Capitulo 5 Recopilación de Información

1. RECOPILACIÓN DE
INFORMACIÓN
Métodos Discretos

2. Métodos Discretos
Tres
métodos:
Muestreo
Investigación
Observación del comportamiento del
tomador de decisiones

3. MUESTREO
Es el proceso consistente en
seleccionar
sistemáticamente elementos
representativos de una
población
Cuando dichos elementos se
examinan con cuidado, se da
por hecho que el análisis
revelará información útil de
la población en general.
Decidir a qué informes,
formularios, documentos de
resultados, memos y sitios
Web poner atención
Decidir a quién entrevistar,
aplicar cuestionarios y
observar.

4. La necesidad del muestreo
Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendría que
seleccionar una muestra representativa de datos para examinarla, o
personas representativas para entrevistarlas, aplicarles un cuestionario
u observarlas.
• Reducir
costos • Acelerar la
recopilación
de datos
• Mejorar la
efectividad • Reducir la
parcialidad

5. Diseño del muestreo
Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para
diseñar una buena muestra:
Determinar qué datos
van a ser recopilados o
descritos.
Determinar de qué
población se van a
tomar muestras.
Escoger el tipo de
muestra
Decidir el tamaño de la
muestra

7. Tipos de Muestra

8. La decisión sobre el tamaño de la
muestra para la entrevista
Entrevistar a por lo menos tres personas de cada nivel de la
organización.
Por lo menos a una de cada área funcional de la
organización que estarán involucradas
directamente con un sistema nuevo o actualizado.

10. INVESTIGACIÓN
Investigar es descubrir y analizar
información.
Examinar los diferentes tipos de datos
“duros” que ofrecen información no
disponible a través de ningún otro
método de recopilación de datos.
Los datos reales revelan en dónde
está la organización y hacia dónde
creen sus miembros que se dirige.
Para conjuntar un panorama preciso,
el analista necesita examinar datos
reales tanto cuantitativos como
cualitativos

11. Análisis de documentos
cuantitativos
Informes usados
para la toma de
decisiones
Informes de
rendimiento
Registros Formularios
Todos estos documentos tienen un propósito y un público específico a los cuales van dirigidos.

12. Análisis de documentos
cuantitativos
Informes para la toma de decisiones
Informes sobre el
estado del inventario
Informes de ventas
Informes de
producción
Informes sintetizados para
proveer información de apoyo,
detectar excepciones u obtener
vistas generales estratégicas de
los planes de la organización.

13. Análisis de documentos
cuantitativos
Informes de
rendimiento
Registros
Formularios de
captura de datos

14. Análisis de documentos
cuantitativos
Informes de rendimiento
•Comparación entre el rendimiento actual y el esperado.
Es probable que el analista quiera observar si hay una medición del
rendimiento disponible y adecuada para las áreas clave de la
organización.

15. Análisis de documentos
cuantitativos
Registros
• Proveen actualizaciones periódicas de lo que ocurre en la empresa.
• Formas de inspeccionar un registro:
Revisar errores en montos totales.
Buscar oportunidades para mejorar el diseño de los formularios de
registro
Observar el número y tipo de transacciones
Estar al tanto de los casos en los que la computadora pueda
simplificar el trabajo.

16. Análisis de documentos
cuantitativos
Formularios de captura de datos
• Recopilar y clasificar una copia en blanco de cada formulario (oficial y no
oficial).
• Comparar los formularios en blanco con las instrucciones de llenado y
distribución.
• Verificar si las personas que deben recibir los formularios los están
recibiendo.
• Determinar si se siguen los procedimientos estándar para usar, almacenar
y desechar formularios.
• Crear un catálogo de formularios para entender el flujo de información.

17. Análisis de documentos
cuantitativos
Formularios de captura de datos
• Recolectar ejemplos de todos los formularios en uso (oficiales y
clandestinos).
• Observar el tipo de formulario (impreso, escrito a mano,
generado por computadora, en línea, llenar en web, comprados).
• Documentar el patrón de distribución deseado.
• Comparar el patrón de distribución deseado con quienes
realmente recibieron el formulario.

18. Análisis de documentos
cuantitativos
Formularios de captura de datos
• ¿Se llenó el formulario en su totalidad? Si no fue así, ¿qué elementos se omitieron?,
¿hubo consistencia en los elementos omitidos? ¿Por qué?
• ¿Hay formularios que nunca se usaron? ¿Por qué? (Revise el diseño y la precisión de
cada formulario en cuanto a su supuesta función).
• ¿Se enviaron todas las copias de los formularios a las personas apropiadas o se
archivaron en forma apropiada? De no ser así, ¿por qué no? Las personas que deben
acceder a los formularios en línea, ¿pueden hacerlo?
• Si hay un formulario en papel que se ofrece como alternativa a un formulario basado
en Web, compare las tasas de compleción de ambos.
• ¿Se utilizan formularios “no oficiales” con regularidad? (Su uso podría indicar un
problema en los procedimientos estándar o batallas políticas en la organización).

19. Los documentos cualitativos incluyen:
Mensajes de correo electrónico
Memorandos
Carteles en los tableros de anuncios y en las áreas de
trabajo
Páginas Web
Manuales de procedimientos
Manuales de políticas

20. Análisis de documentos
cualitativos
Memos
Quién envía los memos y quién
los recibe
Mensajes de correo electrónico a
grupos de trabajo e individuos
Idea de los valores, posturas y
creencias de los miembros de la
organización
Tableros de
anuncios
Refuerzos sutiles de valores para
quienes los leen
Dan una idea de la cultura oficial
de la organización
Sitios Web
Corporativos
Examinar el contenido de las
metáforas, el humor, el uso de
las características de diseño
Tres perspectivas distintas:
técnica, estética y gerencial

21. Análisis de documentos
cualitativos
Manuales
Presentan lo “ideal”.
Raras veces se mantienen
actualizados los manuales
impresos
Manuales de
políticas
Enfocarse en los que traten
sobre las políticas relacionadas
con los servicios de cómputo, su
uso, acceso, seguridad y cuotas.
El examen de las políticas
permite al analista de sistemas
comprender los valores,
actitudes y creencias que guían
a la corporación.

23. OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DEL
ENCARGADO DE TOMADOR DECISIONES
La observación del tomador
de decisiones y su entorno
físico son métodos no
intrusivos importantes para el
analista de sistemas.
Lo que realmente se hace, no
sólo de lo que se documenta
o explica
Ver personalmente las
relaciones que existen entre
el tomador de decisiones y los
demás miembros de la
organización.

24. Observación de las actividades de toma
de decisiones de un gerente común
El analista de sistemas se vale de entrevistas y cuestionarios
interactivos para entender adecuadamente la manera en que los
gerentes describen su trabajo.
La observación permite al analista ver personalmente
la manera en que un gerente recopila, procesa,
comparte y usa la información para realizar su
trabajo.

25. OBSERVACIÓN DEL ENTORNO
FÍSICO
La observación de las actividades de los tomadores de decisiones
es sólo una forma de evaluar sus requerimientos de información
La observación del entorno físico en el cual se desempeñan
los tomadores de decisiones también pone de manifiesto
muchos de sus requerimientos de información
Examinar de manera sistemática sus oficinas e interacciones
con la tecnología

26. Observación estructurada del
entorno (STROBE)
El método para la Observación Estructurada del
Entorno (STRuctured OBservation of the
Environment) se conoce como STROBE.
La aplicación exitosa del STROBE requiere que el
analista observe explícitamente siete elementos
concretos que por lo general se encuentran en
las oficinas.

27. Observación estructurada del
entorno (STROBE)
Ubicación de la oficina
• Las oficinas accesibles
tienden a aumentar la
frecuencia de la interacción
y los mensajes informales,
mientras que las oficinas
inaccesibles tienden a
disminuir la frecuencia de
la interacción y a aumentar
los mensajes orientados a
las tareas
Colocación del escritorio
• Manera en que el tomador
de decisiones ejerce su
autoridad
• Los ejecutivos que confinan
a un visitante a un espacio
reducido y con la espalda a
la pared mientras ellos
tienen exceso de espacio,
adoptan la posición de
autoridad más fuerte
posible
Equipo fijo de oficina
• Archiveros, libreros y otro
equipo grande para
almacenar artículos se
incluyen en la categoría de
equipo fijo de oficina
• Si no hay tal equipo, es
probable que el tomador
de decisiones almacene
muy pocos artículos de
información por sí mismo.

28. Observación estructurada del
entorno (STROBE)
Accesorios
• El término accesorios se refiere
a todo el equipo pequeño
usado para procesar
información, incluso teléfonos
inteligentes, calculadoras, PCs,
etc.
Fuentes externas de información
• La observación del tipo de
publicaciones almacenadas en
la oficina puede revelar si el
tomador de decisiones recurre
a información externa.
(publicaciones especializadas,
noticias sobre otras empresas
de la industria) o se basa más
en la información interna
(informes de la compañía,
correspondencia de la oficina,
manuales de políticas).
Iluminación y color de la oficina
• La iluminación y el color juegan
un papel importante en la
manera en que un tomador de
decisiones recopila
información.
• Un ejecutivo en una oficina
iluminada cálidamente
recopilará más información de
manera informal.

29. Observación estructurada del
entorno (STROBE)
Vestimenta de los tomadores de decisiones
•Idea de la credibilidad de los gerentes de la
organización al observar la vestimenta que
usan en el trabajo.

30. Observación estructurada del
entorno (STROBE)