1. Onder de motorkap van NEN2082
Hans Hofman
Nationaal Archief
Symposium ‘Meta-informatie: Verplichten of
Verleiden?’
Amsterdam, 20 november 2007
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

2. Vele sets functionele eisen
• Behoefte aan een eenduidige set eisen
• Nieuwe ontwikkelingen nationaal en internationaal
•Kernmodel 2
•ICA
•MoReq2
• Veel typen beheer- en opslagsystemen
•DMS, RMA, ERDMS, MS-Office, CMS, ECM,
bedrijfsapplicaties
• Referentiemodel van Open Archival Information
System (OAIS voor lange termijn bewaring)
•mist RM functionaliteit
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

3. Reikwijdte van NEN2082
• Overheid en bedrijfsleven
• Records management functionaliteit in alle typen
systemen
• Alle typen informatieobjecten
•documenten, datasets, geografische systemen,
tekeningen, websites, databases, video/film, audio, …
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

4. Uitgangspunten
Gebaseerd op NEN-ISO 15489:2001 en NEN-ISO
•
23081
Eisen geen software specificaties
•
• basis: bewaken van integriteit, authenticiteit, betrouwbaarheid en
bruikbaarheid van informatie
Toepassing:
•
1. Vóór implementatie: opstellen eisenpakket voor applicaties
2. Na implementatie: evaluatie-instrument om te kijken of vereiste
functionaliteit er is en tbv. audit
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

5. Wat is er nodig?
• Weten welke informatie er is: registreren en identificeren
• Kunnen terugvinden: metadata, ordenen en opslaan
• Systematisch kunnen beheren: in stand houden, op tijd
verwijderen (o.a. vernietigen)
• Kunnen gebruiken: toegang / beveiliging
• Kunnen begrijpen: metadata over herkomst en over relaties
tussen informatie-eenheden
• Weten of iets betrouwbaar is en niet verminkt/
gemanipuleerd: authenticiteit, metadata
• Kunnen reconstrueren: documenteren van activiteiten mbt.
records/informatie
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

6. Terminologie
• Records management: informatie- en archiefmanagement
• Document, Informatieobject, Archiefstuk, Archiefbestanddeel
• Informatieobject: op zichzelf staand geheel van gegevens met een
eigen identiteit
• Computerbestand
• Individueel stuk/object, maar ook verschillende niveau’s van
aggregatie
• ontwerp-NEN2082: archiefstuk, archiefbestanddeel/dossier, serie,
archief, archieven
• NEN-ISO 23081-2 onderscheidt 6 niveau’s
• stuk, reeks transacties, dossier, serie, archief, archieven
• Verwijderen
• Exporteren, overbrengen, vernietigen
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

7. Ontwerp NEN2082
Opnemen/opslaan Organiseren (klasseren)
Informatie-
objecten bestanddeel
Aggregaties
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

8. Voorbeeld: opnemen - metadata
• Vastleggen van (contextuele) metadata mbt.
herkomst
•bij voorkeur automatische extractie
•vereist metadata schema
• Vastleggen van essentiële kenmerken van
archiefstukken
•structuur, verschijningsvorm, en evt. gedrag
•technische kenmerken
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

9. Voorbeeld van eis: opnemen/registreren
Bij opname moet aan elk informatieobject een uniek
en persistent identificatiekenmerk kunnen worden
toegekend (Eis 2) :
•hetzij automatisch gegenereerd op basis van een
identificatiesysteem, waarbij gebruikers geen unieke
kenmerken handmatig kunnen toevoegen en muteren;
•hetzij door de gebruikers toegekend waarbij automatisch
wordt gecontroleerd of het kenmerk uniek is binnen het
vastgestelde domein, voordat het wordt weggeschreven.
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

10. Voorbeeld: ordenen en klasseren
Nr. Eis
23 Aan een archiefbestanddeel moet een classificatiecode
kunnen worden toegekend.
24 Het archiefstuk moet automatisch dezelfde classificatiecode
krijgen als het archiefbestanddeel waaraan het is toegevoegd.
25 Een archiefbestanddeel moet binnen een bepaald
classificatieschema slechts één classificatiecode toegekend
kunnen krijgen.
26 Een archiefbestanddeel behoort onder meer dan één
classificatieschema te kunnen vallen
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

11. Ondersteunende functies
• Rapportfuncties
• Autorisatie:
• autorisatietabel
• elke gebruiker heeft een gebruikersprofiel, waarin één of meer rollen
zijn gedefinieerd
• Ondersteunen van beheeractiviteiten met (te definiëren)
workflow
• Documenteren van het systeem zelf
• Encryptie
• Digitale handtekening
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

12. RM instrumenten
• Metadata schema: welke metadata moeten worden
vastgelegd
•om herkomst te weten en om te kunnen beheren
• Ordenen: Classificatieschema
•samenhang van archiefstukken
• Bewaarlijst (selectielijst): hoe lang moet wat
bewaard worden
• Gecontroleerde woordenlijsten
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

13. Verplichten?
Verleiden?
of
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

14. Verleiden of verplichten?
• Organisatie of/en de individuele medewerker?
• Wat word ik/de organisatie er beter van en wat kan
ik/de organisatie ermee bereiken?
•Ondersteuning bij het werk: gemakkelijk taken te kunnen
uitvoeren
•Op de beschikbare informatie te kunnen vertrouwen
•Consistente vastlegging van records in de gehele
organisatie
•Verbeteren van informatie uitwisseling binnen de
organisatie
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

15. Voordelen van goed beheer van records
• taken op een geordende, efficiënte en verantwoorde manier
kunnen uitvoeren + effectief
• diensten kunnen verlenen op een consistente en
evenwichtige manier,
• beter ondersteunen van beleids- en besluitvorming,
• consistent, continu en productief management en bestuur
• kunnen voldoen aan wettelijke en juridische eisen inclusief
audit, inspectie en RM activiteiten,
• bieden van bescherming tegen claims en/of aanklachten,
• met risicoanalyse in relatie tot informatievoorziening
• [ISO 15489:2001]
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

16. Implementatie
• Kun je NEN2082 zo maar gebruiken?
• standaard pas gebruiken als je weet wat je nodig hebt.
• eisen kunnen nader worden ingevuld op basis van behoeften van
organisatie (of procesketen)
• Technologische omgeving bepaalt hoe eisen het beste
gestalte kunnen krijgen
• in een RMA of een bedrijfsapplicatie
• als aan te roepen webservices
• anders?
• Onzichtbaar op achtergrond
• Geautomatiseerde vastlegging (incl. benodigde metadata)
Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007