"Z komunikacją w projekcie jest jak z olejem w silniku: - niedobór grozi zatarciem elementów, - ale nadmiar może doprowadzić do wysadzenia uszczelek." Kolejna prezentacja z cyklu Manage or Die Inspirations pogłębia temat zarządzania projektem. Tym razem pogłębiamy temat komunikacji w projekcie. Materiał przygotowany przez Jarosława Lipczyńskiego opracowany jest w formie warsztatowej (zawiera także elementy prostych ćwiczeń). Zwarta forma dotyka kluczowych obszarów komunikacji w projekcie, jej roli, efektywności... Serdecznie zapraszamy.

1. inspirations
PROSTO O TRUDNYCH SPRAWACH…
KOMUNIKACJA W PROJEKCIE
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

2. inspirations
CEL :
4.Zapoznanie z teorią dotyczącą komunikacji w projekcie
5.Poznanie głównych typów komunikacji i ich znaczenia
6.Nabycie umiejętności komunikowania się – zwrócenie
uwagi na techniki i „triki” komunikacji
- plan komunikacji w projekcie
- przygotowanie i prowadzenie efektywnych spotkań
- komunikacja pisana – notatki i poczta elektroniczna
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

3. inspirations
Dlaczego komunikacja jest ważna ?
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

4. inspirations
Dlaczego komunikacja jest ważna ?
Główne problemy w projektach (na podstawie badań IAB Polska):
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

5. inspirations
Co to jest komunikacja ?
Komunikacja to
efektywny przekaz informacji
i
interakcje
pomiędzy komunikującymi się
stronami.
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

6. inspirations
Dlaczego komunikacja jest ważna ?
Z komunikacją
w projekcie jest
jak z olejem w silniku:
- niedobór grozi
zatarciem elementów,
- ale nadmiar może
doprowadzić do
wysadzenia uszczelek.
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

7. inspirations
Co to znaczy „problem w komunikacji” ?
- Ktoś nie otrzymał informacji;
- Informacja jest niejednoznaczna. Strony źle się
zrozumiały (parafrazowanie -powtórz jak mnie
zrozumiałeś);
- Informacja przyszła w nieodpowiednim czasie (np. zbyt
późno);
- Jakość i zakres informacji są niewystarczające;
- Zbyt dużo informacji (nadmiar);
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

8. inspirations
Co to znaczy „problem w komunikacji” ?
- Spodziewana była inna forma komunikacji;
- Brak adresata (osoby odpowiedzialnej);
- Świadome lub nieświadome zatrzymywanie informacji
(np: w wyniku konfliktu pomiędzy stronami);
- Brak zdefiniowanego planu komunikacji w projekcie.
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

9. inspirations
Ćwiczenie 1
Zgłasza się ochotnik z każdej grupy.
Ochotnicy wychodzą poza salę.
Wchodzi pierwszy i słyszy pewien przekaz (np.
opowiadanie, artykuł). Usłyszane słowa
przekazuje kolejnemu, ten kolejnemu, aż ostatni
ochotnik usłyszy i opowie historię.
Ćwiczenie pokazuje, jak szybko tracone są szczegóły przy
przekazywaniu informacji.
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

10. inspirations
Po co się komunikujemy ?
1. Przekazanie informacji
2. Wymiana wiedzy
3. Podsumowania etapów
4. Rozwiązywanie problemów / rozładowywanie
konfliktów
5. Podejmowanie decyzji
6. Motywacja / inspiracja
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

11. inspirations
Jak się komunikujemy ?
1. Spotkania w grupie
2. Prezentacje
3. Rozmowy bezpośrednie i telefoniczne
4. Poczta standardowa + elektroniczna
5. Publikacje wewnętrzne (intranet, newsletter, biuletyn)
+ zewnętrzne (media internet, prasa)
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

12. inspirations
Plan komunikacji w projekcie ?
Działanie w
Cel Forma Termin /
projekcie / Nadawca Odbiorca
komunikacji komunikacji częstotliwość
etap projektu
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

13. inspirations
Ćwiczenie 2
Każda grupa dostaje jeden szeroki projekt
(wdrożenie systemu IT, reorganizacja działu
produkcyjnego, budowa hali, wejście w nowy
segment rynku).
Zadaniem grupy jest opracowanie Planu
komunikacji w projekcie. Plan powinien
uwzględniać wszystkie etapy projektu.
Ćwiczenie trenuje wykorzystanie Planu (wzór – slajd 12).
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

14. inspirations
Ćwiczenie 2
1. Spotkania w grupie 1. Przekazanie informacji
2. Prezentacje 2. Wymiana wiedzy
3. Rozmowy bezpośrednie i 3. Podsumowania etapów
telefoniczne
4. Rozwiązywanie problemów /
4. Poczta standardowa + rozładowywanie konfliktów
elektroniczna
5. Podejmowanie decyzji
5. Publikacje wewnętrzne
(intranet, newsletter, biuletyn) + 6. Motywacja / inspiracja
zewnętrzne (media internet,
prasa)
Punkty do wykorzystania w ćwiczeniu.
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

15. inspirations
Spotkania
1. Po co organizujemy spotkanie?
2. Kogo zaprosimy?
3. Gdzie obędzie się spotkanie? (przygotowanie sali)
4. Czy są nam potrzebne materiały dodatkowe?
5. W jakiej formie poprowadzimy spotkanie?
6. Co zrobić, żeby spotkanie było efektywne?
7. Kto zrobi notatkę? Jak będzie wyglądała?
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

16. inspirations
Spotkania
Układ i plan pomieszczenia
Ułatwiony kontakt wzrokowy
Podkowa Sprzyja współdziałaniu
Ułatwia prezentacje z interakcją
Duża liczna miejsc
Dogodna prezentacja
Amfiteatr
Utrudnione współdziałanie
Wymaga zastosowania formalnych reguł
Sprzyja demokratycznej formie działania
Okrągły stół
Utrudniona prezentacja
Formalne spotkania
Prostokątny stół
Utrudnia /czasami/ otwartą komunikację
Wspomaga kreatywność
Chaotyczne ustawienie
Ułatwia pracę grupową
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

17. inspirations
Spotkania
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

18. inspirations
Korespondencja mailowa
1. TYTUŁ to potęga
2. DO, DW, UDW
3. Skróty
4. Krótko i na temat
5. Oczekiwania
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

19. inspirations
Ćwiczenie 3
Każda grupa dostaje aktualną wiadomość, tzw. „newsa”.
Zadaniem grupy jest takie przeformułowanie wiadomości,
aby przestawić jej bohatera w bardzo korzystnym lub
bardzo niekorzystnym świetle.
„Polityk X musiał dziś zapłacić mandat, gdyż zaparkował
swój samochód na miejscu dla inwalidy. X dostał już
wcześniej punkty za podobne wykroczenie.”
Ćwiczenie trenuje umiejętność doboru sposobu przekazu do skutku,
jaki chcemy osiągnąć.
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

20. inspirations
Podsumowanie
Dobrze prowadzona komunikacja poprawia komfort
zarządzania projektem.
Odpowiedzialny za poprawność komunikacji zawsze jest
PM. To on jest głównym ogniwem komunikacji w projekcie
(wewnątrz i na zewnątrz).
Bez względu na formę i treść przekazu komunikacja musi
być spójna oraz podporządkowana z góry ustalonym
zasadom.
Podstawą skutecznej komunikacji jest potwierdzenie,
że odbiorca zrozumiał komunikat.
Skutkiem dobrej komunikacji jest zawsze reakcja /działanie.
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

21. inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów,
pod warunkiem zacytowania źródła.
Zdjęcia i ilustracje: www.istockphoto.com, www.microsoft.com
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team Prezentację opracował Jarosław Lipczyński