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Proceso de almacenamiento dist. y transporte

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Proceso de Almacenamiento (BPA)
y
Distribución
Prof . Nilda María Arteaga Revilla
El Almacenamiento y Distribución es un proceso clave
para que los medicamentos y dispositivos médicos,
conserven su calidad y eficacia terapéutica y para
garantizar la disponibilidad de los mismos.
Concepto:
O
B
J
E
T
I
V
O
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General Específicos
Conocer y aplicar criterios técnicos y
administrativos para lograr un
adecuado Almacenamiento y
Distribución de Medicamentos y
Dispositivos Médicos.
Objetivo
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Conocer y velar por el cumplimiento de la Buenas Prácticas de
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calidad de los medicamentos y dispositivos médicos.
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de Medicamentos y dispositivos médicos.
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Almacén
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  • 1. Proceso de Almacenamiento (BPA) y Distribución Prof . Nilda María Arteaga Revilla
  • 2. El Almacenamiento y Distribución es un proceso clave para que los medicamentos y dispositivos médicos, conserven su calidad y eficacia terapéutica y para garantizar la disponibilidad de los mismos. Concepto:
  • 4. Conocer y aplicar criterios técnicos y administrativos para lograr un adecuado Almacenamiento y Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos. Objetivo General:
  • 5. Objetivo Específico 1: Conocer y velar por el cumplimiento de la Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) para contribuir con el mantenimiento de la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos. Objetivo Específico 2: Aplicar criterios técnicos y administrativos para lograr un adecuado Almacenamiento de Medicamentos y dispositivos médicos. Objetivo Específico 3: Conocer y aplicar los criterios técnicos y administrativos para definir el sistema de distribución de medicamentos y dispositivos médicos Objetivo Específico 4: Reconocer la importancia de la coordinación y comunicación entre los actores involucrados en el proceso de Almacenamiento y Distribución de Medicamentos y dispositivos médicos.
  • 6. Almacenamiento Distribución Almacén Almacenamiento Flujo Buenas Prácticas de Almacenamiento Areas Básicas del Almacén Distribución Flujo Red de Distribución Sistema de Distribución Factores clave para Sistema de Distribución Importancia de los medios de transporte
  • 7. ¿QUÉ ES EL ALMACÉN? El almacén es un espacio físico destinado para la conservación, manejo, seguridad y control de los medicamentos y dispositivos médicos.
  • 8. ¿QUÉ ES EL ALMACENAMIENTO? El Almacenamiento es un proceso técnico y administrativo que consiste en ubicar en el almacén o farmacia los medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo con las Buenas Prácticas de Almacenamiento(BPA), que garantice el mantenimiento de la calidad y el resguardo de la seguridad, hasta su distribución o utilización.
  • 9. 1. Etapa de recepción. 2. Etapa de almacenamiento. 3. Etapa de control de stock. 4. Etapa de embalaje y entrega. El proceso de Almacenamiento consta de cuatro etapas:
  • 10. 1. Etapa de recepción Objetivos Pasos Consideraciones técnicas
  • 11. 1. Etapa de recepción: Ingreso físico • Verificar las características físicas y los documentos de los medicamentos e insumos que ingresan al Almacén Especializado. • Oficializar el ingreso de los medicamentos e insumos recibidos. • Iniciar las responsabilidades y los derechos sobre los bienes que ingresan a la institución. Los objetivos principales de esta etapa son:
  • 12. ¿CUÁLES SON LOS PASOS EN LA ETAPA DE RECEPCIÓN? Son cinco pasos: 1. Recibir documentos de adquisición o envíos. 2. Recibir los bienes. 3. Inspeccionar y verificar. 4. Suscribir documentos. 5. Registrar los datos de los ingresos.
  • 13. • El almacén debe tener conocimiento anticipado de los medicamentos e insumos que se van a recepcionar. • El Área de Adquisiciones remite copia de orden de compra al almacén, con la debida anticipación. • El personal responsable de recibir los documentos es el Jefe del Almacén Especializado quien deberá coordinar con el responsable técnico. 1. Recibir documentos de adquisición o envíos:
  • 14. 2. Recibir los bienes: • Recibir documentos del proveedor: Guías de remisión, protocolos de análisis, facturas, que acompañan a los medicamentos e insumos que serán internados. • Descargar los medicamentos e insumos y trasladarlos al área de recepción. • Verificar el número de paquetes recibidos y dar conformidad al transportista. • El responsable de esta actividad es el Jefe del Almacén Especializado o un personal administrativo.
  • 15. • Cotejar documentación. • Verificar aspectos administrativos: Nombre, unidades, precios, etc. • Verificar aspectos técnicos: Control organoléptico, protocolos de análisis, Registro Sanitario, fecha de vencimiento, lote, etc. • Registrar en un formato los resultados de la evaluación técnica realizada. • El responsable de esta actividad es el personal técnico o administrativo, según corresponda. 3. Inspeccionar y verificar:
  • 16. • Nombre genérico del medicamento e insumo solicitado versus el producto atendido. • Cantidad solicitada versus cantidad atendida. • Precios unitarios y totales acordados. • Fechas y formas de entrega. • Presentación de certificado de calidad o protocolo de análisis. Verificación de aspectos administrativos. Los principales son:
  • 17. • Nombre genérico del producto solicitado versus el despachado. • Forma farmacéutica igual a la requerida. • Concentración. • Fecha de vencimiento. • Registro Sanitario. • Número de lote. Verificación de especificaciones técnicas. Las principales son:
  • 18. • Características físicas y organolépticas del medicamento e insumo. • Condiciones de almacenamiento. • Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje y forma farmacéutica. • Certificado de calidad o protocolo de análisis de cada lote recibido. • Resultado de control de calidad solicitado. ... Verificación de especificaciones técnicas:
  • 19. 4. Suscribir documentos: • Elaborar y dar conformidad al acta de recepción en la que consta la verificación cuali-cuantitativa. • Enviar al Área de Adquisiciones para el trámite de pago y para que proceda a emitir las guías de internamiento o notas de entrada, según corresponda. • El responsable de esta actividad es el personal técnico o administrativo, según corresponda. 5. Registrar los datos de los ingresos: •Registrar los ingresos en los kárdex valorados y en el sistema informático. •El responsable de esta actividad es el personal administrativo.
  • 20. • En toda recepción debe verificarse la correcta identidad, cantidad y calidad de los medicamentos e insumos. Asimismo, debe realizarse una inspección de las características externas del medicamento e insumo recibidos (Rótulos, estado del envase, contenido, características organolépticas, entre otros). • La recepción física de medicamentos e insumos debe ser confrontada con la guía de remisión y factura. En caso de conformidad, proceder a firmar la guía de remisión y elaborar el acta de recepción y conformidad. Estos documentos también deben ser suscritos por el Jefe del Almacén General. Consideraciones técnicas:
  • 21. • La elaboración de esta acta es importante porque allí firman las partes – proveedor e institución – si hay conformidad entre lo adquirido o solicitado y lo entregado. • Los medicamentos e insumos que no cumplan con las especificaciones técnicas o administrativas deben ser almacenados en el Área de Cuarentena hasta su regularización por parte del proveedor. ... Consideraciones técnicas:
  • 22. 2. Etapa de almacenamiento Objetivos Pasos Consideraciones técnicas Los principales objetivos son: •Conservar los medicamentos e insumos en las condiciones adecuadas. Aplicar las Buenas Prácticas de Almacenamiento. •Disponer de existencias para atender con oportunidad las necesidades de medicamentos e insumos.
  • 23. 1.- Acondicionar el lugar de custodia. 2.- Clasificar los bienes. 3.- Trasladar y ubicar. 4.- Registrar. 5.- Conservar los medicamentos e insumos. ¿CUÁLES SON LOS PASOS RECOMENDADOS EN LA ETAPA DE ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN?
  • 24. 1.- Acondicionar el lugar de custodia: • Definir áreas de almacenamiento y acondicionarlas. • Definir los métodos de ordenamiento de medicamentos en el almacén. 2.- Clasificar los bienes: • Separarlos en función del método de ordenamiento definido. • Identificar lugar de almacenamiento correspondiente.
  • 25. 3.- Trasladar y ubicar: • Trasladar los medicamentos a los lugares previamente identificados. • Asegurar que los medios de transporte garanticen la integridad de los medicamentos e insumos. • Ubicar los medicamentos e insumos en parihuelas, estanterías, refrigeradoras, etc. 4.- Registrar: • Registrar los datos de ingreso de los medicamentos en la Tarjeta de Control Visible.
  • 26. 5.- Conservar los medicamentos e insumos: • Aplicar las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) para garantizar la calidad de los medicamentos e insumos almacenados. • Se recomienda contratar pólizas de seguro para la cobertura de riesgo en los almacenes, por ejemplo, contra incendios.
  • 27. • Por forma farmacéutica (Tabletas, ampollas, jarabes, etc.), teniendo en cuenta que los frascos y las ampollas se ubiquen en zonas bajas. • Por orden alfabético, de acuerdo con la primera letra o letras del nombre genérico. • Por acción farmacoterapéutica. Del sistema de ordenamiento: Los medicamentos e insumos deberán ordenarse en los estantes o vitrinas con los siguientes criterios, evitando ponerlos en contacto con la pared y el piso:
  • 28. • Los medicamentos con fecha de vencimiento más corta deben ir en primera fila, de manera que se utilicen antes de su vencimiento (PEPE “Primero en Expirar, Primero en Entregar”). • Debe mantenerse un archivo de toda la documentación. • Mantener la temperatura ambiental entre 15º – 25ºC. Del sistema de ordenamiento:
  • 29. 3. Etapa de control de stock Objetivos Pasos Los principales objetivos son: •Constatar las condiciones de los medicamentos en custodia temporal. •Adoptar medidas correctivas que cada caso requiera. •Reportar información sobre la situación del inventario a los respectivos niveles gerenciales.
  • 30. 1.-Cotejar registros con cantidades (Proceso de control administrativo, llamado también Inventario Físico): • Verificar cantidades registradas versus existencia física en almacén. • Determinar períodos de ejecución de inventario. • Establecer un procedimiento ante diferencias de inventario, identificando causales.
  • 31. 2.- Detectar situaciones de riesgo: • Detectar situaciones que representan un potencial riesgo para la integridad física del trabajador, del almacén y de los medicamentos e insumos. • Revisar puertas, ventanas, cerraduras, instalaciones eléctricas, vigencia de extintores, equipos y materiales de transporte interno, etc. • Remitir informe a jefatura inmediata.
  • 32. 3.- Informar resultados y medidas: • Emisión de informes gerenciales que permita a las áreas directivas tener elementos de juicio para la toma de decisiones.
  • 33. 4. Etapa de embalaje y entrega Objetivos Pasos Los principales objetivos son: •Cerrar el ciclo de almacenamiento. •Atender las necesidades de medicamentos e insumos de los usuarios a través de la distribución
  • 34. ¿CUÁLES SON LOS PASOS RECOMENDADOS EN LA ETAPA DE EMBALAJE Y ENTREGA? 1. Revisar el pedido o requerimiento del establecimiento. 2. Seleccionar (Ubicar) los medicamentos. 3. Retirar de las existencias los medicamentos e insumos incluidos en el pedido. 4. Clasificar los medicamentos. 5. Comprobar dos veces el pedido. 6. Disponer los medicamentos e insumos. 7. Asegurar que el embalaje o empaque técnico se ciña a las especifica- ciones técnicas. 8. Considerar que algunos medicamentos e insumos requieren un envasado y un manejo especial.
  • 35. 1.-Revisar el pedido o requerimiento del establecimiento 2.- Seleccionar (Ubicar) los medicamentos 3.-Retirar de las existencias los medicamentos e insumos incluidos en el pedido: Siguiendo estrictamente la técnica PEPE: “Primero en Expirar, Primero en Entregar”. 4.-Clasificar los medicamentos Según el pedido o Requerimiento
  • 36. • Para evitar posibles errores, el pedido deberá ser revisado dos veces antes de empaquetar, sellar y etiquetar los medicamentos e insumos para la distribución. Esto estará a cargo del personal responsable de la entrega. 5.- Comprobar dos veces el pedido: 6.- Disponer los medicamentos e insumos: • Disponer los medicamentos e insumos en cajas o bolsas debidamente marcados, para proceder al empaque técnico.
  • 37. • Para lograr la calidad en la entrega de los medicamentos e insumos y su correcto uso, se debe asegurar el embalaje o empaque, siguiendo las instrucciones técnicas. 7.-Asegurar que el embalaje o empaque técnico se ciña a las instrucciones técnicas: 8.-Considerar que algunos medicamentos e insumos requieren un envasado y manejo especial: Como, por ejemplo, las vacunas.
  • 38. SÍ El sitio para el almacén de medicamentos Seleccionado reúne los requisitos establecidos El área es apropiada Según las Características de Almacenamiento y Distribución establecido SÍ Ubicar y señalizar las diferentes áreas de Almacenamiento y equipamiento. Se dispone de los Equipos y mobiliarios Para el buen funcionamiento del Almacén. SÍ Ubicar los medicamentos en los estantes, por cualquiera de los métodos. Realiza inventario Registra movimiento en el kárdex de existencias. Tomar decisiones de técnico administrativo para gestión de stock SÍ SÍ SÍ Realizar nueva selección del local para almacén Calcular el tamaño Implementar con el equipamiento y mobiliario necesario Implementar un sistema de control de inventarios, según método que defina NO NO NO NO Flujograma del Proceso de Almacenamiento de Medicamentos e Insumos
  • 39. ¿CÓMO ASEGURAMOS QUE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS CONSERVEN LA CALIDAD DURANTE ESTE PROCESO? Se puede asegurar que los medicamentos e insumos llegarán en mejores condiciones al usuario si hay buena infraestructura, personal capacitado en el manejo de criterios técnicos de almacenamiento, procedimientos administrativos establecidos y aplicación de las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA).
  • 41. Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) constituyen un conjunto de normas mínimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los establecimientos que se dedican a la importación, distribución, dispensación y expendio de productos farmacéuticos y afines, respecto de las instalaciones, equipamiento y procedimientos operativos destinados a garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los medicamentos e insumos (Según R.M. 585-99-SA/DM). RM N° 132-2015/MINSA ¿QUÉ SON LAS BPA? ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CUMPLIR CON LAS BPA? El cumplimiento de estas normas permite garantizar la calidad de los medicamentos e insumos en almacenamiento, a fin de coadyuvar a la recuperación y el mantenimiento de la salud de los usuarios.
  • 43. • Recepción • Embalaje y Despacho • Administrativa • Almacenamiento Áreas del Almacén:
  • 44. • Recepción: Su objetivo es verificar que los medicamentos e insumos que se reciban en el Almacén Especializado cumplan los requisitos estipulados en los documentos de compra o transferencias (PECOSA o guías de remisión), en cuanto a identidad, cantidad, calidad y condiciones de entrega establecidas. •Embalaje y Despacho: Su objetivo es organizar los medicamentos e insumos que salen del Almacén Especializado para los establecimientos o servicios de farmacia, en los empaques más convenientes y seguros. A esta área también se la llama Área de Distribución.
  • 45. • Administrativa: Su objetivo es promover la existencia de mecanismos de control y registros que permitan mejorar el funcionamiento del Almacén Especializado. •Almacenamiento: Su objetivo es garantizar la preservación de la calidad y el almacenamiento ordenado y eficiente de los medicamentos e insumos bajo custodia, basándose en el Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento. Cuenta con las áreas internas de Devolución, Rechazo - Vencimiento y de Cuarentena.
  • 47. La Distribución es un proceso que comprende el movimiento y traslado de medicamentos e insumos, desde el Almacén Especializado hacia el Subalmacén o Establecimientos de Salud, a fin de garantizar un stock que permita satisfacer las necesidades de la población que busca atención de salud. ¿EN QUÉ CONSISTE LA DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS? ¿Cuáles son los factores que influyen en la distribución de medicamentos e insumos? Un Sistema de Distribución depende de la calidad de información, del análisis que se realice en función de ella y de la implementación y funcionamiento de una adecuada Red de Distribución, acorde con las características de cada región.
  • 48. La Red de Distribución está formada por un conjunto de Establecimientos de Salud, organizados con cierto orden jerárquico (De almacenes, subalmacenes, centros y puestos de salud) u ordenados por rutas, para ello se debe contar con un Sistema de Distribución. Red de Distribución: CUÁL ES EL OBJETIVO DEL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN? El principal objetivo del Sistema de Distribución es mantener un suministro permanente de medicamentos e insumos en los establecimientos que los requieran, garantizando al mismo tiempo que los recursos se utilicen de una manera efectiva.
  • 49. ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN? A. Diseño del Sistema de Distribución. B. Sistema de Información. C. Almacenamiento. D. Entrega.
  • 51. Para el diseño de un Sistema de Distribución se debe tener en cuenta: • Cobertura geográfica o de población. • Nivel de centralización: Dependiendo del nivel de centralización, un Sistema de Distribución puede ser centralizado (DISA / DIRESA) o descentralizado (Red / Microrred). • Modalidad de Requisición versus Modalidad de Asignación: Se debe tomar una decisión respecto a quiénes realizarán los pedidos de medicamentos e insumos.
  • 52. Distribución de medicamentos e insumos en el que el almacén determina la cantidad y el tipo de medicamentos a entregar a los Establecimientos de Salud. Condiciones que favorecen una Modalidad de Asignación:  Personal del nivel operativo es competente en el control de inventario.  La demanda supera la oferta de los medicamentos e insumos disponibles, por lo que es necesario darle prioridad a las atenciones de Requerimiento.  Se maneja un número limitado de medicamentos e insumos.  Útil en las situaciones de desastre, y cuando la línea de distribución no funciona a todos los niveles del sistema. Distribución de medicamentos e insumos en el que cada Establecimiento de Salud determina el tipo y la cantidad de medicamentos a solicitar al almacén. Condiciones que favorecen una Modalidad de Requisición:  Personal del nivel operativo es competente en la evaluación de las necesidades y la gestión de inventario.  En el Almacén Especializado se dispone de cantidades de medicamentos suficientes para cubrir todas las necesidades de los Establecimientos de Salud.  Se maneja una gama de medicamentos e insumos.  Existe supervisión y control permanente por parte del Almacén Especializado. Modalidad de AsignaciónModalidad de Requisición
  • 53. Flujograma del proceso de Distribución INICIO REQUERIMIENTO ASIGNACIÓN (Cuadro de distribución) REQUERIMIENTO REQUISICIÓN (ICI) EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTO (Responsable SISMED) EMISIÓN DE GUÍA ETAPA DE EMBALAJE Y DESPACHO ENTREGARECOJO VERIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN (Usuario) ENVÍO A TRAVÉS DE TRANSPORTISTA ENTREGA, VERIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN (Usuario) FIN FIN
  • 54. Es importante contar con una información viable y fiable sobre la gestión, a fin de coordinar la Red de Distribución, como: • Control de inventarios. • Registro e impresos. • Informes sobre consumo. • Flujo de información. Sistema de Información:
  • 55. • Es importante contar con la infraestructura adecuada para mantener la calidad de los medicamentos e insumos • Selección de los almacenes: El lugar más adecuado para un almacén depende de factores geográficos, demográficos y de comunicaciones. • Sistema de manejo de medicamentos e insumos. • Cumplimiento de pedidos. Almacenamiento: