management de projet : gestion du changement dans le contexte de la mise en oeuvre d'une PMO

1. Conduite du changement
Conduite du changement
dans le contexte de la mise en place d’un PMO
Mars 2013
Mars 2013
Marouane Harmach & Wail Aaminou

2. Définitions
Agenda
 Importance de la conduite du changement / PMO
 Mécanismes pour la conduite du changements avec retours
d expériences
d’expériences
 Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du
changement
 Synthèse

3. Définitions
De quel changement parlons nous ?
 Gestion du changement dans le contexte de la réalisation d’un
d un
programme / projet
 Gestion du changement induit par la mise en place d’une PMO

4. Définitions
Contexte : Mise en place d’un PMO
 Actuel
– Gestion de projet décentralisée
– Plusieurs standards
– Difficulté des disposer d’une vision globale sur l’ensemble des projets
 Cible :
– Instaurer une culture projet
p j
– Mise en place d’une gestion de programmes / projets centralisés
– Standardisation des processus et des outils
– Mise en place d’un PMO

5. Niveaux de maturité de la conduite de projets
5
Processus optimisés
• Evolution en continue des processus et adaptions
constante aux orientations stratégiques
• Maîtrise des outils et des processus permettant de générer
des rapports prévisionnels
Evaluation du niveau de maturité selon 3 4
Processus maîtrisés
dimensions • Gestion de projets mesurée
• Environnement de l’entreprise (alignement • KPI définis et contrôlés
des projets avec les orientations
stratégiques, degré de gestion des projets,
gq , g g p j ,
culture gestion de projets…)
• Outils et techniques utilisés en gestion de 3 Processus normalisés
projets (normes utilisées, charte en gestion • Gestion de projets normalisée et documentée
de projets, outils…) • Processus utilisé de manière constante
• Facteurs humains (formation, habilité de
gestion, connaissances techniques…)
2
Processus définis
• Processus de gestion de projets définis mais non utilisés constamment
• Risques constants de dépassement budgétaire ou de retard d’exécution
1
Gestion de projets initiée
• Méthode non documentée
• Exécution, budget et planning non contrôlés

6. Définitions
Le changement : Définitions
 Qu’est ce que le changement ?
Le changement en tant
que résultat Sans PMO PMO
Le changement en tant
que processus

7. Définitions
Le changement : Définitions
 Pourquoi changer ?
– Pour s’adapter à un environnement externe
cause exogène
– Pour progresser, évoluer... cause endogène
 Changer, c’est prendre des risques
 Prendre des risques, ça fait peur… personne n’aime changer
n aime

8. Diagnostic du changement
Classification changement
les quatre principaux types de changement
 Les quatre principaux types de changement
imposé volontaire
progressif Changement prescrit Changement construit progressif
brutal Changement de crise Changement adaptatif brutal
imposé volontaire

9. Risques du changement
 Nature des risques encourus par une dimension humaine sous-estimée
Risques « au quotidien » Risques pour l’entreprise
Démotivation Dégradation de l’image de
l image
l ’entreprise en interne, voire en
Rumeurs externe
Rétention d ’information Départ des plus performants
Application stricte des consignes
Retards dans l’aboutissement des
Perte de productivité projets
…le personnel se sent incompris, Diminution de la compétitivité
voire méprisé

10. Les phases du changement
Les phases du changement
 Le mécanisme du changement sur un plan psychologique : un passage
par différentes phases qui seront plus ou moins longues
g
 Les différentes phases du changement :
– le « refus de comprendre »
– la résistance : un signal positif
– la décompensation : deuil d’une situation antérieure
p
– la résignation : acceptation intellectuelle, adhésion
– l ’intégration : modification des comportements
+
temps
p
-

11. Les phases du changement
Les phases durésistances
zoom sur les changement
 Les causes de la résistance au changement :
Multiples et différentes selon les acteurs et le contexte
– Causes individuelles
–C
Causes collectives
ll ti
– Causes structurelles ou culturelles

12. Définitions
Agenda
 Importance de la conduite du changement / PMO
 Mécanismes pour la conduite du changements avec retours
d’expériences
d’ éi
 Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du
changement
 Synthèse
y

13. Le 1er levier de la conduite du changement
 Montrer l’engagement de la hiérarchie dans la réussite du changement
vers le mode PMO

14. Organiser le changement
Le 2ème levier dedonner du sens du changement
la conduite
 Légitimer et donner du sens à la mise en place du PMO
Ce n’est parce que le bénéfice du
changement nous paraît évident qu’il
l’est aussi pour les personnes qui
vont vivre le changement

15. Organiser le changement
Le 3ème levier de la conduite du changement
rassurer et expliquer
 Rassurer et expliquer par :
– Une communication efficace sur le dispositif PMO
– Une communication ciblée sur les résultats obtenus
tout ce que l’on veut dire
ce que l’on dit effectivement
ce que ses interlocuteurs entendent
90% de
ce qu ’ils écoutent avec attention
déperdition
dé diti ce qu ’ils comprennent
ce qu ’ils retiennent
ce qu ’ils peuvent restituer
ce qu ’ils peuvent utiliser

16. Organiser le changement
Le 4ème levier de la les compétences changement
renforcer conduite du
 Renforcer les compétences...
 … par des programmes de formation adaptés sur la gestion des
programmes /projets et le PMO en particulier
 … sans forcément s’y prendre « au dernier moment »
 La formation peut aussi être une occasion de témoigner, donner du concret
et de la visibilité

17. Organiser le changement
Le 5ème levier de lafaire agir
conduite du changement
 Identifier les acteurs moteurs et les impliquer dans la construction du
changement
 Conditions du mode participatif
– existence d ’une marge de « négociable » dans le projet
– Le mode participatif, c’est savoir dépenser du temps pour en gagner après
– Projet construit
– impliquer le plus tôt possible
– viser le consensus, en prévoyant dès le départ les modalités d’arbitrage

18. Organiser le changement
Le 5ème levier de lafaire agir
conduite du changement
 Typologie des acteurs par rapport à un changement
Attitude face au projet
POUR
suiveurs alliés
Énergie développée envers le projet
PASSIFS Risque : faire douter ACTIFS
Risque : faire peur
résistants
attentistes
opposants
CONTRE

19. Organiser le changement
Le 6ème levierse montrer reconnaissant changement
de la conduite du
 Accorder de l’estime et démontrer sa reconnaissance
– En fin de projet de changement : fêter les succès, un « rite de passage »
nécessaire pour marquer la transition
– Récompenser les efforts
– Féliciter
+
temps
-

20. Organiser le changement
Le 6ème levierse montrer reconnaissant changement
de la conduite du
les faits
apports
pour l ’entreprise
félicitations
personnelles
récompense
éventuelle
comment reproduire ce succès /
le rendre exemplaire

21. Définitions
Agenda
 Importance de la conduite du changement / PMO
 Mécanismes pour la conduite du changements avec retours
d’expériences
d’ éi
 Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du
changement
 Synthèse
y

22. Configurations organisationnelles
Définitions
et gestion du changement
Rôle
1
• Fournit les outils et la méthode de gestion de projet
• Vérifie la doc mentation d projet
documentation du
PMO Méthodologue • Suit les indicateurs globaux de gestion de projet
Efforts
E
2 • Fournit les outils et la méthode de gestion de projet
• Suit les indicateurs détaillés de gestion de projet
PMO Monitor • Assiste la Direction de programmes dans la planification
• Accompagner et coache les bénéficiaires du projet
• Assure une coordination entre les différents intervenants
• Organise des comités réguliers de suivi
• Remonte les points décision/ arbitrage, les risques
3
• Assure les fonctions «PMO Méthodologue et Monitor »
• Réalise les projets stratégiques/ transverses
PMO Opérationnel
p • Prend des décisions sur les choix métiers et organisationnels
• Gère les difficultés du projet et alloue les ressources

23. Organiser le changement
Configurations compétences
renforcer les organisationnelles
et gestion du changement
 Plus la PMO aura du pouvoir, plus la résistance sera plus forte,
 Parmi les raisons de résistance :
 Les chefs de projets perçoivent le PMO comme une menace, un
concurrent, un « empêcheur de tourner en rond »,
 L’apport de la PMO n’est pas toujours clair ou pas suffisamment expliqué
aux différents acteurs,
acteurs
 Le peu d’effort déployé à la formation et à la sensibilisation en parallèle à la
mise en place de la PMO,
 La création de la PMO est souvent décidée dans un contexte
« traumatisé » : échec d’un projet important, défaillance dans la gestion du
portefeuille de projets
projets,
 Jeunesse de la fonction PMO et manque de visibilité / légitimité

24. Définitions
Agenda
 Importance de la conduite du changement / PMO
 Mécanismes pour la conduite du changements avec retours
d’expériences
d’ éi
 Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du
changement
 Synthèse
y

25. Définitions
Synthèse
Les PMO sont des structures jeunes Le personnel est minimal
33%
33% 23%
31%
16%
12%
20% 8% 8%
16%
1 ou 2à3 4à7 8 à 12 13 à 18
moins plu
1 an ou 1 à 2 ans 3 à 5 ans plus que s de
moins 5ans 18
L’autorité décisionnelle
31%
24%
17% 18%
11%
Aucune Faible Moyenne Importante Très
important
e

26. Organiser le changement
Synthèse
renforcer les compétences
 Quelques recettes pratiques :
 Le référentiel méthodologique doit être construit avec les acteurs du projet
 Éviter le « copy-paste » et les solutions toutes faites
 Impliquer l chefs d projets dans le projet d standardisation
I li les h f de j t d l j t de t d di ti
 Insister sur la valeur ajoutée apportée aux autres fonctions par la PMO :
 PMO # audit des projets,
 PMO = fonction de support et d’aide pour le delivery des
projets/programmes
j t /
 Démarrage progressif et illustration par des projets-vitrines pour créer un
effet d’entrainement
d entrainement

27. Définitions
Merci pour votre attention
Wail Aaminou Marouane Harmarch
Directeur Associé, Spectrum Directeur Associé, Consultor
Wail@spectrumfs.com mharmach@consultor.ma
www.spectrumfs.com
www spectrumfs com www.consultor.ma
cons ltor ma