1. GESTION DOCUMENTAL II
TRABAJO INVESTIGACION

2. GESTIÓN DOCUMENTAL II
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MARIA JOSE PALACIOS NIETO
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
CHIA 2015

3. INTRODUCCIÓN
Un sistema de gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en
una organización, para así permitir la recuperación de información desde
ellos, eliminando los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más importantes para cada identidad ,
mediante esta investigación podemos determinar que es un sistema de
gestión documental pero además los requisitos que se necesitan para su
implementación , así como por medio de las visitas que realizamos a las
diferentes identidades que tienen implementado un sistema de gestión
documental podemos canalizar los conceptos y desarrollar de manera
exitosa nuestras actividades

4. OBJETIVOS
 Por medio de la visita a la entidad reconocer como funciona un sistema
de gestión documental .
 Reconocer cuales son las generalidades de un sistema de gestión
Documental
 Identificar cuales son las características de una sistema de gestión
documental

5. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
 El sistema de gestión documental guarda distintas copias o versiones
de los documentos, permitiendo recuperar versiones anteriores en caso
de necesidad o identificar al autor de las modificaciones ya que algunos
documentos evolucionan con el tiempo y los usuarios con la medida del
tiempo le van realizando modificación y revisiones de forma continua.
 Un sistema de gestión documental permite hacer búsquedas de
documentos de forma rápida y sencilla, a la vez que habilita la consulta
de histórico de modificaciones de los usuarios para cada documento.

6. REQUISITOS PARA UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
 Decidir la forma y la estructura en que los documentos se deberían
crear e incorporar al sistema, y las tecnologías que tienen que usarse.
 Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia,
eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que
puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos.
 Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables
y la política de la organización.
 Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de documentos que
testimonien las actividades realizadas.

7. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
 Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI
Se establece que las diferentes identidades deben contar con un sistema de gestión
documental que contenga:
 Mantener la integridad de cada uno de los documentos
 Permitir el acceso y disponibilidad a los documentos de archivo
 Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, dividirlo así en
series y subseries, a largo plazo.
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
 Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a
través de cuadros de clasificación documental.
 Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y asi mismo de
los documentos electrónicos

8. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL

9. VISITA ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
PERSONA QUE ATENDIO LA VISITA :
ROQUE SERRATO BONILLA
PROFESIONAL EN CIENCIAS DE LA INORMACIÓN

10. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
( eSIGNA )
• El archivo general de la nación ha
ido más allá de las labores
archivísticas cotidianas, y por lo
tanto sus labores se orientan hacia
el establecimiento de un programa
de gestión, que genere beneficios
a la comunidad y a la sociedad en
general

11. UTILIZAN LA
HERRAMIENTA
eSIGNA
Trabajan con el sistema de
gestión documental denominado
e- signa con el fin de brindar una
información , clara concisa y
segura al usuario

12. ¿COMO FUNCIONA eSIGNA?
• Permite Gestionar los procesos de
la entidad a partir de unas fechas
de información estructurada , toda
esta información puede ser
publicada en la sede electrónica
para que el propio ciudadano
tramita sus solicitudes
• Brinda la oportunidad de aumentar
la producción en la gestión
administrativa para reducir la
localización de documentos y
proteger el archivo de cualquier
entidad mediante varias copias
seguras.

13. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN
TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
 Mantener toda la documentación de la entidad organizada.
 Poder suministrar información a quien la necesite de forma rápida y
oportuna.
 Facilitar la información para el usuario
 Brindarle a los usuarios internos y externos la información de los documentos
que ellos requieran

14. ¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA
INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL
SISTEMA?
 Brindándole a los usuarios las correctas indicaciones para trabajar en el
sistema y que sea de agrado y resuelva las necesidades de cada uno.
 Contando con personal idóneo, responsable y comprometido con el desarrollo
del sistema.
 Cada funcionario deberá contar con un usuario y una contraseña para poder
acceso al sistema.
 Teniendo sumo cuidado y siguiendo las directrices a la hora de alimentar el
sistema o cuando se esta trabajando en el.

15. CONCLUSIONES
 El diseño y aplicación de un sistema de gestión documental en una entidad,
mejora notablemente el control y la organización de los documentos, y
contribuye al logro y mejoramiento de organización.
 El sistema de gestión documental mejora y agiliza el proceso de intercambio
de información entre las dependencias y las entidades involucradas en el
sistema.

16. GRACIAS ………….
• Aprender sin reflexionar es
Malgastar la energía.
Confucio.