Slide ini dibuat oleh pegawai Iszalhamiyah Mohamed . INTAN (Institut Tadbiran Awam Negara) Kluang

1. 1

4. 4

5. 5

6. 6

7. 7

8. 8
BAB 1 – PENGURUSAN AM PEJABAT

9. (2/2)
9
BAB 1 – PENGURUSAN AM PEJABAT

10. 10
BAB 2 – PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

11. 11
BAB 2 – PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

12. 12
BAB 3 – KEPERIBADIAN & KETRAMPILAN

13. 13
BAB 4 – PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

14. 14
BAB 5 – SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

15. 15
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

16. 16
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

19. 19
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

20. 20
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

21. 21
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

22. 22
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

23. LAMBANG
KERAJAAN
MALAYSIA
BAHAGIAN PENTADBIRAN
JABATAN PERDANA MENTERI
JALAN DATO ONN
KUALA LUMPUR
No. Telefon :
No. Faksimili :
E-mail :
Ruj. Tuan:
Ruj. Kami:
Tarikh:
Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalah
Menggunakan skrip dan lambang yang berwarna
‘royal blue’.
( Surat Pekeliling Am Bil.4 / 1980 )
23
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

24. 24
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

25. 25
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

26. 26
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

27. 27
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

28. 28
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

29. 29
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

30. 30
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

31. 31
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

32. 32
BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

33. 33
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

34. 34
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

35. Contoh Kulit Fail Yang Lengkap
(AM 455-Pin.1/80)
Kertas- Kertas Yang Berhubung
ANM.H. 300 – 1 / 6
Didaftarkan di bawah perkara
PERKARA
SEWAAN DAN SERVIS MESIN FOTOSTAT
P.K.1897(L)-96
Tarikh Kandungan Pertama ………………… Tarikh Kandungan Akhir ……………
ARAHAN - ARAHANPENUTUPAN FAIL
(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN)
Dihantar
kepada
Tarikh dihantar Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…
atau apabila mengandungi 100 lampiran yang
mana lebih awal
PTA 1 18.11.95
F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada ……..
……………………………..
(C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :
………………………………………………
(Potong mana yang tiada berkenaan. Satu senarai
hendaklah dibuat untuk persetuju- an Arkib
Negara Malaysia bagi memusnah kan atau
memindah)
(D) Kajian Kedua Pada Thn.
…………………………..…………………..
Dihantar
kepada
Tarikh dihantar
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
35
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

36. (AM 436)
PERKARA – Hendaklah ditulis di muka sebelah dalam
Kertas- Kertas Yang Berhubung
No. Rujukan: H.
Didaftarkan di bawah perkara
Tarikh Kandungan Pertama ………………… Tarikh Kandungan Akhir ……………
ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL
(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN)
Dihantar
kepada
Tarikh dihantar Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…
atau apabila mengandungi 100 lampiran yang
mana lebih awal
PTA 1 18.11.95
F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada ……..
……………………………..
(C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :
………………………………………………
(Potong mana yang tiada berkenaan. Satu senarai
hendaklah dibuat untuk persetuju- an Arkib
Negara Malaysia bagi memusnah kan atau
memindah)
(D) Kajian Kedua Pada Thn.
…………………………..…………………..
Dihantar
kepada
Tarikh dihantar
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
Format Kulit Fail Taraf SULIT
36
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

37. Format Kulit Fail Taraf RAHSIA
PERATURAN KEGUNAAN FAIL INI
1. MEREKA YANG DIBENARKAN MELIHAT FAIL INI DAN
KANDUNGANNYA BERTANGGUNGJAWAB MENJAGA SUPAYA
TERPELIHARA KESELAMATAN KANDUNGANNYA. PERHATIAN
ADALAH DITARIK KEPADA PERUNTUKAN YANG TERKANDUNG
DI DALAM AKTA RAHSIA RASMI TAHUN 1972
2. Fail ini dan kandungannya mengandungi surat-surat yang
besar rahsianya dan hanya boleh dilihat oleh mereka yang
dibenarkan melihatnya secara bertulis sahaja. ( Sila lihat Senarai
Edaran di kelipek fail ini ).
3. Bila seorang pegawai itu masih lagi hendak menggunakannya
fail ini dan kandungannya hendaklah disimpan di dalam peti
besi atau gerobok berkunci supaya mereka yang tidak ada
kebenaran TIDAK dapat melihatnya. Manakala TIDAK lagi
dikehendaki oleh pegawai itu fail ini hendaklah
dipulangkan dengan serta merta kepada
Pejabat Pendaftaran Rahsia / Sulit atau
simpanan yang dibenarkan oleh Ketua Pegawai Keselamatan
Kerajaan Malaysia.
4. Dalam masa peredarannya fail ini hendaklah dibawa di dalam
peti berkunci atau oleh seorang yang telah diberi kebenaran
untuk melihat kandungan-kandungan fail ini dan TIDAK dengan
cara lain, melainkan telah mendapat kebenaran dari Ketua
Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia.
5. Fail ini dan kandungannya tidak boleh dibawa keluar pejabat
melainkan jika ada sebab-sebab yang terkecuali. Pegawai-
pegawai yang mendapati mustahak membawa fail ini keluar pejabat
untuk urusan rasmi hendaklah mendapat kebenaran bertulis
37

38. Format Kulit Fail Taraf RAHSIA BESAR
(Am 438)
No.
.
PERATURAN KEGUNAAN FAIL INI
1. MEREKA YANG DIBENARKAN MELIHAT FAIL INI DAN
KANDUNGANNYA BERTANGGUNGJAWAB BER- JAGA-JAGA
SUPAYA TERPELIHARA KESELAMATAN KANDUNGANNYA.
PERHATIAN ADALAH DITARIK KEPADA PERUNTUKAN-
PERUNTUKAN YANG TER-KANDUNG DI DALAM AKTA RAHSIA
RASMI TAHUN 1972
2. Fail ini dan kandungannya mengandungi surat-surat yang
besar rahsianya dan hanya boleh dilihat oleh mereka yang
dibenarkan melihatnya secara bertulis sahaja. (
Sila lihat Senarai Edaran di kelepek fail ini ).
3. Bila seorang pegawai itu masih lagi hendak menggunakannya
fail ini dan kandungannya hendaklah disimpan di dalam peti
besi atau gerobok berkunci supaya mereka yang tidak ada
kebenaran TIDAK dapat melihatnya. Manakala TIDAK lagi
dikehendaki oleh pegawai itu fail ini hendaklah dipulangkan dengan
serta merta kepada Pejabat Pendaftaran Rahsia / Sulit atau
simpanan yang dibenarkan oleh Ketua Pegawai Keselamatan
Kerajaan Malaysia.
4. Dalam masa peredarannya fail ini hendaklah dibawa di dalam
peti berkunci atau oleh seorang yang telah diberi kebenaran untuk
melihat kandungan-kandungan fail ini dan TIDAK dengan cara
lain, melainkan telah mendapat kebenaran dari Ketua Pegawai
Keselamatan Kerajaan Malaysia.
5. Fail ini dan kandungannya tidak boleh dibawa keluar pejabat
melainkan jika ada sebab-sebab yang terkecuali. Pegawai-pegawai
yang mendapati mustahak membawa fail ini keluar pejabat untuk
urusan rasmi hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua
Setiausaha Negara, Jabatan Perdana Menteri dan kebenaran ini
38

39. 39
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

40. DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89 )
BAHAGIAN HADAPAN
NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKENAAN
NO.FAIL: KDN 03/451/1/1
FAHARASAT DI BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PEMBANTU TADBIR
PERKARA
PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR
40
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

41. BAHAGIAN BELAKANG
TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA
16.1 GB
16.1 PK
17.1 PT
41
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

42. DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89A)
NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKAITAN
NO,FAIL: KDN 03/451/1/1
FAHARASAT DI BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PEMBANTU TADBIR
PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR
42
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

43. Contoh Penggunaan Kertas Minit Yang Lengkap
(Am 6)
Kertas Minit No. ANM.H. 500-6/3 Helai No. 3
22 Surat Pesanan Fax bth 20.1.98 d/m pd.. 20.1.98
23 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(14) bth. 22.4.98 d/m pd. 30.4.98
PTA 1, 2/5/98
Rujuk Lampiran 23 . Sila taip maklumat tersebut untuk
Difaxkan. T.K.
2/5/98
24 Surat ANM.H.500- 6/3(24) bth. 02.05.98 d/m pd. 05.05.98
25 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(19) bth. 13.08.98 d/m pd. 17.08.98
PPA, 13.8.98
Rujuk Lampiran 25 . Sila lengkapkan borang yg. Dilampir-
Kan dan jawab surat tersebut . T.K.
18/8/98
26 Surat ANM.H.500- 6/3(26) bth. 18.08.98 d/m pd. 24.08.98
27 Surat SUPS (S) 02/01-11 Jld.2(2) bth. 05.10.98 d/m pd. 08.10.98
KUR, 09.10.98
Lihat Lampiran 27 . Sila isikan maklumat dlm. Borang yg.
disediakan . Jawab ‘TIADA’ dan faxkan dgn. Segera kpd. SUPS. T.K.
9/10/98
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210 mm x 297 mm)
P.K. 3606(L)-96
43
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

44. Kaedah Menulis Minit Yang Lengkap
( AM 6)
Kertas Minit No. ANM.JR. 600 – 1/17 Helai No. 1
Surat drp. Penerangan PEN. (JB) 1/1011 (32) bth. 12 Mac 2008 d/m pd. 15.3.2008
PPCJ I, t.t. 18.2.2008
Rujuk Lampiran 23 . Sila buat lawatan ke jabatan tersebut untuk meninjau
keadaan rekod yang dicadangkan musnah dan laporkan kepada saya. T.K.
t.t.
PCJ
17.2.2008
23
44
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

45. 45
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

46. 46
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

47. Contoh Kulit Fail Yang LENGKAP
(AM 455-Pin.1/80)
ARKIB NEGARA MALAYSIA
(CAWANGAN SABAH)
Kertas- Kertas Yang Berhubung
ANM.H. 300 – 1 / 1
Didaftarkan di bawah perkara
PERKARA
SENARAI PEMBEKAL-PEMBEKAL BERDAFTAR
P.K.1897(L)-96
Tarikh Kandungan Pertama ………………… Tarikh Kandungan Akhir ……………
ARAHAN - ARAHANPENUTUPAN FAIL
(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN)
Dihantar
kepada
Tarikh dihantar Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…
atau apabila mengandungi 100 lampiran yang
mana lebih awalPTA 1 18.11.95
F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada ……..
……………………………..PTA 1 30.11.95
F 5.12.95 (C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :
………………………………………………
(Potong mana yang tiada berkenaan. Satu
senarai hendaklah dibuat untuk persetuju- an
Arkib Negara Malaysia bagi memusnah kan atau
memindah)
PPA 11.12.95
F 15.12.95
(D) Kajian Kedua Pada Thn.
…………………………..…………………..
Dihantar
kepada
Tarikh dihantar
10/9/98
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
47
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

48. Contoh Format Sampul Kecil
(AM 435A – Pin .1/ 82)
SAMPUL KECIL
No. Kertas Am Tajuk No. Kandungan
Perkara :
Minit – minit
48
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

49. 49
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

50. 50
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

51. 51
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

52. 52
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

53. 53
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

54. 54
SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN & REKOD
ELEKTRONIK
DIGALAKKAN UNTUK BANGUNKAN
APLIKASI BAGI URUS MAKLUMAT DAN
REKOD
PASTIKAN MENDAPAT NASIHAT
JABATAN ARKIB NEGARA
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

55. 55
BAB 7 – PENGURUSAN FAIL

56. PELUPUSAN FAIL
56
BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

57. PELUPUSAN FAIL
57
BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

58. 58
BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

59. 59
BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

60. PELUPUSAN FAIL
60
BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

61. 61
BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

62. PELUPUSAN FAIL
62
BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

63. PELUPUSAN FAIL
63
BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

64. 64
BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

65. 65
BAB 9 – PENGURUSAN KOMUNIKASI & TEKNOLOGI MAKLUMAT

66. 66
BAB 10 – INVENTORI & BEKALAN PEJABAT

68. 68
Bukan seperti lampu Aladdin

69. 69
Wahai orang-orang yang beriman! Janganlah kamu mengkhianati
(amanah) Allah dan RasulNya, dan (janganlah) kamu
mengkhianati amanah-amanah kamu, sedang kamu mengetahui
(salahnya).
[Surah al-anfaal: 27]

70. 70

71. 71

72. 72
THANK YOU
AND ALL THE BEST
ISZALHAMIYAH BINTI MOHAMED
iszal@ikwas.intan.my