Zeitmanagement, Pareto-, Smart-, Alpen- und Eisenhower Model

1. How to think of Zeitmanagement Marcel Schwarzenberger Coaching von Führungskräften

2. Veränderungsagenda Selbst Coaching Grundlagen des Zeitmanagements Zeitfresser Zeitpuffer Prioritäten SMART Pareto Prinzip ALPEN Methode Eisenhower Modell Vorstellung & Alltagstauglichkeit Krititk GettingThigsDoneby David Allen Lebenslernen

5. Zeitmanagement 5

6. Zeitmanagement Zeitpuffer Alibi Termine Wochenplanung Tagesplanung Nicht, wie passt noch irgendetwas besser in den Terminplan! Wie nutze ich mein Ressourcen optimal 60/20/20 Zieldefinition Pareto Prinzip Zeitmanagement 6

7. Auf dem Weg zu einem gelungenen Zeitmanagement Planen Sie entsprechend Ihrer Leis­tungskurve Lassen Sie sich nicht stören. Unterbrechungen sind Gift für Sie Sorgen Sie für einsame Stunden Planen Sie real – und halten Sie sich daran Verschaffen Sie sich mit Teilaufgaben einen Überblick Schluß mit der Aufschieberitis! Zeitmanagement 7

8. Titel 8 keine Zeit !! „Ich hab doch

9. Prioritäten Grundsätzlich sollte man nicht den ganzen Tag verplanen, sondern die zur Verfügung stehende Zeit ganz grob wie folgt einteilen: 60% für geplante Aktivitäten 20% für spontane Aktivitäten 20% Puffer für Unvorhergesehenes Wichtig ist auch, dass man den Aufgaben Prioritäten zuweist (z.B. von A – C) und den Tag mit der wichtigsten und dringendsten Aufgabe der Kategorie A beginnt. Selbst wenn dann alles anders kommt hat man zumindest das Bedeutsamste erledigt! Zeitmanagement 9

10. Smart Regel Um Ziele zu defnieren hat sich die SMART Regel bewährt. Diese Regel besagt, dass ein Ziel: S - Spezifisch (das Ziel muss spezifisch/konkret und positiv formuliert sein)M - Messbar (das Ziel muss überprüfbar sein)A - Attraktiv (das Ziel muss beeinflussbar sein)R - Realistisch (das Ziel muss hoch gesteckt aber dennoch erreichbar sein)T - Terminiert (das Ziel muss einen Endzeitpunkt/Erreichungszeitpunkt besitzen)Das SMART Prinzip kommt aus den USA und steht original für Specific, Measuraeable, Achievable, Relevant und Time phased. Zeitmanagement 10

11. Pareto Prinzip Das Pareto Prinzip wird häufig als 80/20 Prinzip bezeichnet. Grob beschrieben besagt das Prinzip, dass 80% des Erfolges mit 20% Aufwand zu erreichen sind. Für die restlichen 20% benötigt man 80% Aufwand. Wenn das Pareto Prinzip auch auf Ihrer Arbeit einsetzbar ist, dann produzieren Sie mit 20% Ihrer Zeit, 80% des Ergebnisses bzw. Sie brauchen 80% Ihrer Zeit, um nur 20% "mehr" Ergebnis zu erreichen. Die Frage, die Sie sich stellen sollten ist, ob diese 80% "Kraftanstrengung" wirklich notwendig sind. Zeitmanagement 11

12. Pareto Prinzip Zeitmanagement 12 Erfolg Aktivität

13. ALPEN Methode A - Aufgaben zusammenstellen (Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen)L - Länge einschätzen (schätzen Sie die Zeit für jede nötige Aufgabe ein)P - Pufferzeiten einplanen (max. 60% Ihrer Zeit werden verplant, der Rest bleibt für Unvorhergesehenes reserviert)E - Entscheidungen treffen (Entscheidungen bzgl. Weglassen, Prioritäten, Delegation etc.)N - Nachkontrolle (Verhältnis zwischen geplanten und erledigten Aufgaben kontrollieren. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen) Zeitmanagement 13

14. Zeitmanagement 14

15. Eisenhower Modell Zeitmanagement 15 Hoch Dringlichkeit Niedrig Niedrig Hoch Wichtigkeit

16. Würdigung & Kritik Einfach zu adaptieren Umfassend Durch ein gutes Zeitmanagement sollen gerade dringende Aufgaben verhindert werden Die Priorisierung/Einteilung der Aufgaben wird demzufolge vorwiegend nach dem Kriterium „Wichtigkeit“ vorgenommen Wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind Allerdings handelt es sich hier um eine Methode eines militärischen Oberbefehlshabers, und im Krieg können Aktivitäten des Gegners sehr wohl unvorhersehbare und „äußerst dringende und wichtige“ Folgen haben Zeitmanagement 16

17. Zeitmanagement 17

18. Getting Things Done Die Dinge geregelt kriegen Kalifornischen Management-Berater vor allem eine Frage guter Selbstorganisation. Sein Erfolgsrezept: den Kopf konsequent entlasten, indem man ein funktionierendes "äußeres" Ordnungssystem aufbaut. Dies setzt voraus, dass Sie 1. alles, was zu tun ist, lückenlos erfassen, 2. es kategorisieren (Müll? Handlungsbedarf? Jetzt gleich erledigen? Später? Delegieren?),3. mittels Planungshilfen wie Timer, Listen, Wiedervorlage ständig auf dem Laufenden bleiben,4. entscheiden, was zu tun ist, und 5. schließlich die Dinge ganz konkret angehen und nicht etwa auf die lange Bank schieben. Zeitmanagement 18

19. Getting Things Done Arbeitsflussdiagramm Zeitmanagement 19

20. Was lerne ich daraus fürs leben? Tief durchatmen Planung ist das halbe Leben Work-Life Balance Richtig organisieren Strukturiert arbeiten Prioritäten setzen Zeitmanagement 20

21. Buchempfehlungen Zeitmanagement 21

22. Marcel Schwarzenberger Bei Fragen: facebookme Vielen Dank ! 22