Instructivo: Guía y consulta de implementación de Tablas de Retención Documental. MARIA DEL MAR RODRIGUEZ ARMENDARIZ NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ NINFA JOHANA DURAN ORTIZ

1. INSTRUCTIVO
Aplicación de Tablas de Retención Documental y
Organización de Archivos de Gestión en la Alcaldía de
Valledupar
Guía y consulta de implementación

2. APLICACIÓNDELASTABLASDERETENCIÓNDOCUMENTALENLAALCALDÍADE
VALLEDUPAR
GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN
MARÍADELMARRODRÍGUEZARMENDARIZ
NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ
NINFA JOHANA DURAN ORTIZ
UNIVERSIDADDEL QUINDÍO
PROGRAMADECIENCIADELAINFORMACIÓNY LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍAY ARCHIVÍSTICA
TABLASDE RETENCIÓN DOCUMENTAL–G1
2014

3. Pág.
INTRODUCCÍON
1.Objetivos
2. Alcance
3. Normatividad
4. ¿Qué es un programa de gestión documental?
4.1 Etapas de la gestión del documento
4.2 Ciclo vital de los documentos
5. Tablas de Retención Documental
5.1 Aplicación de las TRD
5.2 Formato de Tabla de Retención Documental
5.2.1 Diligenciamiento de la TRD
CONTENIDO

4. 6. Separadores de Series y Subseries
7. Orden de series y subseries
8. Formato de portada
9. Identificación gabinete y archivadores
10. Documentos de apoyo
11. Transferencias documentales primarias
12. Documentos en medio electrónico
13. Seguimiento, ajustes y actualización de las TRD
CONTENIDO

5. INTRODUCCIÓN
Para la Alcaldía de Valledupar, dentro de sus diversas funciones
públicas, procesos diarios y creación continua de documentación e
información de alta importancia; se requiere la implementación del
proceso de organización y administración de los archivos de gestión
teniendo como base las Tablas de Retención Documental.
Como toda entidad generadora de información y documentación, se
requiere la adaptación de sus diferentes dependencias a la realización,
implementación y uso de un Plan de Gestión Documental, como lo
menciona la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos donde su
artículo 12 “la administración pública será responsable de la gestión
de documentos y de la administración de sus archivos”; por tanto por
medio de este instructivo, podrá enfocar la creación de su Plan de
Gestión Documental de acuerdo a sus necesidades

6. • General
Brindar una guía u orientación a los funcionarios de la Alcaldía de
Valledupar en el proceso de implementación de un Plan de Gestión
Documental a los bienes documentales que son soporte de las
actividades de cada dependencia, haciendo uso de la Tabla de
Retención Documental (TRD) establecida para la entidad.
• Específicos
Explicar y describir paso a paso, los principios de preservación y
mantenimiento de la documentación de acuerdo al ciclo vital del
documento.
Sensibilizar y capacitar a los servidores públicos de la Alcaldía de
Valledupar en el proceso de administración de la información y la
documentación con la realización de la propia gestión de su área.
1. OBJETIVOS

7. Es un instructivo que presenta diversas etapas del Plan de
Gestión Documental que aplica a todos los documentos recibidos
y generados a partir de los procesos, subprocesos y
procedimientos de la Alcaldía de Valledupar; donde regido por
Ley será de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios
públicos durante el debido proceso de sus funciones donde
genere, reciba y gestione información y documentos.
2.ALCANCE

8. 3. NORMATIVIDAD
De forma nacional rige la Ley 594 de
2000, Ley General de Archivos con
los artículos 2, 4, 7, 16 y 24 dirigidos
a las entidades publicas, haciendo
pertinente la implementación de un
sistema de administración de la
información y la documentación.
Implementando el uso de la Tabla de
Retención Documental, formada por
medio del “Instructivo para la
elaboración de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración
documental” presentado en el
Acuerdo No. 004 de 2013 expedido
por el consejo directivo del Archivo
General de la Nación.
Con el objetivo de orientar el
desempeño de los empleados
públicos de la Alcaldía de
Valledupar y haciendo uso de la
Resolución 0144 de 2014, se
crea esta guía con el fin de ser
aplicadas las anteriores
normativas y poder capacitar a
los empleados a un desempeño
en nivel de excelencia.

9. 4. ¿QUÉ ES UN PLAN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL?
Según el Archivo General de la Nación es el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
La gestión documental se asocia a la actividad administrativa del estado
y por tanto es responsabilidad de los servidores hacer parte de estas
actividades con el fin de salvaguardar la información.

10. 4.1 ETAPAS DE GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS

11. Son las etapas sucesivas que atraviesan los documentos desde su producción o recepción y su
conservación temporal, hasta la eliminación o integración al archivo permanente.
4.2 CICLO VITALDE LOS DOCUMENTOS

12. Las Tablas de Retención Documental son un listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
5. TABLADE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Serie documental
Conjunto de unidades
documentales d
estructura y contenidos
homogéneos, emanados
de un mismo órgano o
sujeto productor como
producto de sus
funciones especificas.
Subserie documental
Conjunto de unidades documentales
que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de
esta por su contenido y sus
características especificas.

13. Este formato es un instrumento de
descripción archivístico, donde se
identifican cada serie y subserie
documental asociada a cada
dependencia, sea una sección o
subsección de la Alcaldía.
5.1APLICACIÓN DE LAS TRD
Para la correcta descripción de la
documentación , se debe llevar a
cabo la codificación de cada sección
y subsección de la entidad, tomando
en cuenta el organigrama de la
entidad y así otorgar un numero
correspondiente a cada oficina
productora .
Organigrama de la Alcaldía de Valledupar

14. 5.2 FORMATO DE TABLADE RETENCION
DOCUMENTAL
Cada numero corresponde a una serie de consideraciones a tener en cuenta, se mostrara
el debido procedimiento de diligenciamiento paso a paso.

15. 1. Entidad productora: Hace
referencia al nombre o razón social
de la entidad responsable de la
documentación. (Alcaldía de
Valledupar)
2. Oficina productora: Se asocia a la
sección o subsección que existen en
la Alcaldía de Valledupar.
Sección: Es una subdivisión del
fondo documental, la conforman
documentos en general de los
diferentes despachos.
Subsección: Hace parte de la
división de una sección.
5.2.1 DILIGENCIAMIENTO DE LATRD
Cuadro de clasificación por secciones y
subsecciones de la Alcaldía

16. El código es un numero de dos dígitos consecutivos asignados de
forma ascendente, se enlistan series y subseries en orden alfabético
3. Código: Para la fácil descripción del documentos y poderlo relacionar con
su unidad de creación y objetivo, se realiza una codificación de cada serie
documental y subserie que la conforma.
Asignación de nombre y código de las series y
subseries de una sección

17. Nuestro código corresponde a la relación que existe entre la
sección o subsección creadora del documento, tipo de
documento que se hace referencia en la serie y descripción
especifica del documento en la subserie por tanto tendrá la
siguiente estructura:
Código de la sección (o subsección). Código de la serie. Código de la
subserie
Ejemplo: Acuerdos municipales realizado en el Despacho
del Alcalde
Código: 100. 02. 01

18. 5. Retención: Corresponde a la valoración documental para determinar
el tiempo se conservación del acervo contenido en el archivo de
gestión, archivo central y archivo histórico y otorgar disposición final.
Se tiene las opciones de permanecer en archivo de gestión o archivo
central, debajo de a columna deberá registrarse un numero para cada
serie o subserie documental que corresponda al numero de años que los
documentos deben conservarse en cada fase del archivo.
Criterios de valoración documental

19. 6. Disposición final: De acuerdo a los criterios de selección se
determinara la finalidad e importancia del documentos,
asignándole una disposición de conservación total (transferencia
archivo histórico), microfilmación u otros soportes, selección y
eliminación.
Para llevar a cabo el proceso de eliminación del documento se
debe tener en cuenta en lo establecido en el Acuerdo 4 de 2013
del Archivo General de la Nación:…”
Articulo 15. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de
archivo, tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las tablas de
retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser
aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar
consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que
regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez este podrá
solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la
documentación objeto de consulta.

20. PARAGRAFOS
iii) La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en
soporte físico como electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación
de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y Secretario Técnico del
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de
Archivo según el caso, de la respectiva entidad.
iv) Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido
eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá
mantenerlos publicados en su página web.
vi) La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y
subseries documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se
pueden eliminar documentos individuales de un expediente o una serie,
excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados para su consulta;

21. 7. Procedimiento: Se describe la decisión tomada para su
disposición final y se tiene en cuenta normatividad que regula la
información contenida en los diferentes documentos y soportes.
8. La firma responsable será la del Alcalde de Valledupar a quien
se le confieren las funciones de implementación de un Sistema
de Gestión Documental dentro de la entidad. Se adiciona fecha
como constancia y registro de la entrega y aprobación de la Tabla
de Retención Documental.

22. Para la disposición física de nuestros documentos se deben disponer de
archivadores, gavetas y carpetas en las cuales almacenar la información
debidamente identificada de acuerdo a los datos ingresados a nuestra
TRD.
-Serie: Sera la guía de almacenamiento general, identificada por el
código que se le brindo durante el procedimiento registro de la TRD,
identificada como una carpeta colgante y dentro los expedientes que la
conforman.
6. SEPARADORES SERIESYSUBSERIES

23. -Subseries: Se hace uso del código que describe las características
de la documentación que alberga el expediente de a cuerdo al
levantamiento de la TRD, cada expediente relacionado con la
serie almacenara en orden cronológico los folios que estén
relacionados con su separador.

24. 7. ORDEN DE SERIESYSUBSERIES
Identificación
Se reconoce la sección y subsección
productora y se agrupan
correspondientemente a series y
subseries documentales, como queda
registrado en la TRD.
Clasificación
Podemos realizar nuestra clasificación
dada la estructura orgánica de la
entidad, identificando el tipo de
documento.
-Documento de Archivo: Información
producida o recibida con valor
administrativo, fiscal, legal, científico,
económico o cultural
-Documento de apoyo: Son de alcance
general como leyes, decretos, entre
otros que inciden en las funciones
especificas de alguna sección.
Producción interna o externa.
La organización de archivos de gestión, esta basada en la descripción
presentada en la Tabla de Retención Documental, para esto se debe realizar
de forma previa identificación y clasificación.

25. Orden de los documentos de archivo
Debemos unificar el conjunto de documentos relacionados entre si
dados por un mismo asunto, siguiendo en principio de orden
original organizándolo dentro del interior de cada unidad
documental y por fecha de producción o tramite. Al crear nuestro
expediente vamos desde el mas antiguo como primer documento
hasta el mas reciente como el ultimo.
Para la creación de nuestros expedientes, después de seleccionar la
documentación y distribuirla por cada subserie, podremos armar un
expediente entre 180 y 200 folios (documentos), para una buena
manipulación y fácil conservación.

26. Foliación
Al tener la documentación clasificada y ordenada en orden
cronológico ascendente y ya determinado el máximo numero de
hojas por expediente, enumeraremos cada hoja o documento solo
por su cara recta usando un lápiz de mina negra y blanda, tipo
HB o B. No usar lápiz de mina roja.
-Enumeraremos de forma
consecutiva
-No usaremos suplementos de
números como letras o bis.
-Escribiremos el numero de forma
tangible y sin enmendaduras en la
esquina superior derecha.
-No foliamos hojas en blanco o
pastas.
-Si tenemos planos, mapas, dibujos
u otros soportes de papel; se le
adiciona su numero consecutivo
correspondiente.
-No foliar soportes diferentes al
papel.

27. Cuando las unidades documentales contengan información en un
soporte diferente al papel, como lo son Discos digitales, Videos,
Audios, Casetes, etc., se crea una Hoja de Testigo o Referencia
cruzada que hace alusión a su respectivo almacenamiento en
diferente lugar al de la unidad documental a la que pertenece.
Para material dadas sus características internas o
externas, meriten un trato de conservación especial,
como mapas, planos, fotografías, negativos, dibujo, etc.,
se les incluirá en la referencia cruzada.

28. Disposición física
Al interior de la gaveta, observamos el separador con el nombre
correspondiente de la serie, podemos ordenarlo en orden
alfabético, cronológico o numérico dado el caso de la entidad. En
nuestro caso el mejor será orden alfabético.

29. 8. FORMATO DE PORTADA
Formato de portada para identificación y ubicación espacial de carpeta

30. Para la correcta ubicación física de nuestras celuguias, debemos
identificar correctamente los gabinetes del archivador, con el fin
de hacer la búsqueda mas ágil y garantizar el orden.
9. IDENTIFICACIÓN DE GABINETESY
ARCHIVADORES
-En el extremo izquierdo
describimos acorde a
nuestra TRD, código y
nombre de serie, subserie
y conformación de los
expedientes que alberga.
-En el extremo derecho
numeramos cada gabinete
de forma ascendente.

31. Los documentos de apoyo por cada sección y subsección que podremos
encontrar para la toma de decisiones y especificación de los procesos a realizar.
10. DOCUMENTOS DEAPOYO
Normas externas, Decretos,
libros de consulta, circulares,
entre otros
Copias de documentos
generados por la entidad,
conservados en otras sección.
Artículos de prensa u otras
publicaciones cuyo destino es
la biblioteca o centro
documental.
Invitaciones, tarjetas, plegables
y oferta de productos
comerciales de interés de la
entidad.

32. Cuando encontramos este tipo de información dentro de nuestros
archivos de gestión, al proceso de ser distribuida la documentación y
puesta en sus respectivas carpetas y gabinetes, esta información de apoyo
para los diferentes procesos de desarrollo de actividades de la entidad, se
podrán organizan en gabinetes independientes relacionando su proceso
de origen. De a cuerdo al Acuerdo No. 42 de 2002, se tiene
-No deben mezclarse con las series documentales, por tanto no hacen
parte de las TRD.
-Estos no se transfieren al archivo central, las normas, decretos y otros
documentos legales deben ser destruidos por el jefe de oficina cuando
pierden utilidad o vigencia y según las necesidades de la dependencia.
-Se debe tener en cuenta la pertinencia del contenido de la información
para mantener este soporte dentro de nuestro acervo documental.

33. Como entidad publica, al implementar un Plan de Gestión
Documental se deberán trasladar documentos de un archivo a otro,
una vez se cumplan los tiempos reglamentados dentro de nuestro
formato de Tabla de Retención Documental para cada serie y
subserie que este relacionada.
Se traslada documentos del archivo de gestión al central, cuya
frecuencia de uso ha disminuido o ha culminado su tramite
relacionado. Los expedientes a transferir deben haber cumplido
como mínimo dos (2) años en la dependencia correspondiente, una
vez finalizado su tramite administrativo.
11. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PRIMARIAS

34. Preparación de los expedientes
Se dispondrá de un espacio con buena ventilación, iluminación e
higiene. Disponer de elementos de protección como tapabocas, guates,
gafas. No aplicar ningún tipo de producto sobre los documentos.
Eliminación de material metálico
Se retiran grapas y clips, con el
fin de evitar que el oxido
desprendido por ellos pasen al
documento. Se reemplazan por
elementos de plástico.
Verificación del correcto orden de
series y subseries
Eliminación de documentos
repetidos, papel carbón, formatos
en blanco, tarjetas adheridas,
fotocopias ilegibles. Verificación
de correcta foliación e
identificación de la carpeta como
la ubicación de la caja de
transporte.

36. Formato de Cronograma de transferencias primarias para las
dependencias relacionadas en las TRD

37. Teniendo en cuenta que un documento electrónico de archivo es el
registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos
medios durante su ciclo vital, producida por una persona o entidad y
será tratada bajo los principios y procesos archivísticos.
12. DOCUMENTOS EN MEDIO ELECTRÓNICO
1. Debemos conocer la ubicación
exacta o ruta de ubicación de nuestro
documento, practicando el mismo
principio de orden de las series y
subseries documentales.
2. Al conocer nuestra carpeta
contenedora que cumple el orden
cronológico, depuración de
documentos repetidos y clasificadas
o ordenadas las carpetas por series y
subseries, hacemos una copia en
disco debidamente rotulado.

39. Dado el Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación, se reglamenta el
procedimiento, elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación
de las Tablas de Retención Documental.
Articulo 10. Presentación, revisión y ajustes.
c) Si el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos del
Archivo General de la Nación o el Consejo Departamental o Distrital de Archivos,
determina que las tablas de retención documental o las tablas de valoración
documental no reúnen los requisitos técnicos que establece el Archivo General de la
Nación, se solicitará a la entidad que las aprobó que haga los cambios y ajustes
consignados en el concepto técnico, el cual es de obligatorio cumplimiento: la
entidad tendrá máximo treinta (30) días para realizar los ajustes solicitados y
remitirá nuevamente al Consejo Departamental o Distrital de Archivos;
d) Si el organismo cuya tabla de retención documental o tabla de valoración
documental que ha sido objeto de observaciones, no realiza los ajustes o
modificaciones solicitadas en el tiempo establecido, el Consejo Departamental o
Distrital de Archivos notificará al Archivo General de la Nación, para determinar la
aplicación de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000;
13. SEGUIMIENTO,AJUSTESY
ACTUALIZACIÓN DE LAS TRD

40. Para el seguimiento de la aplicación de la Tabla de Retención
Documental en las secciones y subsecciones, para atender las
modificaciones que de determinan en los ajustes previos o cambios
por los procedimientos internos de la entidad.
Articulo 14. Actualización. Las tablas de retención documental
deberán actualizarse en los siguientes casos:
a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad;
b) Cuando existan cambios en las funciones;
c) Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o
liquidación;
d) Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país;
e) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos;
f) Cuando se generen nuevas series y tipos documentales;
g) Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes
documentales y procedimientos que afecten la producción de
documentos.

41. • PARÁGRAFO 1. La actualización de las tablas de retención
documental también debe surtir el proceso de aprobación por las
instancias correspondientes, la evaluación y convalidación por
el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la
Nación o Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y
demás procesos señalados en el presente Acuerdo para su
implementación.
• PARÁGRAFO 2. De las actualizaciones de las tablas de
retención documental deberá llevarse un registro documentado
con los cambios que se hayan realizado que permitan la
trazabilidad y control del instrumento.