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ARCHIVOS

MANUEL SOTO CARDENAS
Archivo: definición

Un archivo es
un espacio
físico donde
un conjunto
de
documentos
se ordena
siguiendo un
criterio lógico
que permita
su gestión de
una forma
eficaz.
No obstante, "archivo" es una palabra polisémica
que se refiere a:


   -El fondo documental, como conjunto de
    documentos producidos o recibidos por
    una persona física o jurídica en el
    ejercicio de sus actividades.
   -El lugar donde se custodia dicho fondo.
   -La institución o servicio responsable de la
    custodia y tratamiento archivístico del
    fondo.
Archivar significa
guardar de forma
ordenada
documentos
útiles, haciéndolo
de un modo
lógico y eficaz
que permita su
posterior
localización de la
forma más rápida
posible cuando
sea necesario.
¿Por qué es importante
archivar?

-Porqué te ayuda a
encontrar los
documentos sin
ninguna dificultad
- porque nos
ahorramos tiempo a
la hora de buscar
una información
deseada
- porque mantienes
los documentos
ordenados
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
   Existen documentos que la ley exige
    conservar durante unos plazos
    establecidos, este es el caso de:
    facturas, escrituras, libros contables, etc.
    Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no
    obliga a su conservación sí que pueden
    conservarse por otro tipo de motivos:
    prácticos, históricos, etc.
   Otros documentos no se destruyen nunca, por
    ejemplo, la escritura de constitución de la
    empresa.

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  • 2. Archivo: definición Un archivo es un espacio físico donde un conjunto de documentos se ordena siguiendo un criterio lógico que permita su gestión de una forma eficaz.
  • 3. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:  -El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.  -El lugar donde se custodia dicho fondo.  -La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
  • 4. Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
  • 5. ¿Por qué es importante archivar? -Porqué te ayuda a encontrar los documentos sin ninguna dificultad - porque nos ahorramos tiempo a la hora de buscar una información deseada - porque mantienes los documentos ordenados
  • 6. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS  Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.  Otros documentos no se destruyen nunca, por ejemplo, la escritura de constitución de la empresa.
  • 7. Dado el elevado MAQUINA DESTRUCTORA DE DOCUMENTOS número de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que su almacenamiento implicaría un coste adicional para la empresa. Por eso es necesario destruirlos de forma correcta.
  • 8. La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas:
  • 9. - Atendiendo a la ubicación de los archivos:  Archivo centralizado. Toda la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto.  Archivo descentralizado. La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por ubicación.
  • 10. - Atendiendo a la frecuencia de consulta: Archivo activo. Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo. Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo. Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva.
  • 11. - Atendiendo que aquello que se desea almacenar: Archivo horizontal. Archivo vertical.  Los documentos se Los documentos se ubicarán de forma dispondrán de forma horizontal, uno vertical, uno detrás sobre otro, por del otro, por ejemplo, las ejemplo, los cajones carpetas de carpetas colgantes clasificadoras.
  • 12. Archivo lateral.  Los documentos se ubicarán de forma lateral, lo que permitirá ver los cantos o lomos de las carpetas donde se suele indicar el texto descriptivo de aquello que contienen.
  • 13. - En función de la privacidad: Archivos personales. Espacio físico reservado a una única persona y que, por tanto, deberá disponer de un cierre de seguridad para preservar el contenido de su interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc. Archivos departamentales. Lugar donde se almacena documentación departamental, por lo tanto, únicamente tendrán acceso las personas pertenecientes al departamento o el responsable máximo del mismo. Archivos generales. Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para localizar cualquier documento.
  • 14. Características que deberá reunir un archivo  Debemos elegir el o los métodos correctamente para que la clasificación sea sencilla y fácil de utilizar.  El archivo a menudo no sólo es de uso personal (secretaria) sino que hay elementos en el archivo cuya consulta podrá realizarla otra persona autorizada, por ese motivo, debemos establecer unas prácticas de control y sencillez en el manejo de la información.  Si el archivo es muy grande y/o confidencial, se deberán disponer de espacios físicos adecuados (cámaras, cámaras ignífugas, cámaras blindadas, etc.). En muchos casos se precisará el mantenimiento por personal especializado.  Deberá existir unas normas internas de consulta.  Debemos contar con máquina destructora de papel para la eliminación de documentación, tal y como hemos expuesto con anterioridad.
  • 15. Recursos disponibles para archivar - Carpetas. - Guías.  Son separadores de clasificación, éstos están formados por una cartulina de cierto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una misma carpeta
  • 16. Indicadores o separadores - Pinzas  Son elementos que se suelen colocar Se utilizan para entre la sujetar un documentación conjunto de ubicada en una documentos. carpeta o archivo con el fin de separar Existen de las mismas distintos tipos: de percha, individual
  • 17. Archivadores Fundas.  Son carpetas que nos van a permitir Las fundas permiten archivar toda la mantener los folios en documentación. En buen estado, no su interior suelen obstante, se deberá llevar un sistema de tener cuidado cuando anclaje para los los documentos estén documentos que recién impresos, a portan menudo, la tinta suele adherirse al plástico de
  • 18. Cajas archivadoras - Armarios  Utilizadas para  Existen armarios albergar cuyo único objetivo documentos, archiv es la de albergar o documentos, por definitivo, fichas, etc ello, suelen disponer . Existen varios de cajones que tamaños y tipos en facilitan la función de aquello incorporación de los que se pretende documentos. guardar.
  • 19. Almacenamiento - Microfilm digital  Sistema utilizado en  Existen escáneres archivos grandes. potentes que Permite microfilmar permiten digitalizar un documento y cualquier documento almacenarlo para que posteriormente de posteriormente pueda guardarse en una forma reducida dispositivos de (una película de almacenamiento microfilm). digital, tales como: discos duros
  • 20. DOCUMENTO Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
  • 21. Características del soporte material Textuales: No textuales  son los documentos son los documentos que que contienen aunque pueden contener información escrita información escrita, sin sobre el soporte que embargo lo más es papel. importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse
  • 22. Elementos de un documento  Soporte: parte material o física (papel, cinta o disco)  Técnica: es el medio que fija y trasmite el contenido( escritura, códigos signos, dibujos en tre otras.  Estructura: son los componentes del documento: por ejemplo en una carta la estructura corresponde: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma  Contenido o asunto: es el mensaje que trasmite el documento
  • 23. CLASES DE DOCUMENTOS Los documentos se clasifican según su actividad  Personales: cartas,discuros, ensayos, diarios  Comerciales: parte administrativa: hojas de vida,informes,informes,leyes  Partecontable:facturas,recibos,balances  Judiciales: juicios, demandas  Religiosos: escritos papales,actas,partias de bautismos…  Militares: minuta, autos.
  • 24. Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
  • 25. VENTAJAS DESVENTAJAS  Ahorro de Gastos  Si bien es cierto de  Disponibilidad de los las desventajas más datos y documentos comunes que tiene  Control de gestión la aplicación de una  Mejora en la los nueva tecnología es procesos el factor económico  Seguridad de los documentos
  • 26. ADMISTRACION DOCUMENTAL Conjunto de operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, direcció n, organización, cont rol, evaluación, cons ervación y servicios de todos los archivos de gestión de la Institución
  • 27. Organización Documental Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y Asignar los documentos de cada entidad. En lugares correspondientes que previamente se han seleccionado para ese documento para mantener un orden y una clasificación. Que nos permita contar con un archivo claro y preciso a la hora de buscar en él un documento.
  • 28. La Organización Documental se compone de dos elementos básicos en Archivística: La CLASIFICACIÓN de La ORDENACIÓN de documentos documentos  La clasificación es la  La ordenación es la asignación de números técnica mediante la o letras que se da a los cual se identifican y documentos, así como agrupan documentos su colocación en el espacio físico semejantes con correspondiente. características Los métodos de comunes, de acuerdo ordenación a utilizar pueden ser el con un plan alfabético, cronológico establecido o numérico. previamente.
  • 29. Muchas gracias por la atención prestada… Manuel soto cárdenas