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KMS: Knowledge Management System o
Sistemas para gestión del Conocimiento.
By respinosamilla
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25 Febrero, 2010 - 09:50
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Nuevas tecnologias desarrolladas para la gestión del conocimiento y su integración en una única plataforma.
Son herramientas no relacionadas directamente con el Business Intelligence, pero nos permiten gestionar toda la
información y el conocimiento que hay en la empresa para poder sacar un mayor partido de ella. Por ejemplo,
toda la documentación interna, manuales, procedimientos que existen en la empresa estara guardada en un
gestor documental que una vez indexado, se puede consultar por los integrantes de la organización de una forma
ágil. Al fin y al cabo, la información es poder y cuanto mas rapida se pueda obtener, mas beneficios genera.
Knowledge Management System (KM System) se refiere a los sistemas informáticos para gestionar el
conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura, almacenamiento y distribución de la
información. Estos sistemas son una parte mas de la estrategia de Gestión del Conocimiento dentro de las
organizaciones.
La idea de un sistema KM es permitir a los empleados tener un acceso completo a la documentación de la
organización, origenes de información y soluciones. El tipico ejemplo es la empresa donde un ingeniero conoce la
composiciones de metales que podria reducir el nivel del ruidos en motores. Compartiendo esta información, se
podria ayudar a diseñar motores mas efectivos o podria ayudar y dar ideas a otros componenes de la
organización a diseñar mejores equipamientos o a mejorar los productos. Otro ejemplo podría ser el
departamento comercial que necesita información sobre los clientes y puede consultar la información recopilada
por otros compañeros al respecto. O el departamento de sistemas que tienes todos sus manuales de
administración y documentación informatizados y es facil buscar soluciones a problemas presentados
anteriormente en dicha información.
Un sistema KM podría incluir lo siguiente:
1. Tecnologia documental que permita la creación, gestion y comparticion de documentos con un formato
determinado (como Lotus Notes, portales Web de gestion documental, Bases de datos distribuidas).
2. Ontologia/taxonomia: similar a la tecnologias de documentacion para crear un sistema de terminologias
que son usadas por sumarizar, organizar o clasificar los documentos ( por ejemplo Autor, Materia,
Organizacion, etc).
3. Proporcionar mapas de red de la organización para mostar el flujo de comunicacion entre las entidades y
los individuos.
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4. Desarrollo de herramientas sociales dentro de la organizacion para sacar un mayor aprovechamiento de la
creacion del sistema KM.
Los sistemas KMS trabajan con información, aunque es una disciplina que se extiende mas alla de los sistemas
informaticos. Las caracteristicas mas importantes de un sistema KMS pueden incluir:
1. Proposito: un KMS tiene que tener el explicito objetivo de la gestion del conocimiento, permitiendo la
colaboracion, el compartir buenas practicas y similares.
2. Contexto: Una perspectiva de los sistemas KMS es ver que el conocimiento es información organizada con
inteligencia, acumulada e integrada en un contexto de creación y aplicacion de dicho conocimiento.
3. Procesos: el sistema KMS es desarrollado para soportar y permitir procesos de conocimiento intensivo,
como tareas o proyectos de creación, construcción, identificación, captura, selección, evaluación, acceso,
recuperación y aplicación, que es el llamado ciclo de vida del conocimiento.
4. Participantes: Los usuarios pueden jugar roles activos de participantes involucrados en las redes del
conocimiento y en las comunidades, aunque esto no tiene porque ser necesariamente el caso. Los
sistemas KMS esta diseñados para que el conocimiento se desarrolle colectivamente y la distribución de
dicho conocimiento sea un proceso continuo de cambio, reconstrucción y aplicación en diferentes contextos,
por diferentes participantes con diferentes backgrounds y experiencias.
5. Instrumentos: el sistema KMS debe soportar instrumentos de gestión del conocimiento, como la captura,
creación y comparticion de aspectos codificables de la experiencia, la creacion de directorios de
conocimiento corporativos, con su correcta clasificacion, taxonomia u ontologia, localizadores de
experiencia, sistemas de gestion de habilidades, herramientas de colaboracion para permitir conectar
personas interesadas en los mismos temas, permitiendo de esta manera la creación de redes de
conocimiento.
Un KMS ofrece servicios integrados para desarrollar instrumentos KM para una red de participantes, que seran
trabajadores activos del conocimiento durante todo el ciclo de vida de este. Los sistemas KMS pueden ser usados
para procesos de cooperacion, colaboracion entre comunidades, organizaciones virtuales, sociedades u otras
redes virtuales, para gestionar contenidos, actividades, interactuar y generar flujos de trabajo, proyectos,
trabajos, departamentos, privilegios, roles, participantes con el proposito de extraer y generar nuevo
conocimiento, darle valor y transferirlo, generando nuevos servicios, usando nuevos formatos e interfaces en
diferentes canales de comunicacion.
El termino KMS puede ser asociado a los programas Open Source y las licencias, iniciativas y politicas Open
Source Software, Open Standards, Open Protocols and Open Knowledge.
Beneficios de los sistems KM
Algunas de las ventajas mas destacables de los sistemas KM son:
1. La información organizacional valiosa se comparte a traves de la estructura de la organización.
2. Podemos evitar reinventar la rueda, reduciendo trabajo redundante reutilizando trabajo ya realizado por
otros en la misma organizacion.
3. Reducción de los tiempos de formación de los nuevos empleados.
4. Retencion de la propiedad Intelectual de los trabajos despues de que el empleado abandone la empresa. Es
como si el conocimiento fuera codificado.
Herramientas KMS
Opensource: Alfresco, Nuxeo, OpenKm.
Propietarias: En la web de la revista KMWorld tenemos una lista de los fabricantes mas importantes.
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