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A 3 pasos del cierre
contable automático y
sin errores
2
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
Contenido
Introducción..............................................................................................................................3
1. Tendencias en el sector de las asesorías y despachos..................................................4
2. La automatización del despacho profesional.................................................................6
3. La automatización en tareas contables............................................................................7
4. Cómo realizar el cierre contable sin errores....................................................................9
5. Paso a paso para el cierre contable perfecto.................................................................10
6. Plan de Trabajo “PCR”: Productividad, Conectividad y Rendimiento........................12
3
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
Introducción
La pandemia del COVID-19 nos ha traído algunas tendencias
que vinieron para quedarse en distintos sectores empresariales.
Uno de los sectores que ha tenido que reinventarse ha sido el de
las asesorías y despachos profesionales. Desde la priorización
de nuevos servicios a pymes, autónomos y particulares, hasta
la transformación en cómo éstas prefieren interactuar con sus
asesores de cabecera.
A lo largo de esta guía iremos analizando:
•	 Cuáles son las tendencias que han venido para quedarse en
este sector profesional
•	 Qué ventajas aportan tendencias como la automatización de los
procesos a cualquier despacho
•	 Cómo beneficia automatización de las tareas contables al resto
de áreas de la asesoría
•	 Cuáles son los mejores consejos para finalizar sin errores el
cierre contable 2020
Además, te explicaremos un paso muy importante en estos
momentos:
•	 Cómo se puede ir abandonando los cierres contables manuales
con errores y transformarlos en cierres automáticos sin errores
(ni sanciones de la Agencia Tributaria) gracias a soluciones
como Sage Despachos Connected.
4
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
1. Tendencias en el sector de
las asesorías y despachos
Conoce las tendencias que han ayudado a las
asesorías y despachos a afrontar la pandemia.
La situación provocada por la COVID-19 ha hecho que muchas empresas
hayan encontrado en las asesorías y despachos profesionales su mejor aliado.
Y para dar el mejor soporte, el sector ha tenido que dar un paso adelante en su
adaptación a las nuevas tecnologías.
Digitalización
Las pymes han aumentado el uso de canales
digitales en toda la cadena de valor. Cabe destacar
que la importancia de los servicios digitales para
las pequeñas y medianas empresas se ha ido
incrementado desde el inicio de la pandemia, dada
su comodidad y eficiencia. Sin renunciar al mismo
tiempo a la opción de la interacción personal,
un factor que incluso ha aumentado durante la
pandemia.
En octubre de 2020, la entidad “World Economic
Forum” ha publicado el estudio “The Future of Jobs
2020 to 2025”, dónde se identifica el momento
decisivo en el que se encuentra el mundo
económico. Del mismo se desprende que serán
importantes las decisiones y elecciones que hoy
tomemos, ya que determinarán el futuro próximo.
Automatización de los procesos
Más allá de los confinamientos y la consecuente
crisis económica actual, la adopción tecnológica
por parte de las empresas, incluidos los despachos
profesionales, está llevando a transformar las tareas,
los trabajos y las habilidades de sus profesionales.
•	 Un 43% de las entidades encuestadas indican
que están listas para reducir su fuerza laboral
debido a la integración de tecnología.
•	 Un 41% planea subcontratar para tareas
especializadas en su negocio.
•	 El 34% pretende expandir su fuerza laboral
debido a la integración de la tecnología.
Para 2025, el tiempo dedicado a las tareas actuales
en el ámbito empresarial será a partes iguales
(personas vs herramientas tecnológicas).
Transformación de personas
El 84% de los empleadores están dispuestos a
digitalizar rápidamente los procesos de trabajo,
incluyendo una expansión significativa del trabajo
en remoto.
A pesar de la incertidumbre, existe una ventana
de oportunidad para volver a capacitar a los
trabajadores en nuevas habilidades. Empleados que,
probablemente, permanecerán en su roles, pero
tendrán que transformar sus habilidades básicas.
Se estima que el 50% de todos los empleados que
mantengan sus roles dentro de la empresa deberán
volver a capacitarse en los próximos cinco años.
“La generosidad de la
innovación tecnológica
de estos tiempos se
puede aprovechar para
liberar el potencial
humano”
5
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
Digitalización, automatización y transformación de los despachos
profesionales
La digitalización de los despachos conlleva, entre otros aspectos, la automatización del contable y la
transformación de los asesores. Es un proceso que está cambiando profundamente la actividad de los
despachos profesionales y sus departamentos especializados.
El contable de ayer se convierte hoy en un asesor, entendido como un profesional transversal centrándose
cada vez más en ofrecer servicios que den un mayor valor añadido a sus clientes.
De ahí que para los asesores sea primordial comprender que la automatización contable es parte de un
proceso que les va a ahorrar tiempo en la realización de tareas repetitivas cuyo coste, por las actuales
circunstancias, no pueden repercutir hacia sus clientes. Tiempo que podrán dedicar al asesoramiento en
vez de al papeleo improductivo.
6
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
2. La automatización del
despacho profesional
Descubre cómo la automatización cambia la
gestión del despacho.
La automatización da un giro a la forma en la que entendemos diferentes áreas
de gestión en la asesoría y la gestoría profesional.
Procesos masivos
La automatización permite programar tareas que
impliquen acciones masivas. Por ejemplo, podemos:
•	 Enviar con un solo clic una circular a todos los
empleados a la vez, sin necesidad de hacer un
envío uno por uno.
•	 Lanzar campañas comerciales dirigidas a
segmentos concretos de destinatarios.
Compartición automática de
información
En un contexto colaborativo, debemos contar
con herramientas que hagan que, una vez unos
datos han sido procesados por un empleado
del despacho, y bajo las condiciones que se
establezcan, la información resultante pueda ser
compartida en un formato comprensible por otros
empleados del despacho.
La automatización lo que hace es que se
establezcan protocolos útiles y que no haya que
pensar en cada ocasión cómo se trasladará la
información al otro equipo, sin perjuicio de que,
en momentos concretos, pueda modificarse el
procedimiento de compartición.
Ahorro de tareas repetitivas
Las tareas más repetitivas que se realizan a
diario para mantener en orden la contabilidad, la
tesorería, los inventarios, etcétera son también
automatizables. Ello proporciona grandes ventajas,
entre ellas:
•	 Ahorro de tiempos. Los empleados pueden
dedicarse a aquello en lo que son más
útiles, lo que redunda en un aumento de la
productividad.
•	 Se evitan errores. Los sistemas automáticos
no se cansan, ni pierden la atención.
•	 Seguimiento continuo. No hace falta dedicar
un momento cada cierto tiempo a realizar la
tarea repetitiva, sino que se ejecuta a medida
que sea necesario, incluso constantemente.
Traslado directo de información a
otros ámbitos
En la gestión del despacho, es habitual que una
información sea punto de llegada en un ámbito y
punto de partida en otro. Por ejemplo, las cuentas
anuales y los libros de contabilidad son el fruto
del trabajo contable, pero también la referencia
desde la que comenzar a calcular las cuotas de
determinados impuestos en estimación directa.
En nuestro ejemplo, supone una ventaja importante
poder trasladar los datos contables a los modelos
tributarios. Ese tránsito de un ámbito a otro se
realiza bajo determinadas reglas y, con lo que no se
pueda transferir directamente, podemos establecer
un sistema de alertas que orienta toda la confección
del modelo correspondiente.
7
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
3. La automatización en
tareas contables
Entiende cómo la automatización supone un
cambio de paradigma en el tratamiento de la
información contable.
La automatización contable es un cambio profundo y de gran potencial
para elevar la productividad (y las retribuciones) no solo de los profesionales
contables, sino de todas las empresas para las que trabajan.
Mayores estándares de calidad en
procesos tradicionales
Los procesos contables más habituales, como los
relacionados con la contabilidad financiera y la
contabilidad de costes, han sido estudiados durante
años, de modo que las soluciones contables
automatizan una gran parte del trabajo y el personal
especializado se puede centrar, dentro de esos
procesos, en aquellas cuestiones que presentan
mayores dudas o complejidades.
El valioso tiempo liberado facilita, por ejemplo,
estar al día de toda la casuística que abordan las
consultas del Instituto de Contabilidad y Auditoría
de Cuentas o conocer las últimas novedades en
normativas contables internacionales.
Y es que en casi cualquier curva de aprendizaje la
mayoría del conocimiento se adquiere al principio.
Repetir muchas veces la misma tarea contable llega
un momento que aporta muy poco a la cualificación
del profesional. Sin embargo, afrontar retos
diferentes enriquece y otorga una perspectiva que
revaloriza la experiencia.
Apertura a nuevas herramientas en la
profesión contable
La automatización rompe un emparejamiento entre
personas y medios materiales. Ya no es necesario
adscribir personas determinadas a equipos y
software complejos que solamente entienden ellos y
que ocupan gran parte de su tiempo. Además, gracias
al software como servicio, ya no son necesarias las
grandes inversiones en equipos y programas.
Se produce un ahorro financiero y de costes de
personal y los procesos contables pivotan hacia
esquemas mucho más abiertos en los que se van
añadiendo módulos en gran parte automáticos a
medida que se van necesitando.
Esta vía está democratizando el acceso a
herramientas tecnológicas de primer nivel a
todo tipo de empresas y despachos, incluso los
de pequeño tamaño. Además, añadir nuevos
módulos y funcionalidades es mucho más sencillo
porque gran parte del proceso está automatizado
y el perfil formativo del personal contable va
centrándose cada vez más en las diversas áreas
de la contabilidad y en materias afines y menos en
los pasos necesarios para cubrir manualmente los
procesos contables, que se están automatizando.
“Cuanto más se centre el contable en problemas
complejos, mayor será su potencial para trasladar
su esfuerzo a resultados de valor para la empresa”
8
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
Contabilidad como dato de valor
La simplificación de los procesos contables hace
que estos sean mucho más accesibles a una
multitud de profesionales. Pensemos que, en
una contabilidad muy manual, cualquier informe,
dato o documento que deba ser trasladado a
otros departamentos debe hacerlo bajo estrictas
condiciones de supervisión por los encargados de
mantener el sistema de información contable. Han
de saber dónde buscar los datos y cómo y en qué
condiciones se comparten.
La automatización también llega a los procesos
de compartición. Se establecen protocolos
informatizables que garantizan la seguridad y la
confidencialidad. Los datos llegan a todos los que
deben conocerlos y nada más que a ellos. Por
ejemplo, la tokenización facilita mucho la realización
de un proceso de identificación sencillo y seguro.
Al mismo tiempo, también se automatizan los
formatos de presentación, algo muy importante
cuando se trabaja con información contable
para usuarios sin conocimientos avanzados de
contabilidad.
La consecuencia práctica es que se desdibujan
los límites entre lo contable y lo no contable. La
contabilidad se entiende como una pieza clave de
los sistemas de información empresarial y cada
vez se ponen más en conexión los datos contables
con otros de naturaleza comercial, de sentimiento
financiero, de análisis del entorno demográfico,
variables macroeconómicas, estadísticas del sector,
parámetros técnicos de los productos, etcétera.
Concentración de esfuerzos
Algo que tiene claro la mayoría de los asesores y
trabajadores de departamentos contables es que
los gestores depositan su interés en el fruto, no en
el proceso. Quieren tener la tranquilidad de que se
cumple con las obligaciones contables y fiscales y
quieren disponer de información contable útil para
la toma de decisiones, pero no están tan implicados
con los pormenores de las tareas contables
repetitivas del día a día.
La automatización genera mayor coordinación
de intereses. Con la tranquilidad de los procesos
básicos contables fluyen sin tener que depositar
demasiada atención en ellos, los contables pueden
orientar su atención no tanto en llegar a todo, en
que cada obligación se cumpla y que cada informe
esté encima de la mesa correspondiente, sino más
bien en devolver un trabajo útil para la gestión
de la empresa. Contables y gestores comienzan
a hablar en un mismo idioma o, al menos, en uno
mutuamente comprensible. 
9
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
4. Cómo realizar el cierre
contable sin errores
Aprende cómo dar un salto en la automatización
del cierre contable.
Para llevar a cabo un cierre contable sin fallos será fundamental para las
asesorías y despachos profesionales apoyarse en herramientas tecnológicas.
Procura cerrar cuanto antes el
ejercicio
•	 Para ello será necesario tener la contabilidad
bien cerrada. Si no lo está es porque no se
ha procedido a la legalización de los libros
contables.
•	 La contabilidad es una herramienta
fundamental en la toma de decisiones, por lo
que cuanto antes se tenga cerrado el ejercicio
antes se tendrá una visión de la situación
económico-financiera del negocio.
Analiza el balance de situación
•	 El balance de situación nos muestra una
fotografía de la empresa a la fecha de cierre
del ejercicio, permitiéndonos conocer, entre
otras cosas, los pagos pendientes desglosados
por partidas, tanto a largo como a corto plazo.
•	 Además, se puede ver la liquidez de la empresa
y nos puede ayudar a detectar necesidades de
financiación.
Analiza la cuenta de pérdidas y
ganancias
•	 Su estudio permite conocer los márgenes
sobre las compras a los que se está vendiendo,
el peso de los gastos de personal y el resto
de los gastos en la cuenta de resultados, o el
beneficio que se está obteniendo.
Analiza el flujo de caja
•	 Con el informe sobre el flujo de caja conocerás
la liquidez de la empresa, es decir, cuánto
dinero ha entrado y salido de la empresa.
Revisa tu contabilidad con un balance
de comprobación de sumas y saldos
•	 Este balance te permitirá saber si existen
errores en los saldos, ya que fácilmente se
pueden detectar saldos de proveedores
o clientes contrarios a su naturaleza, que
pueden ser un indicio de errores, aunque no
necesariamente, ya que puede haber saldos de
proveedores con abonos pendientes.
Presta atención a los ajustes
contables de fin de ejercicio
•	 Los principales ajustes que debes hacer
para cerrar correctamente tus cuentas
son: reclasificación de deudas de largo a
corto plazo, periodificaciones, variación
de existencias, dotación de provisiones,
amortizaciones, etc.
10
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
5. Paso a paso para el cierre
contable perfecto
Interioriza los consejos básicos para llevar a
cabo, paso a paso, un cierre contable a la
perfección.
Pasar del cierre contable manual al cierre contable automático sin errores es
un paso importante que te ayudará a ahorrar tiempo. Y, sobre todo, a no cometer
fallos que como despacho te pueden costar muy caro: perder a un cliente o
tener que pagar una fuerte sanción a Hacienda.
Con la solución para asesorías y
despachos profesionales Sage
Despachos Connected es muy
sencillo. ¡Aprende como lograrlo en
solo tres pasos!
En solo tres pasos logramos:
Paso 1) Auditoría automática
La revisión de la contabilidad a mano puede
llevarnos un tiempo precioso. Además, por muy bien
que se realice, puede llevar a errores. Y la AEAT no
perdona.
Con la opción Check List obtendrás de forma
mecánica una auditoria automática de todas las
contabilidades que lleves en tu despacho. Sin
necesidad de carga de datos.
Paso 2) Analiza los errores
En ese momento, podrás ver todos y cada uno de los
errores que hayas podido cometer en el momento
de contabilizar las facturas de clientes, proveedores,
conciliación de los bancos, descuadres de asientos…
Podrás solucionarlos sin necesidad de revisar
la contabilidad una por una. Con la opción
de detección automática del error contable
se detectará cuál es la causa para después
solucionarlo desde el propio programa (con
propuesta de los ajustes contables).
Paso 3) Comunicación en línea con el cliente
Podrás solicitar online la documentación o la
información que necesites a tu cliente a través del
Portal. De esta forma tendrás la información de las
alertas pendientes, de la documentación por recibir
o de las tareas pendientes de ejecutar del cierre
contable.
11
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
Un 99% de los despachos que usan herramientas
que permiten el cierre contable automático están
satisfechas con su resultado
¿Por qué deberías realizar la automatización del cierre contable?
Ahorro de tiempo
Evitar tareas rutinarias que puede hacer un software
te cambia la vida.
•	 Ahora puedes dedicar tu tiempo a tareas de
alto valor. Con ello mejoras tu productividad y
la de tu equipo. Puedes lograr la excelencia en
la atención al cliente.
Ahorro de dinero y de sanciones
Tanto en horas de trabajo como en sanciones.
•	 La automatización permite evitar errores
humanos y por tanto sanciones de la AEAT. El
ahorro de tiempo que significa convertirte un
despacho mucho más rentable.
12
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
6. Plan de Trabajo “PCR”:
Productividad, Conectividad
y Rendimiento
Para afrontar todos los retos y oportunidades, en Sage, tomamos prestada la
frase de Michael Jordan “no queremos que algo ocurra, no soñamos que algo
pasará. Simplemente, hacemos que las cosas sucedan”.
Para ello, ponemos en marcha para este último trimestre del año 2020 nuestro
“Plan PCR” para la mejora de los despachos en los siguientes ámbitos:
PRODUCTIVIDAD
A través de la automatización del proceso contable
CONECTIVIDAD
Para obtener una relación digital 100% con tus
empleados y clientes
RENDIMIENTO
Para impulsar la captación y desarrollo de negocio
para las asesorías
Productividad
C
o
n
e
c
t
i
v
i
d
a
d
R
e
n
d
i
m
i
e
n
t
o
PLAN DE
TRABAJO
PCR
El Plan de Trabajo “PCR” se ejecutará en tres meses conforme al siguiente
detalle. ¡Para empezar a tope en 2021!
PASO 1
PASO 2
PASO 3
Consultoría para la recopilación de necesidades e instalación de la plataforma
Sage Despachos adaptada a los requerimientos del cliente con el módulo de
automatización contable
Adaptación para el módulo de conectividad online con los clientes
Desarrollo de negocio para la captación de clientes para el despacho
profesional.
13
A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
Productividad
Conectividad
Rendimiento
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automático y sin errores
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A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores

  • 1. g u í a A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores
  • 2. 2 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores Contenido Introducción..............................................................................................................................3 1. Tendencias en el sector de las asesorías y despachos..................................................4 2. La automatización del despacho profesional.................................................................6 3. La automatización en tareas contables............................................................................7 4. Cómo realizar el cierre contable sin errores....................................................................9 5. Paso a paso para el cierre contable perfecto.................................................................10 6. Plan de Trabajo “PCR”: Productividad, Conectividad y Rendimiento........................12
  • 3. 3 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores Introducción La pandemia del COVID-19 nos ha traído algunas tendencias que vinieron para quedarse en distintos sectores empresariales. Uno de los sectores que ha tenido que reinventarse ha sido el de las asesorías y despachos profesionales. Desde la priorización de nuevos servicios a pymes, autónomos y particulares, hasta la transformación en cómo éstas prefieren interactuar con sus asesores de cabecera. A lo largo de esta guía iremos analizando: • Cuáles son las tendencias que han venido para quedarse en este sector profesional • Qué ventajas aportan tendencias como la automatización de los procesos a cualquier despacho • Cómo beneficia automatización de las tareas contables al resto de áreas de la asesoría • Cuáles son los mejores consejos para finalizar sin errores el cierre contable 2020 Además, te explicaremos un paso muy importante en estos momentos: • Cómo se puede ir abandonando los cierres contables manuales con errores y transformarlos en cierres automáticos sin errores (ni sanciones de la Agencia Tributaria) gracias a soluciones como Sage Despachos Connected.
  • 4. 4 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores 1. Tendencias en el sector de las asesorías y despachos Conoce las tendencias que han ayudado a las asesorías y despachos a afrontar la pandemia. La situación provocada por la COVID-19 ha hecho que muchas empresas hayan encontrado en las asesorías y despachos profesionales su mejor aliado. Y para dar el mejor soporte, el sector ha tenido que dar un paso adelante en su adaptación a las nuevas tecnologías. Digitalización Las pymes han aumentado el uso de canales digitales en toda la cadena de valor. Cabe destacar que la importancia de los servicios digitales para las pequeñas y medianas empresas se ha ido incrementado desde el inicio de la pandemia, dada su comodidad y eficiencia. Sin renunciar al mismo tiempo a la opción de la interacción personal, un factor que incluso ha aumentado durante la pandemia. En octubre de 2020, la entidad “World Economic Forum” ha publicado el estudio “The Future of Jobs 2020 to 2025”, dónde se identifica el momento decisivo en el que se encuentra el mundo económico. Del mismo se desprende que serán importantes las decisiones y elecciones que hoy tomemos, ya que determinarán el futuro próximo. Automatización de los procesos Más allá de los confinamientos y la consecuente crisis económica actual, la adopción tecnológica por parte de las empresas, incluidos los despachos profesionales, está llevando a transformar las tareas, los trabajos y las habilidades de sus profesionales. • Un 43% de las entidades encuestadas indican que están listas para reducir su fuerza laboral debido a la integración de tecnología. • Un 41% planea subcontratar para tareas especializadas en su negocio. • El 34% pretende expandir su fuerza laboral debido a la integración de la tecnología. Para 2025, el tiempo dedicado a las tareas actuales en el ámbito empresarial será a partes iguales (personas vs herramientas tecnológicas). Transformación de personas El 84% de los empleadores están dispuestos a digitalizar rápidamente los procesos de trabajo, incluyendo una expansión significativa del trabajo en remoto. A pesar de la incertidumbre, existe una ventana de oportunidad para volver a capacitar a los trabajadores en nuevas habilidades. Empleados que, probablemente, permanecerán en su roles, pero tendrán que transformar sus habilidades básicas. Se estima que el 50% de todos los empleados que mantengan sus roles dentro de la empresa deberán volver a capacitarse en los próximos cinco años. “La generosidad de la innovación tecnológica de estos tiempos se puede aprovechar para liberar el potencial humano”
  • 5. 5 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores Digitalización, automatización y transformación de los despachos profesionales La digitalización de los despachos conlleva, entre otros aspectos, la automatización del contable y la transformación de los asesores. Es un proceso que está cambiando profundamente la actividad de los despachos profesionales y sus departamentos especializados. El contable de ayer se convierte hoy en un asesor, entendido como un profesional transversal centrándose cada vez más en ofrecer servicios que den un mayor valor añadido a sus clientes. De ahí que para los asesores sea primordial comprender que la automatización contable es parte de un proceso que les va a ahorrar tiempo en la realización de tareas repetitivas cuyo coste, por las actuales circunstancias, no pueden repercutir hacia sus clientes. Tiempo que podrán dedicar al asesoramiento en vez de al papeleo improductivo.
  • 6. 6 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores 2. La automatización del despacho profesional Descubre cómo la automatización cambia la gestión del despacho. La automatización da un giro a la forma en la que entendemos diferentes áreas de gestión en la asesoría y la gestoría profesional. Procesos masivos La automatización permite programar tareas que impliquen acciones masivas. Por ejemplo, podemos: • Enviar con un solo clic una circular a todos los empleados a la vez, sin necesidad de hacer un envío uno por uno. • Lanzar campañas comerciales dirigidas a segmentos concretos de destinatarios. Compartición automática de información En un contexto colaborativo, debemos contar con herramientas que hagan que, una vez unos datos han sido procesados por un empleado del despacho, y bajo las condiciones que se establezcan, la información resultante pueda ser compartida en un formato comprensible por otros empleados del despacho. La automatización lo que hace es que se establezcan protocolos útiles y que no haya que pensar en cada ocasión cómo se trasladará la información al otro equipo, sin perjuicio de que, en momentos concretos, pueda modificarse el procedimiento de compartición. Ahorro de tareas repetitivas Las tareas más repetitivas que se realizan a diario para mantener en orden la contabilidad, la tesorería, los inventarios, etcétera son también automatizables. Ello proporciona grandes ventajas, entre ellas: • Ahorro de tiempos. Los empleados pueden dedicarse a aquello en lo que son más útiles, lo que redunda en un aumento de la productividad. • Se evitan errores. Los sistemas automáticos no se cansan, ni pierden la atención. • Seguimiento continuo. No hace falta dedicar un momento cada cierto tiempo a realizar la tarea repetitiva, sino que se ejecuta a medida que sea necesario, incluso constantemente. Traslado directo de información a otros ámbitos En la gestión del despacho, es habitual que una información sea punto de llegada en un ámbito y punto de partida en otro. Por ejemplo, las cuentas anuales y los libros de contabilidad son el fruto del trabajo contable, pero también la referencia desde la que comenzar a calcular las cuotas de determinados impuestos en estimación directa. En nuestro ejemplo, supone una ventaja importante poder trasladar los datos contables a los modelos tributarios. Ese tránsito de un ámbito a otro se realiza bajo determinadas reglas y, con lo que no se pueda transferir directamente, podemos establecer un sistema de alertas que orienta toda la confección del modelo correspondiente.
  • 7. 7 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores 3. La automatización en tareas contables Entiende cómo la automatización supone un cambio de paradigma en el tratamiento de la información contable. La automatización contable es un cambio profundo y de gran potencial para elevar la productividad (y las retribuciones) no solo de los profesionales contables, sino de todas las empresas para las que trabajan. Mayores estándares de calidad en procesos tradicionales Los procesos contables más habituales, como los relacionados con la contabilidad financiera y la contabilidad de costes, han sido estudiados durante años, de modo que las soluciones contables automatizan una gran parte del trabajo y el personal especializado se puede centrar, dentro de esos procesos, en aquellas cuestiones que presentan mayores dudas o complejidades. El valioso tiempo liberado facilita, por ejemplo, estar al día de toda la casuística que abordan las consultas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas o conocer las últimas novedades en normativas contables internacionales. Y es que en casi cualquier curva de aprendizaje la mayoría del conocimiento se adquiere al principio. Repetir muchas veces la misma tarea contable llega un momento que aporta muy poco a la cualificación del profesional. Sin embargo, afrontar retos diferentes enriquece y otorga una perspectiva que revaloriza la experiencia. Apertura a nuevas herramientas en la profesión contable La automatización rompe un emparejamiento entre personas y medios materiales. Ya no es necesario adscribir personas determinadas a equipos y software complejos que solamente entienden ellos y que ocupan gran parte de su tiempo. Además, gracias al software como servicio, ya no son necesarias las grandes inversiones en equipos y programas. Se produce un ahorro financiero y de costes de personal y los procesos contables pivotan hacia esquemas mucho más abiertos en los que se van añadiendo módulos en gran parte automáticos a medida que se van necesitando. Esta vía está democratizando el acceso a herramientas tecnológicas de primer nivel a todo tipo de empresas y despachos, incluso los de pequeño tamaño. Además, añadir nuevos módulos y funcionalidades es mucho más sencillo porque gran parte del proceso está automatizado y el perfil formativo del personal contable va centrándose cada vez más en las diversas áreas de la contabilidad y en materias afines y menos en los pasos necesarios para cubrir manualmente los procesos contables, que se están automatizando. “Cuanto más se centre el contable en problemas complejos, mayor será su potencial para trasladar su esfuerzo a resultados de valor para la empresa”
  • 8. 8 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores Contabilidad como dato de valor La simplificación de los procesos contables hace que estos sean mucho más accesibles a una multitud de profesionales. Pensemos que, en una contabilidad muy manual, cualquier informe, dato o documento que deba ser trasladado a otros departamentos debe hacerlo bajo estrictas condiciones de supervisión por los encargados de mantener el sistema de información contable. Han de saber dónde buscar los datos y cómo y en qué condiciones se comparten. La automatización también llega a los procesos de compartición. Se establecen protocolos informatizables que garantizan la seguridad y la confidencialidad. Los datos llegan a todos los que deben conocerlos y nada más que a ellos. Por ejemplo, la tokenización facilita mucho la realización de un proceso de identificación sencillo y seguro. Al mismo tiempo, también se automatizan los formatos de presentación, algo muy importante cuando se trabaja con información contable para usuarios sin conocimientos avanzados de contabilidad. La consecuencia práctica es que se desdibujan los límites entre lo contable y lo no contable. La contabilidad se entiende como una pieza clave de los sistemas de información empresarial y cada vez se ponen más en conexión los datos contables con otros de naturaleza comercial, de sentimiento financiero, de análisis del entorno demográfico, variables macroeconómicas, estadísticas del sector, parámetros técnicos de los productos, etcétera. Concentración de esfuerzos Algo que tiene claro la mayoría de los asesores y trabajadores de departamentos contables es que los gestores depositan su interés en el fruto, no en el proceso. Quieren tener la tranquilidad de que se cumple con las obligaciones contables y fiscales y quieren disponer de información contable útil para la toma de decisiones, pero no están tan implicados con los pormenores de las tareas contables repetitivas del día a día. La automatización genera mayor coordinación de intereses. Con la tranquilidad de los procesos básicos contables fluyen sin tener que depositar demasiada atención en ellos, los contables pueden orientar su atención no tanto en llegar a todo, en que cada obligación se cumpla y que cada informe esté encima de la mesa correspondiente, sino más bien en devolver un trabajo útil para la gestión de la empresa. Contables y gestores comienzan a hablar en un mismo idioma o, al menos, en uno mutuamente comprensible. 
  • 9. 9 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores 4. Cómo realizar el cierre contable sin errores Aprende cómo dar un salto en la automatización del cierre contable. Para llevar a cabo un cierre contable sin fallos será fundamental para las asesorías y despachos profesionales apoyarse en herramientas tecnológicas. Procura cerrar cuanto antes el ejercicio • Para ello será necesario tener la contabilidad bien cerrada. Si no lo está es porque no se ha procedido a la legalización de los libros contables. • La contabilidad es una herramienta fundamental en la toma de decisiones, por lo que cuanto antes se tenga cerrado el ejercicio antes se tendrá una visión de la situación económico-financiera del negocio. Analiza el balance de situación • El balance de situación nos muestra una fotografía de la empresa a la fecha de cierre del ejercicio, permitiéndonos conocer, entre otras cosas, los pagos pendientes desglosados por partidas, tanto a largo como a corto plazo. • Además, se puede ver la liquidez de la empresa y nos puede ayudar a detectar necesidades de financiación. Analiza la cuenta de pérdidas y ganancias • Su estudio permite conocer los márgenes sobre las compras a los que se está vendiendo, el peso de los gastos de personal y el resto de los gastos en la cuenta de resultados, o el beneficio que se está obteniendo. Analiza el flujo de caja • Con el informe sobre el flujo de caja conocerás la liquidez de la empresa, es decir, cuánto dinero ha entrado y salido de la empresa. Revisa tu contabilidad con un balance de comprobación de sumas y saldos • Este balance te permitirá saber si existen errores en los saldos, ya que fácilmente se pueden detectar saldos de proveedores o clientes contrarios a su naturaleza, que pueden ser un indicio de errores, aunque no necesariamente, ya que puede haber saldos de proveedores con abonos pendientes. Presta atención a los ajustes contables de fin de ejercicio • Los principales ajustes que debes hacer para cerrar correctamente tus cuentas son: reclasificación de deudas de largo a corto plazo, periodificaciones, variación de existencias, dotación de provisiones, amortizaciones, etc.
  • 10. 10 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores 5. Paso a paso para el cierre contable perfecto Interioriza los consejos básicos para llevar a cabo, paso a paso, un cierre contable a la perfección. Pasar del cierre contable manual al cierre contable automático sin errores es un paso importante que te ayudará a ahorrar tiempo. Y, sobre todo, a no cometer fallos que como despacho te pueden costar muy caro: perder a un cliente o tener que pagar una fuerte sanción a Hacienda. Con la solución para asesorías y despachos profesionales Sage Despachos Connected es muy sencillo. ¡Aprende como lograrlo en solo tres pasos! En solo tres pasos logramos: Paso 1) Auditoría automática La revisión de la contabilidad a mano puede llevarnos un tiempo precioso. Además, por muy bien que se realice, puede llevar a errores. Y la AEAT no perdona. Con la opción Check List obtendrás de forma mecánica una auditoria automática de todas las contabilidades que lleves en tu despacho. Sin necesidad de carga de datos. Paso 2) Analiza los errores En ese momento, podrás ver todos y cada uno de los errores que hayas podido cometer en el momento de contabilizar las facturas de clientes, proveedores, conciliación de los bancos, descuadres de asientos… Podrás solucionarlos sin necesidad de revisar la contabilidad una por una. Con la opción de detección automática del error contable se detectará cuál es la causa para después solucionarlo desde el propio programa (con propuesta de los ajustes contables). Paso 3) Comunicación en línea con el cliente Podrás solicitar online la documentación o la información que necesites a tu cliente a través del Portal. De esta forma tendrás la información de las alertas pendientes, de la documentación por recibir o de las tareas pendientes de ejecutar del cierre contable.
  • 11. 11 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores Un 99% de los despachos que usan herramientas que permiten el cierre contable automático están satisfechas con su resultado ¿Por qué deberías realizar la automatización del cierre contable? Ahorro de tiempo Evitar tareas rutinarias que puede hacer un software te cambia la vida. • Ahora puedes dedicar tu tiempo a tareas de alto valor. Con ello mejoras tu productividad y la de tu equipo. Puedes lograr la excelencia en la atención al cliente. Ahorro de dinero y de sanciones Tanto en horas de trabajo como en sanciones. • La automatización permite evitar errores humanos y por tanto sanciones de la AEAT. El ahorro de tiempo que significa convertirte un despacho mucho más rentable.
  • 12. 12 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores 6. Plan de Trabajo “PCR”: Productividad, Conectividad y Rendimiento Para afrontar todos los retos y oportunidades, en Sage, tomamos prestada la frase de Michael Jordan “no queremos que algo ocurra, no soñamos que algo pasará. Simplemente, hacemos que las cosas sucedan”. Para ello, ponemos en marcha para este último trimestre del año 2020 nuestro “Plan PCR” para la mejora de los despachos en los siguientes ámbitos: PRODUCTIVIDAD A través de la automatización del proceso contable CONECTIVIDAD Para obtener una relación digital 100% con tus empleados y clientes RENDIMIENTO Para impulsar la captación y desarrollo de negocio para las asesorías Productividad C o n e c t i v i d a d R e n d i m i e n t o PLAN DE TRABAJO PCR El Plan de Trabajo “PCR” se ejecutará en tres meses conforme al siguiente detalle. ¡Para empezar a tope en 2021! PASO 1 PASO 2 PASO 3 Consultoría para la recopilación de necesidades e instalación de la plataforma Sage Despachos adaptada a los requerimientos del cliente con el módulo de automatización contable Adaptación para el módulo de conectividad online con los clientes Desarrollo de negocio para la captación de clientes para el despacho profesional.
  • 13. 13 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores Productividad Conectividad Rendimiento A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores Descúbrelo
  • 14. 14 A 3 pasos del cierre contable automático y sin errores Sage España Avenida de Europa 19 28108 Madrid 900 920 016 sage.com/es ©2020 The Sage Group plc or its licensors. Sage, Sage logos, Sage product and service names mentioned herein are the trademarks of The Sage Group plc or its licensors. All other trademarks are the property of their respective owners. NA/WF 183498.