesta en funcionamiento del “Sistema de Archivo”: – Servidor de base de datos Oracle 8 o superior. – Servidor de aplicaciones J2EE cuyo contenedor Web satisfaga la especificación 2.3 de Servlets y la especificación 1.2 de páginas JSP o superior; p. ej. Tomcat 4.X u Oracle IAS 9i o superior. Debe tener instalada la Máquina Virtual Java 1.4.2 o superior. – Las estaciones de trabajo requeridas: Pentium III, 256 MB RAM y 60 MB de disco. Internet Explorer 5.0 ó superior.
  38. 38. Ventajas para la empresa después de su implementación Con el objeto de administrar de manera estandarizada y automatizada todos los procesos correspondientes a la gestión documental en una entidad. Las funcionalidades, bondades y fortalezas del software fueron evaluadas y conceptuadas positivamente por la Dirección Archivo de Bogotá.
  39. 39. CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD, ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD • Referencia de la historia institucional de las entidades • Identificación de fondos documentales con potencial valor histórico y cultural • Elaboración del diagnostico de FDA, desde la perspectiva de conservación preventiva • Monitorio de condiciones ambientales • Asesoría en el levantamiento de cuadros de clasificación documental a partir de los procesos y procedimientos • Conceptualización sobre depósitos de archivos centrales • Migración de información en diferentes medios. • Asesoría a procesos de digitalización y microfilmación
  40. 40. GRACIAS

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