1. 2012 2009 2008 2006 2005 2004 2003 2007 2010 2011 اعداد : مأمون جبر 2010 تحليل الوظائف و تحليل البيئة الداخلية والخارجية

4. كل يوم تتوجه نملة صغيرة إلى عملها بكل جهد ونشاط وتبدأ عملها باكراً قبل الجميع

5. و كانت تنجز عملها بكل سعادة وعطاء

6. أستغرب الأسد ( الم دير العام ) من كفا ء ة النملة والتي كانت تعمل من دون إ شراف

7. وفكر ! بما أن النملة تعمل بهذه الطاقة من دون إ شراف فكيف سيكون عملها في حالة وجود إ شراف ؟ !

8. وقام بتوظيف الاستاذ صرصار حيث كان لديه خبرة في الأشراف وكتابة التقارير

9. فكان أول قرار له وضع نظام للحضور والانصراف

10. ووجد نفسه في حاجة لتوظيف سكرتارية لكتابة التقارير و غيرها

11. وقام أيضاً بتوظيف عنكبوت لإدارة الأرشيف ومراقبة المكالمات الهاتفية

12. ابتهج الأسد بتقارير الصرصار حيث طلب منه تطوير التقارير بوضع رسوم بيانية أكثر و توضيح وتحليل المعطيات بعمق أكثر لعرضها على اجتماع مجلس الإدارة

13. فقام الصرصار بشراء جهاز كمبيوتر وطابعة ليزر ملونة و ...

14. وقام بتوظيف ذبابة مسئولة عن قسم أنظمة المعلومات

15. النملة التي كانت تنجز وتطور أدائها بحرية كرهت كثرة الورق في النظام الجديد و الاجتماعات التي كان ت ت ضيع وقتها

16. وهنا إ ستنتج الأسد وجود مشكلة في الأداء وعلية يجب تغي ي ر آلية العمل في القسم

17. قام بتقديم هذا المنصب إلى جرادة خبيرة في التطوير الإداري حيث كان أول قراراتها شراء أثاث جديد وسجاد لتحسين راحة الموظفين

18. كما قامت الجرادة بشراء كمبيوتر ومساعد شخصي كان يعمل معها سابقاً لمساعدتها في وضع الاستراتيجيات التطويرية و تقنين الميزانية

19. القسم الذي كانت تعمل به النملة أصبح قسم حزين ولا يوجد مكان للضحك والجميع أصبح محبط

20. وهنا جاء الصرصور باقتراح للأسد لدراسة البيئة العامة للعمل

21. وبعد مراجعة تكلفة التشغيل للقسم وجد الأسد بأن التكلفة السابقة أقل بكثير من التكلفة الحالية ومن الضروري تقليص النفقات

22. وهنا قام بتوظيف بومة كمستشار إداري ومدقق داخل ي لإيجاد الحل المناسب لهذه المشكلة

23. قامت البومة وبعد دراسة استدامت ثلاثة شهور برفع تقرير مهم يستنتج بأن القسم متضخم من ناحية عدد الموظفين

24. توقع من قام الأسد بفصله أولاً؟

25. النملة؟

26. الصرصور؟

27. العنكبوت؟

28. الذبابة؟

29. الجرادة؟

30. أم البومة؟

31. طبعاً النملة لقصور أدائها و تراجعه !!

32. جميع الشخصيات في هذه القصة خيالية و أي تشابه في الوظائف أو الحقائق مع مؤسساتنا هي من محض المصادفة ولم تكن مقصودة . ملاحظة :

33. تحليل الوظائف

34. توصيف الوظائف متطلبات الوظائف تصميم الوظائف تعريف تحليل الوظائف أهمية تحليل الوظائف الجوانب التي يركز عليها الخبراء عند جمع المعلومات عن الوظائف ارتباط عملية تحليل الوظائف بنشاطات إدارة الموارد البشرية الأخرى الموضوعات طرق جمع البيانات الخاصة بتحليل الوظيفة خطوات تحليل الوظائف

36. تعرف بأنها العمل النظامي الذي تقوم به الإدارة بانتظام من أجل تحديد :

37. الواجبات الوظيفية الأدوات المستخدمة المؤهلات المطلوبة ظروف العمل سلوكيات العمل معايير الأداء

38. وهذه الواجبات هي أهم جزء في البيانات المطلوبة في تحليل الوظائف، وتحدد الأعمال الفعلية التي يقوم بها الموظف أو العامل، وقد تحدد كيفية الأداء وتوقيته . الواجبات الوظيفية

39. سلوكيات العمل تحدد مجموعة التصرفات التي تتطلبها الوظيفة أو يقوم بها شاغل الوظيفة مثل (( الاتصالات،التقارير، واتخاذ القرارات )).

40. الادوات المستخدمة مثل .. الآلات الحاسبة أو الطابعة والأدوات المساعدة ك آلات النسخ أو الفاكس أو آلات العمل المباشر في خطوط الإنتاج .

41. معايير الاداء يقصد بهذه المعايير المقاييس التي يتم على أساسها تقويم أداء الموظف، وقد تكون المعايير كميه، أو نوعية، أو زمنية ، أو نقدية .

42. ظروف العمل وتشمل معرفة الظروف التى يؤدي فيها العمل ( الحرارة - البرودة - الضوضاء - الغبار - الرطوبة - الدخان - الإضاءة - الغازات ...) وتحديد مجالات الالتقاء والاتصال والاحتكاك مع الآخرين ودرجة التفاعل معهم ومقدار الحوافز المالية وغير المالية التي تقدمها الوظيفة المعنية بالتحليل .

43. المؤهلات

44. يحدد تحليل الوظائف المؤهلات المطلوبة لمن سيشغل الوظيفة مثل :

46. الترقيات وتخطيط المسار الوظيفي التدريب والتطوير الاستقطاب و الاختيار تحديد الأجور و الرواتب تقويم الأداء ت خطيط الاحتياجات البشرية ارتباط عملية تحليل الوظائف بنشاطات إدارة الموارد البشرية الأخرى عمليات تحليل الوظائف وتوصيفها

47. تفيد البيانات المتجمعة حول طبيعة الوظيفة وواجباتها ومسؤولياتها في تقدير الاحتياجات المستقبلية من الوظائف والأفراد كماً ونوعاً، وتحديد المصادر التي يمكن الاعتماد عليها في الحصول على احتياجاتها من الأفراد .

48. عملية التقويم تحتاج إلى معايير للقياس . وما يقدمه تحليل الوظيفة من أعباء و التزامات محدده تعتبر هي المعايير أساس القياس . والأداء بمستوى اقل من هذه المعايير يعنى أن هناك خللا قد يكون ناتجا عن عدم قدرة الموظف ، أو عدم رغبته في العمل، أو خللا في تحديد حجم العمل المطلوب من الأساس .

49. تحدد عملية تحليل الوظائف طبيعة العمل المطلوب في كل وظيفة ومسؤولياته، و الظروف التي تؤدى فيها، وشروط شاغلها، ووفقا ل ذلك يحدد الأجر المخصص لكل وظيفة، ف الوظائف التي تتطلب مؤهلات عالية، أو تزداد بها درجة الخطورة يحدد لها أجرا عاليا والعكس صحيح .

50. تقدم لنا عملية تحليل الوظائف أساسا جيدا لترقية الموظفين ، فكلما اثبت الموظف قدرته وجدارته للعمل كلما كان ذلك مؤشرا على قدرته على تحمل مسؤولي ات وأعباء وظيف ي ة أعلى في التنظيم .

51. تنتهي عملية تحليل الوظائف بعملية أخرى هي : ” توصيف الوظائف“، والتوصيف يحدد مستوى المهارات المطلوبة في الموظف . وإذا كان هناك نقص في هذه المهارات، ف إ ن ذلك يعني حاجة الموظف إلى المزيد من الكفاءة والمهارة وهو ما قد يتم من خلال برامج التدريب، التي يراعى في تصميم موضوعاتها حاجة الموظف

52. تقدم لنا عملية تحليل الوظائف وصفا موسعا للوظيفة ، وخصائص الأفراد الذين يجب أن يشغلوها ويتم البحث عن الأفراد والاختيار في ضوء هذه الخصائص، حيث تتم المقارنة بينها وبين مؤهلات المتقدمين .

53. خطوات عملية تحليل الوظائف

54. اولاً : تحديد الهدف من استخدام التحليل إن تحديد الهدف من استخدام التحليل يحدد لنا نوعية البيانات المطلوب جمعها في هذه العملية وأسلوب جمعها، فهناك عدة طرق لجمع البيانات مثل : الاستقصاء والملاحظات والمقابلات وسجل الموظف اليومي . وكذلك تحديد الأجور– الاختيار ..... الخ .

55. ثانياً : جمع البيانات الاولية يتم في هذه الخطوة جمع البيانات الأولية ومراجعتها قبل البدء الفعلي بعملية التحليل، واهم البيانات المطلوبة : 1. الخريطة التنظيمية الشاملة للمنظمة 2. الخريطة التنظيمية للقطاعات 3. الوصف الوظيفي السابق إن وجد

56. تظهر موقع الوظيفة محل التحليل، ومدى ارتباطها بالوظائف الأخرى وكذلك مسماها، وتحديد خط المسؤولية و الإشراف .

57. أما فائدة خريطة القطاعات التفصيلية فهي توضح مدخلات الوظيفة ومخرجاتها وطبيعة ونوعية الاتصالات القائمة بين شاغل الوظيفة والآخرين .

58. ثالثاً : اختيار نماذج وظيفية تمثيلية يتم اختيار نماذج من كل مجموعه من الوظائف المتشابهة مثلا : ( محاسب - سكرتير - مشغل حاسب - عامل خط تجميع ) ليتم تحليلها بدلا من قضاء مده طويلة في القيام بعمل مكرر لكل الوظائف في كل مجموعة

59. رابعاً : جمع معلومات عن الوظيفة يتم في هذه الخطوة جمع المعلومات عن الوظيفة المراد تحليلها من حيث : واجباتها ومسئولياتها، وظروف العمل الذي تؤدى فيه، سلوكيات العمل وأسلوبه والمهارات اللازمة للعمل .

61. سادساًً : استخلاص الوصف الوظيفي بعد أن تتم عملية تحليل الوظيفة يتم استخلاص نموذجا مصغرا منها يسمى ”الوصف الوظيفي“ أو ( توصيف الوظيفة ) ويشمل هذا الوصف بيانات عن واجبات الوظيفة ومسئولياتها وظروف ع ملها ودرجة الخطورة بها وأيضا معلومات عن المهارات والقدرات اللازمة لشاغل الوظيفة .

62. المقابلات الملاحظات الاستقصاءات الاستبيان سجل الموظف اليومي

64. نموذج لتوصيف وظيفة

66. بناءاً على وصف الوظيفة تتحدد متطلبات الوظيفة أي الشروط التي ت تطلبها الوظيفة في الشخص المرشح للوظيفة، ولا يعني مجرد توافر هذه الشروط ضمان تعيينه بل هناك إجراءات أخرى للتأكد من صلاحية المرشح، وخاصة إذا كان المتقدمون لها يتجاوز العدد المحدد من الوظائف .

68. هي ما يتوفر عند المرشح من علوم ومعلومات شخصية تتطلبها طبيعة الوظيفة . وتحدد متطلبات الوظيفة الحد الأدنى من المعرفة اللازمة، وكذلك عدد سنوات الخبرة، و أحيانا تستبدل سنوات الخبرة بمؤهلات تعليمية .

69. تتناول الخصائص التي تتطلبها طبيعة أعمال مثل : تشغيل الآلات، استعمال الأصابع – السرعة - قوة الملاحظة – استخدام الحاسب الآلي ..)

70. تختلف القدرات المطلوبة حسب طبيعة الوظائف،وأهم القدرات التي يمكن أن تتناولها بطاقات توصيف الوظائف هي : القـدرة على الابتكـار ، القـدرة على الحوار ، القدرة على اتخاذ قرار، القدرة التحليلية ،القدرة الكتابية، القدرة على التكيف، القدرة على إدارة الآخرين والتعاون معهم ... الخ .

71. تتطلب بعض الوظائف مواصفات شخصية يجب أن يتميز بها من يشغل الوظيفة . فمثلاً وظيفة العلاقات العامة تختلف عن وظيفة مهندس معماري ويحدد السمات الشخصية خبير إدارة الموارد البشرية، أو الرئيس المباشر للعمل المطلوب، والسمات الشخصية مثل سعة الصدر و القوة البدنية، الطموح، الإخلاص ، السيطرة على النفس، المظهر ، الذكاء ...

74. تحليل البيئة الداخلية والخارجية

75. أين نحن الآن؟ S.W.O.T أين نريد الوصول؟ كيف نصل إلى ما نريد؟ التخطيط هو ان نحدد :

76. اعداد : مامون جبر

77. تحليل ( SWOT ) :

78. نموذج SWOT S trengths نقاط القوة T hreats التهديدات W eaknesses نقاط الضعف O pportunities الفرص I N T E R N A L داخلي E X T E R N A L خارجي

79. مصفوفة تحليل SWOT Strengths نقاط القوة Weaknesses نقاط الضعف Opportunities الفرص Threats التهديدات حاضر او واقع جيد حاضر او واقع غير جيد مستقبل جيد مستقبل غير جيد

80. SWOT استرتيجيات نقاط الضعف Weaknesses نقاط القوة Strengths ا سترتيجيات W-O : استخدام الفرص لتوجيه نقاط الضعف استرتيجيات S-O : البناء على النجاحات، ممارسات جيدة، نماذج الفرص : Opportunities ا ستراتيجيات W-T : اتخاذ اجراءات وقائية ضد المناطق المعرضة استراتيجيات S-T : استخدم النجاحات لتحجيم التهديدات الت ه دي د ات : Threats