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Auditoria caja banco

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Auditoria caja banco

  1. 1. CONTROL INTERNO EN EL AREA DE CAJA Y BANCO
  2. 2. Celorio Aguayo María Jessenia Chávez Fuentes Valeria Monserrate Medranda Ramos María Fernanda Mendoza Vinces Maritza
  3. 3. Debido a la volatilidad y riesgo inherente de esta área empresarial, se hacen imprescindible controles específicos. Así pues lo controles internos que se definan en el área de caja y banco se establecerán para el alcance de una manera general, de los siguientes objetivos:
  4. 4.  Objetivo 1.- Custodia y salvaguardia de los fondos depositados y recibidos.  Objetivo 2.- Exactitud de los registros.  Objetivo 3.- Segregación adecuada de funciones.  Objetivo 4.- Operanding conforme a las políticas y criterios establecidos por la sociedad.
  5. 5. La operativa de la caja estará relacionado con los siguientes objetivos:  Constitución del fondo de caja.  Realización de pagos para sufragar pequeñas cuantías de fondos.  Reposición de fondos.  Teniendo en cuanta lo expuesto con anterioridad y su base a la consecución de los objetivos especificados, se hace necesario la implantación de los siguientes procedimientos y puntos de control interno:
  6. 6. a) Autorización Los desembolsos que se efectúen a través de los fondos de caja deberán estar en todos los casos comprobados y justificados. b) Cancelación Justificantes Los documentos justificantes que hayan dado lugar a una transacción de caja deberán ser cancelados para evitar su reutilización o duplicación por descuido o intencionalidad.
  7. 7. c) Cuantía de la caja El nivel de los fondos de caja será coherente y razonable con el volumen de gastos que se liquiden periódicamente. d) Fondo Fijo de caja Se anticipará a la persona responsable de la caja, una cantidad predeterminada y constante en función del volumen de gastos. e) Arqueos sorpresivos. Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de infundir una actualización y control continuado de los fondos.
  8. 8. a) Libro de caja. La gestión y control de caja se detallara a través de un registro o ficha auxiliar, en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos. b) Comprobación aritmética Se deberá dejar constancia de la comprobación de sumas , tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario.
  9. 9. c) Clasificación de los gastos. La anotación de los gastos en los registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos. d) Periodo contable correcto. El registro de las anotaciones deberán efectuarse en el periodo económico contable al que corresponden.
  10. 10. a) Verificación de los fondos-conciliación. La verificación y conciliación de los fondos deberán ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja. b) Rembolsos – reposición de fondos. La reposición de fondos debe autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja, obteniéndose así un seguimiento continuado de los fondos.
  11. 11. Clasificación del gasto. El registro, naturaleza, codificación y periodo en el que se registran los gastos, debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta área, en ningún caso será efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja. d) Registro La persona encargada de la custodia, no debe tener acceso o ser responsable de la mecanización o realización de asientos contables, con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables. Gestión de cobros El empleado de la caja no efectuara seguimiento o gestiones de cobro de clientes
  12. 12. El supervisor del área de tesorería procederá a efectuar revisiones periódicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecución de los objetivos. Se definirán y establecerán políticas, procedimientos y criterios por escrito, en el área de caja los cuales serán aprobados convenientemente por la dirección.
  13. 13.  Determinación del fondo fijo y su cuantía.  Niveles de autorización en función de los montantes de pagos y responsabilidades del personal.  Políticas y procedimientos de comprobación de la exactitud de los registros.  Establecimiento de políticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos.
  14. 14.  Plan de verificaciones periódicas: - revisión de las custodias de los fondos. - Conciliación de los registros o auxiliares de caja con contabilidad. - comprobación de la existencia siempre de pagos autorizados y justificados. - comprobación de las codificaciones y clasificaciones de las transacciones.
  15. 15. REFERENTE AL OBJETIVO 1: CUSTODIA DE LOS FONDOS Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopción de las siguientes medidas:
  16. 16.  Elaboración periódica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables.  Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un análisis pormenorizado de las mismas.  Las conciliaciones bancarias serán supervisadas y autorizadas, y en especial los cálculos aritméticos.  Verificación de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias, se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliación.  Se cuidará de evitar la existencia de emisión de cheques firmados en blanco.  La sociedad mantendrá las matrices de los cheques, debidamente complementadas en relación a la información, fecha, importe, concepto y autorización.
  17. 17.  La sociedad deberá adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado.  Se hace aconsejable la necesidad de aprobación de cheque y transferencias al menos por dos firmas, mediante firmas mancomunadas.  los cheques, talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberán estar suficientemente custodiados y así evitar su uso fraudulento.  Únicamente procederán a la autorización de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello.
  18. 18.  Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuarán mediante transferencias bancarias.  Existirá un seguro que cubra posibles pérdidas, robos, malversación y/o fraude de los fondos líquidos manejados por las personas encargadas.  Se deberán implantar procedimientos de acción inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relación con la sociedad.
  19. 19. Los procedimientos, políticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtención de unos registros contables correctos y fiables. Con esta finalidad se implantarán los siguientes procedimientos:  Se anularán los documentos que sirvan de soporte.  Asignación de importes correctos a las transacciones de pagos.
  20. 20.  Las transacciones bancarias deberán registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transacción efectuada. La correcta imputación al periodo dependerá de si: - El plazo de tiempo que transcurre desde la recepción de cheques y/o dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco, es muy corto. - Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicación expresa del ingreso. - Los cheques y transferencias y archivos de documentación de pagos contienen las fechas reales del desembolso.
  21. 21. - Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco. - verificación de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas. - Análisis específico de cualquier anotación que se efectúe en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza. - Los cheques no se firmarán por la o las personas responsables hasta que no se la documentación apropiada. - Comprobación de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos.
  22. 22. La implementación y establecimiento y de una jerarquía y organigrama funcional, junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones, colaborara al cumplimiento de los objetivos. Asimismo se conseguirá una disminución de la posibilidad de errores no detectados. En el área de bancos se debe considerar la siguiente segregación de funciones:
  23. 23.  La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanización contable.  Arqueos periódicos por personas distintas.  Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo.  Independencia de la sección o persona encargada de cobros y de recepción de cheques.  Limitar el acceso a ingresos en efectivo.
  24. 24.  Segregación e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros.  Independencia de los empleados, encargados de cobros/pagos con el de gestión y seguimiento de clientes proveedores.  L a baja de las cuentas incobrables deberá estar autorizada, para evitar salidas encubiertas de dinero.  La apertura de nuevas cuentas bancarias depósitos y transferencias deberá efectuarse mediante autorización emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesorería.  Las conciliaciones bancarias serán elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente.
  25. 25. REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA POLITICA DE LA SOCIEDAD Se establecerán y fijaran por escrito los procesos y criterios a seguir en el área de bancos, con la conveniente aprobación por parte de la dirección, referidos fundamentalmente a:  Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias.  Negociación, contratación y designación de poderes con las entidades bancarias.  Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos.
  26. 26.  Selección de inversiones, políticas de inversión y fuentes de financiación.  Revisión, seguimiento y supervisión de transacciones de tesorería.  Utilización de técnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores: - Conciliaciones periódicas de los saldos bancarios. - Confirmaciones de movimientos informados por terceros. - Verificaciones periódicas de la documentación respaldo de los movimientos.
  27. 27.  Evaluación de saldos: análisis de desviaciones, índice, etc..  Programa periódicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las políticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa.
  28. 28. ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJAY BANCO. Como guía para la evaluación, estudios y comprensión de la sistemática y funcionamiento de los controles internos en el área de caja y banco se detallan, de una manera general, los siguientes cuestionarios de forma separada por área:
  29. 29. CAJA GENERAL: 1.-¿Existe un plan por escrito por escrito de las políticas y procedimientos de control, supervisión y registro, así como su grado de implantación? 2.-¿Existe un organigrama jerárquico y de responsabilidades? 3.-¿Se han establecido documentos interno de conciliación – verificación - supervisión- arqueo? 4.-¿Están incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad? 5.-¿Existe algún seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja?
  30. 30. FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA. 1.- ¿Existe fondo fijo de caja ? 2.-¿Se efectúan arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados? 3.-¿Se elaboran arqueos periódicos, dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad? 4.-¿Están anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos?
  31. 31. 5.-¿La persona encargada de la custodia de la caja, realiza o tiene a su cargo la elaboración de registros contables, evitando así, por ejemplo, la consideración de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad ? 6.-¿Se efectúan los reembolsos de caja únicamente por cheques bancarios de la compañía?¿A nombre de quien se gira el cheque de reembolso, nominativo o al portador? 7.-¿Se efectúan cobros de clientes al contado por caja? En caso afirmativo, ¿ Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo, con identificación del origen del ingreso?
  32. 32. 8.- ¿Mantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco? 9.-¿El volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y “modus operandi” de la Sociedad?¿Y el saldo de caja? 10.-¿Existen posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes?
  33. 33. FONDOS DE CAJA-EXACTITUD 1.-¿Se efectúan verificaciones aritméticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza? ¿Se deja constancia y evidencia de estas verificaciones? ¿Se comprueban aritméticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos? 2.-¿Se realiza alguna supervisión en relación a la imputación o codificación de la cuenta contable?
  34. 34. 3.-¿Se comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza? 4.-¿La documentación que soporta el registro del gasto, esta girada a nombre de la sociedad o identificada con algún gasto concreto para un periodo o periodo concreto? 5.-¿Están registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido? ¿ En caso negativo, ¿Cómo se identifica entre caja y banco este hecho?
  35. 35. 6.-¿De efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo ¿ Queda constancia de la comprobación del saldo o conciliación con el mayor de la sociedad a esa fecha? 7.-¿Se efectúa el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja? ¿Y de los anticipos para gastos? En su caso ¿Cómo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas? 8.-¿Coinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares?
  36. 36. FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES 1.-¿Realiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes?  Conciliaciones bancarias y con clientes.  Elaboración y mecanización de asientos contables.  Intervenir en operaciones crediticias y de gestión con los clientes. 2.-¿Son una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas?
  37. 37. 3.-¿Se recibe el correo por el responsable de caja? 4.- La persona que maneja la caja ¿Prepara los cheques de reintegro de los fondos? 5.-¿Realiza una única persona en el área de caja los controles, supervisión y obtención de evidencia de comprobación aritmética?
  38. 38. BANCOS GENERAL 1.-¿Se encuentran autorizadas la totalidad de las cuentas bancarias? ¿ Por quien? ¿Tienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias? 2.-¿Hay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequeño, no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores? 3.-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos ¿ Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad ?
  39. 39. 4.-¿Existe establecida alguna política de utilización o finalización de las cuentas bancarias? 5.-¿Existen muchas cuentas bancarias abiertas? En caso afirmativo ¿ Se debe a necesidades operativas del negocio, a búsqueda de relaciones bancarias o a falta de organización? 6.-¿Existe un organigrama jerárquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisión, control, mantenimiento, custodia, y registro y conciliaciones bancarias ?
  40. 40. 7.-¿Cómo se reciben los ingresos en la Sociedad? ¿Por transferencia? ¿Por cheques? ¿En efectivo? 8.-¿Existe alguna política establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada día ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo? 9.-¿Existe un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisión en el área de bancos?
  41. 41. CUSTODIA 1.-¿Se efectúan con regularidad las conciliaciones bancarias? 2.-¿Existen partidas de conciliación antiguas sin una explicación razonable y/o coherente? ¿ Y cheques en circulación? 3.-¿Existen referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de “Ingresos pendientes de realizar” y con los registros contables? ¿ Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos?
  42. 42. 4.-La emisión de cheques ¿Se realiza al menos mediante dos firmas de carácter mancomunado? 5.-¿Se adjuntan los cheques anulados a las matrices? ¿Se complementa la información de los talonarios para facilitar el control de los cheques? 6.-¿Se efectúa la reposición de fondos de caja mediante cheques al portador?
  43. 43. EXACTITUD DE LOS REGISTRO 1.-Los documentos formales que sirven de base para la realización de pagos. ¿Son anulados con algún saldo en el momento de efectuarse el pago? 2.-Se efectúan comprobaciones aritméticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque? 3-¿Se verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado? 4.-¿Se analizan con especial atención partidas contrarias a su naturaleza? 5.-¿Se verifica el montaje de ingresos con los registrado en caja?¿Y el montante de salidas de banco con destino a reposición fondos de caja y el registro por la misma cuantía?
  44. 44. 6.-¿Se firman los cheques, sin que se disponga y se adjunte la documentación que originaria la deuda? 7.-¿Se efectúa una contabilización de los hechos económicos acaecidos en el periodo al que corresponden? 8.-¿Existe una demora importante en el tiempo entre la recepción de los cheques y su ingreso en el banco? 9.-Los anticipos recibidos de los clientes ¿Se contabilizan sin retraso?¿Se ingresan en el banco con celeridad?
  45. 45. 10.-¿Se comprueban las operaciones aritméticas de las conciliaciones bancarias aportadas? 11.-¿Se compara la exactitud de la fecha de la documentación soporte con el periodo en el que se registran los hechos económicos? 12.-¿Se registran todos los cheques al ser emitidos? 13.-¿Se comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad?
  46. 46. SEGREGACION DE FUNCIONES 1.-¿Existe un detalle de segregación de funciones para cada empleado del departamento de Tesorería o grupo de empleados? 2.-Los empleados encargados del área de bancos ¿desarrollan alguna de estas funciones? -Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo. -Emisión de cheques. -Seguimiento control y gestión de deudores o acreedores. -Elaboración de las conciliaciones bancarias y/o recepción directa de la documentación bancaria.
  47. 47. 3.-¿Están debidamente autorizadas las transacciones bancarias? 4.-¿Se autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias? 5.-¿Se efectúan arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboración de los registros “Cobros pendientes de ingresar a bancos”? 6.-¿Existe independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque?
  48. 48. 7.- Las personas que emiten cheques ¿elaboran las conciliaciones bancarias? 8.-¿Existen limites o niveles diferenciados para la aprobación de pagos en la función de la cuantía? 9.-¿Están aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas?
  49. 49. SALVAGUARDIA 1.-¿Existen cheques en blanco firmados? ¿Quién los tiene? ¿Con que finalidad? ¿Cómo se controlan? ¿Cuántos son? 2.-¿Qué procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos, una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad, les queden anulados de forma inmediata? 3.-¿Existe un seguro para cubrir perdidas y/o robo de dinero en metálicos o cheques? 4.-¿Esta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de créditos- sellos de firmas,etc..?
  50. 50. EJEMPLOS CASO PRACTICO DE CAJA. La sociedad “x” se constituyo tan solo hace 3 meses. Su actividad se desarrolla en el ámbito de “distribuidores de artículos de limpieza al por mayor y al por menor”. Debido a su reducido periodo de vida, el personal trabajando para la empresa es el siguiente: FUNCIONES 1 Socio Director Comercial. 1 Administrador Administración contable cajero. 1 Secretaria Administración ventas en local
  51. 51. La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario: - La sociedad dispone de un pequeño almacén en las mismas oficinas, efectuándose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador. - Constitucicion de la caja: Debido a la lejanía del banco con el que se trabaja, el socio a creado un fondo de caja de 1.500.000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones:
  52. 52. - Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido. - Pago préstamo de 300.000 a la secretaria. - Anticipos para viajes del socio. - Pago kilometraje de la secretaria. - Pago de gasto como correos, sobres, material oficina, comidas, etc.… El administrador recibe toda la correspondencia de bancos, clientes y proveedores para su contabilización, control y seguimiento.
  53. 53. Reposición de fondos de la caja El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectúen en las tiendas de las oficinas, se ingresen en la caja de la sociedad como reposición de fondos. El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja. El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos. Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte, este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar.
  54. 54. Arqueos de caja: El administrador efectúa algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja. Cancelación justificantes: El administrador mantiene una carpeta con la documentación pendiente de contabilizar, una vez registrada la archiva directamente. Agrupación de gastos: El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes, sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectúa un único asiento mensual para cada uno de los gastos. Debido a la etapa de promoción en la que se encuentra la sociedad, los gastos de restaurantes son elevados.
  55. 55. La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza, por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos. Por este motivo, el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas: -Crontroller Director financiero. -Ayudante administración. El director financiero deberá organizar y preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesorería (para este ejemplo en concreto , ámbito de la caja).
  56. 56. Se pide : Apuntar las soluciones y decisiones que deberá adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad.
  57. 57. Una vez efectuada la toma de contacto con la empresa, conocer su actividad y su mercado, el controller se dispone a efectuar una identificación de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relación al ámbito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo: a) Cuantía de la caja y operativa: Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el área, y la dificultad que entraña el desplazamiento a los mismos, se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociación con los bancos.
  58. 58. b) Salvaguardia de los fondos de caja: La conclusión a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a: 1.- No existen políticas establecidas por escrito para la realización de pagos ni limitación de cuantías. Se deciden adoptar las siguientes medidas: -Los pagos a efectuar por caja deberán reducirse a gastos corrientes y de pequeña cuantía, inferiores a 10.000.
  59. 59. A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado, se les entregaran cheques bancarios conformados. Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco, se fijan dos pagos quincenales y así poder concentrar las gestiones de pagos. - Los pagos en efectivo que superen los 25.000, deberán estar autorizados por el controller, y los superiores a 50.000, por el socio. Para dejar constancia del gasto y de su aprobación se estampara en el documento el sello siguiente:
  60. 60. Sociedad “x” Autorización Pagos Importe________ Conforme con factura ________ Factura ______ Autorizado por __________________________ 2.-Los documentos son contabilizados y archivados directamente, no se cancelan. Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma:
  61. 61. De esta forma se consigue establecer los procesos de: - Codificación naturaleza del gasto. - Registro - Anulación del documento, evitando duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente.
  62. 62. 3.- No hay establecido un fondo fijo de caja, aunque este pueda ser alto eventualmente. Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1.500.000 a 750.000 debido a: - Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados. - De presentarse nuevos anticipos o créditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias. - Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitirán nominativamente, nunca al portador.
  63. 63. No obstante, si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este será reducido. Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco, pero no deberán suponer de forma sistemática una reposición de fondos de caja. Este registro puede ser como sigue:
  64. 64. 4.-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador. Se decide adoptar las siguientes medidas: - Arqueo diario de la caja de ventas y conciliación con contabilidad a la peseta, con explicación en su caso de las diferencias. - Arqueo mensual de la caja con fondo fijo, con explicación en su caso de las diferencias. - El controller podrá efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicación de los controles y procedimientos establecidos. Los documentos que se constituirán como evidencia y confirmación del arque serán los siguientes:
  65. 65. SOCIEDAD “X” ARQUEO DE VENTAS DIA ________ Saldo al inicio del día __________________ + Ingresos por ventas del día ____________ - Ingresos depositados en bancos ________ - Reintegro a caja fondo fijo _____________ Saldo al final del día ____________________ Arqueo día ___________________________ Diferencia ____________________________ Observaciones Diferencia ________________ Fdo. Ayudante Administrativo V B El Administrador.
  66. 66. SOCIEDAD “X” CONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750.000 FECHA_________ Arqueo de caja (efectivo) ______________ + Gastos justificados __________________ + Anticipo gastos _____________________ Total _____________________ Total fondo fijo ________750.000________ Diferencia _________(a)-(b)____________ Observaciones diferencia: ______________ ____________________________________ Fdo. Ayudante Administrativo V B El Administrador
  67. 67.  5. No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relación a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte.  Se adopta la decisión de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco. Para ello, se formalizara el documento que se adjunta a continuación.
  68. 68. Con el objeto de reducir la documentación interna de la sociedad y facilitar el control interno, se procederá a efectuar una comunicación formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria. 6. No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo. Se adopta la decisión de solicitar presupuestos a diferentes compañías de seguros para cubrir este tipo de riesgos. c)Exactitud de los registros: No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a:
  69. 69. 1. No existe evidencia de la comprobación aritmética de las agrupaciones de gastos. Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose, de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira. Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la corrección aritmética y evitar así la búsqueda de diferencias inexistentes por error aritmético.
  70. 70. 2. No se efectúa verificación –supervisión de la correcta imputación del gasto a la cuenta contable ni al periodo económico. Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables. Asimismo, se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podrán quedar en la carpeta de documentación recibida, nada relevante pendiente de contabilizar, al igual que en las operaciones de caja.
  71. 71. d) Segregación de funciones: No existe una segregación de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad. Se adopta la decisión de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el ámbito de la caja. SOCIO: - Emitirá los cheques de reembolso de caja. - Supervisara la gestión.
  72. 72. CONTROLLER: - Establecerá los procedimientos y controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestión de la caja. - Efectuara la supervisión de la correcta aplicación de criterios contables de caja e implantación correcta de los controles prefijados. - Podrá emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50.000 para reembolso de caja. - Efectuara arqueos por sorpresa.
  73. 73. ADMINISTRADOR: - Recibirá la correspondencia de clientes, proveedores y bancos para su control de recepción. - Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metálicos. - Aprobación de los arqueos de caja. - Control de los cheques recibidos por correo, pendiente de ingresos en bancos. - Implantación de los controles comunicados por escrito por el controller
  74. 74. AYUDANTE ADMINISTRACION: - Visto bueno a la recepción de los cheques pendientes de ingresar. - Control del fondo fijo de caja. - Elaboración de los registros contables(una vez determinado el fondo fijo de caja, conciliaciones de caja de ventas al contado, ingresos pendientes de realizar, arqueos y tendencias a la disminución del fondo fijo, control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
  75. 75. SECRETARIA: - Atención de las ventas al contado del almacén de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock, en relación a esta persona, si bien corresponde a otra área) - Elaboración de los arqueos diarios de caja ventas.
  76. 76. CASO PRACTICO DE BANCOS La sociedad “x” realiza cierre mensuales. Al 30 de noviembre de xx, presente el siguiente extracto bancario con los últimos cuatro movimientos. SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTE. ZZZ CODIGO CTA.CLIENTE= 00000X FECHA:30/11/XX TITULAR: SOCIEDAD X PAGINA: 1 _______________________________________________________________ _ FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR 2.000.000 29/11/XX CHEQUE XXX 30/11/XX 500.000 2.500.000 29/11/XX ABONO INT. C/C 30/11/XX 5.000 2505.000 30/11/XX IMPAGADOS 30/11/XX 505.000 2.000.000 30/11/XX INGRESO EFECTIVO 30/11/XX 1.000.000 SALDO A LA FECHA 3.000.000 ___________________________________________________________________________________
  77. 77. Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son: SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTE ZZZ CODIGO CTA. CLIENTE=00000X FECHA: 5/12/19XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________ FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR 3.000.000 03/12/XX CHEQUE XXXZ 01/12/XX 1.000.000 2.000.000 05/12/XX LUZ 05/12/XX 100.000 1.900.000 05/12/XX INT. DEPOSITO 05/12/XX 200.000 2.100.000 SALDO A LA FECHA 2.100.000 ___________________________________________________________________
  78. 78. La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5.000.000, en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros: - La sociedad recibió un cheque al 30/11/xx por correo N. AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo día de la recepción. Este fue ingresado en el banco el 15/12/xx . - Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1.000.000 emitido el cheque el 26/11/xx.
  79. 79. - Estimación de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200.000, reconocidos el 30/11/xx. Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario, habían sido registradas a principios del mes de diciembre. La sociedad mantenía la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre. Se pide: - Preparar la conciliación bancaria al cierre del mes de noviembre. - Exponer a consideración que podría adoptar el supervisor de la conciliación bancaria, en el ámbito de el control interno, para aquellas partidas que puedan entrañar algún tiempo potencial.
  80. 80. SOLUCION AL CASO PRACTICO MODELO CONCILIACION BANCARIA SOCIEDAD “X” ENTIDAD BANCARIA CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX F. CONTABLE F.BANCO CONCEPTO N. CHEQUE DEBE HABER SALDO CONTABLE 2.100.000 + DISMINUCIONES DEL SALDO CONTABLE SIN INCLUIR EN EL BANCO 26/11/XX 3/12/XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1.000.000 30/11/XX 5/12/XX - GASTOS DE LUZ +100.000 +INCREMENTOS DEL SALDO BANCARIO SIN INCLUIRSE EN CONTABILIDAD: 5/12/XX 30/11/XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1.000.000 5/12/XX 29/11/XX - ABONO INTERESES C/C + 5.000 5/12/XX 29/11/XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500.000
  81. 81. F.CONTABLE F.BANCO CONCEPTO N. CHEQUE DEBE HABER - DISMINUCION DEL SALDO SIN INCLUIRSE EN CONTABILIDAD : <505.000> 5/12/XX 30/11/XX - IMPAGOS INCREMENTOS DEL SALDO CONTABLES SIN INCLUIRSE POR EL BANCO: 30/11/XX 5/12/XX - INTERESES DEPOSITOS <200.000> 30/11/XX 5/12/XX - CHEQUES POR CORREO AAA <1.000.000> ________________________________________________________________________________________ TOTAL SALDO CONTABLE AJUSTADO ________________________________________________________________________________________ SALDOS/BANCO 3.000.000 ________________________________________________________________________________________ DIFERENCIA 0 ________________________________________________________________________________________ CONCILIACION HECHA POR: V B Y CONFORME FECHA: 01/12/XX RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
  82. 82. Consideraciones del supervisor de la conciliación Una vez recibida y cumplimentada la conciliación, el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones: - Seguimiento de cheques emitidos para la realización de pagos a acreedores: El supervisor observa que el cheque xxxz de 1.000.000, contabilizado debidamente en el momento de la emisión del cheque, esta cargado por el banco a principio del mes siguiente. Como procedimiento de verificación cabe efectuar la siguiente prueba:
  83. 83. - Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N. xxxz. - Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo). - Verificar que todos los cheques emitidos están autorizados en la matriz, así como debidamente cumplimentada la información referente al concepto, cuantía y fecha. - Efectuar la ratificación del cargo bancario del cheque xxxz en los días próximos a su misión. - Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliación.
  84. 84. Cheques recibidos por correo Como partida de conciliación aparece una disminución de saldos contables de 1.000.000 correspondiente al cheque N. AAAA enviado por un cliente y recibido el 30/11/xx. El supervisor procederá a solicitar por sorpresa, el documento de “ingresos pendientes en banco” y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento. Al mismo tiempo, y de forma igualmente sorpresiva, se pondrá efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento.
  85. 85. Los documentos internos deberán estar cumplimentados conforme a las políticas establecidas por la sociedad. Si bien el control esta siendo correcto, como política contable, procede considerar que la contabilización de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco. Se deberá de mantener en el documento de “ingresos pendientes en bancos”, el control de:
  86. 86. - Los cheques recibidos pendientes de ingresar. - Los cheques recibidos, ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco. - Los cheques recibidos, ingresados y abonados por el banco. Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar: Se ha identificado en la conciliación la existencia de un ingreso en efectivo de 1.000.000 (por ventanilla), sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo, al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500.000.
  87. 87. El supervisor solicitara al responsable del área de bancos (no del contable), la identificación de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operación relacionada con este ingreso. Como ingreso ya realizado, se propone una contabilización o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicación. Impagados: Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo. Esta información será cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporación de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales, efectuados por clientes, extraídos del banco. Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes, falta de conciliaciones bancarias y o por importes, en principio, no muy relevantes susceptibles de regularizaciones.

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