Lug2009 Email Management

Daad kracht in v o o ruitg ang

E-mail Management in Domino
environments
Punten om niet te vergeten m.b.t. mail management

Sander Zwart Martijn de Jong
szwart@ilionx.com mdejong@ilionx.com

© 2009 ilionx bv November 6, 2009

Even voorstellen... Sander Zwart

■ Wie ben ik?
■ Sinds 1996 actief IBM Lotus Consultant
■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino
System Administrator
■ 2005: Consultant voor ilionx
■ Migratie trajecten voor o.a ABN-Amro, Fortis, PwC, Vopak
■ Diverse Domino 8.5 migraties
■ Infrastructuur advies met behulp van Quick Scan

■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl
■ Twitter: twitter.com/sanderzwart


Even voorstellen... Martijn de Jong

■ Wie ben ik?
■ Ir. Elektrotechniek, afgestudeerd aan de TU Delft
■ Psychologie & Ergonomie aan de universiteit van
Stellenbosch, Zuid-Afrika
■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino 8 Application Developer
& System Administrator en een Certified Lotus Instructor
■ 2000: Lotus Notes trainer voor IBM
■ 2002: Begonnen met Domino applicatie ontwikkeling, maar gestart met een Domino
System Administration job
■ 2004: Lotus Notes Consultant voor ilionx
■ 2006: Applicatie ontwikkelaar voor het ABN AMRO Bank Messaging & Groupware
Architecture Team
■ 2009: Spreker op Lotusphere met als onderwerp “10 Things to Consider when
Developing & Deploying Applications in Large Scale Environments

■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl
■ Twitter: twitter.com/martdj


Agenda

Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:

1 Uniformiteit

2 Optimalisatie

3 Mailtemplate management

4 Archivering


Uniformiteit

Uniformiteit van je omgeving bereik je via:

■ Standaarden

■ Policies

■ Procedures


Waarom Standaarden

■ Minder calls naar de helpdesk

■ Betere stabiliteit van je omgeving

■ Zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen


Welke Standaarden

■ ACL
■ Staan alle standaard groepen in de ACL en met de juiste rechten?
■ Hebben -Default- en Anonymous* niet teveel rechten?
■ Is de gebruiker editor of manager op zijn/haar mailfile?
* Als Anonymous niet bestaat in de ACL, heeft Anonymous de rechten van -Default- t/m Reader niveau

■ Mailfile Quota

■ Database Properties

■ Replication Settings

■ Calendar Profile


Policies

■ Mail policies
■ Om ervoor te zorgen dat gebruikers zo min mogelijk instellingen zelf
hoeven te doen
■ Om uniformiteit af te dwingen
■ Om het gebruikersgemak te vergroten

■ Desktop policies
■ Ook in de dekstop policies staan mail gerelateerde settings

■ Registratie policies
■ Voor consistente registratie van gebruikers


Waarom Procedures

■ Compliancy

■ Operationele behoefte

■ Risicobeheersing

■ Voortschrijdende ontwikkeling


Uniformiteit binnen ABN AMRO

■ Mailfile Information Store

Demo


Uniformiteit binnen ABN AMRO (2)


Uniformiteit binnen ABN AMRO (3)

Tooling: Mailfile Tooling detecteert de afwijkingen en corrigeert


Optimalisatie

Beperk de grootte van je mailfiles
■ Quota
■ LZ1 attachment compression
■ Design note compression
■ Document Data Compression
■ DAOS
■ Archivering

■ Beperken van Simple Search


DAOS

■ Mail routing zonder DAOS

3mb 3x 3mb


DAOS

■ Mail routing met DAOS

3mb 3mb


●
DAOS Estimator tool

■ Besparingen op individuele databases
■ Totale besparing op Domino omgeving


Mailtemplate Management

Hou je mail templates gesynchroniseerd met je Notes clients
■ Vanaf Notes/Domino 6.5 via een Desktop Policy:

■ Daarvoor via custom oplossingen...


Mailtemplate Management in ABN AMRO

■ Mailfile Upgrade Tool

■ Doet veelal hetzelfde als wat via de Desktop policy mogelijk is

■ Maar werkt ook op oudere client versies (pre-6)

■ Gebruiker kiest of zijn/haar mailfile een nieuw template moet krijgen

■ Administrator kan overrulen


●
Archivering

■ Domino gebaseerd archiveren
■ Mogelijk op basis van policies
■ Gebruiker zoekt door meerdere mailbestanden

■ Op basis van IBM Content Collector
■ Data opslag in Filenet of Commonstore
■ Complex

■ Third party domino archivering
■ Archief opslag in Domino
■ Zoeken door archief vanuit mailfile


Archivering bij ABN AMRO

Domino based archiving

■ Archiving policy bepaalt hoe snel wordt gearchiveerd

■ Domino Web applicatie geeft advies over de beste
archiveringsperiode voor jou en de mogelijkheid om die periode
in te stellen


Conclusie

■ Het loont om je mail omgeving te optimaliseren

■ Als je het nog niet gedaan hebt, begin dan met
het definiëren van standaarden. Leid
daar je procedures en policies uit af

■ Compressie en DAOS schelen niet alleen
diskruimte, ze verbeteren ook je server
performance

■ Idem voor archivering

■ Bij grotere aantallen gebruikers kan het lonen
om je mail management te automatiseren


Vragen?

Meer info:
Sander Zwart / Martijn de Jong
Tel. 030 – 686 69 20
Mail szwart@ilionx.com / mdejong@ilionx.com
Site http://ics.ilionx.com / http://www.socialsoftwareblog.nl


Lug2009 Email Management

Recommended

Recommended

More Related Content

Featured

Featured (20)

Lug2009 Email Management